Как осуществляется учет программного обеспечения

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 мая 2013 г.

журнала № 11 за 2013 г.

Упомянутые в статье судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Какое-то время назад многие люди даже не знали о существовании компьютерных программ и тем более не представляли себе, что их можно продавать и покупать. Сейчас же программное обеспечение (ПО) прочно вошло в повседневную жизнь и часто стоит немалых денег. О том, как правильно учесть ПО, мы и расскажем.

Программы «исключительные» и нет

Исключительное право на программу есть у правообладателя. Упрощенно говоря, правообладатель — это тот, кто создал программу сам, или заказал ее по договору разработки (в котором предусмотрено, что исключительное право передается заказчику), или купил ее по договору об отчуждении исключительного права.

В этой статье мы не будем рассказывать об учете исключительных прав. Правообладатель может разрешить другим лицам пользоваться своей программой. Такое разрешение оформляется лицензионным договором (от лат. li­cen­tia — право, разрешение).

В нем должно быть написано, каким образом и сколько времени можно пользоваться программой (если срок не указан, то он признается равным 5 годам)п. 4 ст. 1235 ГК РФ. Если правообладатель разрешает пользоваться программой кому-то одному — это исключительная лицензия. Но так бывает редко.

Чаще всего правообладатель, выдавая лицензию, оставляет за собой право разрешить пользоваться программой и другим лицам. Такая лицензия называется неисключительной. И неважно, сколько фактически лицензий выдал правообладатель — одну или несколько.

Именно на основании неисключительной лицензии компании пользуются операционной системой Win­dows, пользовательскими программами Word, Excel, In­ter­net Explo­rer, Pow­er Point, бухгалтерскими программами и т. д.

Бухучет лицензионных программ: НМА или РБП?

Принято считать, что только затраты на программы, на которые есть исключительные права, можно признать НМА, а затраты на программы, которыми пользуются по лицензии (далее будем называть их лицензионными программами), нужно признавать в учете и отчетности расходами будущих периодов (РБП) и списывать на расходы в течение срока действия договорап. 39 ПБУ 14/2007. Эти затраты (если вы планируете использовать программу более года) нужно отразить в разделе баланса «Внеоборотные активы». Для этого можно самостоятельно завести в разделе 1 баланса строку «Лицензионные программы» или «Расходы будущих периодов»Письмо Минфина от 12.01.2012 № 07-02-06/5.

Россияне, да и то не все, покупают только ограниченный набор программ

В то же время часть экспертов придерживается другой позиции.

Они считают, что затраты на приобретение любого лицензионного ПО признаются в качестве НМА (если программа будет использоваться свыше 12 месяцев), так как исключительное право не может выступать критерием для квалификации затрат в качестве активап. 7.2.

2 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России. Ведь факты хозяйственной жизни должны отражаться в бухучете, прежде всего, исходя из их экономического содержания, а не правовой формы (требование приоритета содержания перед формой)п. 6 ПБУ 1/2008.

В данном случае содержание заключается в способности программы приносить организации экономические выгоды тем или иным способом. Правообладатель может получать доходы от продажи прав на использование программы, обладатель лицензии — от использования программы в деятельности.

Оба они, бесспорно, имеют полное право на получение тех экономических выгод, которые принесет программа. Изложенная позиция соответствует МСФО (IAS) 38 «Нематериальные активы»п. «б» п. 12 IAS 38. Согласно этому Международному стандарту актив может быть признан НМА независимо от того, можно ли права на него передавать или отделять от предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=FZCWtPE6xt8

Этой позиции придерживается и представитель Минфина.

Начальник отдела методологии бухгалтерского учета и отчетности Департамента регулирования государственного финансового контроля, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и отчетности Минфина России

“Согласно п. 3 ПБУ 14/2007 одним из условий признания актива в качестве НМА является наличие у организации права на получение экономических выгод.

В случае с программным обеспечением, которым организация пользуется по лицензии, права организации на получение экономических выгод от использования программы подтверждаются лицензионным договором. Следовательно, неисключительные права на использование программ могут признаваться в качестве НМА.

Исключительное право на результат интеллектуальной деятельности не может применяться в качестве критерия признания НМА, за исключением случая, когда без такого права организация не имеет возможности извлекать экономические выгоды из актива”.

Аудиторы, в принципе, тоже согласны с тем, что права пользования программой — это НМА. Но, хотя российский бухучет постепенно сближается с МСФО, некоторые действующие ПБУ еще содержат устаревшие нормы.

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“В МСФО в качестве НМА признаются не только исключительные права на программные продукты, но и право пользования такими продуктами, полученное на основании лицензионного соглашения.

Для признания НМА достаточно соблюдения трех критериев: идентифицируемость, то есть отделяемость от иных активов (мы идентифицируем актив как право пользования конкретной программой, полученное по конкретному лицензионному соглашению), способность приносить экономические выгоды (мы можем их получать путем использования программного обеспечения для нужд производства или управления организацией) и наличие у организации контроля над активом. Последний критерий самый сложный, он разделяется на два права: самим извлекать выгоды из актива (см. второй критерий) и не позволять другим извлекать такие выгоды. Являясь лицензиатом, приобретатель лицензии имеет право запретить другим пользоваться этой программой на основании его собственной лицензии, если, конечно, с согласия лицензиара он не заключит сублицензионный договор.

Важно подчеркнуть, что объектом НМА при этом будет не программа (этот НМА принадлежит тому, кому принадлежат исключительные права на программу), а именно права пользования ею, предоставляемые на определенный срокп. 4 ст. 1235 ГК РФ.

ПБУ 14/2007 предусматривает учет таких активов не как НМА, а как расходов будущих периодов, то есть в НМА попадают только сами программы, но не права их использования.

Возможно, это объясняется тем, что в российском учете традиционно в качестве активов понималось именно имущество, но не имущественные права.

Сейчас ситуация меняется, но все же учет прав пользования программами в качестве НМА формально противоречит действующему ПБУ”.

Мнение Бухгалтерского методологического центра по рассматриваемому вопросу можно узнать: сайт БМЦ → Документы БМЦ → Толкования → Толкование Р 113 «Исключительные права как критерий признания нематериальных активов»

ПБУ 14/2007 не устанавливает стоимостного критерия для признания затрат на приобретение лицензионного ПО в качестве актива. Получается, что стоимость даже очень недорогих программ придется списывать в расходы в течение нескольких периодов.

Если вам неудобно так делать, то можно установить в учетной политике стоимостной критерий, при котором затраты на приобретение лицензионных программ будут признаваться активом (например, 40 000 руб.).

Если же затраты будут ниже, то их можно признать в расходах единовременно в момент установки ПО на компьютерп. 6 ПБУ 1/2008.

Аналогичной точки зрения придерживается представитель Минфина.

“Несмотря на то что ПБУ 14/2007 не устанавливает стоимостной критерий для признания активов в качестве НМА, организация вправе самостоятельно установить такой критерий, исходя из уровня существенности ее финансовых показателей. И несущественные затраты на приобретение НМА признавать расходами (по аналогии с основными средствами)”.

СУХАРЕВ Игорь Робертович
Минфин России

https://www.youtube.com/watch?v=MPzwc7QuEl0

ПО принимается к учету по фактической (первоначальной) стоимости, то есть исходя из всех затрат на его приобретениеп. 6 ПБУ 14/2007. Затраты на приобретение лицензионного ПО складываются из сумм, уплаченных за лицензию, а также за внедрение ПОп. 8 ПБУ 14/2007.

Затраты на внедрение ПО — это затраты на адаптацию, понесенные до начала использования НМА. Если стандартного ПО недостаточно, то организации приходится обращаться к программистам, чтобы они адаптировали его для нужд бухгалтерии. Например, можно добавить в программу функции, позволяющие создавать дополнительные формы отчетности.

Бухучет дополнительных затрат на ПО

Порядок учета затрат, понесенных после признания ПО, российскими нормативными актами по бухучету не урегулирован.

Как правило, если программа принята к учету, используется и одновременно подвергается адаптации своими программистами или с помощью привлеченной сторонней организации, то затраты на адаптацию списываются в расходы.

В то же время если затраты для вашей организации очень существенны, то их можно признать расходами будущих периодов и отражать на счете 97. Ведь они обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодовп. 19 ПБУ 10/99.

Такой подход вытекает из общего порядка отражения существенных затрат, связанных с внеоборотными активами. Так, согласно МСФО (IAS) 38 затраты, понесенные после признания НМА, могут быть капитализированы, если они непосредственно связаны с конкретным НМАпп. 18, 20 IAS 38.

Рекомендуем предусмотреть порядок признания существенных затрат на адаптацию ПО, понесенных после начала его эксплуатации, в учетной политике.

Затраты на адаптацию ПО иногда бывают очень существенны, особенно если речь идет о сложных ERP-системах. ERP-система (сокр. от англ. Enter­pri­se Re­sour­ce Plan­ning — планирование ресурсов предприятия) — это программа, в которой содержится единая база корпоративной информации. Информация ERP-системы может быть одновременно доступна всем заинтересованным сотрудникам организации.

Затраты на периодическое обновление ПО (например, бухгалтерских программ) нужно учитывать в составе расходов. Как правило, эти суммы несущественны.

Бухучет операционной системы

С точки зрения гражданского законодательства операционная система — это программаст. 1261 ГК РФ. С технической точки зрения операционная система — это комплекс программ, который обеспечивает взаимодействие пользователя и компьютера, а также позволяет работать другим программам.

Без нее просто не будут работать привычные Word, Excel и бухгалтерское ПО. Правда, на этот же компьютер в любой момент можно установить другую операционную систему (или ту же, но новой версии). О том, как учитывать лицензионные операционные системы, в нормативных актах по бухучету не говорится.

Поэтому нужно исходить из общих принципов учета затрат и профессионального суждения. Предлагаем несколько способов учета.

СПОСОБ 1. Включаем стоимость ПО в стоимость компьютера

Если вы приобретаете компьютер с предустановленной операционной системой, то ее стоимость автоматически включается в стоимость основного средства (компьютера).

Чтобы решить, надо ли включать в стоимость компьютера стоимость отдельно приобретенной операционной системы, нужно определить, в какой момент он готов к использованию.

Ведь актив принимается к учету в качестве ОС при одновременном выполнении условий, установленных п.

 4 ПБУ 6/01, то есть когда объект приведен в состояние, пригодное для использованияПисьмо Минфина от 20.01.2010 № 03-05-05-01/01.

Специальные компьютерные программы значительно облегчили жизнь бухгалтеру — теперь можно выкроить минутку и для отдыха

В ПБУ 6/01 не говорится, в какой момент затраты перестают формировать первоначальную стоимость основного средства (компьютера). Согласно МСФО (IAS) 16 включение затрат в стоимость основного средства прекращается, когда такой объект приведен в состояние, обеспечивающее его работу в соответствии с намерениями руководствап. 20 IAS 16.

С одной стороны, можно считать компьютер пригодным к использованию и до установки операционной системы. Ведь в каждом компьютере есть «вшитая» программа (BIOS), которую нельзя снять и переустановить на другой компьютер. То есть даже компьютер без операционной системы не полностью лишен ПО.

https://www.youtube.com/watch?v=ANqnzPlp11Y

С другой стороны, компьютер, который вы приобретаете, к примеру, для бухгалтерии, можно считать не готовым к использованию по назначению вплоть до установки на нем бухгалтерской программы.

Решение за вами. Если вы сочтете, что затраты на приобретение операционной системы связаны с доведением компьютера до состояния, пригодного к использованию, то их можно включить в стоимость ОСп. 8 ПБУ 6/01.

СПОСОБ 2. Затраты на приобретение операционной системы признаем НМА

Все критерии признания НМА, установленные ПБУ 14/2007, выполняются и для операционных систем. Кроме того, этот способ подойдет, если вы, например, приобретаете лицензию на операционную систему, которую можно установить сразу на несколько компьютеров (такая лицензия называется многопользовательской).

К тому же, как мы уже говорили, за время жизни компьютера можно сколько угодно переустанавливать на нем операционные системы. Гораздо удобнее учитывать операционную систему как отдельный НМА, чем распределять ее стоимость на разные компьютеры.

Если же затраты на приобретение операционной системы ниже уровня существенности для вашей организации, их можно просто списать в расходы.

В этом случае также не возникнет никаких сложностей, если придется устанавливать на компьютер другую операционную систему.

Подробнее о том, как определить уровень существенности, читайте в журнале « книга. Конференц-зал», 2013, № 1, с. 72—74.

Отражение лицензионных программ в налоговом учете

Основные документы, подтверждающие затраты организации на приобретение лицензионного ПО, — это лицензионный договор, накладная, платежные документы.

Однако лицензионный договор не всегда заключается в виде двустороннего документа. Заключение лицензионного договора допускается путем заключения договора присоединения. Купленная лицензия называется «оберточная», или «коробочная»п. 3 ст. 1286 ГК РФ.

В этом случае условия договора изложены на упаковке экземпляра программы или в самой программе. Договор считается заключенным с момента начала использования ПО. В таком случае расходы на ПО тоже можно учесть в «прибыльных» расходахПостановление ФАС ДВО от 06.10.

2010 № Ф03-6924/2010.

Видео:ОФИСНЫЕ РАСХОДЫ. УЧЕТ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И САЙТОВСкачать

Учет программного обеспечения зависит от договора

Чтобы грамотно учесть лицензионные программные продукты, мало быть подкованным в бухгалтерском учёте. Необходимо также разобраться в тонкостях юриспруденции. Ведь от условий лицензионного договора зависит отражение операций на счетах. Рассмотрим возможные варианты.

Право использования программы для ЭВМ или базы данных может быть передано на основании лицензионного договора, заключаемого по общему правилу в письменной форме (пп. 1, 2 ст. 1286 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ)).

Однако при больших тиражах программного продукта (ПП) соблюсти такую процедуру затруднительно. Для подобных случаев п. 3 ст. 1286 ГК РФ предусмотрена возможность заключения каждым пользователем программного обеспечения (ПО) с правообладателем договора присоединения.

Его условия могут быть изложены на приобретаемом экземпляре программы либо на упаковке этого экземпляра.

Начало использования ПО означает согласие на заключение договора. С этого момента договор считается заключённым (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.11.2010 № 09АП-27715/2010).

Иными словами, приобретая программу на материальном носителе у организации, не являющейся правообладателем, учреждение получает не право пользования этой программой по лицензионному или сублицензионному договору, а только её экземпляр. С продавцом заключается договор куплипродажи экземпляра ПП. Само же право использования программы на основании лицензионного договора непосредственно с правообладателем возникает с началом её эксплуатации после приобретения.

https://www.youtube.com/watch?v=UhfHEw0gTY4

Если договор является возмездным, в нём должен быть указан размер вознаграждения за использование программы для ЭВМ или порядок исчисления такого вознаграждения (пп. 2, 4 ст. 1286 ГК РФ).

При заключении договора присоединения вознаграждение лицензиара может не выделяться из цены комплекта поставки (материального носителя в виде диска с прилагаемой документацией и т. д.). Соответственно, такое вознаграждение уплачивается при приобретении продукта, до момента начала использования программы.

Поставка лицензионного ПО в целях заключения договора присоединения осуществляется различными способами:1) коробочная версия – покупатель получает все необходимые компоненты для установки и использования продукта в печатном виде, на материальном носителе (например, на диске).

В комплект поставки могут быть включены: дистрибутив с ПП; лицензионное соглашение; сертификат подлинности; регистрационная карточка. Программа может устанавливаться на любое оборудование, удовлетворяющее требованиям разработчиков;2) электронная версия – компоненты для установки и использования продукта предоставляются в электронном виде (как правило, с использованием сети Интернет).

Программа может устанавливаться на любое оборудование, удовлетворяющее заданным разработчиками требованиям;3) предустановленная версия – поставляется вместе с оборудованием (ноутбуком, компьютером и т. д.) – установка ПО уже осуществлена. Условия подобных лицензий могут содержать запрет на использование программы на ином оборудовании.

Срок их действия может быть не ограничен – лицензия будет действовать в течение всего времени эксплуатации оборудования.

Если пользователь передаёт или реализует оборудование с предустановленной на таких условиях программой, то к новому собственнику переходит и право использования ПО;

4) корпоративная лицензия – в отличие от первых трёх вариантов речь идет о поставке ПО только юридическим лицам на специальных, более выгодных условиях. Подобные лицензии обычно предполагают возможность использования ПО на нескольких единицах оборудования. Дистрибутив ПП может быть получен по сети Интернет или на одном диске (ином носителе).

Для справки

При приобретении лицензии на основании договора присоединения пользователем является лицо, которое фактически приступило к самостоятельной эксплуатации программного продукта.

Лицо не становится лицензиатом, если приобретает экземпляр программы для ЭВМ не для самостоятельного пользования, а для перепродажи или безвозмездной передачи третьим лицам (подп. 38.2 п.

38 постановления Пленума Верховного Суда РФ № 5, Пленума ВАС РФ № 29 от 26.03.2009).

По общему правилу нематериальные активы, полученные в пользование учреждением (лицензиатом), учитываются на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре (пп. 66, 333 Инструкции № 157н). То есть операции, связанные с получением права пользования ПО, отражаются в учёте на основании лицензионных и иных договоров.

Списание на расходы. Платежи учреждения (лицензиата) за предоставленное ему право использования ПО могут быть отнесены:

• на финансовый результат (затраты) текущего финансового года;
• на расходы будущих периодов (под ними понимаются затраты, произведённые учреждением в отчётном периоде, но относящиеся к следующим отчётным периодам).

Порядок списания расходов на приобретение неисключительных (пользовательских) прав закрепляется в учётной политике. Выбор того или иного варианта зависит от следующих факторов:

Суммы, учтённые по дебету счёта 401 50, в течение периода, к которому они относятся, подлежат: 1) списанию на финансовый результат текущего финансового года (дебет счёта 401 20); 2) учёту при формировании себестоимости продукции, работ, услуг (дебет счёта 109 00).

Списание осуществляется в порядке, установленном в учётной политике, например ежемесячно: равномерно (в равных суммах); пропорционально объему продукции (работ, услуг).

Учёт в стоимости оборудования. Условиями лицензии может быть предусмотрена возможность использования ПО, установленного на приобретаемом учреждением оборудовании, только с этим объектом имущества. Подобные программы представляют с ним единое целое, поскольку не могут быть перенесены на другое оборудование.

https://www.youtube.com/watch?v=62zb0J5vx94

Стоимость версий, предустановленных на приобретаемые объекты основных средств и являющихся их неотъемлемой частью, включается в первоначальную стоимость объектов.

Это правило применяется и в том случае, если стоимость предустановленного ПО указана поставщиком оборудования в сопроводительных документах обособленно.

Сведения о ПО отражаются в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» Инвентарной карточки учёта основных средств (ф. 0504031).

Кроме того, исходя из вида программного продукта и характера его использования, расходы учреждения на приобретение неисключительных (пользовательских) прав на ПО могут быть учтены при формировании первоначальной стоимости основного средства (компьютера) на счёте 106 00 «Вложения в нефинансовые активы».

В целях определения первоначальной стоимости объекта основного средства при его приобретении за плату (создании, изготовлении) фактические вложения формируются не только из сумм, уплачиваемых в соответствии с договором поставщику (продавцу, подрядчику), но и из других расходов учреждения, связанных с приобретением (созданием, изготовлением) объекта (п. 47 Инструкции № 157н).

Если оборудование приобретается без какого-либо минимального ПО, оно никак не может быть использовано в деятельности учреждения.

В таком случае затраты по приобретению прав на необходимое ПО являются расходами на доведение объекта до состояния, пригодного к эксплуатации.

В соответствии с положениями Инструкции № 157н они могут учитываться при формировании первоначальной стоимости основных средств.

Учёт материальных носителей. Как правило, в договорах отдельно не указывается стоимость материальных носителей (CD и DVD, печатной продукции и т. д.), входящих в комплект поставки при приобретении права на использование ПО.

Эти носители непосредственно связаны с оплаченным правом, соответственно, в качестве самостоятельных объектов к учёту не принимаются.

Но иногда передача права на использование программы сопровождается передачей на основании отдельных отгрузочных документов (например, накладных) материальных носителей с указанием их стоимости.

При подобном порядке оформления договоров и первичных документов материальные носители могут учитываться по сформированной первоначальной (фактической) стоимости на счетах учёта основных средств или материальных запасов. Например, CD и DVD, входящие в комплект поставки, могут приниматься к учёту в составе материальных запасов и списываться с балансового учёта при выдаче ответственным лицам.

Информацию о комплекте поставки целесообразно отразить в Карточке количественно-суммового учёта материальных ценностей (ф. 0504041).

Видео:Использование программного обеспечения для учета и анализаСкачать

Учет программного обеспечения в бухгалтерском учете

Сегодня невозможно найти компанию, не применяющую в работе какое-либо программное обеспечение – от специализированных производственных и учетных программ до средств защиты и сервисов представления отчетности. О том, как отразить в учете программное обеспечение (ПО), пойдет речь в нашей публикации.

Особенности учета программного обеспечения

Электронная программа – итог интеллектуального труда, который может быть разработан собственными силами или приобретен у производителя либо дилера.

Покупая программное обеспечение, компания приобретает исключительные или неисключительные права на ее применение. Этот аспект и влияет на то, как должен осуществляться учет ПО.

По лицензионному договору на пользование ПО фирма получает неисключительные права (лицензию), а по договору отчуждения исключительных прав – то самое исключительное право на использование ПО.

Система учета программного обеспечения: исключительные права

Подобное право пользования ПО обычно возникает, если программа разрабатывается по заказу фирмы в соответствии с изложенными требованиями. При этом ПО учитывают в налоговом и бухучете как НМА (нематериальный актив).

Поставить на учет программное обеспечение следует по первоначальной стоимости, включающей в себя затраты, понесенные при покупке продукта. Если стоимость ПО не превышает 100 000 руб., то в налоговом учете актив признается неамортизируемым (п. 1 ст. 256 НК РФ), т. е. программу ценой до 100 000 руб. можно полностью списать на затраты в момент ввода в работу.

https://www.youtube.com/watch?v=cbl1td4zWW4

Срок полезного использования (СПИ) в налоговом учете определяется по техдокументации к ПО. Если установить его невозможно, фирма вправе сама определить срок службы, который не может быть менее 2-х лет (п. 2 ст. 258 НК РФ).

В бухучете предельная граница стоимости ПО для идентификации его в качестве амортизируемого НМА не установлена, поэтому начислять износ следует по всем НМА с известным СПИ. По активам с неопределяемым СПИ амортизация не исчисляется, но ежегодно предприятия обязаны пересматривать и уточнять срок службы НМА, подтвердив невозможность определения или установив его (п. 27 ПБУ 14/2007).

Исключительное право на ПО не имеет временных рамок, поэтому в бухучете СПИ определяется, опираясь на период, в котором планируется его использовать. На практике, чтобы избежать расхождений в налоговом и бухучете, предприятия устанавливают для ПО одинаковый срок использования.

Учет программного обеспечения: проводки

Покупка ПО на условиях исключительного права фиксируется в бухучете следующими записями:

Пример

Компания, работающая на ОСНО, в июле 2021 приобрела исключительные права на программное обеспечение для организации кадрового делопроизводства стоимостью 300 000 руб.

Регистрация перехода права на программное обеспечение, постановка на учет оформлена в июле 2021, при этом уплачена госпошлина в сумме 7500 руб. Срок действия исключительного права – 60 месяцев.

В налоговом и бухучете амортизация по НМА начисляется линейным способом.

По окончании СПИ (60 мес.) стоимость ПО будет учтена в расходах полностью. Если фирма захочет продлить действие исключительного права, то ПО не нужно списывать в бухучете, а продолжать учитывать с нулевой остаточной стоимостью. Сумму уплаченной в связи с этим госпошлины бухгалтеру придется отнести на текущие затраты.

Учет неисключительных прав на программное обеспечение

Покупка программного продукта по лицензионному соглашению дает приобретателю неисключительные права, подтверждаемые лицензией. В такой ситуации программа не может быть отнесена в состав НМА, поскольку собственностью фирмы не является. Учет затрат по ее приобретению будет осуществляться в расходах будущих периодов (РБП) на счете 97.

В налоговом учете такие затраты на ПО списывают ежемесячно равными долями в течение всего времени использования, т.е. периода действия лицензии. Если СПИ не означен в договоре, п. 4 ст. 1235 ГК РФ считает его заключенным на 5 лет, т. е.

затраты компания распределяет исходя из этого периода, устанавливая его самостоятельно. В бухучете списывать затраты по приобретению неисключительных прав на ПО можно, как и в налоговом — равными долями или одномоментно.

Обычно компании практикуют ведение БУ и НУ, равномерно распределяя расходы на весь период действия лицензии.

https://www.youtube.com/watch?v=Pp3QTHllHPc

Кроме того, пользователь обязан вести учет лицензий программного обеспечения за балансом, открыв, например, новый счет 012 «НМА, полученные в пользование по лицензионному договору», поскольку неисключительное право на ПО у продавца является объектом НМА. Платежи за обновление программы учитывают в составе производственных текущих затрат.

Учет программного обеспечения в бухгалтерском учете 2021 при покупке с неисключительными правами осуществляется такими записями:

Видео:Учет лицензий на ПО (программное обеспечение) - бухучет, налоги, варианты.Скачать

Учет программного обеспечения в организации. Проводки, счета

Программное обеспечение может быть приобретено организацией с исключительными или неисключительными правами на него. Для постановки на учет требуется наличие лицензионного соглашения или договора об отчуждении ПО покупателю, акта передачи прав. В некоторых случаях лицензионный договор может быть заменен сублицензионной договорной документацией.

ВАЖНО! Исключительное право предполагает единоличное владение активом, приобретается путем самостоятельной разработки ПО для собственных нужд или через покупку по договору отчуждения.

Особенности бухгалтерского и налогового учета ПО

Появившиеся у организации исключительные права должны быть отнесены к нематериальным активам. ПБУ 14/2007 к таким объектам предъявляет ряд требований:

• должна иметься документация, свидетельствующая о наличии прав пользоваться программным продуктом;
• актив отделим от других ценностей предприятия;
• невозможно идентифицировать вещественную форму;
• на ближайший год в планах учреждения нет намерения продать ПО;
• от процесса использования программы может быть получена экономическая выгода;
• срок, в течение которого можно эксплуатировать актив, превышает показатель 1 года;
• имеется возможность объективно и без существенных погрешностей определить значение первоначальной стоимости.

Налоговый учет предъявляет меньше требований к приходуемым объектам НМА (п. 3 ст. 257 НК РФ):

• наличие подтверждающей права на владение и пользование объектом документации;
• созданы предпосылки для получения финансовых выгод от эксплуатации актива;
• продолжительность использования превышает порог в 12 месяцев.

На баланс ПО ставится по первоначальной стоимости, в которую включаются понесенные расходы по приобретению лицензионного продукта. Если стоимость программы не превышает 100 тысяч рублей, то по правилам налогового учета актив может быть признан неамортизируемым. В бухгалтерском учете порог отнесения объектов к амортизируемым находится на отметке 40 тысяч рублей.

При принятом решении начислять амортизацию на приобретенное программное обеспечение срок эксплуатации определяется по технической документации и соотносится со стандартами ст. 258 НК РФ. Это правило закреплено для налогового учета, в бухгалтерском учете амортизацию можно не начислять, если неизвестен срок эксплуатации объекта НМА.

Амортизировать программные продукты, приобретенные на основании неисключительного права, нельзя. П. 3 ст. 257 НК РФ подтверждает эту позицию тем, что такие активы не могут быть признаны составной частью НМА.

ЗАПОМНИТЕ! Объекты, на которые у предприятия имеются неисключительные права пользования, надо списывать в прочие затраты.

https://www.youtube.com/watch?v=MFIurBwrhSw

При использовании метода начисления расходы, связанные с покупкой программных продуктов, рекомендуется списывать равными частями на протяжении всего периода эксплуатации.

При кассовой методике в расходную часть заносятся суммы, которые были оплачены фактически.

Для организаций, работающих на УСН, предусмотрено право уменьшения налогооблагаемой базы за счет средств, затраченных на покупку ПО.

Для отображения расходов, связанных с приобретением программного обеспечения, в бухгалтерском учете применяют счет 97. Затраты подлежат равномерному списанию в течение времени, отведенного на использование программы. Методология отнесения стоимости ПО в расходы на всех предприятиях должна быть прописана отдельным пунктом в локальных документах (учетной политике).

Проводки в коммерческих структурах

Операции по появлению у учреждения коммерческого типа исключительного права на пользование новой программой должны быть зафиксированы в бухгалтерском учете комплексом корреспонденций:

1. Датой приобретения для отражения суммы понесенных расходов формируется проводка между Д08.5 и К60.
2. В момент, когда программа установлена и ею можно начинать пользоваться, создается запись на стоимость ПО с Д04 и К08.5.
3. Каждый месяц при начислении амортизационных сумм дебетуется счет 20 (или 26, 44) с одновременным кредитованием счета 05.

Если программа была приобретена по стоимости, не превышающей 40 тысяч рублей, то бухгалтер составляет такой набор проводок:

1. При покупке ПО расходы учитываются через корреспонденцию Д08.5 – К60.
2. Когда программа вводится в эксплуатацию, дебетуется 04 счет и кредитуется счет 08.5.
3. Полная стоимость программного обеспечения в налоговом учете сразу переносится в расходы предприятия записью между Д20 (или 23, 26, 25, 44) и К04.
4. В бухгалтерском учете будет начисляться амортизация, для этого предназначена корреспонденция Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К05.

Если учреждение купило программное обеспечение и получило на него неисключительные права, то:

• при осуществлении разового платежа в момент приобретения ПО дебетуется счет 97, по кредиту записывается 60 счет;
• лицензия на ПО учитывается дебетовым оборотом по забалансовому счету 012;
• ежемесячно часть понесенных затрат переводится на расходы предстоящих периодов проводкой Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К97.

ВАЖНЫЙ НЮАНС! Законодательно запрещено пользоваться нелегальными версиями программного обеспечения. За применение в работе пиратских программ предусмотрено наказание нормами гражданского и уголовного права в ст. 1252 ГК РФ и ст. 146 УК РФ.

При проведении процедуры обновления программного продукта или осуществлении специализированного обслуживания затрачиваемые на это деньги показываются по дебету 20 (25, 23, 44, 26) и кредиту 60 счета.

Нюансы бухгалтерского учета ПО в бюджетных организациях

В организациях бюджетного типа учет программных продуктов ведется раздельно по видам расходов в соответствии с нормами Приказа Минфина от 1 июля 2013 г. № 65н:

1. Код 242 применяется в ситуациях, когда ПО приобретается для удовлетворения запросов федеральных органов государственного подчинения и организаций, находящихся под их управлением.
2. Код 244 используют при получении программного обеспечения субъектами РФ, для которых невозможно отнесение расходных операций на 242 код.
3. Статья 226 необходима, если приобретаются неисключительные права на пользование программой, при обновлении систем справочно-информационного назначения.

Аргументация принадлежности затрат на покупку ПО к 226 коду приведена в тексте Письма Минфина от 18 марта 2021 г., зарегистрированного под № 02-07-10/15362. В разъяснениях уточнено, что при определении счетов учета необходимо руководствоваться Инструкцией № 157н.

Она подразумевает отнесение нематериальных активов в виде программного обеспечения на забалансовый счет 01. Стоимость в учете отражается равной сумме вознаграждения, которое прописано в договоре.

Правило касается и программ, полученных на праве неисключительного пользования.

https://www.youtube.com/watch?v=igV8CJm4oLU

Если объект, признанный НМА, был куплен с получением неисключительных прав на него с условием использования программы в течение нескольких отчетных лет, то:

• суммы затрат подлежат включению в учет в текущем периоде;
• расходы будут считаться затратами будущих лет;
• в учетных операциях применяется счет 401 50.

Если актив будет эксплуатироваться несколько лет подряд, а договором на его передачу предусмотрена поэтапная оплата на условиях ежемесячного перечисления фиксированных сумм, то производимые оплаты считаются расходами текущего периода.

Типовые корреспондирующие записи для бюджетных организаций представлены такими вариантами:

• при понесении организацией расходов в текущем году, которые считаются затратами предстоящих лет, на финансовые результаты будущего периода они будут списываться при дебетовании 0 401 50 226 и кредитовании 0 302 00 000;
• если расходы были осуществлены в одном из прошлых лет и были признаны организацией затратами будущих периодов, то в каждом новом отчетном году их отнесение на финансовый результат сопровождается дебетовыми оборотами по 0 401 20 226 и кредитовым значением суммы по 0 401 50 226.

Схема, по которой будут делиться суммы расходов на программное обеспечение с длительным временем эксплуатации и переводиться на финансовые результаты, предусмотрена п. 302 Инструкции № 157н.

Нормативный документ предоставляет возможность учреждениям самостоятельно определять порядок переноса части затрат на итоги финансовой деятельности.

Делать это можно равномерными фиксированными суммами, путем вычисления заданной пропорции, учитывающей объем оказанных услуг.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Письме Минфина № 02-07-10/15362 уточнено, что срок использования программного продукта при отсутствии информации об этом в лицензионной документации должен определяться комиссионным органом.

Обновление ПО и баз данных должно реализовываться на основании отдельного договора. Периодичность обновлений может быть установлена индивидуально для каждого программного продукта.

При начислении на ежемесячной основе абонплаты за услуги по сохранению актуальности информационной составляющей в программе расходы включаются в финансовый результат текущего года.

Затраты отражаются в учетных операциях через дебетование 1 401 20 226 и кредитование 1 302 26 730.

💡 Видео

Особенности расходов на программное обеспечение в бухгалтерском и налоговом учетеСкачать

Государственная регистрация программ для ЭВМ и баз данныхСкачать

Как попасть в реестр российского программного обеспечения?Скачать

Учёт и инвентаризация программного обеспечения в сети (ПО).Скачать

Управление лицензиями, учёт лицензий на программное обеспечениеСкачать

Тестирование для дегенератовСкачать

Общий интерфейс программного обеспечения ENCODE Track (видеоинструкция №1)Скачать

7. Процесс разработки программного обеспеченияСкачать

Как бухгалтеру отразить в учете программное обеспечениеСкачать

УРОК 25. Программное обеспечение (7 класс)Скачать

Михайлов Александр Борисович «Регистрация программного обеспечения и баз данных в Роспатенте»Скачать

Стадии разработки ПОСкачать

Расходы будущих периодов в 1С 8.3 БухгалтерияСкачать

Программный комплекс ECOONE - автоматизация учёта сбора и утилизации отходовСкачать

Классификация программного обеспечения ПКСкачать

44-ФЗ | Порядок применения запрета на допуск программного обеспечения (ПО)Скачать

Программа для обменного пунктаСкачать