Как проводится экспертиза ценности документов

Видео:Тема 7. Методика проведения экспертизы ценности документовСкачать

Экспертиза ценности документов организации

Экспертиза ценности документов – это процедура по изучению состава и содержания документов организации на основании  принятых критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В процессе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается вся совокупность документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в организации проводится для решения следующих задач:

• рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
• организация ежегодного отбора документов на дальнейшее хранение и уничтожение;
• рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек

Для проведения работ по экспертизе ценности документов организации приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. В организациях, имеющих подведомственную филиальную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии.

В состав входят квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, знакомые с составом и содержанием, а также значением и ценностью информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают.

В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации.

Если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Часто председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии назначается заведующий архивом или ответственный за архив предприятия.

Отбор документов организации на хранение

В процессе проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архив организации.

Отбор документов с временными сроками хранения (менее 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, с истекшими сроками хранения.

Расчет срока хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2009 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2005 году.

Если дело содержит нескольких томов, которые состоят из документов за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских операций, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е.

нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

https://www.youtube.com/watch?v=3YSqOCw71Gg

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.

Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании.

Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов организации к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу.

В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения.

После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Хотя по логике, документы с истекшим сроком хранения могут быть унитожены без лишней волокиты, регламент требует выполнения все процедуры.

Это сопряжено с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

Видео:Четвертый выпуск обучающего видео на тему «Экспертиза ценности документов в архиве организации»Скачать

Экспертиза ценности документов: профессионалы делятся опытом

Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: при подготовке к передаче дел в архив и при выделении дел к уничтожению. О тонкостях и нюансах этой процедуры подробно рассказывается в настоящей статье.

В каких случаях проводится экспертиза ценности документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», экспертиза ценности документов определяется как процедура изучения деловых бумаг на предмет их ценности согласно перечню критериев.

Основная цель данной процедуры — установление сроков хранения деловых бумаг.

Если документационный фонд предприятия является ресурсом для государственных и муниципальных архивов, то целью экспертизы в данном случае является отбор деловых бумаг, представляющих ценность для Архивного фонда РФ.

Экспертиза ценности документов на предприятии, как правило, проводится в двух основных случаях:

1. в службе ДОУ — в ходе составления номенклатуры дел, во время формирования дел, а также при оформлении их для передачи в архив предприятия;
2. в архиве предприятия:

• для дел временного срока хранения (свыше 10 лет) — при составлении списка  дел, подлежащих удалению;
• для дел постоянного срока хранения — при составлении списка дел, подлежащих передаче в государственный или муниципальный архив.

Порядок создания и работы экспертных комиссий

Работу по проведению экспертизы ценности документов можно разбить на этапы:

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов берет на себя специально созданная экспертная комиссия (ЭК). В ее задачи входит обеспечение методической и практической работы по отбору и передаче на хранение в государственные и муниципальные архивы управленческой, научно-технической и другой специальной документации, созданной в процессе деятельности предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=j-Wi_GzlsrU

Если предприятие крупное, то в каждом его подразделении создается своя отдельная ЭК, а их деятельность координирует Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

ЭК является совещательным органом, действующем при руководителе предприятия. Такой порядок определен п.2 Примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2. Соответствующим приказом руководитель определяет состав ЭК.

Согласно общепринятой практике, в состав этой комиссии входит заместитель генерального директора, главбух и начальник кадровой службы.

В задачу членов ЭК входит определение сроков хранения деловых бумаг, рассмотрение актов о выделении дел к уничтожению, а также увеличение срока хранения дубликатов деловых бумаг, в том случае если первоисточник не сохранился.

Если не обнаружили номенклатуру дел в отделе кадров, найдите выписку из сводной номенклатуры дел у ответственного за делопроизводство.

Задачу в поиске деловых бумаг облегчат их описи, если они сохранились. В отделе кадров вы можете обнаружить описи:

лицевых счетов сотрудников, руководителей;

личных дел сотрудников, руководителей.

Опись дел поможет ориентироваться в том, какие документы были обработаны и переданы на хранение либо продолжают храниться в отделе кадров в специальных шкафах. Если описей не оказалось в отделе кадров, попросите выписку из сводной описи дел организации. Чаще всего такая опись имеется у сотрудника, ответственного за архив.

Далее необходимо произвести изучение описи и приступить к непосредственной проверке деловых бумаг. Следите за тем, чтобы порядок расположения папок на стеллажах сохранялся в прежнем виде.

Если документы распределены неправильно, помещайте их на надлежащие места хранения.

Необходимо строго следить за тем, чтобы папки с бумагами, подверженные воздействию плесени или других вредителей были своевременно изолированы от других папок.

Сверка перечней статей описи с описанием дел на обложке позволит проверить наличие документов в папках, а физическое состояние дел определяется только с помощью тщательного осмотра. После того, как опись просмотрена, в конце ее нужно сделать пометку «Просмотрено», указать номер и дату акта проверки наличия и физического состояния деловых бумаг.

Имейте в виду, что вносить пометки или делать записи в учетных документах, а также вносить в опись неучтенные дела, выявленные в ходе осмотра, строго запрещено. Работу с бумагами, происхождение которых не установлено, следует начинать только после проверки.

По результатам работы подготовьте акт проверки наличия и состояния архивных деловых бумаг. За основу используйте форму, приведенную в Приложении № 3 к Правилам организации хранения документов (образец ниже).

Скачать образец

Систематизированный перечень деловых бумаг компании с указанием сроков хранения каждой из них называется номенклатурой дел. Она окажет вам неоценимую помощь в наведении порядка в делах. С ее помощью можно произвести группировку деловых бумаг по видам (приказы, постановления, решения, распоряжения и т.д.), а также по срокам хранения.

Номенклатура дела отдела кадров является составной часть общей номенклатуры дел предприятия. Она оформляется по тем же стандартам и правилам.

Номенклатура создается, чтобы систематизировать дела, заводимые в организации. Она закрепляет индекс (номер) документов для их регистрации. Номенклатура помогает обрабатывать дела и составлять описи для архивного хранения.

Номенклатура дел может отсутствовать. В этом случае составьте реестр тех деловых бумаг, которые имеются на полках шкафов. Все, что найдете, заносите в список с указанием даты первого и последнего документов.

Когда обнаружили неверно сформированные дела (например, приказы и распоряжения хранятся в одном деле), сразу переоформите их. Разделите дело на два разных и присвойте им правильные названия. Учитывайте и сроки хранения документов. Например, приказы об отпусках за свой счет хранятся 75 лет, а приказы о ежегодных отпусках – 5 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=s2ibxBXMHtI

По правилам, в одно дело нельзя помещать документы с разными сроками хранения. Заведите отдельные дела для приказов по каждому виду отпуска. Подготовку номенклатуры начинайте с последнего квартала.

В дальнейшем ежегодно номенклатуру уточняйте, утверждайте с руководителем и снова вводите на календарный год, с 1 января.

Согласовывайте с архивным учреждением номенклатуру дел организации каждые пять лет.

Согласно общепринятым нормам номенклатура дел имеет в своем составе пять граф. Как правило, индекс дела (графа 1) состоит из двух частей: цифрового обозначения отдела и порядкового номера дела согласно номенклатуре дел данного отдела. Индексы принято обозначать арабскими цифрами.

Скачать образец

Пример

Индекс дела 02-03, заголовок – Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении. Где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела.

Заголовки дел (а также томов и частей) следует включать в графу 2 номенклатуры дел. Степень важности деловых бумаг, входящих в состав дела и их взаимосвязь, определяет порядок расположения заголовков дел внутри каждого раздела.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу деловых бумаг, входящих в него, четко передавать их основное содержание.

В том случае, если дело в своем составе имеет несколько томов (частей), то у него должен быть один общий заголовок, и отдельный заголовок для каждого тома или части.

В графе 3 номенклатуры дел указывайте количество дел (томов, частей). Заполняйте ее по окончании календарного года.

В графе 4 указывайте срок хранения дела, номера статей по Перечню № 558. Сначала указывайте срок хранения, затем отметку об ЭПК (если таковая имеется) и номер статьи по Перечню.

После утверждения номенклатуры дел заведите новые папки с соответствующим титульным листом для каждого дела и подшивайте в дело документы по хронологическому признаку, по номеру документа или по алфавиту. В папку подшивайте не более 250 листов. Если их больше, оформите новую папку с тем же названием с отметкой Том 2.

Видео:Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.Скачать

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов нужна для при подготовке дел к передаче в архив, в архиве при передаче дел на постоянное хранение, при подготовке документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов определяет правильность составления номенклатуры дел организации, правильность сроков хранения документов, практическую ценность документов для организации. Уничтожить документы без проведения экспертизы ценности невозможно. Проведению экспертизы ценности рано или поздно подлежит весь документальный фонд организации.

Экспертиза ценности проводится каждый год службой делопроизводства, ответственным за работу архива организации и экспертной комиссией. В состав экспертной комиссии обязательно входит начальник службы делопроизводства и ответственный за работу архива организации. Председатель экспертной комиссии назначается из руководящего состава организации.

Этапы работы экспертной комиссии:

1. Утверждение состава экспертной комиссии приказом руководителя организации.

   Пример приказа о создании экспертной комиссии>>

2. Разработка положения об экспертной комиссии.

   Примерное положение об экспертной комиссии организации, утверждено приказом Росархива от 19.01.1995>> № 2

3. Проведение заседаний экспертной комиссии, на котором рассматриваются описи дел постоянного, временного (более 10 лет), акты о выделении дел к уничтожению, не подлежащих хранению.

   https://www.youtube.com/watch?v=XLWAp4WWAlc

   Образец внутренней описи документов>>

   Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

   Описи дел составляются при проведении отбора документов на хранение в архив, на уничтожение, на хранение в государственный или муниципальный архив.

   Ответственный за работу архива организации изучает номенклатуру дел организации, определяет дела с истекшими сроками хранения, подлежащие передаче в архив организации из структурных подразделений, а также на государственное хранение.

   Затем работник архива изымает эти дела из структурных подразделений, проводит их полистную проверку, переформировывает их, если в ходе работе обнаружил ошибки и составляет описи отобранных дел. Затем описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

4. Оформление протокола заседания экспертной комиссии.

   Пример протокола заседания экспертной комиссии>>

5. После согласования всех описей и актов экспертной комиссией описей постоянного хранения с архивным учреждением, описи утверждаются руководителем организации.

6. После проведения в порядок документов по личному составу отобранные дела сдаются в архив, проводится уничтожение документов. Это нужно для того, чтобы случайно не были уничтожены нужные документы.

Как правильно уничтожить документы>>

Если в организации есть филиалы или представительства экспертиза ценности документов проводится центральной экспертной комиссии, назначаемой из сотрудников головного офиса организации.

Какие документы нужны для проведения экспертизы ценности?

1. Номенклатура дел вашей организации.

2. Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

5. Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»

6. ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

7. ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования

8. Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу»

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2021-01-02T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://4.bp.blogspot.com/-k3wsv_CzW0U/V8fqZ0pgNRI/AAAAAAAAD00/MvHpuTRknaIXMWI0rAzI1FDZZkzLwqedACLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D1%258D%25D0%25BA%25D1%2581%25D0%25BF%25D0%25B5%25D1%2580%25D1%2582%25D0%25B8%25D0%25B7%25D0%25B0%2B%25D1%2586%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BD%25D0%25BE%25D1%2581%25D1%2582%25D0%25B8%2B%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25BA%25D1%2583%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D1%2582%25D0%25BE%25D0%25B2.JPG»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2021/09/ekspertiza-cennosti-documentov.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐšÐ°Ðº провести экспертизу ценности документов? Что делает экспертная комиссия? Нормативные документы для проведения экспертизы ценности документов, образец приказа о создании экспертной комиссии,…»,»word_count»:450,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов, лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг.

по перечням 1990-х гг. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

2. ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву. Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.

Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше — или нижестоящих учреждений. Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа, в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов, уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не изготовлено.

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел, для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека.

Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов, ведомственных архивов, и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов. Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дупликации сразу по нескольким фондам: 1.

Вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений; 2. Однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района); лиц, связанных родственными или личными отношениями. Такой комплексный подход, возможно, осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

3. КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности, путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

К критериям происхождения относятся: * роль и место организации, или лица в системе государственного управления, или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы: * значимость выполняемых ими функций; * время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы: К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность.

Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики. Вторую группу составляют организации местного значения — Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению.

Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся: * Значимость отраженных в документах событий; * Значение информации, содержащейся в документе; * Повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации; * Вид документа; * Подлинность документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают: * Организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы), а также годовые планы и отчеты.

Это документы постоянного хранения; * справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах.

Эта группа документов наиболее многочисленная, некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период от одного до пяти лет.

Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации. Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации.

Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом. Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом, вышестоящей организации. К критериям внешних особенностей относятся: 1.

Форма фиксирования и передачи содержания; 2 Удостоверение и оформление документа; 3. Физическое состояние документа. Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии, их оценки значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия.

Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа: Первый этап проводится в текущем делопроизводстве: при разработке и составлении номенклатуры дел; 1. При регистрации документов; 2. При направлении исполненных документов в дела; 3. При формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации. Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив. Порядок проведения экспертизы ценности документов Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел.

В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел, к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.

Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством. Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать, изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы.

Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов. Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел, на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно). Ответственный момент экспертизы это выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию.

На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию. Не допускается отбор документов, для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК, просмотреть в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело, малоценных документов.

Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение. В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дубликатные экземпляры. Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел, производится только после завершения экспертизы ценности документов. Окончательное решение по результатам экспертизы принимает экспертиза или центральные экспертные организации.

Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: * составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации); * проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив; * запись экспертизы дела на машинные носители; * проверка качества записи; * описание экспертизы дела, проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах), в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу; * подготовка комплекта сопроводительной документации. В сопроводительной документации экспертизы документа отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа. Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются, годовые разделы, описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек. Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации, после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК, архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел, данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов, сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование Г ос архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) Отечественные архивы. — 2005. — № 62. 2. Ульянина Е.А. Учебник по архивоведению. М., 2007

3. Якименко А.С. Архивоведение. Учебник. М., 2007.

Видео:Тема 1. История экспертизы ценности документовСкачать

Экспертиза ценности документов. Проведение, критерии, порядок

Ценность документа зависит от его информационных характеристик, обуславливающих экономическое, организационное или иное его значение с позиции отражаемых фактов и возможности оперативного управления. Ценностные приоритеты служат базой при выборе документов для перемещения на хранение в течение разных временных периодов.

Проведение предприятием процедуры экспертизы ценности документов позволяет оценить необходимость сохранности для компании определенной информации либо доказать возможность ее уничтожения.

Задачи, решаемые в ходе экспертизы ценности сведений

Процедура оценки документации предприятия, заключающаяся в установлении временных рамок для ее хранения с учетом законодательных норм и принятых в организации условий, решает следующие задачи:

• отбор сведений, значимость которых обуславливает их постоянную сохранность при последующем перемещении в хранилища государственной принадлежности;
• подбор объектов для сохранения в течение установленного срока;
• определение образцов, лишенных фактической ценности для компании, для следующего уничтожения;
• определение новых или изменение действующих временных границ сохранности текстовых данных.

Экспертиза оценки документов проводится:

• в архиве ведомственном;
• в архиве государственном как самостоятельная работа (целевая экспертиза) или при переработке описей фондов;
• в делопроизводстве учреждений.

В последнем варианте оценивание информации осуществляется при:

• работе над подготовкой номенклатур досье с определением ценности формируемого дела по входящим документам и востребованности в производственной деятельности;
• регистрации данных, получаемых предприятием, сопровождаемой нанесением на бланк индекса, определяющего его дальнейшее отнесение к определенному досье и отрезок времени для хранения;
• переносе данных в досье (работник, изучивший изложенную в документе тему, с большей точностью классифицирует документ, чем сотрудник, выполняющий функции регистрации входящей информации);
• проверке корректности занесения документов в отдельные досье, выполняемой отдельно по всем имеющимся в досье листам для исключения вероятных ошибок;
• подготовке досье к хранению (по окончании процедуры делопроизводства), проводимой сотрудниками разных подразделений и контролируемой экспертной комиссией (ЭК) компании.

Законодательная основа процедуры

В ходе ведения экспертизы ценности документов учитываются положения:

• законодательных норм и правовых актов РФ в отношении документационного обеспечения управленческого процесса (ФЗ № 125 (22.10.2004) об архивном деле, положение об архивном фонде РФ (1994));
• нормативных распоряжений и актов региональных структур управления в отношении архивов (основные правила по работе архивов организаций (2002), положение (примерное) об ЭК предприятия (1995));
• типовых и отраслевых списков документации с указанием времени ее хранения, видов номенклатур дел.

Оценка уровня важности и значимости используемых в деятельности компании документов различается в зависимости от ряда обстоятельств.

Некоторые образцы отличаются разовой востребованностью для решения единичной задачи, после чего лишаются собственной значимости.

Информация иного рода не теряет актуальности на протяжении продолжительного периода, поэтому сохранение подобного типа документов должно обеспечиваться в течение всего срока.

Внимание! Из-за утраты важных сведений компании могут грозить штрафные санкции либо уголовное наказание (в отношении руководителей или ответственных лиц компании). Поэтому ответственный и грамотный подход к проведению процедуры оценки документов позволит избежать ситуаций с уничтожением данных, имеющих особое значение.

Порядок проведения оценки ценности документа

Вне зависимости от типа исполняемых компанией функций или формы собственности процедура оценивания осуществляется специальной экспертной комиссией, состоящей из:

• представителя руководства компании;
• работников структуры персонала организации и делопроизводства;
• сотрудников архива;
• отраслевых специалистов (не менее 3 членов);
• главного бухгалтера предприятия;
• представителя юридического подразделения.

Состав комиссии, положение о комиссии, определяющее ее права, функции и порядок работы, утверждаются приказом руководства предприятия. Созданная структура может действовать на постоянной основе или создаваться ежегодно, в том числе с изменением состава участников.

https://www.youtube.com/watch?v=t2G_3OC83xw

Оценочная комиссия в числе прочего занимается рассмотрением вопросов:

• контроля оформления документов в делопроизводстве, досье, предназначаемых к передаче на внутреннее сохранение или в госархив;
• обследования списка досье (долгосрочного, постоянного хранения);
• подготовки и передачи на уничтожение данных, не предназначенных для дальнейшего применения;
• повреждения экземпляров постоянной сохранности, не подлежащих исправлению;
• первичного определения или корректировки ранее определенных сроков текстовой сохранности сведений и информации;
• оказания методической помощи по формированию номенклатур досье, списков, описей, актов работниками предприятия;
• согласования проектов номенклатуры досье структурных подразделений.

К сведению! Заседания комиссии фиксируются протоколом, который визируется председателем ЭК и секретарем собрания. Решения, отражаемые в протоколе, и составленные в ходе проверки списки обретают юридическую силу после утверждения руководством компании. В отношении секретных и общедоступных дел составляются индивидуальные акты.

Уничтожение текстовой информации согласно составленным актам производится предприятием самостоятельно (в присутствии членов ЭК) или посредством услуг специализированной структуры по утилизации документов.

Подбор документов в ходе процедуры определения их ценности

Документы управленческого предназначения разделяют на следующие группы:

• Касающиеся деятельности юридического лица, а также его филиалов и иных структур (документация распорядительного и организационного характера преимущественно с постоянным периодом сохранности).
• Исполняющие вспомогательную роль, востребованные в ходе оперативной деятельности или для справочных целей (данные бухгалтерского или оперативного типа в текстовом варианте со сроком обеспечения их наличия от нескольких дней, месяцев, ряда лет).
• Информация по штатному составу предприятия, подлежащая обязательному наличию в течение длительного времени. Постоянно или несколько десятилетий не подлежат уничтожению приказы по работникам предприятия (о принятии на работу, увольнении, перемещении внутри компании), трудовые контракты, личные дела, карточки и лицевые счета.

При подборе объектов на размещение (в архив) или для уничтожения большое значение уделяется вопросам их подлинности.

Передаваемые для размещения текстовые сведения должны быть грамотно оформлены и обладать действительной юридической значимостью.

В особых случаях (к примеру, при утрате или низком качестве оригинала) передаются на архивное размещение копии текстов, имеющие необходимое удостоверение и заверение.

Процесс отбора начинается с определения документов, которые классифицируются как экземпляры для постоянного сохранения. По ним готовятся списки (описи), подлежащие утверждению руководством организации. Повышенное внимание уделяется данным штатного состава предприятия, так как в некоторых случаях (к примеру, при ликвидации компании) указанные сведения перемещаются в госархив.

После подготовки и утверждения списка объектов для долгосрочного или постоянного сохранения оформляются перечни документов, которые требуется уничтожить.

К сведению! По итогам работы ЭК уничтожению подлежат поврежденные образцы, по которым значительная часть текста не поддается прочтению, и не подлежащие восстановлению. При возможности частичного восстановления информации текст передается на хранение в отреставрированном варианте или с приложением копии.

Видео:Экспертиза ценности документовСкачать

Сроки и порядок проведения экспертизы ценности документов — Деньги и финансы простым языком

Каждое предприятие в процессе своей работы производит большое количество различных документов. Для того чтобы не допустить утери или повреждения важнейших из них, организациями выполняется такая процедура, как экспертиза ценности документов. Такая экспертиза позволяет систематизировать и улучшать делопроизводство, а значит – и эффективность работы компаний в целом.

Порядок определения значения и ценности документов регламентируется рядом нормативных и законодательных актов РФ. Так, согласно законодательству, экспертиза проводится во время подготовки номенклатуры и формирования дел, а также во время передачи их на сбережение в архив.

Проведение экспертизы может назначаться:

• когда требуется организовать непрерывную или временную целостность той или иной документации;
• когда необходимо выявить бумаги, которые могут иметь дальнейшее практическое или научное использование;
• когда требуется определить перечень бумаг компании, подлежащих ликвидации;
• когда необходимо осуществить подбор дел с предварительными сроками сбережения.

Цели и задачи проведения экспертизы

Основной целью проведения экспертизы является выявление значимых документов, подлежащих сбережению в архиве.

К вторичным целям выполнения оценки относят:

• определение периода хранения документации (он может быть краткосрочным, долгосрочным и до истечения надобности);
• укомплектование архивного фонда.

Исходя из этого, можно выделить основные задачи проведения оценки значимости документов.

Это:

• упорядочивание подбора документов для удержания или ликвидации;
• выявление документации компании с истекшим сроком давности;
• освидетельствование и направление на рецензирование проектов номенклатур дел компании;
• подготовка предложений относительно определения периода хранения документации.

Как определяется ценность документов

Документы компаний могут иметь различную важность. Так, некоторая документация может использоваться исключительно для решения определенных вопросов или процедур. Такие документы используются разово, и после этого особой ценности не имеют.

https://www.youtube.com/watch?v=vChbW26pBlU

В то же время есть документы, которые могут сохранять свою ценность в течение нескольких лет или вообще – постоянно.

Информация, отраженная в таких документах, может использоваться не только для практических, но и для научных целей.

Документы, содержащие важную информацию относительно политической, научной либо культурной жизни общества, а также относительно деятельности государственных органов, могут иметь значение для изучения определенных отраслей, сфер государственной и общественной жизни. Такие документы постоянно находятся в архивах РФ.

Таким образом, во время проведения экспертизы определяется период хранения документов компании (как мы уже отмечали, он бывает постоянный, временный и до истечения надобности). При этом учитывается их подлинность и содержание (важность отраженного в документе события, полнота освещения, уникальность информации и другие сведения).

Последовательность действий

Экспертиза ценности документации компании проводится специальной экспертной комиссией (сокращенно – ЭК), которая создается по приказу руководителя организации. В компаниях, в которых есть обособленные филиалы, создаются центральные экспертные комиссии (соответственно – ЦЭК).

В состав комиссии входят опытные сотрудники ключевых структурных подразделений организации, которые хорошо ориентируются в наполнении документов и понимают их важность. Кроме того, в состав комиссии обязательно включается начальник отдела документального обеспечения компании и представитель архива.

Функции и порядок действий комиссии определяются Положением о ее работе, которое разрабатывается в соответствии с требованиями Росархива.

Комиссия организовывает ежегодный отбор документации для хранения и уничтожения, а также занимается координацией соответствующей работы.

Оценка засекреченной документации может проводиться несколько раз в год.

Помимо этого, комиссия участвует в подготовке нормативных актов, касающихся работы с документацией в организации. Итоги работы комиссии отражаются в соответствующем протоколе. Постановления ЭК принимаются большей частью участников. При этом решения комиссии вступают в силу только после одобрения руководителя организации.

📽️ Видео

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Экспертиза ценности документов в системе «Архивное дело»Скачать

Тема 4. Критерии экспертизы ценности документов, которые применяются в организацияхСкачать

9 ДокументыСкачать

Как назначается и проводится экспертиза по гражданскому делуСкачать

Экспертиза давности документов // Процедура проведения экспертизы давности документовСкачать

Организация передачи документов в архив организации. 04.12.2023Скачать

Экспертиза подписиСкачать

Общий порядок прохождения государственной экспертизыСкачать

Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать

ЭКСПЕРТИЗА ДАВНОСТИ КРАТКОСкачать

Тема Подготовка к архивному хранению Уничтожение делСкачать

Как должна правильно проводиться судебная экспертизаСкачать

Почерковедческая экспертиза - установление исполнителя подписиСкачать

1. Правовая экспертиза нормативных актов: понятие и видыСкачать