Системы управления проектами на предприятии (2 видео)

Содержание

Системы управления проектами в компании. Внедрение, краткий обзор
Цели и задачи использования систем управления
Преимущества и недостатки систем управления проектами
Преимущества
Недостатки систем управления
Правильное внедрение системы управления
Рекомендации по выбору подходящей системы
Обзор наиболее популярных систем управления проектами
CRM Простой бизнес
Эффективное управление проектами организации с помощью CRM-системы «Простой бизнес»
Система управления проектами
Работа с проектами
Ведение проектов организации
Навигация по ресурсам проекта
Формирование систем управления проектами
Как создаются КСУП?
Понятие и состав КСУП
Обзор подсистем КСУП
🔍 Видео

Видео:7 Cамых Эффективных Инструментов Управления ПроектамиСкачать

Системы управления проектами в компании. Внедрение, краткий обзор

Система управления проектами – это совокупность инструментов, обеспечивающих управление проектами и их эффективную реализацию. Как правило, это различные автоматизированные программы.

Цели и задачи использования систем управления

Рассмотрим основные цели использования систем управления:

Повышение КПД работников в рамках проекта.
Повышение эффективности управления со стороны менеджера.
Увеличение общей эффективности при управлении: сдача проекта в срок, минимизация сопутствующих трат.

Базовые задачи, которые ставятся перед системами управления:

Формирование инструментов для планирования и контроля над исполнением поставленных задач.
Формирование площадки, с помощью которой сотрудники получают доступ к сведениям, нужным для работы над проектом, а также к инструментам для решения текущих задач.
Возможность проверки загруженности того или иного сотрудника, для того чтобы принять решение о привлечении его к дополнительной работе.
Обеспечение эффективного перераспределения нагрузки.
Создание инструмента для автоматизации работы над рутинными делами.
«Прозрачность» статуса всех текущих проектов.
Возможность мониторинга изменений.
Контроль над сроками выполнения проектов.
Контроль над соответствием исполняемых проектов целям компании.

К СВЕДЕНИЮ! Очевидно, что системы управления важны как с точки зрения решения текущих задач, так и с точки зрения стратегии компании. Они незаменимы в том случае, если фирма ведет сразу несколько проектов. Если один проект можно полноценно контролировать без автоматизации, то в случае множественности заданий — это нерешаемая задача.

ВАЖНО! Различные отрасли предполагают использование систем управления со своей спецификой. К примеру, особые системы требуются для строительных, инвестиционных, инновационных, организационных проектов.

Преимущества и недостатки систем управления проектами

Знание преимуществ систем управления нужно для того, чтобы обосновать их внедрение. Но при их использовании требуется также иметь в виду возможные «слабые» стороны.

Преимущества

Системы управления используются в большинстве крупных организаций. Объясняется это следующими их выгодами:

Облегчение отслеживания проектов, не соответствующих стратегии организации. Это обеспечивает сокращение издержек фирмы.
Увеличение эффективности применения ресурсов. Эффективность увеличивается за счет грамотного распределения ресурсов.
Предупреждение перерасходов средств. Обеспечивается за счет контроля над всеми расходами. Наличие плана также оказывает благоприятное воздействие на объемы трат.
Уменьшение количества проектов, исполненных с низким качеством. Достигается благодаря контролю над сроками, текущими задачами. Руководитель получает возможность отслеживать качество выполнения задач.
Экономия времени руководителя. Менеджер может не заниматься рутинной работой (сбор информации, создание отчетов) вручную.
Взаимодействие с участниками проекта в реальном времени. Если перед сотрудником возникнет определенная проблема, он может незамедлительно обратиться к другому сотруднику.
Облегчение ведения документооборота. В системе имеется функция документооборота. Она позволяет моментально редактировать сведения, обновлять их.
Облегчение управления рисками и прогнозами. Системы помогают своевременно определять риски, строить прогнозы относительно успеха завершения проекта.

Системы управления отличаются максимальной простотой в использовании. Данная простота нужна для того, чтобы каждый сотрудник мог без труда разобраться в работе системы. Специального обучения при этом не требуется.

Недостатки систем управления

При внедрении систем управления нужно учитывать следующие их минусы:

Высокая стоимость программ по управлению при низкой результативности. Приобретение систем управления предполагает повышение дохода компании. Однако полученная прибыль в некоторых случаях не окупает затраты. Нужно иметь в виду, что тратить средства придется не только на саму программу, но и на ее регулярные обновления, индивидуальные доработки.
Риск усложнения простых проектов. При ведении простых проектов использование системы управления необязательно. Более того, оно даже нежелательно, так как простая задача может усложняться.
Трата большого количества времени на составление планов. Руководителю и сотрудникам приходится тратить много времени на расстановку статусов, изменение приоритетных задач, обновление сведений. Иногда за подобной работой «теряются» реальные дела.

Все эти недостатки являются относительными. При правильном выборе и использовании системы все минусы нейтрализуются.

Правильное внедрение системы управления

Внедрение системы управления – это отдельный проект, для реализации которого нужен план. Его можно разделить на следующие этапы:

Инициирование проекта. На этом этапе назначается руководитель проекта по внедрению, формируется рабочая группа. Составляется план мероприятия. В нем указывается, в каких подразделениях внедряется система, функции, входящие в нее.
Получение результатов. После внедрения проекта следует незамедлительно начать работу с ним. Быстрые положительные результаты помогут убедить руководителя, что внедрение системы было правильным решением.
Работа над пилотным проектом. Основные задачи этого этапа: формирование единого реестра проектов, хранилища сопутствующей документации, автоматизация документооборота.

Система управления довольно проста, а потому не требует организации дополнительных учебных курсов.

Обзор наиболее популярных систем управления проектами

Существует огромное количество СУП. Они могут быть базовыми или профессиональными. Рассмотрим наиболее востребованные системы:

Wrike. Функционал: группировка задач по проектам, контроль над исполнением. Основной плюс – профессиональный функционал, обеспечивающий удобство совместной работы. Дополнения: напоминания, установка сроков исполнения задачи.
«Мегаплан». Используется в малых и средних организациях. Удобна для удаленной работы. Функционал: менеджер задач, выставление счетов, контроль над сделками, локальная почта.
Basecamp. Отличается эффективностью и простотой. Функционал: профайлы, календарь, задачи. Обеспечивает удаленный доступ. Может использоваться не только сотрудниками, но и клиентами компании.
Worksection. Функционал: учет времени, тэги, хранилище файлов, менеджер задач, ПО.
Asana. Мобильный доступ. Возможность интеграции с электронной почтой.

Среди базовых систем имеет смысл отметить MS Project (разработчик — Microsoft). Как правило, базовые СУП имеют стандартный набор функций.

Видео:SCRUM — метод управления проектами. Обучающий мультик для вас и ваших сотрудников!Скачать

CRM Простой бизнес

Чем бы Вы ни занимались, Вы занимаетесь реализацией проектов. Проектное управление – это универсальная технология, которая оптимально реализована в CRM-системе «Простой бизнес».

Эта управленческая технология подходит для любой сферы деятельности и делает организацию конкурентной.

Используя принципы проектного управления, в комплексе «Простой бизнес» Вы эффективно управляете делами, персоналом, финансами, товарами и отношениями с клиентами.

Если Ваш бизнес напрямую связан с реализацией проектов, например, архитектура и дизайн, полиграфия, разработка продукции, обучение и производство и т.д., то Вы сможете оценить простоту и эффективность «Простой бизнес» уже в первый день работы.

«Простой бизнес» – оптимальное решение для создания, ведения и контроля реализации проектов. Это могут быть личные проекты, проекты в социальной, образовательной, управленческой и др. сферах. Вы получаете возможности для отслеживания актуального состояния дел компании, выполнения поручений и задач над проектами, находясь в любой точке земного шара.

Эффективное управление проектами организации с помощью CRM-системы «Простой бизнес»

CRM-система «Простой бизнес» позволяет эффективно управлять проектами и задачами. Для удобства пользователей к заголовкам задач применяется выделение цветом, подчеркиванием или полужирным шрифтом в зависимости от важности и статуса задачи.

https://www.youtube.com/watch?v=0qGqP1hK0Lw

Вы можете создавать вложенные проекты, группируя по направлению работ. Управлять уровнем доступа (например, визуально видны разные пиктограммы портфелей проектов – желтый/серый). Дерево проектов каждого пользователя включает:

— «Личные проекты» (можете создавать задачи по личным делам, вести переписку с внешними пользователями, хранить черновики документов, работать над проектами других организаций);

— «Без проекта» (помещаются отдельные задачи, например сообщения с сервера);

— Проекты Вашей организации (например, проекты демо-компании «Базовая организация»).

Каждая задача по проекту включает перечень комментариев, которые можно просмотреть в новом окне, выбрав соответствующую опцию контекстного меню.

Более подробную информацию по работе с деревом проекта смотрите в разделе справки.

Визуализация деятельности по проектам.
Назначение ответственных исполнителей по проектным задачам.
Назначение задаче важности, сложности, бюджета и срока выполнения.
Отслеживание изменений в задачах (приход оповещений) и контроль их выполнения.
Оценка затраченного времени сотрудниками при выполнении задач.

Система управления проектами

На чем она основана? Попытаемся ответить на эти вопросы.

На самом деле, управление проектами – это ряд определенного рода действий, которые направлены на решение проблем, связанных с возникающими изменениями, препятствиями, задержками и возможностями в процессе реализации проекта.

Управление проектом представляет собой искусство. Искусство координировать усилия людей, искусство использовать имеющиеся ресурсы, и применять при этом достижения современных технологий.

И все это для того, чтобы успешно реализовать цели проекта по стоимости, результатам, времени реализации и другим важным параметрам.

Необходимо помнить о том, что нескольких одинаковых проектов быть не может в принципе. Ведь любой проект является уникальным: финансы, сроки, персонал, материальные ресурсы.

Проект – уравнение с несколькими неизвестными, требующее уникального решения, понимания последствий и принятия своевременных мер.

В настоящее время управление работами по проекту применяется во многих развитых странах. Оно является неотъемлемым инструментом планирования, координации и контроля осуществления проектами.

Ни для кого не секрет, что сегодня экономика развивается бурными темпами, с каждым днем обостряется конкуренция. Чтобы быть на плаву в таких условиях, необходимо вести четкую и продуманную политику управления компанией.

Управление проектами и программами является сегодня одним из основных незаменимых инструментов реализации стратегии развития компании.

Репутация компании на рынке зачастую зависит от итога реализации проектов, а, следовательно, от этого же зависит и положение компании среди заказчиков и партнеров.

Все больше и больше продавцов и разработчиков систем управления проектами онлайн появляется на современных специализированных выставках, это говорит о том, что потребность в системах управления проектами растет с каждым днем.

Система управления проектами – это совокупность процедур, методов, инструментов, методологий и ресурсов, которые используются для управления проектом.

Система управления проектами – это совокупность объединенных в целенаправленную структуру процессов, функций контроля над процессами. Она может быть двух видов: формальная и неформальная.

Любая система управления проектами помогает менеджеру проекта эффективно завершить проект.

Система управления проектами онлайн строится максимально соответствующей стратегическим целям и производственным ресурсам клиентской организации.

Основой системы управления проектами является план управления проектом. План подробно описывает то, каким образом будет использоваться система. Её содержание может быть различным, оно зависит от ряда факторов: от особенностей организации, области приложения, доступности необходимых ресурсов, сложности проекта.

Для того, чтобы построить систему управления, необходимо разработать некоторые взаимосвязанные составляющие. Вот они: процедуры системы управления проектами; ресурсы системы управления проектами; методы и методологии системы управления проектами; инструменты системы управления проектами.

https://www.youtube.com/watch?v=bZZOvBr5pX4

С помощью системы управления проектами можно достичь многого.

Например, можно создавать, внедрять и корректировать план работы по проекту, добиваться повышения эффективности производства, эффективно распределять человеческие и материальные ресурсы, нужные для реализации проекта, учитывать достоинства и недостатки выполненной работы при планировании нового проекта, контролировать основные показатели темпов и качества выполнения проекта, устанавливать наличие взаимосвязей в работе различных проектов.

Сегодня системы управления проектами онлайн стали неотъемлемой частью управления компанией не только в России, они востребованы и во всем мире. Подтверждена на практике (в различных отраслях и сферах бизнеса) необходимость применения системы управления проектами.

Эффективная реализация любой управленческой технологии невозможна без использования современных информационных систем.

Работа с проектами

Дерево проектов

Дерево проектов отображается в удобной иерархической форме и состоит из неограниченного количества уровней. В дереве проектов 3 основных уровня – уровень организаций и личных проектов, уровень проектов организаций, и уровень задач.

Создание проекта. Управление свойствами проекта

Пользователь может создать проект либо в организации, в которой он состоит, либо в разделе «Личные проекты». Пользователь может просматривать свойства проекта, в том числе задачи проекта, историю комментирования, категории.

Перемещение проектов

При необходимости проект со всеми его задачами можно перемещать из одной организации в другую. Пользователь может выполнить перемещение проекта, выбрав пункт контекстного меню «Переместить проект» в дереве проектов.

Ведение проектов организации

Дерево контактов

В дереве контактов отображаются личные контакты пользователя и контакты сотрудников, с которыми пользователь состоит в одной организации. Дерево контактов имеет удобную для восприятия иерархическую структуру.

Создание организации

Пользователь может создавать организации и добавлять их описание, юридический и почтовый адреса, банковские реквизиты, данные о руководителе, контактные телефоны и другую информацию. При необходимости, сведения об организации можно изменить.

Ресурсы организации

В организацию можно добавить ресурсы: правоустанавливающие документы, логотип, подпись руководителя, печать и другие данные. Эта информация может использоваться для быстрого формирования счетов.

Настройка почты

Для организации можно настроить неограниченное количество почтовых ящиков для быстрой отправки и получения почты. Дополнительное удобство ведения переписки состоит в том, что ответы на отправленные письма из задачи, будут приходить нее же автоматически.

Добавление пользователя в организацию

Администратор или руководитель организации формирует команду сотрудников, отправляя приглашения пользователям системы или внешним контактам (приглашает по электронной почте). Принимая приглашение, пользователь становится сотрудником организации.

Разграничение прав доступа

Внутри организации можно гибко разграничивать права доступа на уровне проектов, задач, ресурсов и комментариев, чтобы доступ к определенным данным был только у некоторых участников организации.

Навигация по ресурсам проекта

Расширенный поиск информации

Расширенный поиск позволяет искать комментарии, контакты, счета, файлы, людей и организации, используя дополнительные условия для поиска. Перейти к окну расширенного поиска, можно используя пункт «Поиск» главного окна программы.

История по проектам

Во вкладке «История» главного окна программы, пользователь может просматривать в хронологической последовательности историю изменений в последних задачах, проектах, файлах, над которыми он работал, историю звонков и оповещений.

Категории комментариев

Использование категорий позволяет систематизировать сообщения в ленте комментариев, выстроив их по определенному признаку с указанием цветового решения. Благодаря этому работа с задачами становится более быстрой.

Переход к задаче, файлу, комментарию, пользователю

Видео:Инструменты управления проектами и задачами в компанииСкачать

Формирование систем управления проектами

Последние десятилетия генезис бизнес-систем современной экономики характеризуется двумя встречными тенденциями. По мере глобализации рынка некоторые основные процессы демонстрируют тягу к проектной природе.

Вместе с тем, по мере взросления компаний проекты начинают утрачивать часть своей уникальности и все больше обретают черты бизнес-процессов развития.

На восходящих стадиях жизненного цикла предприятия и возникает, как правило, корпоративная система управления проектами, целями которой является повышение эффективности инвестиционной практики.

Как создаются КСУП?

Системы управления проектами будут нами рассмотрены в двух взаимосвязанных контекстах.

Первый контекст обусловлен систематическими действиями менеджера проекта, взявшего на себя ответственность за решение сложной уникальной задачи.

И после того, как контрактация с ним завершена, устав подписан куратором и РМ, последнему предстоит выстроить систему управления проектом. В рамках зоны своей ответственности менеджер обязан:

сформировать команду, сплотить ее вокруг цели проекта;
научить их работать в едином терминологическом поле;
разработать единый план проекта;
заключить соглашения с поставщиками и подрядчиками;
поставить задачи каждому участнику проекта и команды;
отладить процедуры взаимодействия участников, включая механизмы принятия результатов задач, решения об изменениях и т.д.

Качество таких систем зависит от профессионального опыта РМ, числа успешно завершенных мероприятий и получения ими статуса типовых.

Конечно же, опыт менеджера проектов очень важен для руководства компании, но зависеть от этого оно не хочет. Опыт уникален, а уровень заработный платы РМ коррелирует со сложностью решаемых профессионалом задач.

Подобные механизмы хорошо описаны в концепции методологии управления от задач.

https://www.youtube.com/watch?v=tZT72JCJYpc

Бизнес естественным образом всегда стремится к снижению издержек. Когда число проектов возрастает по разнообразию и повторяемости, возникает серьезное искушение как-то систематизировать этот процесс.

И тот же достигнутый опыт сам по себе создает предпосылки для унификации, дифференциации и регламентации проектных процедур.

Так и закладывается базис для постепенного становления корпоративной системы управления проектами в контексте ее двуединой природы уникальных задач и корпоративных стандартов.

Двуединый контур возникновения КСУП

Внедрение КСУП несет в себе прямые и опосредованные эффекты. Описанный и формализованный опыт утрачивает часть своей уникальности. Это означает, что требования к квалификации PM могут быть снижены, а инвестиционный бюджет уменьшен в сумме.

Новички в проектном менеджменте уже в меньшей степени смогут добиваться успеха, совершая собственные ошибки за счет компании. Они изначально будут руководствоваться управляющими предписаниями в форме положений, описанных процессов, регламентов, шаблонов и примеров.

Иными словами, корпоративная система управления проектами и есть механизм постепенного перевода уникальных задач в циклически повторяющиеся, т.е. в бизнес-процессы развития.

Скажу даже больше, КСУП позволяет существенно продвинуть творческий процесс деятельности PM в направлении к технологии как некому идеальному бизнес-процессу.

С другой стороны, и сама система может быть рассмотрена нами в процессной парадигме. В ней есть входы, выходы, механизмы (ресурсы) и управляющее воздействие в форме регламентов (стандартов) предприятия.

Эта мысль хорошо иллюстрируется схемой, представленной ниже.

Процессная модель систем управления проектами компании

Понятие и состав КСУП

Разрабатывая и вводя в действие КСУП, высшее руководство компании, во-первых, достигает экономии дорогостоящего времени PM за счет предоставления ему элементов, из которых он проще и быстрее строит свою локальную систему управления.

Во-вторых, сам контроль над действиями проект-менеджера упрощается, поскольку критериальная основа уже сформирована, и контрольные механизмы априори заложены в систему.

Внедрение КСУП в практику во многом определяется участием со стороны генерального директора, поскольку именно первое лицо является ее ключевым пользователем и заказчиком.

Корпоративная система управления проектами – это система организационного, информационного и образовательного обеспечения управления, направленная на эффективную реализацию проектной деятельности коммерческой организации.

КСУП является результатом развития регулярного менеджмента и сама служит основой для дальнейшего совершенствования технологии проектной деятельности на предприятии.

Как совокупность взаимосвязанных элементов КСУП уникальна для каждой отдельной организации и служит управляющим императивом ведения проектов.

Внедрение и развитие системы управления проектами должно происходить своевременно. Раннее формирование КСУП может быть если и не вредно, то, по крайней мере, бесполезно.

Видный деятель в сфере управления проектами Гарольд Керцнер предложил оценивать состояние зрелости бизнес-процессов в организации по пятиуровневой модели.

КСУП начинает быть востребованной в течение этапа, когда практика проектной деятельности уже наработана основным числом менеджеров компании, и необходимость стандартизации осознана руководством. Это происходит на втором уровне модели зрелости, которая представлена ниже.

Пятиуровневая модель зрелости БП Г. Керцнера

Создание КСУП позволяет снизить вероятность расходования средств на задачи, не соответствующие стратегии, повысить результативность новых проектов.

В арсенал средств РМ передается структурированная методика выполнения проекта, своевременные и достоверные сведения, необходимые ему для оценки ситуации и принятия решений.

Эти данные основаны не на личной интуиции, а на коллективно отработанных инструментах и показателях. КСУП в своем составе имеет три связанные друг с другом подсистемы.

Регламентирующая подсистема, включающая внутренние стандарты, регламенты и методологическую оснастку организации по управлению проектами, программами и портфелем.
Информационная система (подсистема) управления проектами (ИСУП), имеющая серверное ядро, АРМы управления и исполнителей, облачные и иные сервисы.
Исполнительная подсистема, включающая подготовленный персонал, систему проектной мотивации, а также выделенную структуру, называемую проектным офисом.

Модель взаимосвязанных компонентов КСУ

Обзор подсистем КСУП

Первая из трех подсистем обеспечивает управляющую регламентацию проектной деятельности компании. В целом совокупность нормативно-регламентной базы данного направления называют также корпоративным стандартом управления проектами.

Во многом он основан на локализации международных, отечественных и отраслевых стандартов. Ключевые положения исходных стандартов подвергаются специализации применительно к особенностям компании и детализации, то есть более тщательной проработке, исходя из сложившейся практики.

Это в купе с формализованным опытом дает хороший результат.

https://www.youtube.com/watch?v=9NWNvlcV9VA

При этом важно соблюдать принцип дифференциации: не следует ко всем видам проектов применять единые требования по уровню регламентации. Для простых и сложных, небольших и масштабных проектов управляющее воздействие, набор документов и их вид должны быть разными. Ниже показан типовой состав документов, обычно включаемых в корпоративный стандарт.

Состав корпоративного стандарта управления проектами

Комплекс технических средств, системных решений и программных продуктов, обеспечивающих и повышающих эффективность планирования и управления проектами, составляет информационную систему управления проектами.

Настоящая информационная система может быть структурирована по этапам жизненного цикла проекта, по функциям управления и по уровню управляющего регулирования.

Специализированные программные продукты (ПП), применяемые для целей планирования и управления проектами, делятся на следующие типы.

Системы для бизнес-планирования и финансового моделирования, применяемые, в первую очередь, на стадии инициации. В России наиболее распространены два продукта: «Project Expert» и «Альт-Инвест». Обзор этих ПП представлен в отдельных статьях сайта.
ПП для календарного планирования. Среди данного типа можно назвать MS Project, Primavera, Open Plan. Обзор MS Project обязательно будет представлен среди публикуемых материалов.
ПП по управлению бюджетом проекта (Cobra, CM Pro и т.п.).
ПП по управлению рисками (Risk+, Risk Analyser for Excel и другие).
ПП, формирующие единое коммуникационное пространство проектов (MS Project Server, MS Share Point, 1C:Битрикс).

Третья подсистема включает в себя аспекты организационного, кадрового обеспечения и обучения проектной деятельности.

Особое место в данном разделе занимают проектные офисы, представляющие собой физические или виртуальные организационные структуры, действующие для поддержки осуществления проектов.

Проектный офис может создаваться один на всю компанию, выделяться на уровне крупных подразделений или формироваться под каждый масштабный проект.

В настоящей статье мы рассмотрели вводные моменты возникновения корпоративной системы управления проектами. Исходным посылом для ее становления мы установили потребность в унификации опыта проект-менеджеров.

Данная потребность связана с уровнем зрелости организации и развития регулярного управления. Современные КСУП уже давно вышли за рамки простой стандартизации, включая в себя локальные или интегрированные информационные решения, системы подготовки персонала к проектной практике.

Менеджерам нужно знать о возможностях КСУП и путях развития подобных систем.