Порядок уничтожения документов

Видео:Порядок уничтожения документов. ЧАСТЬ 3Скачать

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры.

В каком порядке проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописана законодателем.

Подробнее о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения читайте в статьях:

Порядок хранения и уничтожения документов установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Скачайте документы по теме:

Списание и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, установленного законом, относится к основному элементу работы архива организации.

Меры по уничтожению документов с истекшими сроками хранения считается правом, но не обязанностью предприятия.

Работы по уничтожению документации, утратившей практическое значение, помогут освободить архивное пространство и использовать его более эффективно.  

Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения (образец) состоит из последовательных этапов:

предварительно проводят экспертную комиссию, чтобы определить ценность дел, подготовленных к уничтожению;

затем составляют акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения;

после этого переходят к непосредственной утилизации.

В организации выбирают наиболее приемлемый способ проведения утилизации. Всю процедуру оформляют соответствующим актом. Экспертизу определения ценности дел проводит специальная комиссия.

С учетом действующих правил работы архивов работникам не рекомендуется проводить соответствующую оценку ценности единолично.

При таком способе существенно повышается вероятность уничтожения важных дел преждевременно до истечения сроков их хранения.

Кроме заполнения образца акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, работодатель издает соответствующий приказ о создании экспертной комиссии.

Архивист, главный бухгалтер, представители юридической, кадровой службы, секретарь, представитель от руководства могут входить в состав экспертов. Некоторые организации создают постоянно действующие комиссии.

При значительных объемах работ значительно проще привлекать постоянных экспертов, чем создавать комиссию систематически.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Экспертная комиссия устанавливает факт по истечению сроков хранения всех оцениваемых документов. После чего составляют акт о выделении документов к уничтожению (образец).

Чтобы гарантированно обеспечить сохранность важной информации при проведении экспертной оценки разных типов дел, соответствующие акты на уничтожение документов (образец) целесообразно составлять непосредственно после составления и утверждения всех описей дел, предназначенных для постоянного хранения.

Важно! Документы с маркировкой грифа секретности рационально включить в отдельный акт.

Если в деле с истекшим сроком архивного хранения найден документ, подлежащий постоянному хранению, все дело расшивается для изъятия такого экземпляра.

Нередко в ходе работы экспертной комиссии выявляют несколько экземпляров соответствующих документов, подлежащих постоянному хранению, к примеру, один относится к оригиналу, другие – к копиям (или дубликатам). В этом случае оригинал нужно оставить в архиве для его дальнейшего хранения, а все копии и дубликаты уничтожить.

Положение об архиве

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Экспертная комиссия отбирает к уничтожению и документы со значительными повреждениями, если полное восстановление их содержания невозможно. При таком варианте следует действовать максимально осторожно.

При наличии шансов восстановления текста поврежденного документа, его оставляют для дальнейшего хранения и передают на реставрацию.

 О порядке проведения экспертизы ценности документов читайте в электронном журнале.

https://www.youtube.com/watch?v=sZcrep7vNx0

Посмотрев на акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно отметить, что полное описание включаемых в него дел отличаются от тех описаний, которые вносят в описи, в которых каждое дело описывают в индивидуальном порядке. В акте просто указывают общее количество соответствующих дел одного вида.

Допустимо и просто вносить соответствующие наименования с пометками о крайних сроках хранения и их завершения в делопроизводстве. Акт уничтожения документов (образец) подписывает то лицо, которое его составило. Проводится согласование со всеми членами комиссии. После чего документ передают на утверждение руководителю предприятия.  

Каковы общие требования к уничтожению документов с истекшим сроком хранения или не подлежащих хранению

После полного завершения работы экспертной комиссии, которая проводила обязательный полистный просмотр каждого архивного дела, начинается непосредственно процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Не допускается использовать выделенные для уничтожения документы для хозяйственных нужд предприятия, к примеру, применения в качестве черновиков.

О том, как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации читайте в электронном журнале

Акт об уничтожении кадровых документов

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Уничтожение можно производить как в самой компании, то есть на территории организации, так и поручать эту работу специализированным компаниям.

Если к уничтожению выделен небольшой объем документов, их рационально переработать с помощью применения обычного уничтожителя для бумаг (шредера).

Такие работы проводят непосредственно в офисе организации, что предотвращает несение дополнительных расходов на обеспечение упаковки и последующей транспортировки. О том, как избежать нарушений архивного законодательства читайте в электронном журнале

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения в большом количестве значительно проще передать для утилизации специалистам. Передачу упакованных дел оформляют с помощью приемо-сдаточного акта или накладной. В них необходимо указать дату передачи, общее количество переданных дел и точный вес груза.

Сотрудники специализированной компании, производившей утилизацию по заказу организации, после проведения всех работ должны выдать заказчику акт по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

Справка

Документ составляют в произвольной форме, в нем указывают:

1. точную дату проведения фактического уничтожения переданных дел;
2. состав экспертной комиссии, которая непосредственно занималась утилизацией документов.

Чтобы обеспечить максимальную конфиденциальность, большинство компаний занимаются уничтожением документов с истекшим сроком хранения на своей территории, не привлекая к этому специализированные компании. При таком способе стоит позаботиться о выборе наиболее доступного и недорого способа переработки.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

На сегодняшний день к вариантам уничтожения относится сжигание, химическая обработка, шредирование, закапывание. Также документы можно просто порвать вручную.

Большинство предприятий не имеют специализированного оборудования и не могут себе позволить проводить химическую обработку, так как эти варианты считаются дорогостоящими и требуют вложения больших финансовых затрат.

Все об архиве кадровых документов читайте в электронном журнале

Недорогими и общедоступными методами уничтожения остается сжигание и закапывание. Но такие способы не являются самыми безопасными.

При закапывании создается видимость уничтожения документов с истекшим сроком хранения. На практике конкуренты могут получить доступ к секретным сведениям. Достаточно просто выкопать документы.

О том, как организовать обработку персональных данных сотрудников читайте в электронном журнале

https://www.youtube.com/watch?v=zKUe26W2m-g

При сжигании могут возникнуть соответствующие проблемы с пожарными службами. Соответственно, выбирая окончательный способ утилизации, стоит учитывать все преимущества и недостатки представленных методов.

При уничтожении документов на территории организации следует обязательно составить соответствующий акт.

А при передаче бумаг для промышленного уничтожения выбирать те компании, которые проводят все работы самостоятельно, не привлекая дополнительно посредников.  

Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме.

Справка

Вопрос из практики:

Как провести уничтожение испорченного при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее

Если при заполнении трудовой книжки испорчен бланк или вкладыш в нее, необходимо провести уничтожение с составлением соответствующего акта. Порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225.

При этом стоит учитывать, что  конкретный способ уничтожения бланков не определен на законодательном уровне. Организации вправе воспользоваться любыми доступными ей способами уничтожения документов. Например, можно сразу сжечь испорченные бланки при соблюдении требований пожарной безопасности. При наличии специального прибора провести измельчение их в шредере.

Акт об уничтожении испорченного при оформлении бланка трудовой книжки

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Важно! К составленному акту об уничтожении испорченного бланка трудовых книжек необходимо приложить подлинные номера. Для этого можно вырезать номера из испорченных бланков перед их непосредственным уничтожением и вклеить в составленный акт. Это будет служить неопровержимым доказательством того, что соответствующие бланки с такими номерами действительно уничтожены.

Видео:Каким способом правильно уничтожить документы?Скачать

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

   В процессе работы отдела кадров документы скапливаются в большом количестве. И если фирма не маленькая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и возникает необходимость в уничтожении документов.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, знают не все кадровики, поэтому предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций. Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30.

Не лучше ли пустить эти деньги на что-то более продуктивное? Тем более, что процедура уничтожения документов не так уж и сложна.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах:

• закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
• правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
• приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
• приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
• постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры. Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

• бумаги можно сжечь;
• порвать вручную;
• использовать шредер;
• сдать в пункт приёма макулатуры.

К сведению

Варианты: в первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать. Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:

Предварительные действия

• издаётся приказ о создании комиссии;
• создаётся экспертная комиссия;
• отбираются документы к уничтожению;
• составляется акт.

На основании акта документы можно уничтожать.

Комиссия по уничтожению документов

  Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК).

Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную.

В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет. Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.

https://www.youtube.com/watch?v=j-Wi_GzlsrU

Как только с составом определились, готовим приказ вот такого плана. В приказе закрепляем:

• создание ЭК;
• состав комиссии.

С приказом знакомим всех членов комиссии.

Работа ЭК

Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

Внимание!

Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение.

Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

Внимание!

Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения.

После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

Акт о выделении документов к уничтожению

Есть утверждённая форма такого акта (приложение №4 к Постановлению 03-33/пс). Её актуальную версию можно скачать здесь.

В документ методично нужно внести:

• гриф утверждения;
• название папки с делом или документа;
• даты начала и окончания дела;
• индекс по номенклатуре;
• количество томов или листов;
• срок хранения.

В конце акта обязательно должна стоять виза председателя комиссии!

После того, как акт заполнен и утверждён директором, все папки с делами и документы, перечисленные в акте, нужно поместить в отдельный шкаф или на отдельную полку. В любой момент их можно уничтожать.

Приказ об уничтожении документов

Это документ по основной деятельности, составляется он в произвольной форме. В приказ нужно внести:

• его дату и номер;
• основание (акт о выделении дел к уничтожению);
• распорядительную часть (назначить кого-то ответственным за уничтожение);
• способ и время уничтожения.

После визирования приказа руководителем можно приступать к уничтожению.

Акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении является заключительным документом во всей процедуре избавления от ненужной макулатуры. Составляют его произвольно, утверждённой формы нет. Однако на оборотной стороне акта о выделении дел есть графы, куда вносится информация о физическом уничтожении.

Акт об уничтожении документов, образец которого можно посмотреть здесь, обязательно должен содержать:

• способ уничтожения;
• исполнителя;
• опись уничтоженных документов.

Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно. При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

Заключение

Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что:

• документы точно больше не понадобятся;
• в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

Внимание!

Важно:не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!

Видео:ПРОЦЕСС УНИЧТОЖЕНИЯ. ФСБУ 27/2021: УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВСкачать

Правильное уничтожение документов

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=ZdfbsfgpPF8

Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов:

1. Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.

2. Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.

3. Отобрать дела из структурных подразделений, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.

4. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации, куда передают дела по накладной.

После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы.

Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание.Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2021-01-03T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://3.bp.blogspot.com/-BzF5yiPY4n4/V6ChPTEMcgI/AAAAAAAAD0E/alvvHQNO2UAR9-KMM8ZlH6KCJ1csS2zjgCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D1%2583%25D0%25BD%25D0%25B8%25D1%2587%25D1%2582%25D0%25BE%25D0%25B6%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5.png»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2021/08/pravilnoe-unichtojenie-documentov.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐŸÐ¾ÑˆÐ°Ð³Ð¾Ð²Ð°Ñ процедура уничтожения документов. Образец акта о выделении документов к уничтожению. Узнайте все об уничтожении документов на docdelo.ru»,»word_count»:489,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Видео:Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Согласно действующему законодательству РФ в сфере документооборота, документы с истекшим сроком хранения, вышедшие из оборота, подлежат утилизации. Уничтожение документов позволяет освободить часть офисного пространства и упорядочить архив. Это неотъемлемый процесс работы любой организации.

Этапы утилизации

Существуют определенные правила уничтожения документов. Перед процедурой уничтожения все бумаги подвергаются экспертизе, которая включает в себя ряд этапов. На начальном этапе руководство организации должно издать соответствующий приказ. Порядок уничтожения документов такой:

1. Определение научной и практической ценности. Согласно действующему постановлению, для этого собирается экспертная комиссия, подписывается договор хранения. В ее состав входят квалифицированные специалисты из всех структур организации, а также выбирается председатель. Целесообразно включать в состав комиссии представителя администрации, бухгалтера, юриста, делопроизводителя, представителя службы персонала. Комиссия дает экспертную оценку ценности и издает соответствующий приказ.
2. Выделение списка документов к уничтожению. Форма и бланк такого списка составляются произвольно. Его составляет комиссия по утилизации. Список представляет собой подробную опись, которая заверяется подписями председателя и всех членов комиссии.
3. Акт о выделении к уничтожению документов, по которому деловые бумаги подлежат уничтожению. В акте обязательно отражается список бумаг, подлежащих уничтожению, с заголовками, указывается их количество и статьи законодательства, на основании которых будет произведена утилизация документов. Руководитель подписывает приказ и акт об уничтожении документов.
4. Упорядочение списка. Перед тем, как уничтожить отобранные бланки, комиссия по утилизации обязательно сверяет, подвергались ли бумаги ревизии и когда она проводилась в последний раз. После этого проводится окончательная проверка – бланки для списания, признанные ценными, направляются для дальнейшего хранения в архив, остальные – на утилизацию. На этом этапе также должен быть издан приказ.
5. Физическое уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это конфиденциальный процесс.

Существует особый порядок уничтожения секретных документов, он значительно отличается от правил для обычных бумаг.

Для секретных бумаг должен пройти определенный период по истечению срока хранения, только потом подписывают акт о выделении документов.

Уничтожение секретных документов производится в специальных отделах государственных ведомств, после того, как руководителем ведомства будет подписан соответствующий приказ.

Такой подход к утилизации позволяет минимизировать риск ошибочного уничтожения ценных деловых бумаг и оптимизировать процесс утилизации.

Физическое уничтожение

После составления всех актов, и после того, как будет подписан договор хранения, бумаги собираются и направляются на утилизацию.

Для организаций, чей документооборот подлежит хранению в государственных или муниципальных архивах, утилизация документов должна быть обязательно согласована с архивными органами. Уничтожение бухгалтерских документов производится специализированной компанией.

Остальные организации могут организовать уничтожение бумаг по собственному усмотрению или привлечь для этого структуру, уполномоченную производить утилизацию с соблюдением всех правил безопасности.

https://www.youtube.com/watch?v=FxzsVw8P2w0

В настоящее время практикуются следующие способы уничтожения документов:

• Шредирование. Уничтожение документов путем шредирования считается самым распространенным и простым методом.
• Сжигание документов, практикуется все реже, так как переработка посредством термического воздействия требует специфического оборудования — нужна печь для сжигания. Методика сжигания документов ранее часто применялась для конфиденциальных бумаг. На данный момент это пример наименее рационального и экологичного способа уничтожения.
• Утилизация архива с выездом в организацию.

На уничтожение (кроме сжигания) направляется образец, с которого предварительно снимаются целлофановые, пластиковые, слюдяные и прочие обложки. Эти материалы непригодны для переработки.

Организации с небольшим документооборотом имеют право самостоятельно уничтожать бумаги путем разрыва вручную или сдать архив в организацию, собирающую макулатуру, заключив при этом договор. Все это при условии, что истечение срока давности подтверждено, а образец не имеет грифа секретности и не несут информации для промышленного шпионажа.

Шредирование бумаг

Наиболее простым решением для утилизации архивных документов является использование специальной техники – шредеров. Это машина для уничтожения офисных и архивных документов.

В комплект стандартного шредера входит блок — контейнер, рассчитанный на 13 — 300 литров. Техника позволяет уничтожать листы шириной до 450 мм, одновременно через нее могут проходить от 7 до 85 бумажных листов.

Она обеспечивает высокий класс секретности и исключает возможность промышленного шпионажа со стороны конкурирующих фирм.

В зависимости от объема документооборота, специализированные компании используют портативные и промышленные установки с высокой мощностью, способных кроме бумажных носителей, уничтожать дискеты, пластиковые карты, чековые книжки, бумаги в твердых переплетах. Многие компании и организации упрощают для себя процесс утилизации и приобретают стационарные офисные шредеры.

Техника уничтожает документы несколькими способами:

1. Шредер — плоскорез нарезает бумаги тонкими полосками по длине листа и сбрасывает их в контейнер. Уничтожение документации шредером распространено в обычных офисах.
2. Шредер — крошитель измельчает в крошку и применяется для информации особой секретности. Так производится уничтожение архива документов под грифом секретно.
3. Шлифмашина обеспечена специальным экраном, который регулирует ширину порезанной бумаги. Возможна утилизация конфиденциальных, а также неформатных бумаг.
4. Промышленный шредер используется для плотной бумаги.

В зависимости от требований конфиденциальности, шредеры могут нарезать полоски шириной от 3,9 до 6 мм, фрагментировать или перемалывать на частицы менее 0,5 мм в диаметре.

Организация сама решает, каким способом будет проводиться утилизация. Специализированные компании предоставляют услуги, которые включают:

• Сбор в опечатанные контейнеры.
• Транспортировку в переработочный цех.
• Шредирование в присутствии представителя организации.
• Составление акта утилизации.
• Смешивание и опрессовку бумажных отходов под высоким давлением.
• Договор хранения.
• Отправку на комбинаты переработки сырья.

Профессиональное шредирование исключает восстановление бумаг с помощью сканирования и использования компьютерной программы, позволяющей объединить разрозненные фрагменты и полоски в единое целое.

Сжигание бумаг

Такой вид утилизации бухгалтерских документов наиболее приемлем для документации особой секретности. Конечно, сжигать документы на открытом воздухе небезопасно для здоровья сотрудников и окружающей среды, кроме того, при таком способе утилизации возможна утечка ценной информации.

Пачки бумаг в кострах могут прогорать не полностью, что недопустимо с позиции конфиденциальности. Кроме того, несанкционированное сжигание карается крупными денежными штрафами. Вот поэтому утилизацией огнем занимаются только специализированные компании, которые используют для процедуры высокотемпературные печи.

Помимо бумажных носителей в печи можно утилизировать все виды пластика и магнитофонную ленту.

https://www.youtube.com/watch?v=qzBZL8Yk4Hg

Представители компании изымают образец в опечатанные контейнеры, подписывают договор хранения и транспортируют их на завод термической переработки отходов. Там их помещают в печь и сжигают до полного уничтожения. Процедура подтверждается специальным актом. Сжигание гарантирует 100% надежность и анонимность. Этот способ уничтожения бумаг закреплен на законодательном уровне.

Выездное уничтожение

Этот метод предполагает выезд в организацию заказчика и уничтожение документов на месте. Выездное уничтожение проводится силами специализированной компании, обладающей собственным оборудованием.

Для процедуры используется выездной промышленный шредер, располагающийся на платформе грузовой машины. Шредер отличается высокой производительностью и способен переработать за час до двух тонн бумажных носителей, это мощная машина для уничтожения документов. Документ, уничтожаемый шредером, подлежит восстановлению, поэтому этот способ не подходит для работы с секретными бумагами.

Основное преимущество этого метода утилизации – отсутствие рисков потери при транспортировке. Уничтожение бумаг производится непосредственно перед входом в учреждение, при этом подписывается договор хранения.

Промышленные шредеры измельчают образец в соответствии с требованиями 4 уровня безопасности и значительно превосходят по мощности традиционные офисные установки. После утилизации отходы прессуются под давлением и направляются на дальнейшую переработку.

Преимущества работы с компаниями по утилизации

Для любой организации процесс утилизации — довольно трудоемкий, требующий временных затрат. Гораздо выгоднее сотрудничать со специализированными компаниями, которые способны быстро разгрузить места для хранения архивов под новые партии. Основное преимущество их работы – уничтожение бумаг, вышедших из оборота на любых носителях. При этом составляется договор.

Компании могут не только уничтожить документы с истекшим сроком, но также предоставляют услуги по утилизации:

• Деловых бумаг с секретной информацией.
• Бумаг любого формата, включающие «водяные» знаки.
• Бухгалтерских отчетов, вышедших из оборота.
• Любых видов бумажной продукции, в том числе и с офсетной печатью.
• Газет и журналов.
• Книг в мягком и твердом переплете.
• Цифровых носителей – дисков, дискет, флешек.
• Пластиковых карт.

Все услуги специализированных компаний регламентированы в соответствии с законодательством России. Когда заключается договор, их представители подписывают соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. Многие компании предоставляют услуги профессионального архивариуса.

Организация — заказчик вправе присутствовать при процедуре или затребовать видео или фото отчет, а также можно подписать договор хранения. Компания, которая дорожит своей деловой репутацией, всегда с вниманием относится к вопросам утилизации.

Видео:Ответственность заказчиков за нарушение порядка хранения и уничтожения документовСкачать

Уничтожение документов

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм).

Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы.

Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2021 года.

https://www.youtube.com/watch?v=T7cL2pN9Bes

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

• для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.

• для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес.

Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

https://www.youtube.com/watch?v=x9UkgpT-APc

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

К записи 319 комментариев

Видео:Как уничтожать документы организации? Цена ошибки – штраф или лишение свободы I Алхутова М.М.Скачать

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

https://www.youtube.com/watch?v=RqBgjaRjbCQ

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

🔥 Видео

Уничтожение архивных документовСкачать

Организация передачи документов в архив организации. 04.12.2023Скачать

Новые правила хранения документов. Как с 17 сентября 2023 года хранить документыСкачать

Что нужно знать о защите персональных данных в 2024 годуСкачать

Уничтожение документовСкачать

Тема Подготовка к архивному хранению Уничтожение делСкачать

Ликвидация компании: что делать с документами (1 ч.)?Скачать

Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?Скачать

Уничтожение документов 0ИК 16Скачать

Как уничтожить ПОЛНОСТЬЮ секретные документы?Скачать

Уничтожение документовСкачать

✋💪 💡 📣 Уничтожение архивных документов шредированиемСкачать

Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Уничтожение документовСкачать