Популярные системы электронного документооборота

Ольга Подолина – аналитик департамента корпоративных систем ЗАО «Ай-Теко».
Выбор системы электронного документооборота — шаг ответственный, во многом определяющий как дальнейшее развитие электронного документооборота, так и самой организации или предприятия.

Очень часто выбор системы руководство компании возлагает на руководителей и специалистов службы ДОУ.

Как им разобраться в обилии предложенных рынком СЭД, сильно отличающихся по функционалу и стоимости, и выбрать наиболее подходящее решение для своей компании? Поговорим об этом подробнее…

От чего зависит выбор СЭД?

Выбор системы электронного документооборота зависит от уровня зрелости документооборота в компании и, соответственно, ее готовности к организации электронного документооборота.

Выбор системы также зависит от того, что заказчик хочет от нее получить (цели внедрения системы мы распишем ниже), какими ресурсами (денежными, временными, человеческими и пр.

) он располагает для достижения желаемого.

Прежде всего напомним, каковы уровни зрелости документооборота компании и чем они характеризуются.

Уровни зрелости компании в отношении организации электронного документооборота

Как выбрать СЭД для уровня «0»

Документооборота в организации может и не быть. Отсутствие документов — признак неформального управления (по принципу «начальник сказал — сделали»). Как показывает практика, при небольших размерах организации этот метод работает вполне эффективно.

Но когда масштабы деятельности растут, руководителю приходится вводить формализацию хотя бы части процессов (например, регистрировать «входящие-исходящие», чтобы можно было проследить историю вопроса, собирать визы на договора, чтобы понять, кто за что отвечает).

Но пока компания находится на таком уровне зрелости документооборота, внедрять СЭД ей рано.

Первоочередной задачей для таких компаний является организация документооборота, формализация бизнес-процессов работы с документами. Эти документы могут быть как бумажными, так и электронными.

Иногда спрашивают: «Может быть, сразу внедрить СЭД?» «Сразу» не получится. Проблема в том, что сотрудникам необходимо приобрести очень важную привычку — документировать свою деятельность.

Приобретение этого навыка по сложности близко к преодолению языкового барьера в изучении иностранных языков — привычка возникает при многократном повторении одного и того же действия (психологи утверждают, что нужно не менее 40 повторов).

И не всегда организации (и отдельные люди) могут справиться с этим самостоятельно, поэтому кто-то (начальник, преподаватель или приглашенный бизнес-тренер) должен добиться от каждого сотрудника не менее 40-кратного выполнения определенного действия — отправления документа на согласование должностным лицам, конкретных шагов при получении какого-либо вида документа и т.д. А пока сотрудники будут привыкать, приобретенная СЭД будет морально устаревать, затраченные средства не окупаться. И потом, когда сотрудники будут готовы работать в СЭД, поймут свои требования к ней, выбранная ранее система не подойдет…

Важно знать! Прежде всего необходимо формализовать бизнес-процессы, а затем автоматизировать их.

Выбор СЭД для организации с уровнем зрелости «1-2»

В такой организации рекомендуем внедрить электронный документооборот для автоматизации одного-двух наиболее важных для бизнеса процессов работы с документами на ограниченном количестве рабочих мест.

Тип СЭД должен определяться характеристиками этих процессов.

Например, если компании важнее процессы хранения и оперативного поиска, лучше выбирать систему типа «электронный архив». Если компании более необходима скорость бизнес-процессов, ей нужна система с функционалом «workflow». Если очень нужно обеспечить классический административный документооборот или какой-то специализированный, можно выбрать СЭД с соответствующим функционалом.

Примечание: описание типов СЭД мы намеренно вынесли в отдельную (последнюю) главу, поскольку выбор типа системы важен и необходим на каждом- с 1 по 5 — уровне зрелости документооборота компании.

Не забудьте также «заглянуть в будущее»: определите, сможет ли выбранная СЭД «потянуть» весь объем документации в организации и всех вероятных пользователей, т.е. будет ли достаточно ее резервов для дальнейшего развития?

Очень важны такие характеристики СЭД, как:

• максимальное количество документов, с которыми может работать система;
• максимальное количество пользователей, с которыми может работать СЭД.

Эти параметры приводятся в технических характеристиках системы.

https://www.youtube.com/watch?v=ve2PTSWjmGw

При 1-2 уровне готовности компании к организации электронного документооборота можно выделить 2 подхода к определению нужного функционала СЭД:

1. Определяют бизнес-процесс, который должна автоматизировать СЭД. Список необходимых действий по работе с документами становится перечнем требований к СЭД.

Например, для работы с договорами система должна иметь в регистрационной карточке список нужных реквизитов (атрибутов), хранить электронный образ договора, уметь передавать его по заранее созданному маршруту согласования и т.д.;

2. Создают список всего, что может делать СЭД (типа «меню»).

Конкретный пользователь выбирает нужный ему функционал из предложенных возможностей. Именно с такой целью был разработан международный стандарт MoReq. Несколько лет назад его перевели на русский язык. Но с применением его возникли некоторые сложности. Анализ этого стандарта российскими экспертами показал, что есть разница в том, что считать обязательными функциями СЭД, а что — желательными.

Например, функцию контроля исполнения российские эксперты считают обязательной, а европейские — только желательной.

Выбор СЭД для организации уровня зрелости «3-4»

На данном уровне зрелости сотрудники организации уже могут четко сформулировать свои требования к функционалу системы и выбрать, какая СЭД удовлетворяет их требованиям.

СЭД, например, должна будет обеспечить:

• повышение исполнительской дисциплины;
• снижение рисков утраты документов;
• повышение скорости процессов работы с документами, например сокращение срока согласования договоров;
• доступ к документам большого количества пользователей и при этом сохранность документов и избавление пользователей от работы с множеством их копий;
• удобную систему хранения документов, легкость поиска любых документов, создание тематических подборок по различным критериям;
• увеличение продуктивности работы сотрудников.

Когда четко сформулированы требования и среди большого количества представленных на рынке систем вашим потребностям соответствует лишь две-три, здесь уже важно оценивать соотношение «цена — функционал».

Важно знать! Сравнивать следует не просто стоимость СЭД, а совокупную стоимость владения — сколько будет стоить весь проект организации электронного документооборота.

Примечание: пункты, из которых складывается совокупная стоимость СЭД, мы вынесли в отдельную главу, поскольку стоимость также важна на каждом – с 1 по 5 — уровне зрелости документооборота.

Если специалисты организации не уверены в своих силах, руководство может принять решение пригласить консалтинговую компанию или опытного специалиста, имеющего опыт внедрения СЭД.

Выбор СЭД для организации уровня зрелости «5»

Когда организация достигает 5-го уровня, она может диктовать условия в организации электронного документооборота и требовать реализации в СЭД даже тех требований, которые в типовых версиях пока не реализованы.

Для таких организаций, как правило, мало базового функционала, который предлагают «готовые коробочные» СЭД, и они заказывают СЭД «под себя». Причем в дальнейшем эти разработки могут использоваться для развития функционала как данной СЭД, так и других.

Для таких организаций в выборе СЭД важны возможности доработки, настройки системы «под себя», квалификация специалистов компании-поставщика.

На заметку! Успех внедрения системы в очень большой степени зависит от человеческого фактора: нужно найти «своего» консультанта.

Даже самую лучшую и подходящую СЭД нужно «запустить», а это процесс внешне очень простой, но коварный. Это похоже на переход реки по подводным камням. Со стороны все очень легко — человек практически идет по воде. И только попробовав проделать это самостоятельно, начинаешь понимать важность знающего и опытного проводника, которому доверяешь.

Какие типы СЭД существуют?

По типу выполняемых функций можно выделить следующие группы СЭД:

• «электронный архив» (основной функционал таких систем сводится к организации хранения документов и обеспечению их удобного поиска);
• «workflow-системы» (системы управления маршрутами движения документов);
• системы для организации управленческого документооборота;
• системы для организации специализированных видов документооборота (кадрового, финансового, конструкторского, материально-технического и др.);
• системы, обеспечивающие работу в территориально-распределенных организациях.

Из чего складывается совокупная стоимость владения СЭД?

Совокупная стоимость владения системой электронного документооборота включает:

• стоимость базового программного обеспечения;
• стоимость покупки дополнительных серверов, рабочих станций, их монтаж;
• стоимость организации каналов связи;
• стоимость обучения технических специалистов;
• зарплату технических специалистов, необходимых для обеспечения работоспособности СЭД;
• стоимость обучения пользователей (наличие дистанционного курса обучения резко снижает затраты на обучение);
• стоимость доработки или настройки программного обеспечения;
• оплату часов, необходимых для доработки или настройки СЭД (или заплату специалиста, который будет выполнять эти работы);
• стоимость работ по внедрению СЭД.

Все это нужно оценить и сравнить. Для этого, возможно, придется составить сравнительную таблицу.

В любом случае не стоит бояться ошибиться в выборе СЭД. Организации «вырастают» из системы электронного документооборота так же, так дети из своей одежды. А опыт показывает, что для любой организации лучше иметь какую-то СЭД, чем не иметь ее вовсе.

А на каком уровне зрелости находится ваша организация? Рассчитайте с помощью онлайн-теста

Видео:Обзор систем электронного документооборотаСкачать

Зачем нужна система электронного документооборота и какую лучше выбрать

Автоматизация – это здорово. Время толстых папок с кипами деловых бумаг прошло, а электронные документы создаются, исполняются и архивируются в несколько кликов или вообще самостоятельно. Нет, у вас не так? Значит, пора всерьёз заняться организацией электронного документооборота. Подберите хорошее программное обеспечение, и всё будет хорошо. Точно лучше, чем сейчас.

Что такое СЭД?

СЭД, или система электронного документооборота – это система компьютерного ПО, которая нужна для организации работы с электронными неструктурированными документами.

Вторая (но не менее важная) задача СЭД – организация взаимодействия между сотрудниками путём передачи документов, выдачи индивидуальных заданий и других аналогичных действий.

Словом, эта система позволяет создавать, изменять, искать, назначать и передавать любые содержательные акты в электронной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=Dem37G_jWdI

С понятием СЭД тесно связано другое понятие – «ECM-система». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, которые применяются для сбора, накопления и хранения информации, управления ей и доставки всем адресатам внутри организации.

Не нужно путать два этих определения. ECM – это более глобальная система. Чтобы эволюционировать до уровня ECM, СЭД должна расширить свой функционал (то есть содержать средства сканирования, поддерживать правила хранения бумаг, гарантировать их сохранность и т.

д).

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Словом, электронный документооборот – это кровеносная система фирмы.

Что даёт СЭД руководителю?

СЭД здорово упрощает деятельность фирмы.

1. Обеспечивается прозрачность большинства бизнес-процессов. Руководитель отчётливо видит каждый этап процесса документооборота и может более эффективно его контролировать.
2. Значительно повышается исполнительская дисциплина. Обычно более 20 % назначенных и распределённых заданий не выполняются ответственными за них работниками. СЭД же позволяет сократить этот процент до нуля (в идеале, конечно).
3. Сокращаются временные затраты на все рутинные операции с документами. Поиск, согласование, создание тех или иных актов – всё это можно осуществить за считаные секунды. В результате ускоряются и все остальные процессы. Как мы помним, время – деньги.
4. Обеспечивается конфиденциальность информации. У каждого сотрудника есть свои пределы доступа, с каждым документом работают только те люди, которые должны это делать в соответствии со своими обязанностями и квалификацией. К тому же все действия протоколируются (не только подписание или изменения, но и чтение).
5. Обеспечивается выполнение требований международных стандартов ISO 9000. Одно из базовых требований этих стандартов – прозрачность документооборота и информационного воздействия.
6. Внедрение инноваций происходит легко и безболезненно. Новые правила работы почти мгновенно доводятся до сведения всех сотрудников, а сроки обучения новичков в разы сокращаются. Когда каждый может быстро отыскать необходимую инструкцию, «стопорных» моментов почти не возникает.
7. Развивается корпоративная культура. Взаимодействие работников оптимизировано, горизонтальные связи налажены, ответственность чётко обозначена – в таких условиях команда спаивается в эффективный, безошибочно функционирующий механизм. А это не такая уж мелочь.

задача всех систем автоматизации – заменить человека системой. СЭД не исключение. Обычно в компании есть несколько «золотых» сотрудников, на которых всё держится. Они всё знают, всё умеют, и стоит им уволиться, как происходит коллапс в миниатюре.

Хорошего в этом мало. Автоматизация же распределяет груз ответственности на всех поровну и позволяет контролировать происходящее в онлайн-режиме. Как следствие, повышаются скорость и качество обслуживания клиентов.

Как глобальное следствие, возрастают конкурентные преимущества компании.

В каких случаях сэд не поможет?

Мы понимаем, что волшебных таблеток не бывает. СЭД – не панацея, это всего лишь удобный инструмент со своим назначением. Молотком не прикрутишь гайку, а СЭД не поможет вам в решении некоторых важных задач.

Дело в том, что эта электронная система «заточена» на работу с неструктурированной информацией. Поэтому заниматься с помощью СЭД кадровым делопроизводством или налоговым/бухгалтерским учётом бессмысленно. Например, при работе с кадрами не обойтись без структурированных выборок по персоналу (по специальностям, датам приёма и увольнения, образованию, квалификации).

Храниться такие выборки должны в базе данных, но никак не в виде хаотичного «облака». То же самое относится к финансовым актам: накладные, счета-фактуры и прочие бумаги должны быть чётко структурированы. А для этого нужны специализированные бухгалтерские системы (то есть более узкие и специфичные инструменты).

При анализе и моделировании бизнес-процессов на СЭД опираться тем более не стоит.

Виды СЭД

Существует несколько классификаций – по общей и специальной функциональности, технологии управления контентом, компонентам… Но вся эта теория имеет значение только для разработчиков.

Вам ведь нужны практические решения, а не технические списки? В таком случае обратим внимание на самое животрепещущее – количество реализуемых функций.

По этому параметру среди СЭД выделяют следующие виды:

• системы делопроизводства;
• электронные архивы;
• workflow-системы;
• комплексные или ECM-системы.

Каждый следующий уровень масштабнее и круче предыдущего.

Как выбрать?

Главный минус разработчиков автоматических систем документооборота – косность. Из описаний зачастую мало что можно понять, промоматериалов мало, разбираться сложно… Придётся запастись терпением и проверить несколько СЭД по шестиступенчатому алгоритму.

1. Изучите, что может СЭД в плане функционала. Читать стандартные тексты на главных страницах сайтов этих систем бессмысленно, поэтому ищите разделы «Возможности», «Решаемые задачи» и т.п. Ваша задача – отыскать конкретный список реализуемых задач. Отфильтровывайте фразы в духе «обеспечить максимально комфортную работу с документами на всех уровнях». Описание технологий и дополнительных возможностей тоже не пригодится. Если конкретики практически нет – это плохо.
2. Смотрите на примеры использования. Функционал – это важно, но не менее важно то, как он реализован. Попробуйте найти раздел, в котором речь идёт о конкретной функции или модуле (можно заглянуть в «дополнительные материалы»). Если в этом разделе будет тематическая презентация в стиле «отправляем договор на согласование» — здорово. Если нет – вы рискуете после покупки СЭД нарваться на нечто малопонятное и трудноуправляемое. Ищите материалы, которые ясно демонстрируют процесс проведения конкретных операций. Кстати, на этом этапе 80 % систем отсеется.
3. Посмотрите на скриншоты. Действительно ли функционал так прост и обширен, как говорит разработчик? Не выглядит ли система хаотичным нагромождением вкладок, разделов, кнопок? Скрин – это доказательство того, что написанное на сайте соответствует истине. Если скриншотов много и они качественные – значит, разработчик хотя бы не опасается показать свою систему «как есть», что уже обнадёживает. Если же снимков экрана мало, а разрешение у них плохое – стоит задуматься. Если система хороша, почему бы её не продемонстрировать?
4. Посмотрите видеоролики. Это самый простой способ понять, как функционирует СЭД и насколько она удобна в использовании. Как правило, разработчики размещают на своих сайтах короткие обзорные ролики, обучающие видео и длинные записи вебинаров, проводимых с целью презентации. Хороших, качественно «слепленных» роликов мало, и выкладывают их далеко не все. Если не найдёте ничего вразумительного на сайте – попробуйте поискать на ютубе. Возможно, какой-нибудь пользователь записал и выложил свой обзор.
5. Как выбрать СЭД, не попробовав хотя бы одну-две из них в деле? Обязательно проверьте, предусмотрена ли демо-версия (или бесплатный пробный период). Забавно, но демо-версию предоставляют очень немногие. Разработчики понимают, что при практическом применении все недоработки быстро вскроются, и не желают рисковать. Поэтому наличие демонстрационного варианта – это огромный плюс.
6. Стоимость. Надо смотреть не на саму цену, а на принципы и прозрачность ценообразования. За что именно вы заплатите, купив СЭД? На сайте должна быть табличка с указанием «удельного веса» каждого из параметров системы. Правда, разобраться в таких прайс-листах подчас довольно сложно.

А если конкретнее?

Нельзя сказать, какая именно СЭД из представленных на рынке лучше и почему. Это всё-таки софт, и разработчики регулярно вносят в него изменения и дополнения.

Система, которая была неэффективной сегодня, завтра будет смотреться очень даже неплохо по сравнению с «накосячившими» конкурентами (и наоборот).

Универсальных решений нет, и вам всё равно придётся тестировать системы по каждому из шести перечисленных параметров.

https://www.youtube.com/watch?v=Jafgg7kN_Hs

К числу самых крупных и известных СЭД относятся следующие:

• Verdox ;
• Optima Workflow;
• DocsVision;
• ТЕЗИС;
• МОТИВ;
• 1С-Документооборот;
• Directum;
• ДЕЛО;
• WSS Docs;
• E1 Евфрат;
• БОСС-Референт;
• DocLogix.

На момент написания статьи последние 5 из них выглядят откровенно недоработанными – слабый функционал, чересчур сложное и замороченное управление. Среди остальных выделить лидера не получится. Свои плюсы и минусы есть у каждой системы электронного документооборота.

Да, заниматься сравнительным анализом придётся долго, и это дело муторное. Но всё же не пожалейте времени. Помните, что вам не нужно универсальное решение, а больше функций – не значит лучше.

Ищите систему, которая идеально подойдёт именно для решения задач, связанных с деятельностью вашей компании. Если потребуется, не ограничивайтесь изучением сайтов разработчиков.

Позвоните по указанным телефонам, скиньте сообщение в службу поддержки и попросите связаться с вами по скайпу или другим удобным способом. Это CRM-систему можно подобрать за полчаса, с СЭД такое не пройдёт.

Проект компании «МедиаКит»

Видео:Система электронного документооборотаСкачать

Обзор систем электронного документооборота

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

https://www.youtube.com/watch?v=k7SIB7eQE-8

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.

В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках сэд

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management). По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами.

Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется.

Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

Видео:Принципы электронного документооборотаСкачать

Системы электронного документооборота в организации

Работа с документацией занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество проблем.

Автоматизация затронула и эту сторону предпринимательства.

• Рассмотрим особенности создания и функционирования на предприятии единой организационной системы, обеспечивающей движение документов в электронной форме,
• обсудим, как выбрать наиболее подходящую систему,
• познакомимся с самыми популярными СЭД.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

• первоначальное написание или получение;
• регистрация;
• обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
• контроль над исполнением;
• учет;
• архивирование;
• хранение;
• использование повторно;
• наведение справок;
• рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.

https://www.youtube.com/watch?v=WG3YruQHCgE

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

• СЭД – система электронного документооборота;
• СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
• САД – система автоматизации делопроизводства;
• СЭДО – система электронного документооборота;
• САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

• ошибки вследствие человеческого фактора;
• утеря нужного документа;
• время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
• проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
• сложности при необходимости изготовления дубликатов;
• дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
• затраты на канцелярские товары;
• меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки.

Какие бывают СЭД

Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.

1. Универсальные СЭД (их еще называют «пакетными» или «коробочными» – стандартизированные системы, обеспечивающие базовые функции делопроизводства. Их отличительные черты:
   • сравнительно небольшой функционал;
   • неадаптированность под конкретику фирмы;
   • доступность и простота в установке и внедрении;
   • самые недорогие по стоимости.

ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места.

2. СЭД индивидуальной разработки – системы, изготавливаемые специально для удовлетворения потребностей конкретного заказчика. Для таких продуктов характерны:
   • максимальная персонификация;
   • дополнительные траты на переобучение сотрудников и закупку оборудования;
   • высокая стоимость;
   • требует больше времени на разработку, установку и внедрение.
3. Комбинированные СЭД – на базе универсальной платформы вносятся дополнительные индивидуальные надстройки. Установка такой системы позволяет решить следующие задачи:
   • полностью подходит для обеспечения потребностей организации;
   • затраты на разработку, установку и введение в эксплуатацию снижаются;
   • базовые модули позволяют быстро освоить систему и обучить персонал;
   • может взаимодействовать с другими программными продуктами;
   • заказчик получает полное право на программный продукт.

В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:

1. Делопроизводство.
2. Общий оборот документов.
3. Управление договорами.
4. Архивирование.
5. Руководство проектами.
6. Специальная документация.
7. Взаимодействие с входящей документацией.

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.

https://www.youtube.com/watch?v=WELBZBkqrOE

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

• готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
• цели внедрения СЭД;
• возможность дальнейшего развития;
• ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

1. Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.
2. Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.
3. Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.
4. Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей. Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

Краткий обзор нескольких популярных СЭД

На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.

1. «Практика». В 2012 году эту систему Минкомсвязи внедрило как основную для документооборота, у нее около 4 тыс. клиентов. Системой пользуется большинство государственных учреждений г. Москвы. Эту программу можно использовать в облачной или серверной версии. Стоимость абонентской платы для организации сравнительно невысока, за каждого дополнительного пользователя вносится доплата.
2. «Naumen DMS» – разработка, выполненная на основе NauDoc (в недавнем прошлом одной из самых популярных СЭД), но в усовершенствованной и дополненной версии. Является частью более широкой системы управления процессами предпринимательства.
3. «Directum» – система, делающая акцент на принципах коллективного взаимодействия. Содержит удобные механизмы создания баз по документации, организации конференций, собеседований, совещаний и пр.
4. «CompanyMedia» – наоборот, обеспечивает максимальную персонификацию. С помощью этой СЭД легко создать персональные рабочие места и обеспечить их функционирование.
5. «Дело» – лидирующий продукт, занимающий почти половину рынка СЭД в РФ, которым пользуется Центробанк, Сбербанк, Ростелеком и другие крупные организации.

Видео:Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24Скачать

Сравнение систем электронного документооборота

Рынок систем электронного документооборота в России стал довольно развитым в последнее время. В стране регулярно проводятся всевозможные мероприятия, посвященные новым разработкам в данной области.

При этом создатели постоянно представляют не только универсальные технологии, но и готовы снабжать определенные отрасли специализированными решениями, направленными на выполнение задач конкретного бизнеса.

Сравнение систем электронного документооборота является актуальным вопросом в этой сфере, поскольку не всегда бывает просто подобрать продукт, ориентированный на работу с определенными процессами.

Распределение рынка производителей СЭД

В настоящее время существует ряд сегментов, на которых направлена деятельность разработчиков подобных продуктов, а именно:

• государственные предприятия,
• организации небольшого размера,
• крупный и средний бизнес.

Что касается последнего сегмента, то он является наиболее привлекательным для производителей, поскольку занимают наибольшую долю в общем числе потребителей.

https://www.youtube.com/watch?v=Td5R_sLeSVk

Если компания приняла решение обеспечить себя системой электронного документооборота, то ей нередко приходится сталкиваться с множеством проблем, касающихся выбора.

Объективный анализ решений довольно сложно найти даже на просторах интернета, так как все сведения обычно представлены в виде рекламы того или иного продукта.

Именно поэтому предпринимателям приходится изучать большое количество информации, на что идут существенные временные затраты.

Но даже то, что потенциальный потребитель остановился на том или ином решении и протестировал его в своей компании, не означает, что применение его на практике будет удобным и эффективным.

Параметры классификации СЭД

Сравнение СЭД и разбиение их на группы обычно производится по нескольким сегментам, к которым относятся:

• дешевый;
• средний;
• дорогой.

Данная классификация составляется в соответствии со следующими параметрами:

1. Цена на конкурентные лицензии, позволяющие использовать продукт максимально эффективно.
2. Деловая репутация производителя и его опыт на данном российском рынке (число потребителей, количество внедренных проектов).
3. Время присутствия изготовителя на рынке СЭД.
4. Возможности и функционал решений разработчика.

Продукты, относящиеся к первому сегменту, обладают низкой ценой на лицензии. Такие системы не смогут дать высокую производительность, поскольку не являются универсальными.

При выборе данного решения потребитель вынужден будет осуществлять какие-либо доработки. Зачастую это производители с небольшим опытом работы на рынке СЭД.

Низкая функциональность их продуктов связана с нехваткой собственных средств на организацию более серьезных разработок и обслуживание систем.

В среднем сегменте находятся решения, при помощи которых потребитель сможет получить либо среднюю, либо высокую эффективность. Основа для таких продуктов представлена в виде взаимосвязи «клиент-сервер». Такие компании обычно давно присутствуют на рынке и уже успели зарекомендовать себя.

Большинство разработчиков имеют свою партнерскую сеть, посредством которой удовлетворяются потребности клиентов регионального рынка. Платформы, которые наиболее часто встречаются в этом сегменте, – это Microsoft или Lotus. Производитель также может предложить типовые решения на основе созданных систем.

Примерами в данном случае можно считать:

• Оптима,
• Дело,
• Летограф,
• Directum,

Что касается третьего сегмента, то они предполагают довольно высокую цену на лицензии, именно поэтому не каждая компания (особенно развивающаяся) может себе позволить решения данной группы.

Такие продукты обычно нацелены на более крупные предприятия, у которых имеется возможность потратить немалую сумму на свое производство.

Все они имеют высокую эффективность в работе и расширенный функционал, позволяющий справляться со всеми задачами масштабной организации.

Анализ систем электронного документооборота на примере такого продукта, как DocsVision, проводится неслучайно. Это связано, прежде всего, с высокой успешностью разработчика при внедрении данной системы.

Продукт применяют многие государственные учреждения и кредитные организации России («СПб ГУП «Петербургский метрополитен», ОАО «РЖД», Минэкономразвития РФ и другие). Производитель существует на рынке уже на протяжении более 10 лет, и за это время успел зарекомендовать свои решения как одни из самых эффективных.

Помимо этого, система DocsVision обладает мощным функционалом, что является основным критерием при выборе подобной продукции.

Основные возможности и достоинства версии DocsVision 4.1:

• построена на Microsoft;
• поддерживает системы Vista, Win Server 2008 и Win Server;
• возможность создавать визуальные проекты;
• хранилищами информации могут служить такие СУБД, как SQL 2008, SQL 2005 или SQL 2000;
• наличие всевозможных средств для взаимодействия с другими электронными системами;
• предусматривает применение метода шифрования и использования электронно-цифровой подписи;
• отсутствие ограничения на количество пользователей;
• возможность создавать аналитические отчеты;
• наличие средств SQL, предназначенных для резервного копирования данных;
• способна взаимодействовать с большим количеством посторонних систем (1С, MS CRM, MS Office и т.д.).

Сравнительный анализ DocsVision и Documentum

Чтобы определить различия таких СЭД, как DocsVision и Documentum, необходимо сопоставить их в соответствии с несколькими признаками:

• внутреннее оснащение системы;
• функционал продукта, направленный непосредственно на управленческую деятельность в компании;
• дополнительные возможности.

DocsVision является более мощным продуктом, именно поэтому основные его отличия от Documentum заключаются в большем числе составляющих элементов. Данный продукт обладает Off-line клиентом, что значительно упрощает обмен данными.

Здесь также присутствует технология Web Service, при помощи которой пользователь имеет возможность перемещать информацию в распределенные приложения.

Кроме этого, DocsVision оснащен справочниками и упрощенным интерфейсом по сравнению с Documentum.

Управленческая деятельность на предприятии, использующем DocsVision, может осуществляться с применением таких элементов, как программируемые функции или их расширение.

Пользователь имеет возможность дробить конкретный процесс на несколько этапов в соответствии с определенными требованиями, и это будет происходить в автоматическом режиме.

Что касается внешнего взаимодействия системы с другими приложениями, то оно обеспечивается благодаря особому механизму, который построен на основе WorkFlow-процессе.

В отличие от Documentum, продукт DocsVision направлен на работу как с документацией предприятия, так и с его бизнес-процессами.

Система позволяет анализировать все документы и файлы, относящиеся к бизнес-процессам, и обрабатывать их при помощи механизма переменных.

Решение Documentum также не обладает таким необходимым элементом, как специальный шлюз для взаимодействия с внешними системами электронного документооборота.

https://www.youtube.com/watch?v=S0yGD8FADO0

Специфика внедрения систем электронного документооборота

СЭД/ECM-система на Microsoft SharePoint — Система электронного документооборота

Сэд, система электронного документооборота

Обзор системы СТЭК — ДОКУМЕНТООБОРОТ

📽️ Видео

Электронный документооборот: что такое, как работает и чем полезенСкачать

Электронный документооборот: что это и как работает 👀Скачать

Выбор системы электронного документооборотаСкачать

Виды систем электронного документооборота | Алхутова Мария. РУНОСкачать

Повальная автоматизация HR-процессов. Какая от этого польза?Скачать

Система электронного документооборота DocumentologСкачать

Электронный документооборот: программы ЭДО Сбис, ЭДО Контур Диадок, ЭДО ТакскомСкачать

ЭДО в 1С: практические примеры (электронный документооборот)Скачать

Электронный документооборот (ЭДО) - что это? | Система ЭДО | Выбор оператора ЭДОСкачать

Обзор возможностей системы электронного документооборота M-FilesСкачать

LanDocs - демонстрация веб-интерфейса системы электронного документооборотаСкачать

Внедрение системы электронного документооборота Directum в Группу Компаний «ИНТЕКО»Скачать

Что такое система документооборота в компании, это СЭД или ЭДО?Скачать

Диадок. Сервис электронного документооборотаСкачать

Система электронного документооборота Visary СЭД. (Платформа Визари)Скачать

Презентация системы электронного документооборотаСкачать