Журнал учета листков нетрудоспособности

Книга регистрации листков нетрудоспособности (форма 036 У) относится к числу необязательных документов на предприятии.

Необходимость ее ведения, хранения и содержания определяется руководством организации в зависимости от особенностей производственного процесса, численности сотрудников предприятия и других факторов.

Однако большинство крупных предприятий с большим количеством документации предпочитает формировать данный журнал учета листков нетрудоспособности, что позволяет максимально упорядочить документооборот.

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Согласно трудовому законодательству, работодатель не обязан вести журнал регистрации листков нетрудоспособности. При этом книги и журналы по учету формируются специалистами отдела кадров не только для систематизации документооборота, а также для присвоения документации юридической силы.

Делопроизводство разделяет термины «книга» и «журнал». Журнал представляет собой книжный формат учетно-регистрационного документа, который формируется на определенное время и считается оконченным по его истечении. Тогда как книга имеет альбомный формат и является учетно-регистрационным документом, который ведется на постоянной основе.

Ведение данного журнала обеспечивает работодателю следующие преимущества:

• Владение информацией о трудоспособности любого из работников предприятия;
• Возможность отслеживать длительность нахождения сотрудников на больничном;
• Правильный расчет пособий по нетрудоспособности в зависимости от ее продолжительности;
• Анализ уровня заболеваемости на производстве для оценки ситуации;
• Разрешение спорных ситуаций, например, при утрате листков нетрудоспособности.

Как правильно заполнять учетно-регистрационный журнал

Поскольку законодательство не определяет строгой формы ведения журнала учета и регистрации больничных листов, образец его заполнения должен был установлен локальными нормативными актами предприятия, где должны содержаться инструкции по его оформлению и ведению.

Организация может самостоятельно разработать и изготовить этот документ, либо приобрести уже готовый журнал у продавцов канцелярских принадлежностей.

Кадровое делопроизводство подразумевает внесение данных о каждом больничном листе с указанием даты документа. При этом в обязательном порядке должны вноситься следующие данные:

• наименование документа (журнал учета листков нетрудоспособности);
• название предприятия;
• дата начала и окончания;
• длительность хранения;
• подпись уполномоченного сотрудника (в некоторых случаях подпись проставляется на всех листах).

Все листы книги регистрации листков нетрудоспособности должны быть сшиты и закреплены печатью и подписью главы организации. Все графы в журнале следует пронумеровать, а каждой внесенной в книгу записи следует присвоить порядковый номер. Также каждая из записей должна отражать:

• информацию о сотруднике (ФИО, должность);
• номер листка нетрудоспособности;
• название медицинского учреждения, выдавшего больничный лист;
• даты начала и окончания больничного;
• срок действия больничного листа.

Наличие зачисток, применение корректирующего штриха в книге недопустимо. В случае допущения ошибок следует их пояснять в графе «примечания», там же можно отметить ошибочно внесенные данные.

Поскольку после регистрации в кадровой службе листки нетрудоспособности передаются бухгалтеру, в журнале желательным является наличие графы для росписи получившего документ бухгалтера. Это дает возможность определить подразделение, в котором был утрачен лист нетрудоспособности при возникновении такой ситуации.

Ведение и хранение журнала учета листков нетрудоспособности

В большинстве организаций за правильность оформления и сохранность этого документа отвечает специалист кадровой службы.

Также эта обязанность может возлагаться на другого сотрудника, назначенного приказом главы организации.

Например, в тех организациях, где отсутствует отдел кадров, решение кадровых вопросов обычно возлагают на бухгалтера, соответственно, вести журнал необходимо будет бухгалтеру.

https://www.youtube.com/watch?v=BSHs3QhI5Sg

Поскольку данный учетный журнал является внутренним документом, передавать его другим сотрудникам нельзя без одобрения администрации организации, а ознакомление с ним может происходить только в присутствии уполномоченного лица, на которого возложена ответственность по его ведению и хранению.

Этот журнал должен регулярно предоставляться на проверку администрации предприятия, а также в целях формирования отчетов и оценки работы отдела кадров.

В случае порчи или утраты документа руководство предприятия должно обратиться в органы внутренних дел и сформировать комиссию в целях расследования происшествия, а также для составления описи всей утраченной документации. Состав комиссии назначается приказом.

Длительность хранения той или иной отчетной документации в организации определяется «Перечнем типовых документов», где обозначен срок хранения определенного документа.

Как правило, документация учетно-регистрационной формы должна храниться 3 года. Однако длительность хранения каждого документа может определить в индивидуальном порядке глава организации. Началом срока принято считать 1 января года, следующего за годом окончания документа.

Этот учетно-регистрационный документ входит в перечень наиболее востребованной в кадровом делопроизводстве документации.

Процесс ведения журнала не требует ощутимых затрат труда и времени. В то же время документ позволяет руководству организации следить за правильностью и правомерностью расчета и начисления пособий по нетрудоспособности, а также грамотно наладить работу предприятия в целом с учетом своевременного принятия профилактических мер при возникновении заболеваний сотрудников.

Видео:Листки нетрудоспособности: ОБЩИЕ ВОПРОСЫСкачать

Журнал учета больничных листов

Регистрацией называется фиксирование основной информации документа в соответствии с принятой формой, закрепляющее факт его наличия и дату возникновения.

Учетные журналы или книги заводятся на предприятии или в организации с целью упорядочения существующей документации, их основное назначение – придание юридической силы документу.

Особенно актуально их ведение для крупного предприятия, где ведение больших объемов документооборота упрощается за счет использования этих регистрационных форм.

Журналы, в отличие от книг, заводятся на определённое время и по истечении его закрываются.

Основной их перечень выбирается руководством самостоятельно, основываясь на производственной необходимости.

Одним из таких документов и является журнал учета больничных листов.

 Обязателен ли учет подобных документов в организации?

Журнал учета больничных листов считается одним из важных отчетных моментов кадрового документооборота любого серьёзного предприятия.

Благодаря ему, работодатель имеет возможность:

• в полной мере владеть информацией о состоянии здоровья своих сотрудников;
• проследить количество дней их нетрудоспособности;
• правомерно назначить оплату дней нахождения работника на больничном;
• анализировать заболеваемость на предприятии, что позволяет оценить общее положение дел;
• предусмотреть возможные профилактические мероприятия для повышения общего уровня здоровья;
• разрешить претензии в случае утери больничного листа.

Законодательство не обязывает предприятие в обязательном порядке вести журнал регистрации больничных листов (листков нетрудоспособности).

Руководство самостоятельно принимает решение о его необходимости, исходя из важности подобной информации не только для начисления оплаты труда, но и для корректного разрешения спорных ситуаций с работником.

Форма и особенности заполнения

Строгой учетной формы данного документа не существует, его содержимое устанавливается приказом руководителя с приложением инструкции для кадровиков по его ведению.

https://www.youtube.com/watch?v=rqf3Jfu85uw

Допускается как самостоятельная разработка и изготовление, так и использование уже существующих форм журналов, предоставляемых фирмами, работающими с канцелярией.

Согласно правилам делопроизводства, необходима фиксация каждого листка нетрудоспособности в обязательной связке с датой документа.

Непреложными реквизитами каждой регистрационной формы являются:

• название документа;
• наименование организации;
• даты открытия и закрытия;
• срок хранения;
• подпись ответственного лица (возможно на каждом листе).

Журнал постранично разделяется на необходимые пронумерованные графы, сшивается, подкрепляется подписями руководства предприятия и печатью.

Заполнение обычно производится шариковой (чернильной) ручкой синего либо черного цветов.

Не допускаются зачистки и использование корректора на страницах формы, наличие графы «Примечания» позволяет заверять подписью исправления или указывать на недействительные записи.

В журнале учета листков нетрудоспособности каждая запись имеет порядковый номер, содержит личные данные о работнике (фамилия, имя, отчество), номер больничного листа, наименование медицинского учреждения, выдавшего его, срок действия документа.

Типовая форма выглядит так:

Скачать образец вы можете здесь:

Образец журнала учета больничных листов

Кто ведет журнал и где он хранится?

За сохранность и ведение журнала учета листков нетрудоспособности отвечает сотрудник отдела кадров, табельщик или другой работник, назначенный ответственным по приказу руководства предприятия.

Данная форма является документом внутреннего использования, она может передаваться работникам других подразделений только с согласия руководства предприятия, рассмотрение происходит в присутствии лица, ответственного за хранение и ведение журнала.

Периодически этот документ предоставляется руководству для проверки либо составления необходимой отчётности, анализа кадровой работы.

Если произошла утеря, уничтожение или порча документации, руководитель организации обязан сообщить в правоохранительные органы об этом факте и назначить приказом комиссию для установления перечня пропавших документов и расследования сложившейся ситуации.

Сроки хранения

Сроки хранения различных отчетных форм на предприятиях определяются специальным Перечнем типовых документов, в котором указываются сроки для каждого типа документации.

Все журналы и книги подобного рода хранятся обычно на протяжении трех лет, хотя решение о длительности хранения здесь тоже принимается руководителем предприятия.

Сроки исчисляются с 1 января отчётного года, следующего за годом завершения делопроизводства предыдущей формы, сокращать их нельзя ни в коем случае.

Журнал регистрации больничных листов является одним из востребованных документов в делопроизводстве предприятия.

Его руководитель не только беспокоится о законности и правомерности начисления выплат при нетрудоспособности работника, но и старается эффективно организовать рабочий процесс, учитывая необходимые меры профилактики заболеваний на производстве.

Ведение документа не требует больших трудозатрат, а польза и говорит сама за себя.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Видео:Листы временной нетрудоспособностиСкачать

Правила оформления журнала учета листков нетрудоспособности – образец и бланк для скачивания

> Трудовое право > Больничный > Документы > Правила оформления журнала учета листков нетрудоспособности – образец и бланк для скачивания

Листок временной нетрудоспособности – это бланк строгой отчетности. Он выпускается по строго определенной форме, имеет инвентарный номер, степени защиты.

В медицинских учреждениях и ФСС процесс учета и хранения листов детально регламентирован законом. В организациях, которые являются страхователями (предприятия), также ведется такой учет с помощью заполнения журнала регистрации.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=nvCQbDRz7wU

Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Как ведется учет в организации?

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

• На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
• Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
• На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
• В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

Обязательно ли вести книгу регистрации?

Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

Какую форму нужно использовать?

Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

• Номер страницы;
• Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
• Номер и серия листка нетрудоспособности;
• Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
• Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
• Продолжительность нетрудоспособности в днях;
• Сумма начисленного пособия;
• Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

Инструкция по заполнению

Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:

1. Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

Скачать бланк и образец формы

Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.

Скачать бланк журнала учета листков нетрудоспособности – word.

Скачать образец заполнения книги регистрации больничных – word.

Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

Выводы

Учет, хранение и регистрация листков нетрудоспособности на предприятии должны быть четко организованы с возложением соответствующих полномочий на отдельное ответственное лицо.

https://www.youtube.com/watch?v=kw42I4pNoJ4

Несмотря на то, что закон прямо не обязывает работодателя документировать этот процесс, это все же необходимо делать. Это в интересах самого работодателя, так как утеря или иная утрата первичных документов влечет за собой финансовые потери.

Видео:Порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособностиСкачать

Журнал учета листков нетрудоспособности. Образец и бланк 2021 года

Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета листков нетрудоспособности .docСкачать образец заполнения журнала учета листков нетрудоспособности .doc

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

• систематизирует хранение данных документов;
• помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
• позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
• дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

https://www.youtube.com/watch?v=QVS4BS9sgUQ

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

• наименование компании;
• дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
• ответственное за ведение журнала лицо;
• если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

• номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
• название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
• должность и ФИО работника;
• подразделение, в котором он трудится;
• период нахождения на больничном;
• код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
• дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Сколько времени и как хранить документ

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Видео:Порядок выдачи больничных листовСкачать

Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности — образец для скачивания

> Журналы > Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности — образец для скачивания

Представителям работодателя после передачи им больничного листа необходимо обеспечить учет и хранение документа. Более приемлемым вариантом систематизации информации является ведение специального журнала регистрации листков нетрудоспособности.

Регистрацией в журнале считается фиксирование главных реквизитов документа в соответствии с установленной формой, доказывающее факт его наличия и дату составления.

Учетные книги ведутся для упорядочивания документации, основная задача журнала — придание юридической силы бумагам. Сводная книга ведется определенный период времени, затем закрывается.

Формируют журнал по учету листков нетрудоспособности на предприятии с большой численностью персонала. Его ведение не является обязательным моментом для компаний, как правило, он формируется, оправдывая в конечном итоге свое составление.

Обязательна ли регистрация?

Все сотрудники могут обратиться за медицинской помощью в свою поликлинику для подтверждения своего самочувствия. Выданный листок нетрудоспособности заболевшему работнику будет служить доказательством законного отсутствия на рабочем месте. Без такого бланка поход в учреждение здравоохранения может приравняться к прогулу.

Помимо этого, больничный лист дает право трудящемуся на получение пособия на период болезни.

Ведение журнала учета и регистрации больничных листков на предприятии предназначено для следующих целей:

• систематизация хранения сведений документов;
• быстрый поиск необходимого бланка при проведении проверок налоговыми органами и специалистами ФСС;
• отслеживание срока предъявления документа в бухгалтерию компании;
• возможность контролирования лимита оплачиваемых дней по временной нетрудоспособности;
• общий анализ заболеваемости персонала в организации для полной оценки текущего положения;
• планирование профилактических действий по укреплению здоровья персонала;
• разрешение претензий по утере листков нетрудоспособности.

Для сотрудников кадровых служб журнал учета оказывает помощь при подсчете дней отпуска (если заболевание получено в отпускной период).

Какую форму использовать?

Унифицированного бланка для заполнения журнала нет. Структура и содержание документа разрабатывается самостоятельно на предприятии, допускается заполнение уже существующих бланков.

https://www.youtube.com/watch?v=JLs9o-GJZAo

Форма журнала для регистрации листков нетрудоспособности утверждается приказом начальника предприятия, в качестве приложения может выступать инструкция по его заполнению для специалистов кадрового отдела.

В конце года журнал пронумеровывается, сшивается ниткой, скрепляется подписью главы компании и печатью.

Нужна ли книга испорченных и утерянных больничных листов?

Испорченные или утерянные бланки фиксируются только в учреждениях здравоохранения и органах ФСС. Экономические субъекты РФ отдельную книгу для данного рода документации заводить не обязаны.

Для работодателей и подчиненных предусмотрен строгий порядок действий при потере больничного:

• при потере листка заболевшим сотрудником существует возможность восстановления документа (получение дубликата), после написания соответствующего заявления, ранее требовалась справка от бухгалтерии своего предприятия об отсутствии выплат пособия по данному больничному;
• при утрате больничного представителем работодателя сумма пособия, начисленная по нему, возвращается в ФСС или не принимается к зачету, возмещение вреда организации остается на усмотрение руководства компании;
• исправления врачом или ответственным сотрудником фирмы вносятся в соответствии с рекомендациями органов ФСС.

Видео:Правильное ведение Журнала учета Путевых листов - Ответы на вопросыСкачать

Журнал регистрации больничных листов — образец заполнения

После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению. Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета. Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.

Учет больничных листов в организации

Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования.

Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда. Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.

В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда.

Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами.

Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.

Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.

Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности.

Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности. На работодателя только возлагается обязанность расчета суммы пособия.

Но соответственно, так как больничные листы поступают, как и прежде, работодателю, то и хранение, и учет этих документов осуществляют работодатели.

Больничный лист: сроки предоставления и регистрации

Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику. И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю. Как правило, в отдел кадров. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен.

Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.

И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.

https://www.youtube.com/watch?v=zWRIQ0aF3UE

Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Но работать без него будет достаточно сложно.

Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся.

В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.

Как только больничный лист попадает в отдел кадров, он должен быть зарегистрирован в журнале учета больничных листов.

Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы.

Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов.

Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).

При составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:

На титульном листе или первой странице журнала:

• наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
• даты начала и окончания ведения журнала,
• если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.

Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

1. Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
2. Дата предоставления листка нетрудоспособности,
3. Фамилия, инициалы работника,
4. Должность, наименование структурного подразделения работника,
5. Номер больничного листа,
6. Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
7. Даты начала и окончания нетрудоспособности,
8. Количество дней нетрудоспособности.

В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.

Образец журнала учета больничных листов

Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.

Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице.

На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии.

В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.

Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

Журнал учета больничных листов — бланк

Где найти номер больничного листа

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

https://www.youtube.com/watch?v=p6x_KPwUc10

Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр.

На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке.

Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

Обратите внимание: в новом бланке листка нетрудоспособности отсутствует серия, идентификация документа производится только по номеру.

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Хранение больничных листов в организации и у ИП

По общему правилу первичные документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, это относится, в том числе, и к документам об оплате листков нетрудоспособности.

Но согласно федеральному закону «О страховых взносах» плательщики таких взносов должны обеспечивать на протяжении шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. Больничные листки, как раз, и подтверждают правильность исчисления и уплаты таковых взносов.

Из чего можно сделать вывод о том, что работодатель должен обеспечивать хранение листков нетрудоспособности в течение шести лет. Течение этого срока исчисляется с момента окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников.

Аналогично и с журналом учета листков временной нетрудоспособности. Несмотря на то этот документ не отнесен к обязательным, Перечень типовых управленческих документов содержит упоминание и об этом журнале.

Срок хранения журнала, согласно Перечня, составляет пять лет. В то же время, разумно предположить, что журнал учета больничных листков не может храниться в организации или у предпринимателя менее срока хранения самих больничных листков.

Поэтому целесообразно установить шестилетний срок хранения журнала учета.

• Владимир
• Распечатать

🎦 Видео

ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ. ЖУРНАЛ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВСкачать

Экспертиза временной нетрудоспособности. Оформление листов трудоспособности.Скачать

Заполнение журнала учета качества предстерилизационной обработкиСкачать

Как расчитать пособие по временной нетрудоспособностиСкачать

Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. ПономареваСкачать

Инструкция по заполнению листка нетрудоспособностиСкачать

Листок нетрудоспособности (ОК)Скачать

Новый порядок выдачи листков нетрудоспособностиСкачать

ПОДРОБНО ЗАПОЛНЯЕМ Больничный лист Лист нетрудоспособности 624н приказ Участковый ТерапевтСкачать

Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем местеСкачать

Журналы регистрации кадровых документов - Елена А. ПономареваСкачать

Листок нетрудоспособностиСкачать

Порядок выдачи, оформления и оплаты листов временной нетрудоспособности в 2021 гСкачать

Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН)Скачать

Экспертиза временной нетрудоспособностиСкачать