+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Содержание

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии
Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы Прошнурован, опломбирован Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ

Журнал регистрации приказов по личному составу – применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Унифицированная форма Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. 
  • Унифицированная форма Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. 
  • Унифицированная форма Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). 
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 г. (выдержки) 

Контрольная пломба

Журнал регистрации приказов по личному составу опломбирован номерной индикаторной пломбой.

Контрольная пломба – уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого журнал не считается опломбированным).

Приказы по личному составу – это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).  Срок хранения – 75 лет.

К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

  • О приеме работника (работников) на работу 
  • О прекращении действия трудового договора с работником (работниками) 
  • О переводе работника (работников) на другую работу 
  • О совмещении должностей / профессий
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора); 
  • О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную) 
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет 
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет 
  • О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
  • Об изменении фамилии, имени, отчества работника
  • О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
  • и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

  • О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
  • О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
  • О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
  • О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
  • О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/personel_registration/5128/

Журнал регистрации приказов по личному составу – образец

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Журнал регистрации приказов по личному составу – образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Итоги

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.

2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • увольнении сотрудника;
  • переводе сотрудника на другую должность;
  • совмещении сотрудника;
  • совместительстве сотрудника;
  • заработной плате;
  • командировке;
  • отпуске, декрете;
  • награждении;
  • изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

  • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
  • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
  • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать форму Т-1

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Скачать форму Т-1а

Скачать форму Т-8

Скачать форму Т-8а

Скачать форму Т-9

Скачать форму Т-9а

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи руководителя работодателя;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу – бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование работодателя;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

Скачать образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда – форма и образец».

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/zhurnal_registracii_prikazov_po_lichnomu_sostavu_obrazec/

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Журнал регистрации приказов по личному составу – это документация, в которую заносят приказы, относительно личного состава организации. Данный журнал не имеет законодательно утвержденной формы, поэтому фирма в праве разрабатывать её автономно в вольной форме. В нём не фиксируются следующие должностные лица:

  • директор предприятия и его руководители
  • главный бухгалтер предприятия

Срок хранения данного документа, согласно Приказу №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, … с указанием сроков хранения», (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010) составляет 5 и 75 лет. Исходя из вышеуказанного распоряжения рекомендуется вести в организации два журнала регистрации.

В журнале сроком хранения пять лет должны регистрироваться распоряжения следующего содержания:

  1. Ежегодные оплачиваемые отпуска.
  2. О краткосрочных внутренних и заграничных поездках.
  3. Отпуска, связанные с обучением.
  4. Распоряжения о дежурстве.
  5. Про дисциплинарные штрафы.

В журнал, сроком хранения пять лет должны заноситься следующие виды приказов:

  1. Распоряжение о принятии на работу.
  2. Указ про перемещение.
  3. Указ про совмещение.
  4. Про перевод на другую работу.
  5. Про окончание трудового договора.
  6. Указ про переаттестацию, повышение квалификации, присвоения чинов (званий).
  7. Про смену Ф.И.О. служащего.
  8. Про поощрение, вознаграждение.
  9. Про поощрение, жалованье, различные виды выплат.
  10. Указ про все виды отпусков служащим с опасными условиями труда.
  11. Указ об отпусках по уходу за ребенком.
  12. Об отпусках, без сохранения заработной платы.
  13. О дежурстве по профилю главной деятельности.
  14. Указы по длительным заграничным и внутренним поездкам.
  15. Указы о командировках служащим с опасными условиями труда.

Формат журнала, о котором ведется речь, не имеет законодательного утверждения, поэтому каждая организация разрабатывает свою собственную форму данного документа. Составлять её нужно придерживаясь следующих негласных критериев:

  1. Обязательно должен быть титульный лист. На титульном листе указывают: наименование организации, полностью, без сокращений, название документа, дату, когда была внесена первая запись, дату занесения последней записи.
  2. Должен присутствовать раздел, в котором будет указан перечень служащих, ответственных за внесение изменений в журнал. В этом разделе указывают: ФИО служебных лиц, ответственных за внесение изменений в нём, информация о документах, на основании которых вышеуказанные сотрудники назначены ответственными, подписи ответственных работников, удостоверяющие ведение журнала в определенные периоды времени, информацию по соответственным периодам.
  3. Обязателен основной раздел, в котором будут регистрироваться распоряжения по личному составу. Этот раздел предполагает следующие параметры: перечень номеров по порядку о регистрации указа, указываются даты, номера утверждения указов, необходимо указать конкретную разновидность указов, ФИО табельных номеров (групп) сотрудников, на которых распространяется исполнение распоряжения, также указываются документы, на основании которых издается определенный приказ.

Бланк и образец: требования к составлению

Журнал должен состоять из девяти граф:

ГРАФА 1. В ней Вы указываете учетный номер документа в порядке следования

ГРАФА 2. В данной графе указывается дата приказа. Её можно указывать в цифровом формате — дата. месяц. год.

ГРАФА 3. Здесь необходимо указать номер приказа по установленной форме, соответственный индексу личного состава

ГРАФА 4. Видов приказов всего три: принятие на работу, перевод и увольнение. Положено писать не сокращая, во избежание неразберихи в будущем

ГРАФА 5. Фамилию работника можно писать полностью, а вот инициалы сокращать до букв, за исключением случаев, когда на предприятии работают однофамильцы со схожей первой буквой в имени и отчестве (например, Иванченко Игорь Петрович и Иванченко Илья Павлович записываются следующим образом: «Иванов Иг. Петр.» и «Иванов Ил. Павл.»)

ГРАФА 6. Здесь надлежит указать основания «от сотрудника». Их несколько:

  1. Заявление работника (Заявление).
  2. Трудовой контракт (ТК).
  3. Дополнительное соглашение (ДОП).

Информацию приказа по предприятию дублировать не нужно, так как она уже прописана в предыдущих графах

ГРАФА 7. Необходимость её заполнения обусловлена надёжностью в юридически подозрительных случаях. Если же увольняемый по статье работник отказывается подписываться – тогда нужно указывать данные акта об отказе, так же, как и в приказе про увольнение.

ГРАФА 8. В этой графе Вы указываете ФИО и должность работника службы кадров, который обработал данный приказ

ГРАФА 9. В этой графе оставляет подпись вышеуказанный служащий кадровой службы

Вносить данные в документ надлежит крайне аккуратно, разборчивым почерком, избегая помарок, зачеркиваний и исправлений. В некоторых случаях предусматривается графа «под роспись исполнителя», где оставляет свою подпись исполнительный сотрудник организации, которому адресован данный приказ.

Оформление и отправка в производство

Первостепенное требование к этому документы – ведение его надо начинать с момента начала деятельности предприятия.

Журнал регистрации на предприятии ведут в рукописной или электронной форме. Если же он ведется в электронном виде – дублировать его путем распечатки нет необходимости. Ну а если руководство предприятия требует ведение данного документа в «живом» формате – для журнала можно использовать как простые листы бумаги, так и бланки предприятия.

Журнал проштамповывают в том случае, если данная норма по подписанию подобных документов при помощи штемпельных изделий предусмотрена в локальных актах предприятия.

Этот документ имеет достаточно внушительные объемы, и в него входит не один десяток страниц. В таком случае листы документа нумеруются, скрепляются между собой крепкой нитью. На внешней стороне обязательно проставляется дата создания журнала и подпись ответственного лица.

Если предприятие имеет огромное количество подразделений и служб, то одним или двумя журналами не обойтись. Здесь их количество должно соответствовать количеству отделов и подразделений, включенных в процесс производства.

Не менее важно, чтобы приказные документы были опломбированы номерной пломбой. Если номер пломбировки не будет вписан в журнал – пломба считается недействительной.

Ведение электронной формы

Если на предприятии достаточно большой документооборот или слишком высокая текучесть персонала – затруднительно проследить их движение при помощи журнала регистрации указов в бумажном варианте. В таких случаях лучше иметь электронный вариант данного документа, дабы ускорить процесс поиска нужной информации по каждому работнику:

  1. Сколько дней пребывал в отпуске.
  2. В какие дни его командировали.
  3. Когда брал отпуск за свой счёт.

При помощи электронного варианта, подобную информацию можно собрать достаточно быстро и просто. А если искать вышеперечисленные данные, например, за несколько лет в бумажном варианте – такой процесс займет слишком много времени. Если документооборот предприятия ведется при помощи программного обеспечения «1С» — то все указы данная программа регистрирует сама.

Есть и второй способ – ведение документации в Excel для внутреннего пользования. Если же изначально ведется электронная форма, которая распечатывается, то все листы обязательно должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны для сдачи в архив.

Ответственные лица

На предприятии должен быть работник, ответственный за его заполнение. Данного служащего можно назначить отдельным указом по основной деятельности, доверив ему обязанности по ведению журнала. Практика показывает, что данная функция возложена на специалиста – кадровика, с которой он обязан ознакомиться при приёме на работу.

Если же кадровый служащий, ответственный за ведение журнала учёта приказов уходит в длительный отпуск на любых основаниях – его функциональные обязанности нужно переложить на другого работника при помощи определенного указа.

Прошивка, нумерация, хранение

Данный документ прошивается, во избежание несанкционированного доступа к данным. «Пломба» представляет из себя голографический стикер, фиксирующий концы прошитого шнура на последнем листе журнала. На пломбе есть голографическая надпись: «Опломбировано», а если пломбу вскрывают – надпись меняется на «Вскрыто».

Последняя страница журнала должна включать в себя следующие данные:

  • количество листов в журнале;
  • подпись директора организации или начальника службы кадров;
  • печать предприятия.

Порядок нумерации не имеет регламентированный характер. Отмечен лишь тот факт, что приказы должны нумероваться порядковой нумерацией в пределах одного года. Приказ по основной деятельности, по личному составу и распоряжения пронумеровываются отдельно.

Журнал хранится в кадровом отделе, в месте, куда не имеют доступ посторонние лица. Сроки хранения документа определяются законодательством, либо же нормативно-правовым документом организации.

Даже после того, как журнал приказов будет завершен и сдан в архив – его по-прежнему можно использовать в следующих целях:

  1. Для быстрого поиска необходимой документации.
  2. Для проведения разного рода статистических анализов.

Как только документ теряет свою актуальность – его следует уничтожить.

Какими должны быть журналы регистрации и как их нужно прошить? Подробная информация — в данной лекции.



Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2018 году – образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2018 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.

Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.

К ним приходится обращаться, когда проводится аудит, проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.

Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.

Что нужно знать

Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.

Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?

Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.

Основные термины

В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.

Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.

Это подтверждение фактов подготовки и передачи документации (разд. 2.2.2. ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.

Назначение документа

Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам:

Если срок хранения документа длительныйЕго нужно регистрировать
Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персоналаОн также подлежит регистрации

В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу

Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Они перечислены в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1. Обычно используются формы такого типа – Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а и т. п.

Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.

Такие формы были утверждены 5 января 2004 года (Постановление Госкомстата № 1).

Кто заполняет бланк

Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.

Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.

Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в должностных инструкциях специалистов по кадрам.

Документ ведется такими лицами:

  • сотрудником отдела кадров;
  • менеджером по персоналу;
  • секретарем
  • делопроизводителями;
  • руководителем.

Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.

Порядок составления

Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.

Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.

Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем журнал прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.

Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.

Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.

Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

  • количество страниц;
  • подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
  • печать.

Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.

Проверяется:

  • есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
  • есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
  • есть ли заголовок и текст, подпись;
  • есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.

Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.

Обычно он содержит:

  • титульный лист;
  • раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
  • раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.

На титульной странице пишут:

  • название компании;
  • название документы;
  • дату, с которой начали вести журнал;
  • дату, когда заполнение прекращается.

Второй раздел содержит:

  • ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
  • данные о документации, что является основанием для назначения работников ответственными;
  • подписи каждого такого лица;
  • данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.

Основной раздел отражает такие сведения:

  • номер записи о регистрации приказа;
  • дату, номер приказа, что был утвержден;
  • разновидность приказа;
  • ФИО, табельный номер работника;
  • документы, что послужили основанием для издания приказа.

Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.

Нельзя сокращать данные, если это приведет к проблемному их толкованию. Не допустимы ошибки и исправления, нельзя использовать корректирующие средства для правки записи.

Если есть ошибка, ее зачеркивают сплошными линиями. Рядом же пишут правильные данные.

Правила ведения журнала прописываются руководством в отдельных нормативных актах по основной деятельности, что должны оформляться в свободных формах и определять:

  • кто будет ответственным лицом;
  • кто станет замещать ответственных лиц при условии их отсутствия;
  • какой период ведения и где документ будет храниться.

Стоит учитывать и такие особенности ведения журнала:

Каждый приказ стоитРегистрировать в день, когда его издали
Регистрируют любое распоряжениеРуководителя относительно работника
Если приказ не зарегистрированОн не будет иметь юридической силы
Обычно журнал ведут за текущий годС начала следующего года нумерация начинается сначала
Все приказы имеют уникальные кодыПоэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать
Журнал могут вести в бумажном или электронном форматеЖурнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля)

Стоит рассмотреть и такие нюансы:

Сведения о сотрудникеЧто отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе
Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложенияПоэтому журнал прошивают
Отражение ФИО должно быть полным,А название должности, специальностей и профессий – согласно штатному расписанию
Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше)При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация
Журнал регистрации – внутренний документЕго нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства
Руководитель подразделения или иное должностное лицо компанииМожет ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение
Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверилСвоевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу
Порядок индексации разрабатывается в компании

Образец заполнения

Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия. Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей.

: какие должны быть журналы регистрации и как их прошить

Руководство имеет возможность не только самостоятельно разрабатывать документ, учитывая свои потребности, но и покупать уже готовый журнал.

Какой срок хранения

Сроки хранения приказов сильно отличаются:

Есть долгосрочные приказы, которые сохраняют 75 лет. Это приказо приеме человека на работу;о переводе или увольнении;о получении отпуска;об аттестации сотрудника;о назначении премий и т. д.
К краткосрочным приказам со сроком хранения 5 лет относят документ, в соответствии с которымпредоставляется человеку отпуск;выносится дисциплинарное взыскание;оформляется командировка

Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных. Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный).

Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.

Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет.

Нужно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу, решает гендиректор. Четкого требования по его ведению в законодательстве нет.

Но стоит отметить, что никогда не знаете, в какой момент понадобится отыскать определенный приказ.

А без журнала это сделать сложно. Его используют в разных целях, о которых уже упоминалось выше.

Подобный журнал регистрации – документ, позволяющий повлиять на эффективность документооборота, а также сделать легитимными определенные источники.

Источник: http://jurist-protect.ru/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Журнал регистрации приказов по личному составу. Образец и бланк 2018 года

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации приказов по личному составу .docСкачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу .doc

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  • трудоустройстве,
  • сокращении,
  • отпуске,
  • материальном поощрении,
  • дисциплинарном взыскании,
  • дежурствах,
  • переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  • наименование предприятия;
  • дата открытия журнала, дата его окончания;
  • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  • срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  • номер документа, его вид, содержание;
  • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  • основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме.

При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно.

Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.