Журнал регистрации договоров

Видео:Как сделать таблицу учета контрактов и договоров? Реестр договоров для порядка в делопроизводствеСкачать

Скачать журнал регистрации договоров и прочитать его описание можно в этой статье!

Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов.

В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате .xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации.

Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье не поднимается. 

Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

Как присваиваются номера договорам

Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа:

ДОГОВОР №1234

возмездного оказания услуг

Вторая организация может пойти двумя путями.

• Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

ДОГОВОР №1234/4321

возмездного оказания услуг

1. Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:

В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

Скачать Журнал регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Скачать образец заполнения Журнала регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

Что считается датой договора?

По гражданскому законодательству России (ст. 425 ГК РФ) договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. А когда наступает этот момент – давайте разбираться.

https://www.youtube.com/watch?v=EkGyATTFQOg

Вариант первый, самый простой: представители сторон соглашения собрались вместе, подписали договор в необходимом количестве экземпляров и, довольные, пожали друг другу руки. Тогда дата договора не вызывает никаких вопросов. Номера у документа будут разные, а дата одна.

Вариант второй, сложный и самый распространенный. Стороны соглашения могут находиться в разных городах, а как минимум — в разных частях одного города.

Одна из сторон, принципиально согласная на подписание контракта, может проводить процедуру его внутреннего согласования в течение месяца.

И мало ли какие еще сложности возникнут, но суть одна: первая сторона уже зарегистрировала документ, присвоив ему номер и дату, а вторая еще нет, и когда это произойдет – неизвестно.

В этом случае вновь открываем Гражданский кодекс и читаем статью 433 (пункт 1): «договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта». Проще говоря, если стороны решили заключить договор, то одна из сторон готовит его в письменной форме, регистрирует и отправляет второй стороне. Это оферта.

Очень важно направить оферту с сопроводительным письмом, по почте заказным с уведомлением о вручении! Вторая сторона принимает (акцептирует) оферту, и тогда датой договора будет считаться день, когда акцепт произошел.

Подтверждается дата одновременно двумя способами: 1) сопроводительное письмо получает входящий номер и дату регистрации, 2) на уведомлении ставится дата получения письма и карточка возвращается отправителю.

документирование, регистрация

Видео:Как правильно прошить и опечатать документСкачать

Журнал регистрации договоров ГПХ

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы Обложка: золотистый картон Cъемная обложка из прозрачного ПВХ Отверстия для шнуровки и архивации

Журнал регистрации договоров гражданско-правового характера применяется для регистрации договоров, заключаемых между организацией и физическим/юридическим лицом.

Вид основного раздела журнала:

Под гражданско-правовым договором понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). 

При оформлении гражданско-правовых отношений с гражданином, производящим какие-либо действия в интересах организации или индивидуального предпринимателя, широкое распространение получили договоры подряда, поручения и возмездного оказания услуг. 

Предметом таких договоров может являться выполнение определенного задания (заказа, поручения), то есть конкретного, конечного объема работ или услуг. Подрядные отношения регулируются гл. 37 ГК РФ, правоотношения, возникающие по договору поручения, — гл. 49 ГК РФ, а по договору возмездного оказания услуг — гл. 39, а также параграфом 1 гл. 37 ГК РФ в части, не противоречащей гл. 39 ГК РФ.

Гражданско-правовой договор имеет принципиальные отличия от трудового договора.

Перечислим главные из них:

• По договорам оказания услуг или выполнения работ исполнитель (подрядчик) обязан выполнить конкретное задание (задания) заказчика, которое известно еще в момент заключения договора (ст. 779, ст. 702 ГК РФ). По трудовому же договору работник должен работать по конкретной должности в соответствии со штатным расписанием, по определенной профессии, специальности и выполнять все поручения руководства по мере их поступления (ст. 57 ТК РФ). В трудовых отношениях работодателя интересует прежде всего сам процесс трудовой деятельности работника, а в гражданско-правовых — конкретный результат.
• Исполнители и подрядчики сами определяют порядок выполнения возложенных на них договором обязанностей и делают это за свой счет, если иное не установлено договором (ст. 704, ст. 783 ГК РФ). Работник же должен следовать установленным правилам внутреннего трудового распорядка, в том числе соблюдать режим рабочего времени. Кроме того, работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым для выполнения трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ), выплачивать компенсацию за использование сотрудником в работе своего имущества (ст. 188 ТК РФ) и возмещать иные расходы персонала, понесенные в интересах работодателя (ст. 164 ТК РФ). 
• Трудовая функция всегда выполняется работником лично. Участвуя в гражданских правоотношениях, если запрет не установлен, исполнитель (подрядчик) может привлечь к исполнению своих обязанностей третьих лиц (ст. 313 ГК РФ).
• Исполнители и подрядчики получают не заработную плату, а предусмотренное договором вознаграждение, которое выплачивается не каждые полмесяца, как зарплата, а в порядке, установленном договором. 
• Исполнители и подрядчики обязаны в полном объеме возместить причиненные ими убытки (ст. 723, ст. 783 ГК РФ). По трудовому договору работник несет полную материальную ответственность лишь в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ.
• Если с физическим лицом заключен гражданско-правовой договор, то на него не распространяются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством (отпуска, больничные и т.п.). 

Суды при рассмотрении вопроса об отграничении трудового договора от гражданско-правового руководствуются аналогичными критериями. Так, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.11.2006 N А33-4217/2006-Ф02-5620/06-С1 разъяснено, что основными признаками, позволяющими отграничить трудовой договор от гражданско-правового, являются:

• личностный признак (выполнение работы личным трудом и включение работника в производственную деятельность предприятия); 
• организационный признак (подчинение работника внутреннему трудовому распорядку; его составным элементом является выполнение в процессе труда распоряжений работодателя, за ненадлежащее выполнение которых работник может нести дисциплинарную ответственность);
• выполнение работ определенного рода, а не разового задания; 
• гарантия социальной защищенности.

Согласно ст. 11 ТК РФ трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, не распространяются на лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера.

При этом в статье оговорено, что в тех случаях, когда судом установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, к таким отношениям применяются положения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.

Полезная информация:

Какие требования предъявляются к журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации договоров гражданско-правового характера НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Видео:Учет и регистрация договоров в журнале договоровСкачать

Журнал регистрации договоров. Образец и бланк 2021 года

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации договоров .docСкачать образец журнала регистрации договоров .doc

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала.

Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках.

Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

https://www.youtube.com/watch?v=SpqhWm6HVRg

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации.

Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением.

Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет.

Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа.

Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями).

Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Видео:Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем местеСкачать

Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений заводится фирмами по собственной инициативе. Его наличие выгодно компании по ряду причин:

• Он позволяет систематизировать информацию о заключенных контрактах с персоналом, чтобы в случае необходимости быстро отыскать нужные сведения.
• Он подтверждает факт заключения договора или допсоглашения в случае возникновения внутреннего спора с работником, появления вопросов со стороны инспекции по труду или ведения судебного дела.
• Журнал регистрации трудовых договоров систематизирует информацию о документах, хранящихся в архиве компании. В нем содержатся сведения обо всех контрактах, в том числе истекших и расторгнутых.
• Он позволяет отслеживать период действия срочных договоров, чтобы минимизировать риск их трансформации в бессрочные из-за того, что наниматель своевременно не изъявил желания прекратить отношения с работником.
• Его сведения можно использовать при составлении управленческой отчетности и различных справок, в том числе для представления внешним пользователям, контролирующим структурам.

Журнал учета трудовых договоров ведет уполномоченный сотрудник организации: кадровик или делопроизводитель. Он вносит сведения в реестр с заранее оговоренной периодичностью, например, ежемесячно или при заключении каждого нового соглашения.

Понятие и виды трудового договора

Способы ведения журнала

Сложившаяся практика предлагает два способа ведения реестра трудовых контрактов:

1. Бумажный

https://www.youtube.com/watch?v=r-ek5xTv4OY

Несмотря на развитие компьютерных технологий, именно этот вариант используется чаще всего. Фирма разрабатывает собственный образец книги регистрации трудовых договоров или скачивает в интернете готовый вариант, распечатывает, прошивает, нумерует страницы, заверяет подписью руководителя и оттиском печати.

Информация вносится вручную, в специально отведенной колонке проставляются подписи специалистов, подтверждающие, что они получили свой экземпляр соглашения на руки. В случае возникновения трудового спора или проведения проверки контролирующими органами бумажный документ будет служить весомым доказательством правоты фирмы-нанимателя.

2. Электронный

Такая форма журнала учета трудовых договоров удобна в использовании, обеспечивает быстрый поиск нужной информации, конфиденциальность данных, из нее можно формировать справки и выписки в автоматическом режиме. Ее недостаток в том, что такие данные не будут приняты в качестве доказательства при возникновении спорной ситуации. Поэтому электронный формат обычно используется как дополнение к бумажному.

Правила ведения журнала

Сложившаяся практика диктует следующие правила ведения книги учета:

• Образец заполнения журнала учета трудовых договоров закрепляется во внутреннем акте компании.

• В одну книгу вносится информация за календарный год, с 1 января начинается новый журнал.
• Прошитые, пронумерованные и заверенные подписью первого лица компании книги хранятся в архиве организации в течение 75-ти лет.
• Если срочный договор трансформируется в постоянный, об этом обязательно делается отметка в графе «Примечания».
• Если в документе были допущены ошибки, они исправляются путем перечеркивания и указания верных сведений. Лицо, ответственное за ведение реестра, заверяет коррективы собственноручной подписью.

Сведения, представленные в книге учета, – это персональные данные физических лиц, поэтому организация должна позаботиться о сохранении их конфиденциальности. Информация разглашается исключительно с письменного согласия сотрудников.

Как вводится форма журнала в компании

Чтобы закрепить формат книги учета, которая будет применяться в компании, ее руководитель издает приказ. Унифицированного образца кадрового документа нет, поэтому он готовится в свободной форме. В его «шапке» указывается:

• название организации;
• номер и дата приказа согласно внутренней системе нумерации в организации;
• место издания документа;
• его наименование, например «Приказ о введении образца журнала регистрации трудовых договоров».

Далее следует основная часть документа, которая должна давать ответы на следующие вопросы:

• в каком формате ведется реестр (в бумажном или электронном);
• какой бланк используется для заполнения;
• кто отвечает за внесение информации в книгу.

Составленный приказ заверяется собственноручной подписью руководителя компании и поименованного в нем ответственного сотрудника.

Регистрация трудового договора в налоговой

Действующее законодательство оговаривает ситуации, в которых регистрации договора в журнале работодателя оказывается недостаточно. Согласно ст. 303 ТК РФ, физические лица, привлекающие сотрудников, обязаны уведомлять о заключении соглашений органы местного самоуправления. Например, это граждане, нанимающие сиделок, нянь, водителей и т.д., адвокаты, нотариусы, занятые частной практикой.

Когда лица, относящиеся к указанным категориям, подписывают договор с наемным сотрудником, у них появляется обязанность известить об этом муниципалитет в срок от 3 до 14 дней. Наименование органа, куда следует обратиться, определяется положениями местных нормативных актов.

Для регистрации работодатель предоставляет городской администрации 3 экземпляра договора (пронумерованные и прошнурованные, подписанные обеими сторонами), а также дополнительные документы на усмотрение местных властей, например, заявление в свободной форме, ИНН, СНИЛС и т.д.

(Скачать образец) Журнал регистрации трудовых договоров

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Видео:Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. ПономареваСкачать

Журнал регистрации договоров гражданско правового характера образец

В трудовых отношениях работодателя интересует прежде всего сам процесс трудовой деятельности работника, а в гражданско-правовых — конкретный результат.

• Исполнители и подрядчики сами определяют порядок выполнения возложенных на них договором обязанностей и делают это за свой счет, если иное не установлено договором (ст. 704, ст. 783 ГК РФ). Работник же должен следовать установленным правилам внутреннего трудового распорядка, в том числе соблюдать режим рабочего времени. Кроме того, работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым для выполнения трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ), выплачивать компенсацию за использование сотрудником в работе своего имущества (ст. 188 ТК РФ) и возмещать иные расходы персонала, понесенные в интересах работодателя (ст. 164 ТК РФ).
• Трудовая функция всегда выполняется работником лично.

Журнал регистрации договоров гпх

Номера у документа будут разные, а дата одна. Вариант второй, сложный и самый распространенный. Стороны соглашения могут находиться в разных городах, а как минимум — в разных частях одного города. Одна из сторон, принципиально согласная на подписание контракта, может проводить процедуру его внутреннего согласования в течение месяца.

И мало ли какие еще сложности возникнут, но суть одна: первая сторона уже зарегистрировала документ, присвоив ему номер и дату, а вторая еще нет, и когда это произойдет – неизвестно.

В этом случае вновь открываем Гражданский кодекс и читаем статью 433 (пункт 1): «договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта».

Проще говоря, если стороны решили заключить договор, то одна из сторон готовит его в письменной форме, регистрирует и отправляет второй стороне.
Это оферта.

Журнал учета гражданско-правовых договоров

• регистрационный номер соглашения;
• дополнительный номер соглашения (номер контрагента);
• дату составления, предмет и срок действия договора;
• полное наименование контрагента;
• полное наименование подразделения или фамилия, имя, отчество лица, ответственного за исполнение договорных обязательств;
• сумма договора;
• наличие и полный перечень приложений к договору;
• фамилия, имя, отчество, должность лица, поставившего свою подпись под договором.

В случае если организация нумерует документы через дробь, то необходимости в графах «Регистрационный номер» и «Дополнительный номер» нет, тогда водят только одну графу – «Номер договора». Наиболее распространенным способом ведения журналов договоров является использование электронных таблиц Excel.

Журнал регистрации гражданско-правовых договоров

Участвуя в гражданских правоотношениях, если запрет не установлен, исполнитель (подрядчик) может привлечь к исполнению своих обязанностей третьих лиц (ст. 313 ГК РФ).

• Исполнители и подрядчики получают не заработную плату, а предусмотренное договором вознаграждение, которое выплачивается не каждые полмесяца, как зарплата, а в порядке, установленном договором.
• Исполнители и подрядчики обязаны в полном объеме возместить причиненные ими убытки (ст. 723, ст. 783 ГК РФ). По трудовому договору работник несет полную материальную ответственность лишь в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ.
• Если с физическим лицом заключен гражданско-правовой договор, то на него не распространяются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством (отпуска, больничные и т.п.).

И, если в случае с договорами между организациями есть вероятность, что одному и тому же документу присвоят разные регистрационные номера.

То в случае с гражданско-правовыми договорами, есть вероятность, что исполнитель вообще никак не будет его отмечать.

В любом случае, для своевременного доступа к документам, срочной проверки или сверки документов между организациями необходимо вести полный учет гражданско-правовых договоров в журнале регистрации.

Как заключить гражданско-правовой договор (договор подряда) с физическим лицом Читайте по теме в электронном журнале Заполнение журнала регистрации гражданско-правовых договоров Как уже упоминалось, в случае с компаниями, регистрационные номера могут не совпадать и вот для того, чтобы этого избежать компания, которая будет регистрировать документ первой, должна указать рядом со словом «Договор» номер.

Журнал учета гражданско-правовых договоров (рекомендуемый образец)

Журнал регистрации договоров Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров. Скачать Журнал регистрации договоров, xlsx, 18 kb Скачать образец заполнения Журнала регистрации договоров, xlsx, 18 kb Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
3. Дата внесения записи.
   Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
5. С кем заключен договор. Наименование контрагента.

Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.

• Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
• О чем договор.
• Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
• Срок действия договора.

Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).

И для того, чтобы в любой момент можно было найти нужный документ, его надо где-то зарегистрировать. Причем, учитывать надо все виды договоров по отдельности. Трудовой — в одном источнике, гражданско-правовой — в другом.

Нас интересует регистрация именно последнего типа. Для этого учета в каждой организации есть журнал регистрации гражданско-правовых договоров. В нем учитываются все когда бы то ни было заключенные соглашения между организацией и физическим или юридическим лицом.

Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу Нужен ли журнал регистрации гражданско-правовых договоров Итак, как мы выяснили, договор, как и любой другой документ должен быть зарегистрирован.

Подобный учет ведется в специальной регистрационной форме отдельно от всех остальных документов, касающихся внутренних процессов организации.

Регистрация договоров

Журнал регистрации договоров гражданско-правового характера применяется для регистрации договоров, заключаемых между организацией и физическим/юридическим лицом.

Вид основного раздела журнала: Под гражданско-правовым договором понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ).

При оформлении гражданско-правовых отношений с гражданином, производящим какие-либо действия в интересах организации или индивидуального предпринимателя, широкое распространение получили договоры подряда, поручения и возмездного оказания услуг.

Предметом таких договоров может являться выполнение определенного задания (заказа, поручения), то есть конкретного, конечного объема работ или услуг. Подрядные отношения регулируются гл. 37 ГК РФ, правоотношения, возникающие по договору поручения, — гл.

Журнал регистрации договоров гражданско-правового характера образец

Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа: ДОГОВОР №1234 возмездного оказания услуг Вторая организация может пойти двумя путями.

• Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

ДОГОВОР №1234/4321 возмездного оказания услуг

1. Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:

В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.

https://www.youtube.com/watch?v=oPhsxN60jpA

Полное описание Журнал регистрации договоров гражданско-правового характера применяется для регистрации договоров, заключаемых между организацией и физическим/юридическим лицом.

Под гражданско-правовым договором понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ).

Предметом таких договоров может являться выполнение определенного задания (заказа, поручения), то есть конкретного, конечного объема работ или услуг. Подрядные отношения регулируются гл. 37 ГК РФ, правоотношения, возникающие по договору поручения, — гл.

49 ГК РФ, а по договору возмездного оказания услуг — гл. 39, а также параграфом 1 гл. 37 ГК РФ в части, не противоречащей гл. 39 ГК РФ.Гражданско-правовой договор имеет принципиальные отличия от трудового договора. Графы для заполнения 1 .№ договора2. Дата заключения3. Контрагент4.

Титульный лист) (генеральный заказчик) Журнал учета гражданско-правовых договоров начат » » 20 г. окончен » » 20 г. Лицо, ответственное за ведение журнала, с » » 20 г. по » » 20 г. (Ф.И.О.) с » » 20 г. по » » 20 г. (Ф.И.О.

) На листах T T T T T T T T T ¬ ¦Номер ¦Дата ¦Рекви-¦Сто- ¦Пред-¦Срок ¦Тер-¦Объем ¦Реест- ¦При-¦ ¦ре-¦ре-¦зиты¦роны ¦мет¦дейс-¦рито- ¦пере- ¦ровый¦ме- ¦ ¦гист- ¦гист-¦дого- ¦дого-¦дого-¦твия ¦рия¦давае-¦номер¦ча- ¦ ¦рации ¦рации¦вора¦вора ¦вора ¦¦дейст-¦мых¦объекта¦ние ¦ ¦дого- ¦дого-¦¦¦¦¦вия¦прав¦учетদ ¦вора¦вора ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + + + + ¦1¦2¦3¦4¦5¦6¦7¦8¦9¦ 10 ¦ + + + + + + + + + + + ¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦ L + + + + + + + + + Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов.

Видео:Виды и журналы. Договоры (десктоп-клиент)Скачать

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

• это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
• книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
• с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

Перечень типовых управленческих архивных документов

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

https://www.youtube.com/watch?v=xh_tNUTjn1w

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

• порядковый номер;
• ФИО;
• должность ответственного лица;
• причину, по которой лицо ведет журнал;
• его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

• 1 графа – номер регистрации трудового договора;
• 2 графа – дата заключения соглашения;
• 3 графа – номер самого трудового договора;
• 4 графа – ФИО сотрудника;
• 5 графа – должность или специальность;
• 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
• 7 графа – срок действия трудового соглашения;
• 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
• 9 графа – дополнительные соглашения;
• 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

• конфиденциальность;
• контроль хранения документов;
• быстрое формирование копий справок и приказов;
• быстрый поиск необходимых документов.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

• регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
• если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
• книга регистрации должна храниться 75 лет;
• когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
• в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
• подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Кто ведет?

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

• порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
• лицо, несущее ответственность за его ведение;
• форму журнала регистрации трудовых договоров.

Пример заполнения

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Электронная версия журнала регистрации

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

https://www.youtube.com/watch?v=YV7GdhWT-Cw

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нельзя, вне  зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

• отстранение от должности;
• изменения условий работы;
• перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

💡 Видео

Как прошить договор для подачи в регистрационный отдел МВДСкачать

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТАСкачать

Учет и регистрация в журнале договоровСкачать

[Видеоинструкция] Регистрация соглашений к трудовому договору | Т.А. СамородскихСкачать

Как правильно регистрировать и присваивать номер документов в делопроизводствеСкачать

Шнуровка журнала с твердой обложкойСкачать

Как присвоить номер договору в преддоговорной работе и переместить его в журнал договоровСкачать

Реестр договоровСкачать

Договор ТО ВДГО новый на 2024г.Скачать

Журнал регистрации исходящих документовСкачать

Журналы регистрации кадровых документов - Елена А. ПономареваСкачать

Как регистрировать трудовые договоры - Елена А. ПономареваСкачать

Государственная регистрация договора арендыСкачать

Реестр договоров своими руками в Microsoft Excel (Видео 1)Скачать