Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Видео:Как выдать работнику копии и документы - Елена А. ПономареваСкачать

Заявление на выдачу копии трудовой книжки. Образец 2021 года

Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на выдачу копии трудовой книжки .docСкачать образец заявления на выдачу копии трудовой книжки .doc

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения.

Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу.

Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

• данные о компании, в которой трудится человек,
• должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
• просьбу о выдаче копии,
• дату,
• подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

• один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
• второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней.

При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

https://www.youtube.com/watch?v=LVBzx_m84mM

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
   • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
   • должность,
   • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

Видео:Как получить выписку из трудовой книжки на госуслугахСкачать

Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки

В некоторых случаях сотруднику может пригодиться копия трудовой книжки, для чего он должен обязательно написать заявление на выдачу. Образец заявления, процедура его написания и выдачи документа – обо всем этом прямо сейчас.

 Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (word)

 Пустой бланк (word)

Когда может понадобится

Саму трудовую книжку (т.е. оригинал) работодатель хранит в течение всего срока действия договора найма – т.е. вплоть до дня увольнения сотрудника. При этом напрямую законодательство не дает возможности выдать на руки оригинал, однако в некоторых случаях такая процедура возможна (подробнее в соответствующем разделе).

Она понадобиться, когда нужно доказать свой суммарный стаж, профессиональный опыт, срок пребывания на данном месте работы, а также подтвердить факт того, что сотрудник действительно трудоустроен официально и работает до сих пор. Обычно это требуется в таких случаях:

1. Оформление кредита на небольшую сумму (как правило, но 10 млн рублей).
2. Трудоустройство по совместительству.
3. Обращение в посольство.
4. Оформление пособия, в том числе пенсии по возрасту.
5. В редких случаях она может пригодиться, если нужно восстановить какой-то утерянный документ.

Формально работник в своем заявлении на выдачу не обязан сообщать работодателю конкретную причину, которая побудила его получить копию трудовой книжки. Поэтому не стоит ограничиваться только этими причинами – на самом деле перечень возможных случаев может быть гораздо более широким.

Как получить: пошаговая инструкция

В общем виде процедура выглядит следующим образом:

1. Работник идет в отдел кадров или в бухгалтерию (если бухгалтер исполняет обязанности кадровика) и пишет заявление, бланк и образец которого имеются среди прочей внутренней документации компании.
2. Уполномоченный работник (в большинстве случаев кадровик) принимает это заявление и ставит отметку о принятии заявки в работу.
3. Затем она выдается непосредственно заявителю. Предельный срок ожидания составляет 3 рабочих дня. Причем этот срок начинают отсчитывать с рабочего дня, который следует за днем принятия заявления. Например, если работник написал заявление в пятницу, срок пойдет с понедельника. А если при этом понедельник выпал на праздничный день, срок пойдет со вторника.
4. В назначенный день сотрудник получает копию, проверяет, чтобы она была заверена (при необходимости) и ставит подпись у кадровика о факте принятия. Выдать её может не только бухгалтер или кадровик, но также представитель администрации (равно как и принять заявление на выдачу).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко процедура выполняется с задержкой. Поэтому если речь идет о срочных случаях, будет правильно побеспокоиться об оформлении заблаговременно и лучше запастись сразу несколькими копиями. Это особенно полезно при оформлении кредитов сразу в нескольких банках.

Как происходит заверение

Сотрудник должен сразу четко представлять, что именно он хочет получить – простую копию или же заверенную: в соответствии с этим он и отражает свою просьбу в заявлении на выдачу. Если речь идет о заверенном документе, это значит, что заверение происходит при наличии на каждой странице одновременно нескольких отметок:

• подпись уполномоченного работника (обычно директора);
• его фамилия и инициалы;
• его должность (полное название);
• виза «копия верна»;
• синяя печать компании.

На самой последней странице следует поставить запись о том, что работник по сей день состоит в штате компании. Также указывается точное количество всех скопированных страниц. Подсчет совершается не по бумажным листам, а именно по страницам самой трудовой, которые были откопированы.

https://www.youtube.com/watch?v=RsQZ9-VlaP4

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Многие организации, в особенности банки, предъявляют очень строгие требования к ним. Так, печать должна стоять именно на копированном поле (а не в пустых полях бумаги). А если она сделана без титульной страницы, то документ также признается недействительным.

Как правило, копия состоит из нескольких страниц, поэтому будет лучше, если их скрепят и пронумеруют. На прошивку лучше также поставить печать.

Образец заявления 2021 — 2021

Законодательно подобный образец не утвержден. Однако на практике придерживаются простой формы, образец которой приводится ниже.

Срок действия

Действует ограниченное количество времени:

• если она заверена работодателем – не более месяца с даты выдачи;
• если заверена нотариально – теоретически бессрочно.

На практике многие организации могут установить и свои сроки действия, причем они имеют на это полное право.

Особенно строгие требования предъявляются банками, если рассматривается заявка на очень большой кредит (10 млн рублей и более). Например, срок может быть уменьшен до 2 недель.

Разумеется, что если сначала было оформлено заявление на выдачу, а затем сотрудник получил трудовую книжку на руки в связи с увольнением, копия уже не будет действовать.

Особенности предоставления

По действующему законодательству работник имеет полное право на получение, при этом:

1. Количество не ограничено.
2. Услуга оказывается бесплатно – т.е. работодатель не вправе взимать какую-либо плату, в том числе за бумагу и использование оргтехники, даже если сотруднику понадобилось много экземпляров.
3. Сотрудник может запросить как копии отдельных страниц, так и копии всей трудовой.
4. Сотрудник имеет право бесплатно заверить все страницы (или выборочно). То есть работодатель ставит печать и подпись тоже за свой счет.
5. Отказать в предоставлении работодатель тоже не имеет права. Причем ограничений на выдачу в течение месяца, года и т.п. нет.

Выдача на руки оригинала

Оригинал выдается в исключительных случаях и только под письменную расписку. Как правило, подобная необходимость возникает в таких ситуациях:

• оформление определенных социальных выплат;
• оформление пенсии по старости (когда сотрудник желает продолжить свою официальную трудовую деятельность);
• оформление загранпаспорта, а также визы для посещения некоторых стран в рабочих целях;
• при оформлении кредита в банке на большую сумму (несколько миллионов или десятков миллионов рублей).

Порядок написания заявления, а также срок выдачи книжки в этом случае примерно такой же. Работник указывает свою просьбу, и в течение 3 рабочих дней по согласованию с работодателем документ выдается на руки. Однако есть несколько существенных отличий:

1. Работник обязательно указывает причину, которая побудила его на запрос оригинала документа.
2. По возможности сотрудник прикладывает оригиналы или копии документов, которые доказывают объективную необходимость выдачи оригинала.
3. Сотрудник должен обязательно указать максимальный срок возврата книжки.
4. Наконец, работник обязательно составляет письменную расписку, в которой отражается факт выдачи документа, а также обязательство вернуть его строго до установленного срока. Документ составляется в 2 экземплярах, а когда книжка будет возвращена работодателю, обе расписки уничтожаются.

Таким образом, в случае заявление на выдачу пишется в соответствии с тем образцом, который утвержден в компании. Важно проконтролировать, чтобы все отметки стояли на документе, особенно в тех случаях, когда речь идет о предоставлении его в банк.

Видео:Как правильно заверить копию - Елена ПономареваСкачать

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки?

До 2021 года оригинал трудовой книжки предоставлялся работнику только в день его увольнения. В остальных случаях сотрудник мог получить только выписку из данного документа, заверенную работодателем.

В настоящее время внесены изменения в ТК РФ, которые предусматривают возможность предоставления оригинала в исключительных случаях по письменному заявлению работника.

Что говорит закон?

Порядок выдачи трудовой книжки и иных документов работника регулируется ТК РФ.

В ст. 62 данного кодифицированного акта определено, что сотрудники могут обращаться к работодателю с заявлением об их предоставлении. Работник может получить оригинал, копию того или иного документа, в том числе трудовой книжки, в зависимости от своих целей.

https://www.youtube.com/watch?v=peHu1u5Tgds

В ст. 62 ТК РФ также определена обязанность работника вернуть оригинал в течение 3х рабочих дней.

Трудовой Кодекс Российской Федерации

На работодателе лежит ответственность по надлежащему заверению копий документов.

Работнику не может быть отказано в выдаче трудовой книжки, так как это будет противоречить положениям ТК РФ.

Кроме того, все документы, в том числе и их копии, передаются сотрудникам на безвозмездной основе.

В каких случаях требуется такой документ?

Оригинал трудовой книжки необходим работнику для оформления пенсии.

В ТК РФ законодатель предусмотрел ограниченные сроки пользования ею. У работника есть 3 рабочих дня, чтобы воспользоваться трудовой книжкой. Затем ее необходимо вернуть работодателю. Основания для продления данного периода не установлены.

В большинстве случаев работнику нужен не оригинал, а выписка из трудовой книжки. Чтобы получить ее необходимо также оформить заявление.

Выписка должны быть заверена в соответствии с требованиями законодательства.

Она может понадобиться в следующих случаях:

• оформление кредита;
• оформление загранпаспорта;
• поступление на заочную форму обучения;
• получение субсидий.

Получение на руки

Выдача оригинала трудовой книжки на руки производится в двух случаях:

Факт получения книжки может удостоверяться в специальном журнале.

Для работодателя не предусмотрена обязанность ведения такового, но при его наличии можно разрешить многие споры.

В журнале необходимо отражать следующие данные:

• ФИО и должность работника (можно указать его табельный номер);
• дату и время выдачи трудовой книжки;
• роспись сотрудника.

Следует помнить, что сотрудник обязан вернуть трудовую книжку по истечении 3 рабочих дней с момента ее получения.

Вместо журнала, можно брать с работников расписку о получении документа.

Утеря

При утере трудовой книжки ее необходимо восстанавливать.

Если сотрудник потерял документ в тот момент, когда он был выдан ему работодателем, ответственность за данное действие лежит на сотруднике.

Такой работник должен написать заявление на восстановление трудовой книжки и передать его работодателю. Последний в течение 15 дней готовит дубликат.

В связи с тем, что ответственность за утрату лежит на самом работнике, работодатель не обязан принимать меры к внесению всех записей. Он делает только свою отметку.

Недостающую информацию будет восстанавливать сам сотрудник.

Как составить заявление на выдачу трудовой книжки?

Заявление на выдачу трудовой книжки оформляется в свободном виде. На законодательном уровне не утверждена единая форма.

Сам работодатель может разработать типовой бланк, который будет применяться в рамках его компании.

В заявлении должна быть отражена следующая информация:

• данные о работнике (ФИО и должность);
• цель выдачи книжки;
• подпись и дата.

Общие правила

Заявление должно быть оформлено в письменном виде.

Свою просьбу работник адресует руководителю организации. В самом тексте обязательно отражается причина выдачи трудовой книжки, например, «для предоставления в ПФР для оформления пенсии по старости».

Заявление на выдачу трудовой книжки обязательно подписывается заявителем, делается расшифровка и проставляется текущая дата.

Оно рассматривает компетентным работником, который отвечает за сохранность трудовых книжек.

Документ выдается сотруднику под роспись в специальном журнале или же с него берется расписка.

Общие правила выдачи трудовых книжек на короткий период могут быть утверждены в рамках предприятия локальным нормативным актом.

Получение для ПФР

Оригинал трудовой книжки необходимо получить для предоставления в ПФР.

https://www.youtube.com/watch?v=RvG-Jq01Kwo

Это требуется, если сотрудник продолжает свою трудовую деятельность после достижения пенсионного возраста.

В ПФР предоставляются исключительно оригиналы трудовой книжки наряду с прочей документацией.

Итак, как написать заявление на выдачу трудовой книжки? Необходимо уточнить разработан ли типовой бланк в конкретной компании.

Образец может выглядеть следующим образом:

Пример составления заявления

Выдача новой (дубликата) взамен утраченной

Утрата трудовой книжки может произойти по вине работника или работодателя. От этого будет зависеть порядок восстановления информации.

Если книжка была утрачена самим работником, то именно ему предстоит обращаться ко всем работодателям для внесения необходимых данных. Когда книжка потеряна компаний, в которой в настоящей момент трудится сотрудник, она занимается восстановлением всех сведений.

Если документ был утрачен работником, он обязан передать заявлением с просьбой создать дубликат.

Работодатель рассматривает данное обращение и в течение 15 дней должен завести новую трудовую книжку и сделать в ней запись о трудовой деятельности соответствующего сотрудника.

Образец заявления выглядит следующим образом:

Бланк заявления на дубликат

Нюансы

Рассмотрим особенности оформления заявления на выдачу трудовой книжки для разных категорий работников.

Для иностранного гражданина

Законодатель не предусмотрел каких-либо специфических правил по выдаче трудовых книжек для иностранных граждан.

Они в общем порядке оформляют заявление. Иностранные граждане могут получить оригинал трудовой книжки или выписку из нее на безвозмездной основе.

Для родственников умершего сотрудника

Трудовая книжка может быть предоставлена родственникам умершего сотрудника по их заявлению.

Документ передается после того, как заявитель подтвердил наличие родственных связей с сотрудником.

В качестве доказательства таковых могут быть переданы следующие акты:

• свидетельство о рождении;
• свидетельство о заключении брака;
• паспорт;
• свидетельство об усыновлении.

Форма заявления не утверждена законом. Бланк может быть разработан на конкретном предприятии.

Факт выдачи трудовой книжки удостоверяется распиской получателя:

Пример расписки о получении трудовой книжки работника

Выдача доверенному лицу

В ТК РФ нет понятия «доверенность». Не закреплена в данном кодифицированном акте и процедура выдачи документа представителю.

Получить трудовую книжку за работника третье лицо может после его увольнения.

С момента расторжения трудового соглашения отношения между работником и работодателем прекращаются.

Доверенность на получение трудовой книжки должна быть заверена нотариусом. После ее передачи представитель должен написать расписку.

В заключение хотелось бы отметить, что трудовая книжка – важный правовой документ. Она хранится у работодателя и передается работнику только в исключительных случаях.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Видео:КАК ПОСМОТРЕТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ? СМОТРИМ СВОЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУСкачать

Заявление на выдачу копии трудовой книжки — образец

Нередко (например, при подаче заявки на ипотечный кредит) сотрудникам требуется копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец правильного оформления которой будет рассмотрен в нашей статье.

Заверенная копия также необходима при оформлении субсидий, загранпаспорта и в иных случаях.

Неправильно заверенный документ может стать причиной потраченного впустую времени и нервов, потому существуют правила заверения трудовой и только ограниченный круг сотрудников организации могут заверять документ.

Правила заверки копии трудовой книжки

В трудовую книжку вносятся сведения о датах трудоустройства с указанием должности, об особых награждениях и поощрениях, о переводе на другую должность, а также о дате и причине увольнения.

Согласно законодательству, оригинал этого документа должен храниться у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. Именно поэтому при необходимости предоставления сведений о трудовой занятости либо о стаже работы, сотрудник может получить только копию.

Однако просто скопировать документ будет недостаточно, его обязательно нужно заверить. Иначе он не имеет никакой законной силы.

https://www.youtube.com/watch?v=usBpas1ngAI

Правила заверки копии трудовой книжки предусматривают осуществление этой процедуры на текущем месте работы в отделе кадровой службы предприятия.

Сделать это также может как начальник отдела, так и другой специалист отдела кадров. В некоторых организациях, где не предусмотрено наличие отдела кадров, эта обязанность возложена на бухгалтера.

Также заверить трудовую может руководитель организации.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Схема копии трудовой книжки заверенная работодателем образец

Рассмотрим, как правильно заверить копию трудовой книжки и образец заполнения. Первым делом необходимо скопировать все страницы, начиная с титульной. Копии не снимают с тех листов, где отсутствуют записи. Также необходимо, чтобы продублированные листы были надлежащего качества с читаемым текстом. Масштаб должен соответствовать размеру документа-оригинала.

Следующим этапом будет непосредственно заверка. Согласно правилам, заверка трудовой книжки состоит в проставлении на заключительном листе следующих записей:

• копия верна;
• продолжает работать по настоящее время;
• должность уполномоченного сотрудника;
• подпись уполномоченного сотрудника;
• расшифровка подписи;
• дата заверки.

Помимо этого, необходимо проставить оттиск печати организации на всех листах. Правильно проставленная печать должна одновременно захватывать часть скопированного текста и подпись заверяющего лица. В противном случае, если печать будет стоять на «пустом» месте листа, не захватывая записи, документ может быть признан недействительным.

Также необходимо на всех листах указать:

• копия верна;
• подпись заверяющего сотрудника;
• расшифровку подписи;
• должность заверяющего сотрудника;
• дату заверки.

Рассмотрим, как заверяется копия трудовой книжки, чтобы не проставлять записи на всех листах. Для этого нужно скопировать все листы, после чего сшить их все вместе и пронумеровать. Нитка выводится на последний лист и проклеивается с помощью небольшого бумажного бланка.

На этом бланке проставляется количество прошитых листов, подпись и расшифровка подписи заверяющего сотрудника. Также необходимо проставить печать, она должна захватывать одновременно часть бланка с подписью (саму подпись) и последний лист документа, к которому приклеен бланк.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) Это быстро и бесплатно!

При этом оригинал можно как скопировать, так и набрать на компьютере и распечатать. Такой вариант также приемлем, особенно когда в оригинале содержатся записи, сделанные неразборчивым почерком.

Неразборчивый дубликат, даже если она оформлена правильно, могут не принять по месту требования.

Поэтому набранный на компьютере и грамотно заверенный документ, несмотря на трудоемкость, может стать выходом из подобной ситуации.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Во многих организациях (особенно это касается небольших предприятий) для получения копии достаточно обратиться в кадровую службу или к руководителю в устной форме.

Для крупных предприятий с большой численностью работников требуется составить на имя директора компании или начальника кадровой службы заявление на выдачу копии трудовой книжки.

Образец заполнения заявления может предоставить специалист отдела кадров.

В тексте заявления нужно обозначить просьбу о выдаче. Помимо этого, дополнительно указывается причина, в связи с которой работнику необходим данный документ. После сдачи заявления работником, составляется приказ. Темой приказа является заверка и выдача работнику его заверенной трудовой книжки.

Ответственность за выдачу требуемого документа возлагается на сотрудника отдела кадров либо на бухгалтера. Согласно статье 62 ТК РФ, при наличии письменного заявления, в обязанности работодателя входит выдача на безвозмездной основе требуемых копий документов, связанных с трудовой деятельностью, не позднее трех дней с даты подачи запроса.

Как заверить копию выписки

В некоторых случаях требуется предоставление выписки из трудовой книжки. Когда нужно предоставить данные, касающиеся только отдельных записей или периодов. В таком случае необходимо скопировать первый титульный лист с личными данными и те листы, где находятся нужные записи.

https://www.youtube.com/watch?v=uKLVpiDX7vI

Заверяется выписка так же, как и полная копия: проставляется печать, подпись ответственного лица, расшифровка подписи, должность и дата заверки.

Для получения выписки нужно обратиться в отдел кадров или к другому уполномоченному лицу (бухгалтеру, руководителю организации) с устным обращением или письменным заявлением на имя главы предприятия или начальника отдела кадров.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Копия, заверенная на предприятии, считается действительной на протяжении календарного месяца. В том случае, если за этот месяц в оригинал были внесены какие-либо записи, она считается недействительной.

При этом, если бланк заверен нотариально, он остается действителен до того времени, пока в оригинал документа не будут внесены новые записи.

Немаловажным является тот факт, что на всех страницах должны стоять оригинальные печати и подписи. Т.е. скопированная печать или подпись автоматически делает документ недействительным.

Иногда случается, что дубликат требуется человеку, который нигде не работает в данный период, в частности, это относится к пенсионерам.

Чтобы заверить книжку, в данном случае можно сделать копию со всех листов оригинала и обратиться в кадровую службу по последнему месту работы.

Специалисты кадровой службы (либо бухгалтер или руководитель) смогут осуществить процедуру заверки согласно законодательству.

Видео:Трудовая книжка. Не выдали трудовую книжку при увольнении? Как ее вернуть? Пошаговая инструкция!Скачать

Как написать заявление на копию трудовой книжки, образец

Такая копия важна в некоторых случаях. Однако не все знают, как правильно её оформить. Юридическую силу имеет только правильно заверенный документ. Для того чтобы контролировать его подготовку важно знать, как правильно оформить и заверить копию трудовой книжки.

В законодательстве упоминается, что работнику разрешается иметь в каждый момент времени только одну трудовую книжку. С другой стороны, нигде нет прямого запрещения для того, чтобы оформить дубликат. Даже если место для записей в этом документе заканчивается, речь не может идти о новой трудовой книжке, а рассматривается вопрос о том, чтобы вшить вкладыш.

Однако речь может идти ещё о копии, которая заверена на предприятии и содержит всю информацию из первоначального документа. Она может потребоваться в следующих ситуациях.

1. В некоторых случаях может возникнуть необходимость подтверждения стажа. Это нужно при назначении пенсии или в том случае, если требуется доказать наличие определённой продолжительности непрерывного трудового стажа на последнем рабочем месте.
2. Хотя это происходит крайне редко, но всё же возможно, что документ потеряется. В таком случае трудовой стаж также станет неподтверждённым. Здесь копия поможет решить возникшие проблемы.
3. Копия книжки может стать доказательством того факта, что у данного гражданина сейчас есть рабочее место.
4. Если гражданин хочет получить заём в банке, этот документ поможет подтвердить его платёжеспособность.
5. При поиске работы иногда требуется выслать резюме потенциальному работодателю. Если вместе с ним послать копию трудовой книжки — это может повысить шансы устроиться на новую работу.
6. Нужна для выдачи загранпаспорта. В этом случае на отдельных листах делают копию каждого разворота. На каждом ставится подпись руководителя, и печать предприятия. Дополнительно нужно на отдельном листе записать список рабочих мест за последние 10 лет.
7. Данный документ может потребоваться для оформления некоторых виз. Например, указанное требование существует для тех, кто оформляет деловую визу в Японию.

В последней ситуации есть три возможных варианта.

1. Оставить всё как есть и завести новую трудовую книжку. Если на данный момент уже имеется внушительный трудовой стаж, то это нанесёт работнику существенный ущерб.
2. Провести восстановление. Здесь придётся посетить все те места, где сотрудник работал раньше и восстановить записи о проработанном там времени. Восстановление может столкнуться с тем обстоятельством, что нужного предприятия может уже не быть.
3. Если ранее делалась заверенная копия утерянной теперь трудовой книжки, то она может быть достаточным доказательством имеющегося стажа. Но это возможно лишь в том случае, если человек вовремя позаботился о том, чтобы её сделать.

Как получить дубликат

При наличии рабочего места оригинал трудовой книжки обязан храниться в отделе кадров и сотруднику предоставлен быть не может. Однако работодатель не имеет права ответить отказом в том случае, если сотрудник выразит желание получить копию книжки, которая должна быть заверена предприятием.

https://www.youtube.com/watch?v=6p1bkWY_TLE

Для того, чтобы обратиться за получением, необходимо написать заявление. Обычно оно пишется на имя руководителя предприятия. Если на фирме имеется кадровая служба, заявление нужно адресовать его руководителю.

В небольшой организации достаточно для этого обратиться к начальнику с устной просьбой.

Запрашиваемый документ должен быть предоставлен в обязательном порядке в срок, который не должен превышать трёх рабочих дней.

При обращении за ним, нужно учитывать, что не во всех случаях требуется полная копия всей книжки. Иногда достаточно скопировать только часть её. Поэтому, при возникновении такой необходимости нужно уточнить у получателя, какие именно страницы документа ему необходимы.

Если нужна только частичная копия, отдел кадров копирует сначала первую страницу, где содержатся личные данные, а затем выбирает только такие развороты документа, где содержится нужная информация.

Если подшит вкладыш, то дополнительно необходимо сделать копию той его страницы, где также содержатся данные работника. В некоторых случаях может быть так, что при получении вкладыша личные данные могли поменяться.

В этом случае во вкладыше будут указаны те, которые действительны на текущий момент. Наиболее распространённым примером такой ситуации является перемена фамилии при выходе замуж.

Хотя часто копию делают на ксероксе, заверяя её положенным образом, но можно для этой цели набрать идентичный текст на компьютере. Второй способ удобнее в некоторых случаях. Это связано с тем, что записи вносятся от руки и возможность их прочесть зависит от почерка сотрудника отдела кадров.

Набрав текст на компьютере, разбирать почерк в документе придётся только один раз, при наборе текста.

Копия не будет иметь никакой юридической силы, если она не заверена или сделано это не по правилам. Поэтому важно, чтобы оформление было сделано должным образом. Правильно делается это следующим образом.

1. Слова «Копия верна» должны быть записаны каждый раз.
2. Ставится подпись лица, которое уполномочено провести заверение. Обычно это руководитель предприятия или начальник отдела кадров.
   Обязательно делается расшифровка в виде указания фамилии и инициалов. На небольшой фирме такие функции может выполнять главный бухгалтер фирмы. Должна быть указана должность того, кто поставил подпись.
3. На любой странице ставится печать предприятия. Её нужно ставить таким образом, чтобы она частично попадала на подпись, а другой стороной отпечаталась на тексте документа. Нельзя ставить оттиск таким образом, чтобы он целиком попадал на пустую часть бланка. Это может привести к признаниюкопии недействительной.
4. Указывают дату, когда подпись и печать были проставлены.
5. Там, где последний разворот, где указано, что состоялся приём на работу туда, где человек работает до настоящего времени, пишут: «Работает по настоящее время». Последняя страница заверяется таким же образом, как и предыдущие. Сразу после окончания последней записи указывают её номер, дату, должность, подпись, фамилию, инициалы того, кто заверяет.

Таким образом, на последней странице ставятся два комплекта отметок: тот, который для каждой страницы и указанный в пятом пункте этого списка.

Важно отметить, что копию заверить на предприятии может также неработающий здесь человек. Это должно быть сделано бесплатно. Обычно такая ситуация возникает у пенсионеров, когда они обращаются за начислением пенсии.

Таким образом также может получить её человек, который на данный момент является безработным. При этом за этим обращаются на последнее место работы.

Существует ещё один способ заверить — при этом нужно поставить соответствующие отметки только на последний лист. Это разрешено делать при условии, что все листы будут подшиты толстой ниткой, а её концы будут выведены в конец документа и заклеены.

https://www.youtube.com/watch?v=eoPb-4xCFI0

Надпись должна содержать количество подшитых листов, подпись уполномоченного лица и её расшифровка, а также печать предприятия. Оттиск печати должен попадать на подпись, на текст наклейки и на текст документа.

Главный бухгалтеру разрешается проводить заверение только при условии, что он является ответственным за хранение трудовых книжек. Если это не так, то в небольшой организации обычно этим занимается руководитель.

Образец и форма заявления, порядок подачи

Срок, в течение которого копия является действительной, законодательством не определён. Обычно данный срок устанавливается той организацией, для которой документ был изготовлен. Например, предоставлении справки в ФСС он составляет десять дней.

Законодательством не предусмотрен бланк для такого заявления. Обычно его оформляют следующим образом.

1. В верхней правой части указывают, к кому производится обращение.
2. Ниже пишут, кто является заявителем.
3. В середине строки указывают название документа.
4. В тексте заявитель выражает просьбу о проведении оформления копии.
5. Далее он объясняет, по какой причине она необходима и для какой организации предназначена.
6. Далее ставятся дата, подпись, её расшифровка.

Документ передаётся руководителю предприятия. Копия должна быть составлена в течение трёх рабочих дней.

Может ли работодатель отказать в выдаче

Согласно требованиям законодательства директор не имеет права отказать в оформлении копии трудовой книжки.

Заключение

При получении копии нужно проверить правильность её оформления. Имеет смысл сделать её для себя для обеспечения сохранности данных о трудовом стаже.

Подробнее о получении копии трудовой книжки смотрите ниже на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Видео:Как оформить дубликат трудовой книжки?Скачать

Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец

При первом трудоустройстве на сотрудника оформляют трудовую книжку. Впоследствии этот документ не выдают ему, а хранят в кадровом подразделении предприятия.

На руки книжку не дают, так как любые записи в неё может вносить только работодатель, а для сотрудника документ считается особо важным.

Если работнику нужно подтвердить официальное трудоустройство или иной факт, он должен написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, образец которого в конце этой статьи.

Правила выдачи копии

Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.

Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.

Его обычно пишут следующим образом:

Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.

Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.

https://www.youtube.com/watch?v=SYvmVaSksk8

Также см. «Обязан ли работодатель выдать работнику оригинал трудовой книжки для оформления пенсии?».

Правила заверения копии

Чтобы копия документа служила подтверждением официального трудоустройства сотрудника для банка или другого учреждения, она должна быть должным образом заверена. На каждом листе следует проставлять подпись кадровика или директора предприятия с расшифровкой и обязательным указанием должности. Также ставят печать организации.

Также см. «Заверение документов с 1 июля 2021 года: что меняется в связи с новым ГОСТом».

Заверяют каждую страницу, а на последней строчке должна быть синей ручкой записана формулировка, подтверждающая, что сотрудник продолжает работать и в настоящее время. Для банка это подтверждение, что потенциальный клиент не был уволен, он работает и получает официальный доход.

Трудовую книжку передают сотруднику только в момент увольнения из организации, а при последующем трудоустройстве её вновь передают в кадровую службу.

Учтите, что с 2021 года при заверении копии нужно указать, где лежит оригинал этой трудовой книжки.

Также см. «Что меняется в оформлении трудовых книжек с 1 июля 2021 года».

Способы получения

Есть несколько ответов на вопрос, как получить копию трудовой книжки. Заявление можно принести не только лично. Также оно может быть отправлено с помощью:

• обычной почты;
• электронной почты.

Однако в любом случае в нём должна быть проставлена дата.

На рассмотрение законом отведено 5 дней. После этого организация должна бесплатно предоставить сотруднику правильно оформленную и заверенную копию.

Есть важное условие: выдача копии трудовой книжки работнику не обязывает его объяснять цель ее получения. Он может использовать книжку для предоставления в банк при оформлении кредита, получения различных социальных пособий и других целей. Причина и место использования копии указывают только по желанию сотрудника.

Иногда стандартный образец заявления на получение копии трудовой книжки утверждён на уровне предприятия. Чтобы его получить, обратитесь в отдел кадров.

Вот примерный образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

🔥 Видео

4 часть: Заверение копий трудовых книжек с 01.09.2021 г.Скачать

Не отдают трудовую книжку и не выдают ее копию. Что делать?Скачать

Образцы заявление по ТК и ЭТК - Елена А. ПономареваСкачать

Как отправить скан-копии трудовой книжки в ПФУСкачать

Выдача трудовой книжки при увольнении – Елена А. ПономареваСкачать

Выписка из трудовойСкачать

Компенсация за задержку выдачи трудовой книжки - Елена А. ПономареваСкачать

Работодатель обязан выдать работнику безвозмездно – Елена А. ПономареваСкачать

Как оформить дубликат трудовой книжки - Елена А. ПономареваСкачать

Копии документов о работе – Елена А. ПономареваСкачать

КАК ЗАВЕРЯТЬ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМСкачать

Как поступить, если сотрудник заявляет о потере трудовой книжки - Елена ПономареваСкачать

КАК ВОССТАНОВИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУСкачать

Как вносятся сведения в электронную трудовую книжку при трудоустройстве и увольнении?Скачать