Выписка из штатного расписания

Вся информация о кадровой структуре предприятия и размере зарплаты в разрезе должностей содержится в штатном расписании. Этот документ является коммерческой тайной любой компании, а сведения из него могут предоставляться выборочно, в зависимости от целей их получения. Информация, содержащаяся в нем, по одному или нескольким сотрудникам оформляется в виде выписки из штатного расписания.

Когда необходима какая-либо часть информации, содержащейся в штатном расписании, ее предоставляют в виде отдельного документа — выписки. Ее форма может быть произвольной, но в ней должна содержаться таблица с графами, аналогичными указанным в штатном расписании.

Скачать актуальный для 2021 года образец выписки из штатного расписания.

В зависимости от лица, которое запрашивает сведения, и их полноты, выписки могут быть нескольких видов.

В этом документе указывают данные одного или нескольких работников. А также выписка из штатного расписания может содержать информацию о должностных окладах, либо предоставляться без них.

Даже заверенная копия одного или нескольких листов из штатного расписания не является выпиской из него. Это два разных документа.

Выписка из штатного расписания оформляется по правилам документооборота, принятого на предприятии. В ней отражают:

• полное наименование компании, ИНН, ОГРН;
• название документа и дату его составления;
• номер и дату штатного расписания;
• реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
• дату начала действия актуальной редакции штатного расписания;
• запрашиваемую информацию (в виде таблицы);
• подпись составителя.

При наличии официальной печати ее также ставят на выписке.

Если выписка содержит информацию о должностных окладах работников, такой документ дополнительно подписывает главный бухгалтер.

Дополнительно можно указать срок действия этого документа. По умолчанию выписка из штатного расписания действительна в течение года с момента ее регистрации.

Например, по запросу из суда подготовлена выписка из штатного расписания. Но в организации, которая ее предоставила, запланированы изменения в структуре персонала (сокращение). Известна и дата начала действия нового документа. В таком случае составитель выписки может указать, что она действительна, например, до 1 октября.

Выписка также может содержать сведения из уже не действующего штатного расписания. Например, когда работнику необходимо подтвердить стаж работы в определенной должности для назначения пенсионного пособия. В этом случае указывают даты начала и окончания действия штатного расписания, из которого делают выписку.

Если в выписке из штатного расписания несколько листов, то ее составитель должен подписать каждый из них, а сам документ прошивается нитью с проставлением печати.

Просто скрепить степлером или выдать несколько листов этого документа под скрепкой нельзя.

Кто может попросить сделать выписку

Во-первых, любое физическое лицо работающее или когда-либо работавшее в компании. Сотрудникам она может понадобиться для подтверждения стажа при назначении пенсионных выплат, факта работы на данном предприятии, в случае трудового спора с нанимателем, решаемого через суд или трудовую инспекцию.

В этом случае, выписка содержит информацию только о штатной единице, которую занимал работник, написавший заявление на получение этого документа.

Во-вторых, различные контролирующие и надзорные органы, которые уполномочены на проверку соблюдения трудового законодательства.

Как правило, этот документ запрашивают во время проведения проверок, либо при рассмотрении обращений работников компании.

В этом случае выписка должна содержать все, запрашиваемые сведения, включая должностные оклады. В ней могут содержаться сведения как об одной штатной единице, так и о нескольких.

В-третьих, выписка из штатного расписания необходима для подачи документов на участие в различных тендерах и при вступлении фирмы в саморегулирующую отраслевую организацию.

При оформлении тендерной заявки, этим документом подтверждают наличие и квалификацию специалистов, необходимых для выполнения условий тендера.

Для вступления в СРО могут понадобиться данные о количестве специалистов, которые выполняют те или иные виды работ и процентом соотношении таких сотрудников с общей численностью наемного персонала. В обоих случаях выписка готовиться без информации о должностных окладах.

Этот документ делают по распоряжению руководителя на основании служебной записки работника, занимающегося подготовкой пакета документов. Образец выписки из штатного расписания без окладов можно скачать здесь.

В-четвертых, выписку из штатного расписания могут запросить судебные инстанции, при рассмотрении трудовых споров между работником и нанимателем. В этом случае, может быть подготовлен любой из видов выписки, который наиболее соответствует запросу.

Например, если дело касается восстановления на работе сотрудника, уволенного за прогул, то этот документ будет содержать сведения об одной штатной единице, которую занимал работник, подавший иск в суд. В выписку необходимо будет включить и информацию о размере зарплаты такого сотрудника, так как на ее основании будет рассчитывать компенсация.

https://www.youtube.com/watch?v=V9HVmdzuGO4

Если работник оспаривает увольнение по сокращению штата, то этот документ будет содержать сведения о штатной структуре подразделения, где он работал.

Кто подготавливает выписку из штатного расписания

При наличии кадрового подразделения, подготовку документа поручают одному из ее сотрудников, отвечающему за ведение штатного расписания. Если в компании нет отдельной структуры, отвечающей за работу с кадрами, ее может оформить любой работник, который занимается кадровой документацией:

• бухгалтер;
• делопроизводитель;
• юрист;
• руководитель.

Этот сотрудник также подписывает выписку, как ее составитель. Своей подписью он подтверждает полноту и достоверность сведений в ней. Дополнительно свою подпись на документе может поставить и непосредственный руководитель исполнителя документа.

Процедура оформления выписки из штатного расписания

Первоначально, нужен документ, обосновывающий необходимость подготовки выписки и ее содержание. Это может быть:

• распоряжение руководства компании;
• заявление сотрудника, в том числе и бывшего;
• запрос из контролирующих органов или иных инстанций.

Распоряжение руководителя может быть оформлено в виде отдельного документа или резолюции на заявлении, докладной записке или запросе.

Например:

ООО «Контрплюс»

21.06.2021 №154/78

Распоряжение

Видео:Штатное расписание: основные вопросы и спорные моментыСкачать

Образец выписки из штатного расписания в 2021 году — заполнение, скачать бесплатно в excel, что такое и как она выглядит, без окладов

Наличие штатного расписания на предприятии – условие не обязательное. Однако большинство фирм практикуют его ведение. Рассмотрим порядок предоставления и образец выписки из штатного расписания в 2021 году.

Что это такое и как она выглядит

Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.

Штатное расписание содержит в себе данные обо всех сотрудниках данной фирмы, сведения о занимаемых должностях, структурных подразделениях, тарифной сетке и окладах работников. Подобная информация относится к сфере коммерческой тайны, поэтому получить к ней доступ может ограниченный круг лиц.

Правила составления штатного расписания регулируются Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года. Согласно нему для его ведения предполагается использовать унифицированную форму Т-3.

Но это не является обязательным условием. Работодатели имеют право несколько адаптировать эту форму к тем условиям, в котором работает данная структура.

Если лицо, которое имеет на это право, запрашивает выписку, то ему обязаны ее предоставить. Она может быть составлена на отдельном листе в простой форме.

Однако на крупных предприятиях практикуется наличие специальных бланков для таких документов, в которые просто вносятся все необходимые сведения. Но их наличие не обязательно.

Чаще всего выписка – это один заполненный лист. Но если объем представляемой информации на нем не умещается, то выписка может быть сделана на нескольких листах, которые составитель должен скрепить между собой, прошив нитью (скреплять такой документ степлером  запрещено).

Затем на нить должен быть приклеен проштампованный небольшой листок бумаги с указанием количества листов в предоставляемом документе, датой выдачи и подписью руководящего работника. Плюс на нем необходимо проставить надпись «копия верна».

После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

https://www.youtube.com/watch?v=eVJp5kIGYqA

Скачать бесплатно бланк в excel можно по ссылке.

Для чего нужна

Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:

• в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
• в ПФР при оформлении пенсии;
• в ФСС для расчета пособий;
• при вступлении в саморегулируемую организацию;
• для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
• в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
• в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.

Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.

Чтобы сведения всегда соответствовали истине, их необходимо периодически обновлять, т.к. происходят изменения в штате сотрудников, в размере заработной платы и т.д.

Кто делает

Непосредственно составлением документа должен заниматься отдел кадров (если он есть в наличии на предприятии). Это может быть и начальник отдел, и рядовой сотрудник.

В ряде организаций практикуется, что выписку составляет секретарь или за ней следует обращаться в юридический отдел (или к отдельному штатному юристу). Такие правила индивидуальны для каждой рабочей структуры.

Как сделать и ее образец заполнения

Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:

1. В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
2. Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
3. Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.

Без окладов

Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.

Подтверждающая наличие сотрудников

Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.

Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.

Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:

• название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
• занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
• общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
• размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.

Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:

Чем отличается от копии

Главное отличие копии от выписки очень просто. Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца. Выписка же содержит в себе лишь какую-то часть первоначального текста.

Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).

В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.

Нужно ли писать заявление

Писать или не писать заявление на предоставление выписки – это внутреннее дело каждой отдельной организации, которое зависит от собственного распорядка. Этот вопрос никак на законодательном уровне не регулируется.

https://www.youtube.com/watch?v=PZDMqO1DcvI

Если все же работодатель требует от сотрудника составления заявления, то он обязан рассмотреть его в течение трех рабочих дней с момента получения. Указывать ли в заявлении с какой целью требуется выписка?

Иногда работодатели требуют обозначить, в какую структуру данный документ будет предоставляться. Это незаконно. Каждый работник обладает правом на получение любых сведений, которые касаются лично его самого. Т.е. выписку обязаны предоставить при любых обстоятельствах.

Срок действия

Если говорить о сроках, пока выписка считается действительной, то, обычно, они ограничиваются 1 годом (т.е. это время пока штатное расписание считается действительным).

Но правила предусматривают возможность их уменьшить. В таком случае ограничительный срок должен быть указан в самом документе.

Заверение

Чтобы выписка считалась действительной, ее должно заверить несколько человек. В первую очередь это – руководящие лица. На ней должна быть подпись директора предприятия (или ИО за его отсутствием).

Также следует завизировать документ руководителю того структурного подразделения, в котором трудится получатель, а еще это следует сделать начальнику отдела кадров. Плюс на документе должен расписаться и сам работник, для которого он составляется.

Начиная с 2021 года ставить печать на подобного рода документах не обязательно. Это касается и юридических лиц, а также ИП. Однако ряд организаций проставляет штемпель согласно внутренним правилам работы с бумагами. Законом это не возбраняется.

Сотрудники отдела кадров обязаны периодически отслеживать  все правовые нюансы, связанные с ведением документооборота и предоставлением необходимых документов различным лицам.

Это касается и выдачи выписки из штатного расписания. Делать это необходимо, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда предоставляемая выписка будет признана не имеющей законной силы.

по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Видео:Обязательность, период, форма, заполнение штатного расписания и др. - Елена А. ПономареваСкачать

Выписка из штатного расписания в 2021 году — образец, без окладов, форма Т-3, как сделать, оформить

Штатное расписание организации являет собой схематическое изображение данных структуры кадров, в том числе сведения о появлении, смене названия или сокращении должностей, о размерах окладов и надбавок, количестве ставок на предприятии.

В этом материале рассмотрим, как сделать выписку из штатного расписания в 2021 году, которая может понадобиться и работнику, и контролирующему органу по ряду причин.

Основные моменты

Штатное расписание считается одним из наиболее важных документов на предприятии, поскольку в нем содержатся детальные данные о кадрах.

Часто бумага требуется при проведении разного рода проверок деятельности компании. Сотрудник имеет право получить выписку из расписания, однако только с его данными.

Рассмотрим, что собой представляет документ, в каких ситуациях он необходим, кто ответственный за его оформление, представим образец заполнения.

Что это такое

Штатное расписание – это документ, где содержится вся кадровая информация о каждом сотруднике (на какой должности трудоустроен, размер ставки, % надбавки и премии за выслугу).

Расписание дает возможность вести не персонифицированный учет сотрудников, поскольку в нем не указаны личные данные, а лишь общая информация о числе штатных должностей и размеры их фиксированных ставок.

https://www.youtube.com/watch?v=pnMLVar-zkA

Выписка из штатного расписания отражает отдельные сведения из общей таблицы. Она может оформляться по форме Т-3 или в установленной на предприятии форме.

В большинстве случаев ведением и оформлением выписки в каждый организации занимаются два ответственных должностных лица:

Каждый из данных должностных лиц своей подписью заверяет соответствующую часть документа, за которую он несет профессиональную ответственность.

Если в организации есть полноценный отдел кадров, тогда подпись на бумаге ставит также руководитель отдела персонала и ответственный работник.

Рассмотрим основные реквизиты выписки из расписания:

Выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному расписанию, поскольку сведения из нее детально проверяются и при необходимости могут выступать в качестве доказательства в ходе судебного разбирательства.

Для приобретения документом законной силы его требуется заверить. Ответственный работник, который составлял документ, должен внизу сделать отметку «Верно», указать свою должность, ФИО, поставить личную подпись и мокрую печать.

Если в документе несколько листов, необходимо заверить каждый из них. Достаточной мерой станет прошивка с наклейкой, на которой предусмотрена персональная подпись руководителя.

Следует учесть, что мокрая печать предприятия должна быть проставлена и на самой выписке, и на наклейке.

Назначение документа

Выписка из штатного расписания может потребоваться в различных ситуациях:

• по требованию сотрудника (в большинстве случаев выписка необходима в качестве доказательной базы трудоустройства при судебных разбирательствах);
• предъявление в пенсионный фонд;
• предъявление в налоговую или трудовую службу в рамка ответа на направленные запросы (к примеру, в случае проведения проверки деятельности предприятия, выявлении правильности расчета трудового стажа сотрудников и прочее);
• предоставление в Фонд соцстраха;
• предоставление в специальную комиссию по организации тендерных торгов;
• для вступления в СРО.

Часто контролирующие инстанции, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут направить запрос на предоставление выписки из штатного расписания в процессе осуществления выездных или документальных проверок.

Фонды социального страхования также часто требуют выписки из расписания на конкретных работников с целью определения точного рабочего стажа или корректности начисления страховых платежей.

Срок действия выписки составляет не больше календарного года, храниться они должны на протяжении срока не более 5 лет.

Данные постоянно должны обновляться, поскольку в любой организации с некоторой периодичностью меняется число работников, размеры их ставок и другие данные.

Законодательная база

Трудовой Кодекс РФ четко определяет права сотрудников на получение по заявке от нанимателя всех требуемых данных, которые могут понадобиться по ряду причин, о его трудоустройстве, ставке и условиях работы.

Об этом говориться в ст. 62 ТК РФ, а в ст. 88 прописаны требования передачи личных данных.

Это означает возможность получения выписок из основных распорядительных документов предприятия, одним из них и является штатное расписание.

https://www.youtube.com/watch?v=raOT2UXk3is

Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 установлена стандартизированная форма Т-3, по ней составляется штатное расписание.

Однако законодательными актами определено право нанимателя оформлять бумагу в произвольной утвержденной на предприятии форме или же адаптировать стандартизированный вид к особенностям деятельности и условиям работы сотрудников.

Выписка также может составляться по форме Т-3 или быть в произвольном виде с соблюдением обязательных условий.

Как оформить образец выписки из штатного расписания сотрудников

Из этого раздела вы узнаете, где можно взять бланк, как правильно оформлять выписку для тендера, для СРО, без ставок, а также разберемся в особенностях и необходимости заверения документа для контролирующих органов или иных нужд, рассмотрим образец копии выписки из штатного расписания и правила его составления.

Где взять бланк

Стандартизированная форма Т-3 закреплена законодательно, однако в зависимости от условий труда работников и системы оплаты труда работодатель вправе внести в форму изменения, которые будут отражать данные особенности.

Скачать образец выписки из штатного расписания на одного сотрудника или иные образцы можно на официальных порталах в интернете в свободном доступе и внести корректировки, исходя из специфики деятельности.

Бланк Т-3 включает такие важные сведения, которые необходимо сохранить при внесении правок:

В последнем разделе документа необходимо прописать по каждому работнику:

Приведем стандартный алгоритм оформления выписки:

Если без окладов

Многие сотрудники отделов кадров утверждают, что выписка без прописанных окладов не может иметь правовой силы, поскольку это вступает в противоречие с требованиями постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г.

Но часто происходят ситуации, когда кадровики составляют именно такие выписки без указания должностных окладов.

Для СРО

Саморегулируемые организации (СРО) являют собой сообщество компаний одной сферы или которые производят схожую продукцию, оказывают схожие услуги.

Такое сообщество имеет своей целью регулировать функционирование компаний в конкретной отрасли и определять стандарты качества производимых товаров или услуг.

Сегодня во многих сферах имеют действующие СРО, при этом стать участником союза можно как на добровольной, так и на принудительной основе.

https://www.youtube.com/watch?v=XLWAp4WWAlc

По этой причине директору компании важно быть осведомленным о наличии возможности вступления в ряды СРО.

Но прежде он обязан ознакомиться со списком требуемой документации для вступления, среди которых имеется и выписка из штатного расписания.

Выписка с целью предоставления в СРО составляется по вышеизложенному алгоритму, с соблюдением всех важных нюансов, чтобы она имела юридическую силу и признавалась действительной.

Для тендера

Если иные ситуации, требующие выписки, вполне понятны, то новая сфера проведения торгов и закупок сырья и материалов требует пояснений.

Для участия в тендерных закупках среди прочих официальных документов предприятия требуется также заполненная по всем правилам выписка из штатного расписания.

Для того чтобы компания имела возможность принимать участие в торгах и стать победителем тендера на выполнение конкретной деятельности, все участники открытого конкурса обязаны предъявить организаторам перечень удостоверяющих и подтверждающих документов.

: как сделать штатное расписание

В такой пакет в обязательном порядке включаются выписки из штатного расписания, копии трудовых соглашений или трудовых книжек.

Это требование применяется с той целью, чтобы проверить, что участник тендера в действительности является работником конкретной компании, и сможет производить продукцию или оказывать услуги, по которым и ведется тендер.

Тендеры на принятие участия в закупках продукции осуществляются для того, чтобы выявить определенного субъекта предпринимательской деятельности, который имеет возможность реализовать товар или оказать услугу максимально качественно, оперативно и недорого.

Как правильно заверить

Необходимость официального заверения выписки из штатного расписания возникает в ситуациях, когда она предназначена для использования во внешнем документообороте организации (например, при ведении судебных разбирательств по различным делам, для предоставления сторонним организациям или в государственные контролирующие органы).

Для выполнения заверения документа его составитель должен:

• указать фразу «Копия верна» либо «Верно»;
• прописать полностью свои персональные данные (ФИО) и должность с расшифровками;
• поставить личную подпись и мокрую печать компании.

В случае наличия в документе двух страниц и более потребуется такое заверение на каждом листе.

Таким образом, данный заверенный документ дает возможность получателю максимально оперативно и эффективно получить требуемые данные о состоянии кадровой системы в компании в целом, а также в отношении каждого отдельно взятого работника в частности.

Итак, из материала вы узнали, как оформляется и составляется официальная выписка из штатного расписания, как она заверяется и кто ответственный за ее оформление.

Теперь вы знаете, в каких случаях может понадобиться выписка из расписания сотруднику или контролирующему органу, для каких целей она составляется.

Такая выписка позволяет получить детальные сведения о кадровой системе в компании, о количестве сотрудников и открытых вакансий, о размере должностных окладов по каждой должности.

Видео:Как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации – Елена А. ПономареваСкачать

Выписка из штатного расписания. Образец и бланк 2021 года

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде.

В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация.

Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк выписки из штатного расписания .docСкачать образец выписки из штатного расписания .doc

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

https://www.youtube.com/watch?v=Xl0D7_wyvEg

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е.

регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования).

Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким.

Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом.

Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков.

Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

https://www.youtube.com/watch?v=ik1hrMhMZCQ

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2021 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Образец выписки из штатного расписания

Видео:Штатное расписание в 1С ЗУП 8 3Скачать

Выписка из штатного расписания в 2021: образец, скачать пример и как сделать?

Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.

Как составить?

Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.

В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».

В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.

Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.

На практике имеются рекомендации по вставке слова «подпись» между инициалами и должностью лица, подписавшего акт. Однако данные положения не имеют документального подкрепления.

Если рассматривать такую рекомендацию по сути, то можно сказать, что она является лишней, так как вся документация проходит процесс регистрации после того, как на ней поставлена подпись.

Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.

Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.

На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

Форма выдержки

Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

• название документации;
• дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2021»);
• название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
• заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
• примечания;
• занимаемая должность заверившего и его подпись;
• печать для заверки документов.

Скачать образец выписки из ШР в формате .xls

Кто может запрашивать?

Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.

Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.

Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.

Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.

Нюансы

При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.

Порядок составления

Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:

• надпись «Верна»;
• дата заверки документации;
• должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.

Образец заверенной выписки из ШР

Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.

Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.

Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:

• приказ, согласно которому человек принят на работу;
• выдержка из трудовых книжек и прочее.

Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.

Кто утверждает?

Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.

https://www.youtube.com/watch?v=qXpNW0WP-oc

Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

Сколько она действует

Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.

Правила составления

Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.

Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

Пример составленной выдержки из штатного расписания

Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.

выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.

Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.

Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.

Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.

Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.

Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.

Соответствие оригиналу

Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.

Пример выписки из ШР

Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.

Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.

Образец заполнения

На фото представлен образец:

Пример заполнения выдержки

На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

• копия выписки из утвержденного ШР;
• документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

https://www.youtube.com/watch?v=G2oMBKfzHJk

Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Без окладов и выписка с завода

Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.

В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.

Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.

Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться  с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.

📸 Видео

Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУПСкачать

Как сформировать штатное расписание в 1С.ЗУП I Боровкова Елена Алексеевна. РУНОСкачать

Штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия — где найти, как составитьСкачать

Что такое штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3? Пошаговая инструкцияСкачать

Что должно насторожить в выписке из ЕГРН? | Понятие и виды выписок из ЕГРНСкачать

Штатное расписание на 2021 год: образец заполненияСкачать

Штатное расписание 2022: нюансы составленияСкачать

Штатное расписание на 2021 год: образец заполненияСкачать

Штатное расписание от "А" до "Я"Скачать

Анализ штатного расписания стационара через PBI шаблонСкачать

Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0Скачать

Как оформить штатную расстановку – Елена А. ПономареваСкачать

Как получить выписку из ЕГИСЗ? Поэтапный разбор | Аккредитация 2022Скачать

Новая форма уведомления, продажа выписок из ЕГРН, должность в новом штатном расписанииСкачать

Структура предприятия (Справочники учреждения, Штатное расписание)Скачать

Штатное расписание в 1С:Предприятие 8.0/8.1 (13/35)Скачать