Как руководителю контролировать своего бухгалтера

Как контролировать бухгалтера | Полезное чтение

Не каждый, не всех и не всегда, но это слабенькая гарантия для тех, кто доверяет бухгалтеру деньги.

Обманывает даже бухгалтер-знакомый и бухгалтер-родственник. А кто не обманывает, может честно ошибиться в расчетах и заработать санкции налоговой.

Что еще хуже — работа бухгалтера для многих кажется темным лесом, отчего проверять ее кажется запредельно сложной задачей. На самом деле нет.

Наш читатель и бухгалтер Елена Глоткина подготовила советы

для руководителей компаний, которые хотят быть уверенными в своем бухгалтере.

Контроль денег

Чтобы контролировать деньги, ограничьте или усложните процедуру их снятия и перевода. Сделайте так, чтобы без подписи
руководителя деньги не уходили.

Если расчетный счет подключен к клиент-банку, необходима двухшаговая система подтверждения платежей. Один из вариантов — два ключа с подписями: один у бухгалтера, второй у руководителя. Бухгалтер создает платеж

и подписывает своей подписью, а руководитель проверяет и подписывает платежи своим ключом.

В такой ситуации я не рекомендую подписывать документы целым списком. Лучше потратить немного времени, но открыть каждую платежку и увидеть, куда, кому и за что отправляется платеж. Да, это займет больше времени. И, да, это

обезопасит ваш расчетный счет.

В некоторых системах платежи создаются без ключа с подписью (по логину и паролю), но «уйдут» только при наличии электронной подписи руководителя. Ключ подписи хранится на флешке. Не оставляйте флешку на постоянное место

жительство в бухгалтерском компьютере.

НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ФЛЕШКУ НА ПОСТОЯННОЕ МЕСТО ЖИТЕЛЬСТВО В БУХГАЛТЕРСКОМ КОМПЬЮТЕРЕ

В некоторых системах перед платежом руководителю приходит смс-пароль, после ввода которого банк исполняет платеж.
Узнайте в своем банке, оказывают ли они такую услугу.

Если речь о наличных деньгах, которые снимаются по чековой книжке, то здесь рекомендация такая: не держите чековую
книжку с заранее подписанными листами.

Если в компании есть корпоративная карта, к ней следует подключить лимит расходования. Можно также попробовать
защитить ее смс-паролем, но в большинстве банков это работает только для интернет-платежей.

Контроль отчетности

Все знают: отчетность должна быть сдана в сроки, установленные законодательством. Иначе будут штрафы и повышенное
внимание налоговой со всеми вытекающими последствиями.

Но не все знают, что некоторые бухгалтера сначала сдают абы-какую декларацию (главное — вовремя) а потом отправляют «уточненку» — правильную декларацию, но уже после срока сдачи отчетности. И все бы ничего, ведь за это не штрафуют,

но зато из-за такой самодеятельности организация может попасть на карандаш налоговой. Удачи на проверке.

ЧТОБЫ ПРЕДОТВРАТИТЬ ПЕЧАЛЬНЫЙ ИСХОД

Самостоятельно подписывайте отчетность, даже электронную.

Имейте перед глазами календарь подготовки и сдачи отчетности с утвержденными сроками.
Сверяйтесь с ним, когда подписываете отчетность.

Отмечайте в календаре, что и когда сдано. Так и вы увидите общую картину, и бухгалтер
поймет, что вы контролируете процесс. Поручите бухгалтеру составить календарь на год вперед.

Контроль налогов

Если при слове «налоги» вы подумали «минимизация» (то есть, конечно, «оптимизация»), вы не одиноки. Это разумно.
Но пусть минимизацией занимается не тот, кто ведет учет. Это отдельная и сложная тема.

Начнем с более простых вещей. В налогах ваша первая задача — выстроить процессы так, чтобы налоги
оплачивались:

вовремя — чтобы не платить потом пени;

без ошибок в платежных документах — иначе будет считаться, что налог не оплачен.

Для этого закрепите в обязанностях бухгалтера своевременное предоставление информации о начисленных налогах (сроки поставьте на пару недель раньше предусмотренных законодательством, если для оплаты нужно аккумулировать

средства на счете). Раз в год давайте задание сверять взаиморасчеты с налоговой. Отчет на стол.

Как работать с бухгалтером

Цель всех этих действий — показать бухгалтеру, что вы следите за его работой и вникаете в процесс. Это многократно снижает шанс обмана. Вы удивитесь, как мало предпринимателей готовы в вникать в работу бухгалтера, а ведь это

элементарные правила финансовой безопасности.

https://www.youtube.com/watch?v=6hfpsinAxxQ

Не стесняйтесь своей некомпетентности и задавайте много вопросов. Вы не должны разбираться
во всем, для этого и существуют профессионалы.

Не стесняйтесь проверять работу бухгалтера. Приглашать аудитора часто бывает излишним,
но не отказывайтесь от этой идеи окончательно. В проверке нет ничего постыдного.

Договоритесь об ответственности со стороны исполнителя за его ошибки, из-за которых
организация несет потери. Пропишите в договоре штрафы бухгалтера за штрафы налоговой.

НЕ СТЕСНЯЙТЕСЬ СВОЕЙ НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ И ЗАДАВАЙТЕ МНОГО ВОПРОСОВ

Материал для этого выпуска рассылки подготовила Елена Глоткина: читатель рассылки и руководитель
бухгалтерской компании «7бизнес».

Елена помогает наладить работу бухгалтера в компании, найти правильного стороннего бухгалтера
и проконтролировать его работу. Бухгалтерам Елена помогает работать эффективнее и зарабатывать больше.

Как контролировать своего бухгалтера: пять способов

Не редкость такие ситуации, фирма берет на работу на частичную занятость бухгалтера, у нее хорошие рекомендации и резюме, денег просит не много. Работает этот бухгалтер некоторое время и потом исчезает. Через некоторое время из налоговой присылают штраф, а старого бухгалтера уже не найти. Такие ситуации подрывают доверие директора к любым бухгалтерам.

Можно ли как-то подстраховаться от подобных случаев? Если вы, начиная свой бизнес, постарались хоть немного разобраться в основах бухучета и налогов самостоятельно, вам, конечно, будет легче.

Если не разобрались, потратьте какое-то время и разберитесь, организуйте для себя налоговый ликбез.

Имейте в виду, что если вы нашли специалиста, который смог вам просто и понятно разъяснить взаимоотношение вашего бизнеса с государством, его явно можно считать хорошим бухгалтером.

Предлагаем вам несколько простых советов, которые помогут вам наладить со своим бухгалтером доверительные отношения.

Договариваясь с бухгалтером о работе на дому, будьте внимательны

На первичном этапе любого бизнеса более выгодно найти бухгалтера, приезжающего к вам пару раз в неделю или в месяц, чтобы забрать документы и потом привезти отчетность, а потом самостоятельно сдающего ее по вашей доверенности в налоговую и во всевозможные фонды.

С таким бухгалтером надо обязательно заключить договор, взять все его возможные контакты, вплоть до близких родственников: не надо стесняться, если надо, им позвонить: вдруг пропавший бухгалтер в больницу попал?

Если такого договора вы не заключили, полезно было бы каждый раз брать с бухгалтера расписки в получении документов. На всякий случай, не передавайте бухгалтеру свое право подписи как платежных, так и налоговых документов.

Проверяйте банковские выписки

При возможности просите своего бухгалтера расшифровывать вам все строчки в банковской выписке. Если что-либо покажется вам странным, попросите показать подтверждающие документы. Особенно внимательно надо проверять суммы, которые снимаются для выплаты зарплаты, для командировочных расходов или для хозяйственных нужд.

• Полезно также в программе Excel завести документ, включающий графы:
• остаток на начало дня;
• поступления за день;
• расходы за день
• остаток в конце дня.

При этом остаток на конец дня должен совпадать с остатком в соответствии с выпиской на начало будущего дня.

Внимательно следите за наличными

Бывает, и весьма часто, что бухгалтер забывает оформлять кассовые документы – расходные и приходные кассовые ордеры. А если налоговая выявит несоблюдение кассовой дисциплины, это грозит штрафом для фирмы на 1300 долларов, а для индивидуального предпринимателя – на 170 долларов.

https://www.youtube.com/watch?v=U_JiH-k46_k

Поэтому надо завести правило: раз в месяц просить бухгалтера показать кассовую книгу, журнал учета приходных и расходных кассовых документов, а также полные данные обо всех расходах. Для этого будет недостаточно предъявить копии чеков. Если бухгалтер затрудняется с ответом, что-то здесь не в порядке.

Необходимо обращать внимание на даты, проставленные в документах: они должны соответствовать тому периоду, который вы проверяете.

Разберитесь, кому были выданы деньги, для какой цели, достаточно ли разборчиво прописаны суммы.

Можно сопоставить остатки на конец и начало дня, записи в кассовых приходно-расходных документах и в кассовой книге. Все они должны совпадать с действительными доходами и расходами.

Делайте выборочные проверки остатков на складе

Полезно запросить у бухгалтера отчет, касающийся остатков на складе, а также ведомость о движении товаров. В случае, если ваш ассортимент – это не один-пять товаров, надо заранее определиться, когда и что именно вы будете проверять.

Для проверки надо выбирать или дефицитные товары, или самые ходовые, а также самые ценные из материалов и сырья.

Можно обратить внимание, адекватны ли единицы измерения и количество товаров в приходных и в расходных документах, совпадают ли эти величины с указанными в отчете по остаткам, а также в ведомостях движения товаров.

Подобные проверки желательно проделывать не менее раза в месяц, если, конечно, вы сами не выполняете функции продавца и кладовщика, и не держите все товары здесь же, за занавеской.

Шпионить тоже можно

Контролировать движение денег и товаров – наилучший способ проверки работы бухгалтера, да и любого другого человека, которому вы доверяете заботу о своих финансовых потоках.

Можно пользоваться и более экзотическими способами – проверять бухгалтерский компьютер, используя специальные программы, устанавливать в кабинете бухгалтера потайные микрофоны и видеокамеры, организовать слежку. Можно делать тайные пометки на важных документах – договорах, счетах, актах, подписанных вами, чтобы вероятность подделки подписи была исключена.

Если бухгалтер пропал

Если у вас пропали деньги или документы, надо обратиться в полицию с заявлением. Там необходимо взять справку в подтверждение приема у вас заявления, и отдать ее в налоговую инспекцию. В этом случае можно предупредить штрафы за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетов.

Не надо торопиться увольнять бухгалтера, пока вы не разберетесь, сможете ли вы привлечь его к административной или уголовной ответственности. Проведите сверку с налоговой и всеми фондами. Вместе с новым бухгалтером придется проверить все периоды, за которые нес ответственность ваш сбежавший специалист.

Как контролировать бухгалтера интернет-магазина

Владелец интернет-магазина обычно подбирает бухгалтера, ссылаясь на его характеристики и опыт работы, а аутсорс бухучета на основе отзывов. Но никакие хвалебные рецензии и идеальное резюме не станут гарантией от недобросовестного бухгалтера.

Очень часто руководители отмечают сотрудника, как старательного, проникаются к нему доверием, а в итоге оказываются у разбитого корыта – бухгалтер исчезает, а владелец остается один на один со штрафными начислениями из налоговой и неоплаченными счетами.

Размер интернет-магазина и его ниша никак не влияют на позиции бухгалтера – он остается одним из самых важных людей в компании. Без его подписи кредитные и финансовые обязательства считаются недействительными, так же как и расчетные документы.

Уровень ответственности этого специалиста не зависит от того, является он приходящим или штатным сотрудником.

Бухгалтер обязан грамотно формулировать учетную политику, вести бухгалтерский учет, предоставлять своевременно правдивую финансовую отчетность.

https://www.youtube.com/watch?v=oNfGYGzR7Zs

Такие случаи не редки и подрывают доверие ко всем бухгалтерам. Если на старте организации бизнеса владелец удосужился разобраться в азах бухгалтерии самостоятельно, хотябы на базовом уровне, ему, конечно, будет намного легче.

Как контролировать бухгалтера и уберечься от непосильных проблем, которые могут понести за собой ликвидацию интернет магазина? Не обязательно привлеченный бухгалтер окажется мошенником – из-за низкой компетентности он может просто ошибиться в расчетах и нанести тем самым компании ощутимый ущерб.

В любом случае, стоит подстраховаться и принять превентивные меры, провести проверку деятельности бухгалтера.

Возможные последствия отсутствия контроля

Ошибки бухгалтера могут обернуться катастрофой для бизнеса.

Последствия недостаточной или отсутствующей отчетности интернет магазина часто выливаются в то, что владелец просто не может получить достоверную информацию о положении дел.

Совсем плохо, когда налоговая проверка заканчивается дополнительными начислениями и штрафами. Иногда объем проблем настолько велик, что поглощает все свободные и несвободные ресурсы, и магазин попросту закрывается.

Фирмы-однодневки и бухгалтера-мошенники

Деловые информационные порталы пестрят заголовками такого типа: «Бухгалтер оказался мошенником: как уберечься?» Действия таких лиц являются, по сути, уголовным преступлением.

В качестве движущего фактора может быть обычная жажда наживы или происки конкурентов. Растраты и недостачи могут быть в любой организации.

Руководитель редко принимает адекватные меры против злоумышленников, в результате и возникают подобные прецеденты и предостерегающие статьи в прессе.

Бухгалтер, управляющий финансовыми потоками, не эффективно использует средства. Происходит хищение наличности при выдаче подотчетных средств или заработной платы.

Фирмы-однодневки, которые предлагают услуги таких бухгалтеров, регистрируются каждый день. Внедряя своих сотрудников в организации, они получают нечестную прибыль, уклоняются от налогов, обналичивают «черный нал».

Проведя, две-три крупных сделки, такие фирмы исчезают за горизонт вместе со своими лжебухгалтерами.

Как владельцу интернет магазина не попасть под их «каток» при поиске бухгалтера? Признаки фирмы-однодневки:

• Нет офиса и штатных сотрудников.
• Стационарный телефон отсутствует, общение проходит через электронную почту или по мобильному телефону.
• Фирма зарегистрирована на «зиц-председателя» — стороннего человека, не имеющего к ней отношения.
• Определенный юридический адрес отсутствует.
• Отчетной документации у такой фирмы нет. Если она и платит налоги, то только символические.
• Срок существования такой фирмы не больше 1,5 лет.
• Бухгалтерская документация оформлена с ошибками.

Прежде, чем иметь дело с бухгалтером из такой сомнительной организации, следует детально изучить все документы.

Застраховаться на все 100% нельзя, ведь иногда даже близкие люди, которых владелец назначил на финансовую должность, могут подложить «свинью» в виде ложной отчетности или денежной растраты.

А бухгалтера, привлеченные извне, наоборот добросовестно исполнять свои обязанности, выводя организацию на новый уровень.

Методы проверки работы

Не посвященному в бухгалтерские тонкости человеку, может показаться, что эта сфера – «китайская грамота». Очень часто владельцы интернет магазинов оправдываются: «Фирма работает, как часы – чего мне туда лезть?» и самоустраняются от контроля. Но такая позиция почти всегда проигрышная.

Необходимо держать руку «на пульсе» финансовых дел своей организации, тогда можно избежать неприятных моментов в будущем. Базовые знания налогово-бухгалтерского дела дадут бизнесмену возможность хотя бы иметь поверхностное представление о «правильном» или «неправильном» ведении финансовых дел.

Что нужно предпринять бизнесмену:

• Стоит регулярно просматривать бухгалтерскую отчетность, задавая сотруднику вопросы. Если что-то не понятно – можно спросить. Быть некомпетентным не должно быть стыдно.
• Оговорить с бухгалтером заранее, какие санкции он претерпит в случае допущения ошибки в отчетных бумагах. Если налоговая назначит штраф по вине бухгалтера – значит он также должен разделить ответственность за это.
• Можно пригласить аудитора для получения более точной картины.

Соблюдать элементарные правила финансовой безопасности обязан каждый руководитель. Вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его – хороший способ сохранить время и деньги.

Как производить контроль

С чего начать контроль своего сотрудника? Не стоит бояться термина «бухгалтерия» – это не «темный лес», а вполне понятная система расчетов. Осуществлять контроль не только можно, но и необходимо – пускать на самотек финансовые дела могут лишь недальновидные бизнесмены. Мы рассмотрим самые действенные методы контроля бухгалтеров.

Берем под контроль финансы организации

Следует ужесточить правила перевода средств. Не стоит давать бухгалтеру «карт-бланш» в руки в виде осуществления переводов только с его подписью. Подпись руководителя должна быть обязательной. Система двух ключей будет в этом случае оптимальной – чтобы провести платеж, необходимы два ключа – бухгалтера и владельца магазина. Без этих двух составляющих перевод не пройдет.

https://www.youtube.com/watch?v=8GrmTxtqv5E

Еще несколько советов по платежам:

• Если у банка-партнера присутствует услуга «СМС контроль платежей», тогда можно успешно использовать этот инструмент для контроля. Правда, если за день проходит очень много операций, это будет доставлять неудобства. Но ради сохранения своих средств можно и потерпеть.
• Не стоит подписывать платежные квитанции не глядя, даже если их много. Необходимо обязательно их просматривать – это поможет избежать казусных ситуаций.
• Если ключ для совершения платежей записан на флешку – не стоит оставлять ее надолго у бухгалтера – использование только под личным контролем.
• Если есть фирменная кредитная карточка, тогда стоит установить на ней допустимый лимит по операциям.

Контролируем отчетность компании

Даже далекий от бухгалтерии человек понимает, что несвоевременная сдача отчетности обернется большими неприятностями. Некоторые нерадивые бухгалтера на скорую руку лепят «липовый» отчет, укладываясь в срок, который ограничен на законодательном уровне.

Таким образом, они отвлекают внимание налоговой, и не нарываются на санкции. После, такие бухгалтеры сдают уже точную декларацию. За такие действия штрафы не выписываются, но первые подозрения от налоговой – и организация бизнесмена станет любимым местом паломничества инспекторов на долгое время.

Чтобы уберечь себя от таких последствий, стоит самостоятельно проводить проверку бухгалтерской отчетности – даже электронной. Можно предложить бухгалтеру составить календарь, где будут прописаны сроки сдачи отчетности на некоторое время вперед, и контролировать сроки сдачи.

Бухгалтер будет видеть, что руководитель следит за процессом и вряд ли позволит себе лишнего.

Контролируем уплату налогов

Налоговая оптимизация – довольно сложный процесс, который требует участия особых специалистов. Их цель – не снижение налогового бремени, а увеличение прибыли компании. Такую услугу стоит заказывать отдельно.

Сначала следует начать хотя бы с контроля уплаты налогов. Своевременная оплата избавит компанию от начисления пени и штрафов. Также нужно не допускать возможность ошибок в отчетной документации – из-за них налоги не будут считаться выплаченными.

В обязанности бухгалтера должна входить регулярная подача документации руководителю на стол. Этот процесс лучше проводить заранее, за несколько недель до официальных сроков. Это даст возможность владельцу высвободить необходимые средства для уплаты налогов.

Ежегодная сверка отчетной документации с налоговой должна стать традицией в компании.

Следим за бухгалтером

Если бухгалтер будет видеть заинтересованность руководителя в финансовых делах, он дважды подумает, прежде чем обманывать. Прописное правило финансовой безопасности – вникать в работу бухгалтера. Некомпетентность предпринимателя в бухгалтерском деле не должна стать причиной переживаний.

Если владелец будет задавать финансовому сотруднику много вопросов – бухгалтер должен подробно на них отвечать. Пусть не будут постигнуты все тонкости бухучета, но это послужит сотруднику сигналом: «Руководитель интересуется и наблюдает!» Прибегать к услугам сторонних консультантов не зазорно, а полезно.

Они помогут уточнить правомерность тех или иных действий, предостерегут от совершения ошибок.

Не стоит гнушаться методами безопасности – можно установить видеонаблюдение на месте работы сотрудника, а также установить прослушивающие устройства. Это станет прекрасной подстраховкой от неожиданностей. Однако следует помнить, что по закону сотрудник должен быть проинформирован об этом, а также ему нужно подписать документ о согласии с такими мерами.

Как самостоятельно проверить работу бухгалтера:

• Изучение расчетов с контрагентами.
• Сверка документов о состоянии остатков на складе с реальными позициями. Если есть расхождения – это должно насторожить.
• Следует узнать, не было ли в последнее время квитанций из налоговой о начислении пени и штрафов.
• Узнать, не участились ли визиты инспекторов.

Проверка данных бухгалтерского учета поможет узнать истинное положение вещей на фирме. Если все-таки не захочется с головой окунаться в бухгалтерию – аудитор станет оптимальным решением.

https://www.youtube.com/watch?v=Z-BTGlip7io

Варианты привлечения сторонних сотрудников для проверки своего бухгалтера:

• Провести бухгалтерскую аудиторскую проверку. Тогда над отчетностью будут работать сразу несколько специалистов: аудитор, юрист, налоговик. Но такой сервис довольно затратный и будет не выгодным для небольшой точки продаж.
• Аудитор частного характера – более доступный вариант, который поможет проверить финансовые дела с минимальными затратами.
• Бухгалтер из другой фирмы, работающий в аналогичной сфере.

Если по каким-то причинам предприниматель не хочет, чтобы бухгалтер знал о его действиях, он может заказать анонимную проверку. Так бизнесмен получит объективные данные о состоянии налогового и бухгалтерского учета и избежит возможных конфликтов с сотрудником. Что делать дальше, если обнаружатся ошибки в документации, будет зависеть от их масштаба и характера.

Если бухгалтер исчез

Если вместе с сотрудником исчезли документы и наличные, тогда следует писать заявление в полицию. Также необходимо взять в полиции справку о подаче заявления и принести ее в налоговую. Такие действия помогут избежать начисления пени и штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетной документации.

Не стоит сразу подписывать приказ об увольнении нерадивого сотрудника, пока не будет ясно к какой ответственности его можно привлечь – административной или уголовной.

Как выбрать хорошего бухгалтера

Для работы в малом и среднем бизнесе необходим сотрудник, который постоянно следит за изменениями в законодательстве и вносит на их основе коррективы в свою работу.

Советы при подборе бухгалтера:

• Необходимо сразу определить уровень участия в делах компании: он будет заниматься только бухучетом или еще и вопросами налогообложения, а также кадровыми проблемами?
• Определить уровень сотрудника: предпринимателю нужен «мастодонт» в своей сфере, который работает в разных направлениях, или подойдет аккуратный сотрудник с узкой бухгалтерской направленностью.
• Определиться с размером заработной платы. В этот пункт включить необходимые траты на семинары или курсы повышения квалификации, а также обращения в сторонние фирмы за дополнительными консультациями.
• Стоит решить – предприниматель сам будет заниматься подбором кандидата (беседовать с претендентами, отвечать на звонки, изучать резюме и рекомендации) или поручит это дело рекрутерам.

Чтобы сотрудник работал более старательно, его необходимо мотивировать. В малых и средних сферах бизнеса карьерный рост ограничен. Поэтому следует подумать над премиями или графиком роста заработной платы, а также над компенсационным пакетом.

Признаки хорошего бухгалтера:

1. Он знает все действующие законы, постоянно предлагает новые идеи по оптимизации работы;
2. Прекрасно находит общий язык с налоговой инспекцией;
3. Отчеты такого бухгалтера прозрачны и понятны;
4. Имеет большой опыт работы в разных сферах;
5. Вся первичная и отчетная документация хранится в идеальном порядке.

Для проверки знаний бухгалтера существуют специальные тесты. Можно подготовить собственные вопросы, тестируя претендента на лояльность и надежность. Тестирование желательно проводить до собеседования, чтобы сэкономить всем время.

Хороший сотрудник будет находиться в постоянном контакте со своим руководителем. Если бухгалтер не задает вопросов и не интересуется дополнительными сведениями, скорее всего составленные им балансы будут неправильными, что повлечет возникновение проблем. Следует помнить, что грамотно подобранный бухгалтер – это плюс 40% прибыли предприятия!

Как контролировать бухгалтера руководителю

Бухгалтер – это один из ключевых сотрудников в любой компании. Если рядовой специалист допустит ошибку, могут возникнуть проблемы с партнерами или покупателями. Однако если ошибку допустит бухгалтер, возникнут претензии со стороны контролирующих органов.

Это может привести к наложению административной и даже уголовной ответственности и даже к закрытию фирмы. По этой причине работу бухгалтера нужно контролировать.

Для этого используется аудит, однако это затратное мероприятие, а потому актуально оно не во всех случаях.

Способы контроля деятельности бухгалтера

Частая причина действительно серьезных кризисов в компании – безграничное доверие руководителя к бухгалтеру. Даже если оно основывается на рекомендациях знакомых, это не является панацеей.

Мнение других людей может быть необъективным. Иногда руководитель контролирует часть бухгалтерских дел, но и в этом случае он видит только часть картины.

Возможен ли эффективный контроль деятельности бухгалтера? Да, и в этом помогут следующие инструменты.

Проверка статуса расчетов с партнерами

Руководителю нужно удостовериться в том, что бухгалтер фиксирует все поступления, траты и выплаты. Они должны быть зарегистрированы и правильно отражены. Все выплаты при качественной работе осуществляются в полном объеме и вовремя. Все операции должны быть подтверждены первичными документами.

https://www.youtube.com/watch?v=-VCUE7V7KVQ

Руководитель должен следить за долгами контрагентов.

Нужно создать отчет о долгах в программе «1С» в разделе «Руководителю». Таким образом можно получать сведения о взаиморасчетах на протяжении отчетного периода, изменении размера долга.

Нужно также отслеживать состояние отработанных и неиспользованных авансов. Для экономии времени следует выборочно проверять «первичку». Если обнаружатся ошибки, проводится расширенная проверка. Также, для того чтобы сэкономить время, управленец должен знать, на что именно обращать внимание. Первоочередные детали – это старые задолженности, а также контрагенты, вызывающие вопросы.

Через «1С» можно проверить партнеров. В частности, проверяется актуальность КПП. Если он недействителен, это обозначает процесс ликвидации компании. Если размещены бумаги, по которым есть вопросы, они будут выделены красным.

Подобное выделение обозначает процесс реорганизации компании-контрагента или неверное указание реквизитов. Также компания может не состоять в реестре налоговой.

Для чего нужна такая проверка? Если у фирмы есть платежи в адрес недействующего партнера, при направлении декларации по НДС придет требование о проверке операций. Если ничего не будет проверено, компании выписывается штраф.

Контроль над движением средств по расчетному счету

Руководитель должен удостовериться в том, что отсутствуют сомнительные платежи. Они возможны тогда, когда ключ первой подписи, для экономии времени, передан бухгалтеру.

Сомнения платеж вызывает в том случае, если он отправлен по неясному каналу. Передача ключа бухгалтеру иногда приводит к курьезным ситуациям.

Самый яркий пример – перевод средств со счета фирмы на счет самого бухгалтера, обоснованный тем, что специалист мало получает.

На завершение отчетного времени требуется проверить в «1С» остаток по счету. Важно, чтобы все показатели сходили.

Важно это потому, что налоговая может запрашивать информацию о движении средств по счету прямо у банковского учреждения.

Если банк не предоставит запрашиваемые сведения, он понесет ответственность на основании пункта 2 статьи 86 НК РФ. Руководителя также может заинтересовать поступление средств, приход которых не ожидался.

ВАЖНО! Не всегда сторонние поступления – это хорошо. Иногда они могут свидетельствовать о махинациях со стороны руководителя.

Проверка кассового аппарата

Наиболее часто ошибки (намеренные или ненамеренные) встречаются при операциях при работе с наличными. Очень часто деньги тратятся в один день, а подтверждающие документы готовятся «задним числом».

Если доступ к кассовому аппарату имеют сотрудники помимо уполномоченных лиц, средства могут браться в долг и не возвращаться. Контроль над кассой важен еще и потому, что она проверяется представителями налоговой.

Если будут обнаружены недочеты, назначаются большие штрафы (от 40 000 рублей).

Для того чтобы проверить кассовый аппарат, нужно взять в бухгалтерском отделе кассовую книгу. Существенным недочетом является образование «минуса» в кассе, поэтому его нельзя допускать. Если кассовый разрыв погашается за счет личных средств руководителя, должен быть оформлен договор займа. Отсутствие его считается существенным недочетом.

Проверка склада

Склад нужно сверять с учетными данными. Ведением оборотов может заниматься исключительно бухгалтер, однако остатки ценностей обязательно проверяются руководством. Насторожить должны отрицательные остатки. Распространенные ошибки: материалы приобретаются и не списываются или списываются не полностью.

Контроль соблюдения законодательства

Для изучения законов о бухучете нужно много времени. Однако можно пойти более простым путем. Обнаружить нормативные недочеты можно с помощью самой программы «1С». Технические ошибки обнаруживаются посредством экспресс-проверки.

Находится она в разделе «Отчеты». Также программа позволяет обнаружить счета с отрицательными остатками. Она сообщает о нарушении лимитов. Еще одно направление автоматической проверки – правильная последовательность кассовых ордеров.

Контроль налогообложения

Для проверки правильности ведения налогового аспекта нужно наладить работу в компании таким образом, чтобы сведения о начисленных налогах предоставлялись руководителю своевременно. Желательно, чтобы они были предоставлены за 2-3 недели до сдачи документации в налоговую. Ежегодно производится сверка взаиморасчетов с налоговой.

Как контролировать бухгалтера?

Не секрет, что мало кто из руководителей и собственников бизнеса разбираются в бухгалтерии. Обычная ситуация, когда бухгалтеры пользуются этим и, выстраивая доверительные отношения с директором, воруют. Или же просто по своей халатности или лени подсаживают компанию на лишние расходы. Причем зачастую воруют и бухгалтеры-друзья, и бухгалтеры-родственники!

Для подавляющего большинства руководителей бухучет – это темный лес, и контроль кажется запредельно сложной задачей. На самом деле это не так. Контролировать бухгалтерию можно и обязательно нужно. Вот несколько простых правил, которые уберегут вас от потерь, а бухгалтеров – от соблазна.

1. Контролируйте деньги компании

Чтобы контролировать расчетный счет, необходимо усложнить процедуру перевода денег. Ни в коем случае нельзя, чтобы деньги уходили без подписи руководителя.

Это один из самых простых способов увода денег. Например, введите систему двух ключей: один ключ бухгалтера, второй – руководителя.

Бухгалтер создает платеж, подписывает своим ключом, но без подписи ключом руководителя деньги никуда не уйдут.

https://www.youtube.com/watch?v=TiYn4VmvJcM

Даже когда платежей много, нельзя подписывать платежки списком. Обязательно открывайте каждую платежку и проверяйте, куда и за что платите деньги! Да, проверка займет немного вашего драгоценного времени, однако это поможет избежать многих казусных ситуаций.

Если в вашей системе платежки создаются без ключа, по логину с паролем, а у вас есть флешка с одним ключом руководителя, не оставляйте ее бухгалтеру в постоянное пользование!

В некоторых системах «клиент-банк» при совершении платежа руководителю на сотовый телефон приходит смс с паролем, без которого банк не выполнит платеж. Если у вас не десятки платежей ежедневно, то имеет смысл выяснить в своем банке о подобной услуге.

Если в вашей компании есть корпоративная пластиковая карта, ограничьте ее расходы лимитом.

Для контроля снятия денег со счета по чековой книжке каждый чек подписывайте только в заполненном виде. Не подписывайте чистые чеки и тем более по несколько штук.

2. Контролируйте отчетность компании

Мы все знаем, что несвоевременная сдача отчетности в налоговую чревата последствиями.

Поэтому, дотянув до последнего, некоторые бухгалтеры отправляют «левый» отчет, главное, чтобы уложиться в сроки, установленные законодательством, не нарваться на штрафы и не вызвать повышенного интереса налоговой.

Потом же отправляют уточненную декларацию. Все вроде бы ничего, штрафов за это не предусмотрено. Вот только в результате очень легко попасть «на карандаш» с вытекающими из этого налоговыми проверками…

Поэтому всегда сами подписывайте отчетность, даже электронную. Поручите бухгалтеру составить календарь со сроками сдачи отчетности на год вперед и фиксируйте там, что и когда сдано. Только так вы будете видеть всю картину целиком, бухгалтер будет знать, что вы контролируете процесс.

3. Контролируйте налоги компании

Речь идет не об оптимизации, это отдельная история.

Начните хотя бы с контроля их оплаты. Главное, чтобы они были оплачены вовремя, чтобы не платить потом пени и без ошибок в платежных документах, иначе налог будет считаться неоплаченным.

Для этого введите в обязанности бухгалтера своевременную подачу вам информации о начисленных налогах. Лучше, если это будет заранее, за неделю-две до официальных сроков. Особенно, если для их оплаты еще предстоит аккумулировать средства на счете.

Раз в году давайте команду делать сверку с налоговой. Отчет – вам на стол.

Резюмируем:

Покажите бухгалтеру, что вы следите за его работой, что вы «в теме». Не стесняйтесь задавать вопросы, контролировать, проверять, в этом нет ничего постыдного.

Оговорите ответственность бухгалтера за его ошибки, в результате которых предприятие несет убытки. О штрафах за штрафы от налоговой! А иногда не грех будет и аудитора пригласить…

Цель всех вышеописанных действий – быть в курсе финансовой жизни предприятия.

Остается только удивляться, как мало руководителей готовы вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его! А ведь это элементарные правила финансовой безопасности компании.

Для пущей важности приведу примеры из практики моих клиентов:

• В ходе аудиторской проверки в одной небольшой столичной компании выявилось, что главный бухгалтер, пользуясь полным доверием генерального директора, не только благополучно оплачивала со счета предприятия кредит за свой авто в течение почти 3 лет, но и совершала другие приятные покупки (ювелирные украшения, одежда, туристические путевки и пр.) Упс… Выявлен ущерб около 4,5 млн. руб.

• В нижегородской оптовой компании случайно были раскрыты махинации главного бухгалтера, находящегося в сговоре с коммерческим директором. За 1,5 года их совместного «творчества» на несуществующую рекламу, промо-акции, апгрейд и ремонт офисной техники, представительские расходы и многое другое на счета фирм-однодневок ушло более 3 млн. руб. Как вам такое?..

• При выходе из состава учредителей одного из собственников предприятия случайно было обнаружено, что в штате предприятия присутствуют «мертвые души». При проверке оказалось, что двое давно уволившихся сотрудников продолжают исправно получать зарплату, отпускные и даже премии. Бухгалтер объяснила, что ей просто очень нужны были деньги… О как! Украдено более 800 тыс. руб. Сейчас идет полная аудиторская проверка.

Проверка главного бухгалтера руководителем: на что обратить внимание и по каким точкам контролировать

По Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ руководитель отвечает за организацию налогового, бухгалтерского учета, своевременность, правильность начисления, уплаты налогов. Главный бухгалтер — за ведение бухгалтерского учета, предоставление достоверной, полной отчетности. Получается, что за ошибки главбуха платить руководителю.

1. Внешние признаки проблем в бухучете

2. Проверка банковских выписок

Выбирая организационно-правовую форму, 2/3 российских предпринимателей склоняются к ООО, полагая, что Статья 56 ГК РФ освобождает их от финансовой ответственности за деятельность юридического лица, точнее ограничивает ее размерами учредительного капитала. Эта точка зрения не совсем верна.

https://www.youtube.com/watch?v=8VCuSir9zq0

По Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ руководитель отвечает за организацию налогового, бухгалтерского учета, своевременность, правильность начисления, уплаты налогов. Главный бухгалтер — за ведение бухгалтерского учета, предоставление достоверной, полной отчетности.

Получается, что за ошибки главбуха платить руководителю.

По ст. 3 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ: «В случае несостоятельности (банкротства) общества по вине его участников на указанных лиц в случае недостаточности имущества общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам».

То есть от оплаты задолженности государству, частным кредиторам, доказанной судом, владельца фирмы ничего не спасет, причем оплата эта будет из личных средств. Прибавьте возможность уголовной ответственности по доброму десятку статей УК РФ со сроками лишения свободы до 15 лет, и станет понятно, что доверять надо, но проверка бухгалтера руководителем необходима.

Внешние признаки проблем в бухучете

Понятия «проверка» и «контроль» разные, контролировать главного бухгалтера надо собственными силами, а проверить профессионала сможет только сторонний аудитор, превосходящей квалификации.

Перед началом проверки, стоит сформулировать для себя ее цели, порядок действий, если она выявит серьезные нарушения. Контроль же необходим постоянный, чтобы оградить себя от мошенников, просто ошибок, вызванных усталостью, невнимательностью, даже некомпетентностью.

  Существует несколько основополагающих моментов, по которым руководитель может судить о качестве бухучета. Признаки проблем:

1. Ошибки в базе данных 1С, выявленные технологическим анализом, за истекшие периоды со сданной отчетностью. Если база выдает список ошибок, то причина только одна: низкая квалификация бухгалтеров, незнание ими программы 1С. Когда бухгалтерия состоит из нескольких человек, по списку ошибок можно определить, кто из пользователей их допустил. А виноват в этом глава подразделения, не справившийся с контролем подчиненных, не сумевший избавиться от некомпетентных работников.
2. Беспорядочный документооборот, отсутствие архива отчетности, сверок, реестра документов. Все перечисленное можно определить по:    — Документам, хранящимся россыпью, а не раздельно, по группам учета. Причина этого одна: халатность. Бумаги за истекшие периоды должны быть за архивированы, прошиты, опечатаны. Вторым листом архива должен идти сверенный реестр документов, подписанный главбухом. Если всего этого нет (проверить просто: попросите принести бумаги полугодовой давности по любому клиенту, поставщику), установите сроки наведения порядка. Параллельно назначьте экспресс проверку работы бухгалтера или аудит. Когда порядок наведут, увольте главбуха: этот человек некомпетентен.- Присутствию в архиве ксерокопий финансовых документов, бумаг без синих печатей или подписей. Это нарушение допускают 99% компаний, чем обширнее клиентская база, тем сложнее получить оригиналы. Другое дело, что въедливый главбух душу вынет из персонала, пока к окончанию отчетного периода не получит необходимое, и большинство бумаг занимают, свое место в архиве. Если этого не происходит, значит человек не соответствует занимаемой должности.- Отсутствию архива, при упорядоченном хранении бумаг. Тут лучше действовать не кнутом, а пряником. Выпишите главбуху премию за своевременное архивирование (работа нудная, но нужная), дайте ему рычаги административного, материального воздействия на подчиненных.
3. Отсутствие налогового планирования: квалифицированный руководитель финансового подразделения должен ежеквартально (лучше ежемесячно) подавать директору план предстоящих выплат в бюджет. Не происходит это в 90% случаев при многочисленных ошибках базы 1С. В этом случае с сотрудником лучше расстаться: крупные налоговые штрафы исчисляются сотнями тысяч рублей, за нарушения налогового законодательства предусмотрена уголовная ответственность.

Перечисленные пункты легко контролировать самостоятельно, помощь аудитора понадобится при более детальном анализе документов.

Проверка банковских выписок

Контролировать банковские документы необходимо, чтобы спать спокойно. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные схемы злоупотреблений, пользующиеся спросом, у главных бухгалтеров компаний.

Откаты от дебиторов

С ними сталкиваются организации, имеющие большую клиентскую базу, торгующие с отсрочкой платежа. Полная информация о размере задолженности, сроках оплаты, причинах отсрочки, должна быть не только у бухгалтерии.

Иначе можно столкнуться со схемой: за перенос сроков оплаты, клиент в конверте платит вашему бухгалтеру (суммы доходят до 0,3% за день), или рассчитывается услугами, товаром.

Избежать этого можно устраивая периодические проверки дебиторской задолженности, обязав бухгалтерию сообщать о возникновении просрочки платежа в день ее появления.

Другие виды откатов

Финансовый директор, главбух, перераспределяют денежные потоки компании. У них всегда есть возможность словчить, а рассчитаться с ними могут не наличкой, а выставив счет на оплату курсов повышения квалификации, семинара.

Если страсть подчиненного к учебе стала внушать подозрения, среди банковских выписок за полгода есть оплата нескольких подобных мероприятий, поговорите с ним. Выясните подробно где, когда проходит семинар, кто его ведет, кто участвует.

Не поленитесь, переговорите с руководителями других участников семинара.

Воровство при нехватке оборотных средств

Поступление денег происходит неравномерно, компании периодически сталкиваются с ситуацией, когда необходимо сделать платежи, в том числе налоговые, на определенную сумму за короткий срок, а есть только ее половина, вторая появится через несколько дней.

Вот тут и наступает момент, которым пользуется нечистый на руку бухгалтер. Сначала он налоговые выплаты делает вовремя, потом может ими пожертвовать. Отслеживайте сроки выплат в бюджет, их исполнение полностью.

За первоочередное перечисление денег одному кредитору вместо другого он может вымогать откат. Хорошо, если об этом сообщат, но ситуация может остаться тайной. По этой схеме могут действовать мошенники и в организациях, не испытывающих проблем с оборотными средствами.

Они искусственно создают дефицит, наживаясь на «левых» вознаграждениях. Сообщником главбуха может быть снабженец, руководитель отдела поставок, начальник отдела продаж.

🔥 Видео