Порядок оформления командировки дистанционному работнику (8 видео)

Командировка по ТК РФ

Выполнение трудовой деятельности может осуществляться и за пределами организации. Закон позволяет посылать сотрудников в командировку. Отправка гражданина в другую страну или город должна происходить строго с соблюдением положений Трудового кодекса РФ. Он фиксирует порядок оформления служебной поездки и ее максимальную продолжительность.

Нарушение положений действующего законодательства чревато негативными последствиями. Потому стоит заранее разобраться во всех особенностях командировки по ТК РФ.

Содержание

Что считается командировкой?
Виды командировок
Срок командировки по ТК РФ
Максимальная продолжительность
Направление работника в командировку по ТК РФ
Оплата
Отказ от командировки
Командировка в выходной день
Оплата командировок в выходные дни ТК РФ
Нюансы
Командировка дистанционного работника, в том числе к работодателю
Законодательное обоснование
Когда можно и нельзя отправить сотрудника в командировку
Особенности оформления командировки
Документальное сопровождение
Дополнительные особенности
Возмещение расходов
Особенности отправки в командировку дистанционного сотрудника
Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
Что признается служебной командировкой
Документальное оформление служебной командировки
1. Служебное задание
📺 Видео

Что считается командировкой?

Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности. Такое определение закреплено в Трудовом кодексе РФ.

Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Если гражданин занимает должность, предписывающую постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной командировкой.

Если компания направляет работника для выполнения служебного задания в другой город или страну, действие должно осуществляться в строгом соответствии с порядком, определенным правительством РФ. Особенности отправки в командировку и иные нюансы, касающиеся её, закреплены в постановлении №749 от 13 октября 2008 года.

Если гражданин отправляется в структурное подразделение организации, которая находится за рубежом или в другом населенном пункте, это также будет считаться командировкой.

В случае отправки сотрудника в другой город для выполнения служебного задания в обязательном порядке должны быть выполнены следующие действия:

Руководство издает соответствующий приказ.
Гражданину предоставляется аванс.
Вернувшись из поездки, сотрудник заполняет отчетные документы.

Трудовой кодекс устанавливает широкий перечень гарантий и компенсаций. Начисление заработной платы во время выполнения служебного задания вне основного места деятельности осуществляется на основании среднего объема дохода сотрудника.

Виды командировок

Трудовой кодекс разделяет командировки на два вида — на территории России и за пределами страны. Однако на этом классификация служебных поездок не заканчивается. Бывают:

плановые;
внеплановые;
краткосрочные и длительные;
одиночные и групповые.

Срок командировки по ТК РФ

Командировка по ТК РФ должна иметь строгую продолжительность. В соответствии с закрепленным в нормативно-правовом акте определении, гражданин отправляется в служебную поездку для выполнения распоряжения руководства фирмы. По мере наступления определенного события, командировка должна заканчиваться.

Разъяснения, касательно срока поездки, закреплены в пункте 4 положения №749. В нём говорится, что день отправки и возвращения включаются в общий срок путешествия. Если выезд осуществляется до 23:59, этот день будет считаться моментом отъезда. В случае обозначения в посадочных билетах времени отправления 00:00 и позднее, датой выезда будут считаться уже следующие сутки.

Продолжительность поездки зависит от распоряжения руководства. Оно обязано составить соответствующий приказ. Он оформляется в письменном виде. В приказе фиксируется:

цель, с которой гражданин направляется в другой субъект или страну;
продолжительность выполнения служебного задания;
иные нюансы, касающиеся особенностей выполнения поставленных задач.

Закон позволяет корректировать срок в зависимости от возникающих обстоятельств.

Если сотрудник справился с поставленной задачей раньше указанной в приказе даты, он имеет право вернуться на постоянное место выполнения трудовой деятельности.

Болезнь или непредвиденная задержка в пути могут стать причиной продления сроков выполнения служебного задания. Этот факт в обязательном порядке нужно отразить документально. Для фиксации изменений издается дополнительный приказ.

Максимальная продолжительность

Если внимательно ознакомиться с Трудовым кодексом РФ, в нем не найдется положений, касающихся максимального срока командировки. В соответствии с закрепленными нормами, период нахождения гражданина в поездке определяет работодатель. При этом компания должна соблюдать следующие требования:

составить письменный приказ, в котором отражается цель отправки гражданина в другой населенный пункт или страну, а также примерные сроки выполнения служебного задания;
иметь заключенный договор с посылаемым в поездку сотрудником. Если человек не трудоустроен официально, он имеет право отказаться от выполнения поставленной задачи.
основные обязанности работника не должны носить разъездной характер.

Если требования не соблюдаются, отправить специалиста на работу в другой город или страну не получится. Нужно учитывать, что поездка не может продолжаться бесконечно. Сроком ее завершения является выполнение поручения работодателя. В иной ситуации отправка специалиста в другой населенный пункт может быть расценена, как перевод в другую компанию. Правило закреплено в статье 72.1 ТК РФ.

Направление работника в командировку по ТК РФ

Если планируется отправка сотрудника в командировку, необходимо выполнить ряд обязательных действий. Стандартная схема процедуры имеет следующий вид:

Работодатель утверждает график.
В соответствии с документом происходит издание приказа. В нем фиксируется срок отправки в поездку и цель осуществления действия. Дополнительно оформляется служебное задание. Итогом путешествия должно стать выполнение поставленной задачи.
В указанный в приказе день работник покидает предприятие и отправляется в указанный пункт назначения. День выезда считается днем начала командировки. Предварительно гражданину выдается аванс для оплаты расходов. В табель учета рабочего времени проставляется отметка о том, что сотрудник отправлен для выполнения служебного задания.
Человек осуществляет деятельность на новом месте. Когда работы завершены, происходит возвращение в компанию.
Сотрудник представляет отчет о проделанной работе. В нём может содержаться информация о выполнении служебного задания или отрицательном результате путешествия. В последней ситуации потребуется указать причины.
Вернувшись на основное место осуществления трудовой деятельности, гражданин обязан представить платежные документы, подтверждающие целевое расходование выделенных денежных средств.

Оплата

Особенности оплаты служебных поездок отражены в статье 167 ТК РФ. В ней говорится, что расчет с сотрудниками производится по среднему дневному заработку. Денежные средства начисляются за каждый день отсутствия на рабочем месте. Для расчета среднедневного дохода во внимание принимается календарный год, который предшествует периоду отправки в поездку.

Если человек работает в компании меньше года, при определении среднего заработка во внимание принимается доход за отработанный период. Такая схема расчета используется даже в случае, если гражданин осуществляет трудовую деятельность в компании всего несколько суток. При определении среднедневного заработка, в учет не принимаются:

отпуск по уходу за ребенком;
пособие по нетрудоспособности;
выплаты за дни простоя;
иные денежные выплаты, которые сотрудник получал, не работая.

Чтобы определить среднедневной заработок, уполномоченный сотрудник суммирует весь доход за период и делит его на количество дней, в течение которых гражданин выполнял трудовую деятельность. Итоговая величина умножается на срок, в течение которого человек будет находиться в командировке.

Этот объем денежных средств и будет предоставлен сотруднику за поездку. Если получившаяся сумма меньше обычного дневного дохода, компания имеет право доплатить сотруднику. Факт предоставления дополнительных денежных средств фиксируется локальными актами.

Если получившаяся сумма превышает обычный дневной доход, расчет командировочных выплат происходит на основании этого показателя.

Отказ от командировки

Трудовой кодекс позволяет некоторым категориям граждан отказаться от отправки в командировку. Работодатель по ТК РФ обязан запросить письменное подтверждение согласия на поездку у следующих сотрудников:

женщин, воспитывающих детей, чей возраст меньше 3 лет;
лиц, которые являются опекунами несовершеннолетних детей;
работников, которые воспитывают детей в возрасте до 5 лет без помощи супруга;
граждан, у которых в семье имеется ребенок-инвалид или родственник, страдающий тяжелой болезнью и нуждающийся в уходе.

Если работодатель составит приказ без получения согласия вышеперечисленных категорий граждан, это будет являться прямым нарушением норм Трудового кодекса РФ.

Командировка в выходной день

Человек может быть отправлен в другой город для выполнения задания на длительный промежуток времени. Нередко период нахождения вне постоянного рабочего места выпадает на выходные дни. Закон не обязывает сотрудников осуществлять трудовую деятельность в момент положенного отдыха. Гражданин имеет право использовать выходной в соответствии со стандартным графиком.

https://www.youtube.com/watch?v=iCzlus1EMSg

Однако работа в выходные дни Трудовым кодексом также не возбраняется. В качестве компенсации произойдет предоставление отгула или изменение размера оплаты труда. Выплата за отработанный выходной возрастает в 2 раза.

Факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха должен быть зафиксирован документально. Гражданину предстоит предоставить подтверждающие бумаги в бухгалтерию организации. Сведения о работе в выходные дни вносятся в табель учета рабочего дня.

Дополнительно факт отражается в приказе.

Оплата командировок в выходные дни ТК РФ

Если человек вынужден работать в выходные дни, компания обязана предоставить двойную оплату за этот период.

Правило действует и во время командировки. Оно зафиксировано в статье 139 ТК РФ. Если выходной выпал на день прибытия или отправки из командировки, сотрудник также имеет право претендовать на повышенную оплату.

Выплата будет предоставлена только в том случае, если имеется документально подтвержденный факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха.

Если работодатель узнает, что сотрудник будет вынужден работать во время выходного, нужно заранее отразить этот факт в приказе.

Помимо основной информации, в документе должны присутствовать причины, которые привели к возникновению потребности выполнения задания в неположенное для этого время.

Нужно учитывать, что повышенная оплата предоставляется только за фактически отработанный промежуток времени. Если гражданин отдыхал в выходной, находясь в командировке, он не имеет права претендовать на увеличение размера выплаты за поездку в командировку.

Нюансы

Существует и ряд дополнительных нюансов, о которых работник и работодатель должен помнить. Нередко сотрудники считают, что их посылают в поездки слишком часто. Однако Трудовой кодекс не накладывает ограничения на количество командировок. При этом должна соблюдаться продолжительность рабочего дня и предоставляться выходные.

Иностранные сотрудники также могут быть направлены в поездку, но при условии, что у них имеется разрешение на осуществление деятельности на территории, на которой будет выполняться служебная задача.

Если патент отсутствует, продолжительность поездки не может превышать больше 10 суток. Если сотрудник является высококвалифицированным, он имеет право работать без разрешения в течение 1 месяца.

Для представителей творческих профессий ограничение снимается.

Видео:Урок "Оформление командировки в 1С ЗУП 8.3"Скачать

Командировка дистанционного работника, в том числе к работодателю

С появлением компьютера некоторые специалисты получили возможность работать дистанционно. Это условие работы обычно фиксируется в трудовом договоре. Дистанционных сотрудников можно отправлять в командировки. Однако делать это нужно правильно.

Законодательное обоснование

Работодатель не должен организовывать для дистанционного сотрудника рабочее место в компании. Специалист может работать там, где ему комфортно. Работодатель имеет право отправить работника в командировку на основании письма Минтруда №14-2/ООГ-4733. Но при этом нужно руководствоваться этими нормативными актами:

Статьи 166-168, 203, 259 и 310 ТК РФ.
Пункт 3 статьи 217 НК РФ.
Постановление Правительства №749 от 29 июля 2015 года «О направлении в служебные командировки».
Письмо Казначейства №42-7.4-05/5.2-554.
Письмо Минфина №03-03-06/1/31945.

Командировка дистанционного специалиста оформляется в стандартном порядке.

Когда можно и нельзя отправить сотрудника в командировку

Оформление командировки дистанционного специалиста возможно при наличии этих обстоятельств:

С сотрудником заключено трудовое соглашение.
Специалист отправляется в поездку по поручению руководства.
Цель командировки – исполнение задания работодателя.
Работник отправляется в поездку из города, в котором находится его рабочее место.

Исходя из последнего пункта можно сделать вывод о том, что командировкой признается и поездка в офис фирмы, если он располагается в другом городе.

https://www.youtube.com/watch?v=ZRS_pLo7WBk

Запрещается отправлять в командировку этих работников:

Беременные (статья 259 ТК РФ).
Не достигшие 18-ти лет (статья 268 ТК РФ).
Специалисты, работающие по ученическому соглашению (статья 201 ТК РФ).

Ограничения относительно командировок установлены этим сотрудникам:

Мать или отец с ребенком младше 3 лет.
Родители, ухаживающие за детьми-инвалидами или тяжело больными родственниками.

От всех этих лиц при их отправлении в командировку нужно получать письменное согласие. Если его нет, то и командировка не оформляется.

Особенности оформления командировки

Командировка дистанционного сотрудника оформляется в стандартном порядке. Иногда оформление даже не требует посещения офиса сотрудником. Возможно это тогда, когда в фирме принят электронный документооборот.

В этом случае дистанционный сотрудник просто ставит на документах электронную подпись. Процедура осуществляется в соответствии с ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года.

Электронная подпись позволяет заверять все соглашения на расстоянии.

Документальное сопровождение

Оформление командировки сопровождается созданием этих документов:

Приказ о назначении командировки по форме Т-9.
Удостоверение по форме Т-10.
Служебное задание, которое нужно выполнить в командировке.
Отчет об исполнении задания.

Служебное задание обязательно нужно составлять только в том случае, если соответствующий пункт есть в локальных актах. Если же этого пункта нет, задание прописывается в приказе. Если сотрудник отправляется в командировку на служебном автомобиле, в приказе нужно отразить и это. К приказу необходимо приложить смету предполагаемых трат.

Перед командировкой работнику предоставляется аванс. Выдать деньги также можно дистанционно. Для этого используется перевод на банковскую карту. Деньги переводятся именно на зарплатную карту.

К СВЕДЕНИЮ! Продолжительность командировки может быть любой. Длительность ее законом не ограничивается. Зависеть она будет от количества поставленных задач, их сложности.

ВАЖНО! Рабочее место дистанционного специалиста устанавливается по адресу его проживания. Любые поездки в объекты, находящиеся в других городах, можно оформлять в качестве командировок. Служебной признается любая поездка, из которой нельзя вернуться в течение дня.

Если для поездок выдается служебный автомобиль, у сотрудника должны быть регистрационные бумаги и полис обязательного страхования. Путевые листы заполнить обязан сам специалист. Он также обязан учитывать ГСМ и следить за техническим состоянием авто.

Дополнительные особенности

Первый шаг – это подготовка к командировке. Если нужно получать согласие от работника, ему направляется уведомление. Согласно закону, уведомление нужно отправлять беременным и несовершеннолетним сотрудникам. Но на практике оно оформляется и тогда, когда работник направляется в продолжительную командировку.

Обоснование командировки – это, как правило, служебная записка. В ней указываются цели и задачи поездки, ее длительность. На записке проставляется печать компании. Если локальные акты не обязывают составлять записку, заменить ее можно приказом руководителя.

Возмещение расходов

В статье 167 ТК РФ указано, какие именно траты обязан возместить работодатель:

На проезд.
На аренду жилья.
Суточные.
Прочие издержки, предусмотренные внутренними актами.

Размер суточных составляет до 700 рублей в день. Это та сумма, трата которой не требует подтверждения. Если это выезд в другую страну, то компенсировать также требуется визовые и консульские сборы, траты на оформление загранпаспорта.

К СВЕДЕНИЮ! Руководитель фирмы может увеличить сумму суточных. Для этого нужно внести соответствующий пункт в локальные акты. Деньги, выплачиваемые сверх 700 рублей, облагаются НДФЛ.

https://www.youtube.com/watch?v=8jF-x-cO-z4

Командировочные выдаются на основании заявления сотрудника. Соответствующее положение содержится в письме Минфина №03-11-11/42288. Назначение платежа – это деньги под отчет.

Рассмотрим дополнительные особенности выдачи денег:

Если дистанционный работник ежедневно возвращается в город, в котором он обычно работает, командировочные начисляться не будут. Однако он может получить компенсацию своих трат. Для этого собирается документальное подтверждение трат на транспорт и прочее. Расходы возмещаются по окончании поездки.
Перед поездкой выдается аванс. Он переводится, как правило, на зарплатную карту.
Все документы, подтверждающие расходы сотрудника, предоставляются не позднее 15 дней после поездки.
Если командировочный будет ездить на служебном транспорте, ему также выплачиваются компенсации на бензин. При этом нужно соблюдать установленные лимиты: 1 200 рублей в месяц, если объем двигателя не превышает 2 000 куб. метров. Если же он превышает эту отметку, лимит увеличивается до 1 500 рублей.
Если это непродолжительная командировка, то размер компенсации определяется пропорционально дням.
Если сотрудник использует служебное авто, к отчету должны прикрепляться чеки АЗС.

Что делать, если работник не до конца израсходовал аванс? Неистраченные деньги сдаются в кассу компании.

Особенности отправки в командировку дистанционного сотрудника

При отправке в командировку дистанционного специалиста обычно не возникает сложностей. Процедура не предполагает никаких дополнительных нюансов. Все выполняется так же, как и при отправке в командировку сотрудника, рабочее место которого находится в компании.

Единственная особенность – в рассматриваемой ситуации обычно все процедуры выполняются дистанционно. По электронной почте пересылаются документы, скрепляемые электронной подписью. Аванс направляется на банковскую карту. Однако, если обеим сторонам так удобно, сотрудник может явиться в офис лично.

Видео:Служебная командировка. Как оформить командировку в программе 1С8.2Скачать

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет.

Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
- женщины, имеющие детей до трех лет;
- работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать