В каких случаях составляется лист согласования договора

/ Таможенное право / Лист согласования приема на работу

Что включает обходной лист при приеме Самые первые действия в отношении работника (и наиболее значимые юридически, ведь большинство из них предписывает обязательно исполнять трудовое законодательство) осуществляет кадровая служба организации. Среди них:

• подписание трудового договора с работником;
• предоставление им необходимых для этого документов;
• ознакомление с локальными нормативными актами;
• ознакомление с приказом о приеме на работу.

Все перечисленные действия можно предусмотреть в обходном листе. Их осуществление подтверждается подписью руководителя кадровой службы. В структурном подразделении, куда принят работник, делают отметку в обходном о предоставлении работнику рабочего места, передаче дел, служебной литературы и т.п.

Лист согласования является неотъемлемой частью того документа, к которому относится и храниться должен а) вместе с ним, б) в течение того же срока. Если один из экземпляров документа выходит из организации (например, если это договор), то копия листа согласования контрагенту не отправляется, ему будет достаточно подписи генерального директора.

Если электронное согласование документов в компании не практикуется, то лист согласования распечатывается на бумаге и прикладывается к бумажному же проекту документа. Составляем лист согласования Лист согласования представляет собой обычную таблицу: Из наименования граф вполне понятно, что в них содержится, останавливаться на этом не будем.

В каких случаях составляется лист согласования договора

• Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
• Договор передачи, отчуждения
• Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
• Договор поручения, договор поручительства
• Договор поставки, контрактации
• Договор проката: бытового, строительного
• Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
• Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
• Договор страхования, перестрахования
• Трудовой договор с работником
• Договор уступки прав и перевода долга
• Ученический договор с работником
• Учредительный договор, договор о совместной деятельности
• Договор хранения, материальной ответственности
• Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века Доводы, до которых человек додумывается сам, обычно убеждают его больше, нежели те, которые пришли в голову другим. (Б.

Онлайн журнал для бухгалтера

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора.

Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк листа согласования договора .

docСкачать образец листа согласования договора .doc Зачем нужен лист согласования Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, рамочный (т.е.
типовой).

Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.

Обходной лист при приеме на работу

Важно

Сведения о работнике в трудовой договор исполнитель вносит только на основании документов, предоставленных работником. Работник знакомится с трудовым договором, расписывается в двух экземплярах и оставляет их у исполнителя.

Если работник поступает на должность, по которой предусмотрена материальная ответственность, исполнитель производит оформление договора о полной (индивидуальной или коллективной) материальной ответственности.

Исполнитель готовит договор об индивидуальной материальной ответственности по утвержденной форме, распечатывает его в двух экземплярах.

Сведения о работнике в договор об индивидуальной материальной ответственности исполнитель вносит только на основании документов, предоставленных работником.

Лист согласования

Вносим согласующих лиц Если вы хотите сделать универсальный лист согласования для своей компании, то в таблице нужно перечислить всех согласующих лиц, какие только есть. Причем начать с тех, кто смотрит абсолютно все проекты документов.

https://www.youtube.com/watch?v=-g5Oj2CN9kc

Это могут быть:

• руководитель структурного подразделения – его виза вообще является «выпускающей» проект на согласование в другие отделы;
• начальник юридического отдела – он проводит правовую экспертизу всех документов;
• финансовый директор – согласует экономическую часть;
• главный бухгалтер – смотрит все проекты, где участвуют платежи;
• начальник отдела делопроизводства (или секретарь) – следит за тем, чтобы все реквизиты документа были оформлены правильно

и так далее. Обязательных СЛ можно даже выделить визуально, как в нашем примере.

Видео:Вебинар «Согласование документа в 1С:Документооборот 2.1 (на примере согласования Договора)»Скачать

Лист согласования договора. Образец 2021 года

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа согласования договора .docСкачать образец листа согласования договора .doc

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, рамочный (т.е. типовой).

Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.

д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

• универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
• индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

• руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
• юрисконсульт
• представитель отдела бухгалтерии
• сотрудник службы безопасности
• заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.

Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

https://www.youtube.com/watch?v=5u0zW6JFrjc

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

• сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
• коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

• порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
• должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
• дата согласования;
• замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Как листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2021 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Сколько времени и как хранить бланк

Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).

Видео:Вебинар «Согласование документа в 1С:Документооборот 3.0 (на примере согласования Договора)»Скачать

Регламент согласования договоров в организации образец 2021 года

.

Образец Заполненный образец генеральным директором ООО «Приоритет» (приказ от 13 мая 2013 г.

№ 2) о договорной работе ООО «Приоритет» Настоящее Положение определяет требования к форме и содержанию пакета документов, запрашиваемых от контрагентов ООО «Приоритет» для заключения с ними договоров, а также процедуру согласования и рассмотрения договоров структурными подразделениями ООО «Приоритет».

Договор – сам текст договора, а также все относящиеся к нему соглашения, приложения, спецификации и т. п. Контрагент – юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, а также иностранные участники делового оборота, с которыми заключается договор.

Структурное подразделение – управление, служба, отдел ООО «Приоритет», к ведению которых относится разрешение определенных служебных задач.

Раздел II.

Порядок согласования и подписание договора

ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА Для всех структурных подразделений (специалистов), устанавливается следующий порядок согласования договоров: – проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурным подразделением (специалистом) по принадлежности предмета договора; – проект договора представляется ведущему товароведу.

https://www.youtube.com/watch?v=PSZB_o56USA

Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: – структурные подразделения по принадлежности к предмету договора; 3.4.

Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением (специалистом) и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен совместно с соответствующим подразделением (специалистом) в течение 3-х рабочих дней.

3.5.

Как внедрение СЭД повлияло на пересмотр регламентов согласования договоров

На одном из проектов внедрения возникла ситуация: в компании утвердили положение по инициации, согласованию и утверждению договоров. Тут же было принято решение автоматизировать процесс согласно новому регламенту с помощью системы DIRECTUM. Владельцы бизнес-процесса за счет автоматизации хотели исключить случаи нарушения регламента и ускорить сроки заключения договорных документов.

Рядовые сотрудники видели плюсы в том, что после автоматизации не надо будет ходить с бумагой по всем согласующим.

Договорная работа

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности.

Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом.

Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

Указанные возможности реализованы в программе:

1. Контроль сроков договора
2. Договоры не теряются
3. Реестры и отчеты по договорам
4. Своевременность согласований
5. Учет всех версий договоров

Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

Таким образом, укрупненно процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом: 6 стадий договорной работы

1. Подготовка (составление) проекта
2. Изменение/дополнение
3. Подписание договора
4. Исполнение договора
5. Расторжение/прекращение/истечение договора
6. Согласование договора

На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е.

Полезный образец: положение о договорной работе

Внимание!

Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Это все должностные лица, которые участвуют в договорном процессе:

1. исполнители, отвечающие за рассмотрение договора;
2. начальник юридического отдела;
3. главный бухгалтер.
4. начальник финансового управления;

Руководители структурных подразделений доводят до сведения сотрудников своего отдела Положение о договорной работе.

Положение о порядке ведения договорной работы

Ниже приводится положение, которое призвано регламентировать договорную работу в организации.

1.1. Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее — договоров). 1.2.

Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 1.4.

Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора (далее по тексту – ГД) или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем.

1.5. Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юрисконсульта Агентства.

2.1.

Регламент согласования договоров в организации образец

Юридическая фирма Двитекс разработает регламент согласования договоров в организации, а также предоставит.

https://www.youtube.com/watch?v=jwx2EKx_b5A

ООО Наименование организации, именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора. Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений. Договор реализации товара скачать образец.

В дальнейшем именуемая Сторона 1, вместе с [Название организации, в дальнейшем именуемой Сторона 2, заключили настоящий договор о нижеследующем. Официальный сайт Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов. Положение о порядке заключения и исполнения договоров.

Настоящего Договора, в свою очередь. В банк для согласования и дальнейшего составления.

Видео:Лист согласованияСкачать

Замечания к договору как оформить

В Федеральном законе от 30 декабря 2004 г. N 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации» не предусмотрена какая-либо определенная форма к акту приема квартиры.

Здравствуйте ! Я являюсь участником долевого строительства. Дом в котором находится квартира, сейчас на стадии приемки ( подписываются акты приемы передачи с собственниками).

Осмотр квартиры мы провели с представителем застройщика, не удалось провести осмотр в полном объеме, а именно не было поворотных ручек на окнах(проверить работоспособность не удалось) и на потолке было не соответствие по горизонтали (выступы — нарушена технология при заливки бетона).

При осмотре никаких документов (лист осмотра) не подписывалось, т.к. у представителя застройщика не было никаких бланков и с его слов все документы подписываются в офисе компании.

Скажите пожалуйста, могу ли я подписать акт приемки и отразить в нем эти замечания, чтобы в случае эксплуатации можно было предъявить претензии застройщику, если да, то какой формы, как это отразить правильно в акте, и где взять форму акта со строкой о замечаниях, нигде в интернете подходящих форм и бланков актов найти не удалось. (если можно со ссылкой)

Замечание как оформить

Кроме того, оценщик, осуществляющий кадастровую оценку, прилагает к своему отчету справку, которая содержит информацию обо всех представленных к проекту отчета замечаниях (как учтенных, так и неучтенных), с их соответствующим обоснованием либо информацию об отсутствии замечаний к проекту отчета о кадастровой стоимости (далее – справка о замечаниях). После этого весь комплект документов направляется

Так, статьей 8 вышеуказанного ФЗ № 214-ФЗ предусмотрено, что передача объекта долевого строительства застройщиком и принятие его участником долевого строительства осуществляются по подписываемому сторонами передаточному акту или иному документу о передаче.

Оформление и подписание договора с протоколом разногласий

Так, Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении от 22.05.

2006 № Ф04-6757/2005(22870-А03-22) по делу № А03-3457/05-4 удовлетворил требования истца о понуждении ответчика оформить отношения по энергоснабжению с учетом проекта контракта, представленного истцом, оценив поступок ответчика, проигнорировавшего направленный истцом проект данного документа и не выразившего несогласие с ним должным образом — как отказ от сотрудничества.

Интересное:  Документы для постановки в очередь в садик

Заключая договор с протоколом разногласий, подписанты подтверждают, что обозначенные в этом протоколе пункты подлежат применению к отношениям сторон не в редакции, указанной в договоре, а в редакции, утвержденной именно рассматриваемым в настоящей статье документом.

Протокол разногласий к контракту по 44-ФЗ

« Участник сам не может поменять текст контракта. Закон этого не предусматривает, и функционал электронной площадки этого просто не позволяет. Поэтому если участник хочет что-то изменить в проекте контракта, полученном от заказчика, он может просить заказчика внести исправления. Вот для этого и нужен протокол разногласий ».

Текст контракта должен полностью соответствовать тексту проекта контракта, опубликованного в составе аукционной документации, содержать информацию о победителе аукциона и сведения из его заявки в отношении объекта закупки, а цена контракта должна содержать ценовое предложение победителя, поданное в ходе торгов.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Централизованный подход подразумевает наличие в организации специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя – доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься специалисты.

https://www.youtube.com/watch?v=O2YqdlUafpQ

Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Но даже если в компании практикуется децентрализованный подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста, в канцелярии и т.д.

Протокол разногласий к договору

• номер и дату основного договора,
• наименования и реквизиты сторон договора (в полном, как в Примере 6, или сокращенном исполнении, как в Примере 5),
• должностных лиц, уполномоченных на подписание договора и протокола разногласий, а также реквизиты документов, удостоверяющих их полномочия.

Таким образом, если договор заключался сторонами с оговоркой, что он вступает в силу при наличии протокола разногласий, то неподписание этого протокола одной из сторон делает данный договор незаключенным

Видео:8. Как прервать процесс согласования договораСкачать

Лист согласования договора

Лист согласования договора – это своего рода обходной (или маршрутный) лист договора, его «бегунок». Под листом согласования договора следует понимать внутренний документ, который составляется по утвержденной юридическим отделом табличной форме ответственным менеджером.

Это может быть сотрудник любого бизнес-подразделения: отдела маркетинга, закупок, продаж. Этот документ необходим для утверждения предоставленной контрагентом, либо составленной внутри компании редакции (проекта) договора, в том числе внесения в него дополнительных правок, замечаний и комментариев.

Лист согласования договора как зеркало утверждения договора

Утверждение, или согласование договора посредством листа осуществляется ответственными сотрудниками, представляющими, как правило, ключевые подразделения компании:

• юридический отдел
• финансовый отдел
• бухгалтерия
• отдел маркетинга
• отдел продаж/закупок/коммерческий отдел

Участие юристов и финансистов в согласовании договора и подписи листа является строго обязательным. Юристы проводят правовую экспертизу и оценивают правовые риски, а финансисты оценивают, прежде всего, проходит ли договор по бюджету.

Следует различать лист согласования и протокол разногласий к договору. Если в первом случае целью документа является фиксация перечня исправлений внутри компаний, то цель протокола разногласий заключается в анализе изначального проекта, представленного контрагентом, и финальной версии, согласованной с помощью листа согласования договора.

Договор с протоколом разногласий и листом согласования к нему возвращается организацией, контрагенту, который предоставил свой первоначальный вариант договора.

Если протокол разногласий подписан сторонами договора, то существенные условия договора действуют в редакции протокола разногласий, который становится в этом случае неотъемлемой частью договора, приложением к нему.

После того как инициировавшее заключение договора бизнес-подразделение компании выделяет ответственного за согласование сотрудника, он должен распечатать пустой бланк согласования, приложить его к первоначальной версии договора, определить, с кем данный договор следует согласовать (т.е. маршрут согласования), и начать физический обход согласующих лиц по маршруту. Соответствие различных видов договоров маршрутам согласования (или одному-единственному маршруту) должно быть установлено в Положении (Регламенте) о договорной работе.

Как показывает практика, зачастую все договоры проходят по одному и тому же маршруту:

Финансисты > Юристы > Бухгалтерия > Коммерческий отдел

Однако в ряде случаев, маршруты, т.е. состав подразделений и согласующих сотрудников, а также последовательность прохождения договора по ним, могут различаться в зависимости от условий (параметров) договора: вид договора, сумма (цена) договора, контрагент и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=K-BW9g-h9wA

После того как лист согласования соберет замечания и визы всех согласующих, ответственный сотрудник определяет, согласован он или нет, а также, в случае необходимости, вносит (после согласования с контрагентом) необходимые исправления в текст договора, если этот вопрос является принципиальным.

Именно так выглядит «ручное» прохождение листа согласования по согласующим, если этот процесс никак не автоматизирован.

Формирование листов согласования договоров в электронном виде

С помощью программы «Юрайт: Согласования и договоры» Вы легко можете сформировать и распечатать лист согласования к любому договору, который будет содержать:

• Предмет согласования – конкретный договор или иной документ, который согласуется
• ФИО и должность согласующего сотрудника
• внесенных правок (при их наличии)
• Дата и время начала/окончания согласования договора
• Результат согласования: согласовано, отклонено итд.
• Подпись (виза) согласующего лица, которой утверждается результат рассмотрения договора

Формирование и заполнение листа согласования полностью автоматизировано, поскольку является одним из элементов системы электронного согласования договоров и документов, реализованных в программе Юрайт.

Образец листа согласования договора, формируемого с помощью программы «Юрайт», выглядит следующим образом :

Придать юридическую силу и значимость визирования договора с отражением в листе согласования, Вы сможете, подключив в программе Юрайт в дальнейшем компоненту Электронной подписи (ЭЦП):

Это позволит исключить несанкционированное внесение изменений в проект договора после того, как он уже был согласован (завизирован) сотрудником

Вас также могут заинтересовать:

Видео:Согласование договоров в PyrusСкачать

В каких случаях составляется лист согласования договора

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

Видео:Согласование существенных условий договораСкачать

Лист согласования: виды и правила составления

Лист согласования составляется в двух случаях: при подготовке организационно-распорядительных документов внутри компании и при разработке проекта договора между двумя компаниями. В статье рассказывается об особенностях и правилах оформления листа согласования.

В каких случаях требуется лист согласования?

Согласование с профильными специалистами сопровождает подготовку каждого организационно-распорядительного документа. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Все замечания, сделанные специалистами фиксируются в бланке листа согласования.

Подробнее о том, как правильно согласовывать документы, читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня.

Другая ситуация, когда требуется лист согласования — заключение договоров. Обычно проект договора разрабатывает исполнитель. Он предоставляет другой стороне не окончательный вариант документа, а его проект, которые называют «рамочным» или «типовым» договором.

Скачайте документы по теме:

Этот вариант договора не всегда устраивает контрагента в полном объеме. Замечания могут вызвать способы производства, формы оплаты, сроки поставки и т. д.

В таких ситуациях лист согласования — незаменимый инструмент по совершенствованию договора.

Представитель каждого структурного подразделения, куда проект договора поступает на обсуждение, оставляет на листе свои комментарии, замечания и предложения.

Типы листов согласования

Листы согласования бывают:

• универсальные;
• индивидуальные.

Универсальные листы имеют одинаковую структуру и перечень лиц, которые участвуют в согласовании. Индивидуальные разрабатываются специально для каждого конкретного договора и включают список только тех специалистов, которые принимают участие в разработке данного договора.

https://www.youtube.com/watch?v=p-zoveBRuS0

После согласования со всеми сотрудниками, секретарь вносит в проект договора все необходимые правки и передает договор на рассмотрение второй стороне. Когда соглашение с контрагентом достигнуто, руководитель компании подписывает договор, документ регистрируется и передается на исполнение.

Подробно по процедуре согласования рассказывается в статье «Как правильно согласовать проект документа» в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня.

Кто должен согласовывать документ?

Проект документа готовится по резолюции руководителя. Он должен быть согласован со всеми сотрудниками компании, указанными в резолюции. Проекты служебных документов направляют на согласование всем подразделениям, участвующим в реализации решений, принятых в документе.

Этапы согласования:

1. Автор (составитель).
2. Руководитель отдела, отвечающего за разработку проекта.
3. Заместитель генерального директора, координирующий работу отдела.
4. Руководители отделов, заинтересованные в принятии решений, которые содержатся в тексте документа. Эти руководители объективно оценивают проект и ставят визы согласования. Все замечания и визы фиксируются в итоговом листе согласования.

Лист согласования представляет собой таблицу следующего вида:

Если вы хотите сделать универсальный лист согласования, то нужно внести всех должностных лиц, которые могут участвовать в согласовании проекта документа. Первыми должны идти те лица, которые утверждают проект любого документа:

• Руководитель структурного подразделения. Его виза дает старт согласованию любого проекта.
• Главный бухгалтер отвечает за финансовое обеспечение проекта.
• Начальник отдела кадров следит за соблюдением норм трудового законодательства.
• Начальник службы безопасности проверяет благонадежность контрагента, с которым заключается соглашение.
• Начальник юридического отдела проверяет чистоту сделки и соответствие ее нормам законодательства.
• Технический директор или начальник производства контролирует соответствие деловой бумаги профилю деятельности компании.

О новых технологиях согласования документов читайте в статье «Переводим согласование документов в электронный вид». в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня.

На заметку

Конкретный состав лиц, согласующих документы, каждая организация определяет самостоятельно.

Служба ДОУ или секретарь проверяют итоговое оформление проекта, следят за соблюдением авторами стилистических норм, правил орфографии и пунктуации.

Секретарь или делопроизводитель отвечают за правильное оформление виз согласования всех отделов, участвующих в разработке проекта. Когда собраны все визы и составлен лист согласования, процесс считается завершенным.

После этого документ передается на подпись генеральному директору.

Перечень документов, которые нужно согласовывать, а также перечень решений, которые выносятся по проекту, закрепите в Положении о ДОУ. В этом же Положении утвердите форму листа согласования.

Еще по этой теме:

• «Оформляем документы по-новому. Требования ГОСТ Р 7.0.97-2021»

Как оформляется лист согласования?

1 июля 2021 года вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2021. Согласно новому стандарту внутреннее согласование будет оформляться визой. Виза состоит из следующих элементов:

• должность визирующего;
• подпись визирующего;
• расшифровка подписи;
• дата согласования.

Рис. 2. Образец визы

Если к документу есть замечания, то виза согласования выглядит следующим образом:

Рис. 3. Образец визы с замечаниями

Сотрудник, осуществляющий визирование, составляет список замечаний на отдельном листе, подписывает его и прикладывает к проекту. После этого отдел, занимающийся разработкой проекта, рассматривает замечания.

Необходимости в повторном визировании нет, если замечания учтены полностью. Повторное визирование нужно в том случае, если после учета замечаний смысл документа изменился.

Когда процедура согласования документа, имеющего замечания, завершена, автор-составитель проекта фиксирует все сделанные изменения в форме листа согласования.

https://www.youtube.com/watch?v=zmItOK1JENI

Лист согласования оформляется следующим образом. Вначале документа пишут название структурного подразделения, которое является разработчиком проекта. Далее следует таблица, состоящая из четырех граф:

• порядковый номер и название отдела, в который поступает проект вместе с листом согласования для ознакомления;
• должность, ФИО и подпись ответственного лица;
• дата согласования;
• замечания и предложения.

К содержанию и оформлению листа согласования не предъявляется особых требований. Он составляется на стандартном листе А4 или на фирменном бланке предприятия. Главное требование к листу — наличие всех согласующих виз и подписей. Удостоверять документ с помощью оттиска печати компании не требуется.

Если подлинник документа, который проходил процедуру согласования, остается в компании, то визы ставятся на обороте последнего листа или на последнем листе под подписью.

Если подлинник документа будет отправлен из компании, то визы ставят на экземплярах документов, которые помещают в дело.

Ниже приведен образец отдельного листа согласования, на котором допускается оформлять визы документа. Такая практика распространена при оформлении распорядительных документов. В случае необходимости, визы могут быть оформлены на каждом листе документа.

Рис. 4. Образец листа согласования к приказу

Согласованию подлежат не только проекты документов, но и проектов договоров. Ниже приведен образец листа согласования договора:

Рис. 5. Образец листа согласования договора

Вывод

Лист согласования составляется в двух случаях: при разработке проекта распорядительного документа и при совместной работе двух сторон над проектом договора. При согласовании документа его текст корректируют на основе замечаний сотрудников, чьей деятельности он касается. В разработке проекта договора лист согласования совершенствует текст соглашения.

💥 Видео

Вебинар «Согласование документа в 1С:Документооборот 3.0 (на примере согласования Договора)»Скачать

Урок 13. Общие принципы обработки документов. Согласование документов.Скачать

Согласование, снятие согласования договораСкачать

Серия 10 - Процесс согласования договоров в системе "Мотив"Скачать

Согласование договоров 1С Документооборот 3.0Скачать

Настройка процесса согласования договоров в PyrusСкачать

1С:Документооборот 3.0. Создание договора. Отправка договора на согласование.Скачать

Юрайт: Согласования и договорыСкачать

Согласование договораСкачать

Согласование договоров и соглашенийСкачать

Согласование договоров и документовСкачать

Бизнес-процесс согласования договора для сотрудниковСкачать

1С Управление Холдингом, 8 Универсальные процессы согласование документа, Учебный курсСкачать

Согласование договора в 1С Документооборот КОРПСкачать