Трудовые отношения с дистанционным работником

В 21 веке произошел технологический бум. Стали повсеместно использоваться компьютеры, интернет. Перемены коснулись и трудовых отношений. Появилась возможность дистанционного сотрудничества с работником.

Дистанционные работники (ДР) по ТК

Перемены в трудовых отношениях отразились в Кодексе 19 апреля 2013 года. В частности, вступила в действие глава 49. 1 ТК РФ, касающаяся службы дистанционных работников.

Принципиальным нововведением явилось разделение надомников и дистанционных специалистов. Первые – это работники, задействованные в производстве продукта на дому. Вторые – это сотрудники, с которыми заключен договор о дистанционном труде.

Работа их должна соответствовать следующим условиям, согласно статье 312.1 ТК:

• Служебные обязанности исполняются в помещении, находящемся вне зоны контроля работодателя.
• Для взаимодействия между участниками трудового процесса используется интернет.
• Трудовое соглашение может быть исполнено в электронной форме. Однако обязательно нужно предусмотреть одну бумажную копию для сотрудника.
• Запись о новом месте работы может не вноситься в трудовую книжку. Внесение записи зависит от пожеланий сотрудника и работодателя.
• Ответственность за оформление свидетельства о пенсионном страховании несет сотрудник.

Работодатель, заключающий соглашение о дистанционной работе, берет на себя обязательства, изложенные в абзацах 16, 19 и 20 статьи 212 ТК.

ВНИМАНИЕ! Новая глава ТК ввела в действие правило, по которому дистанционная работа предполагает заключение соответствующего договора.

Нужно ли оформлять новый договор, если сотрудник уже работает на основании договора о надомной службе? Делать это необязательно. Если сотрудник продолжит работать по старому договору, никаких санкций за это не последует.

Однако желательно закрепить статус ДР с помощью нового соглашения.

Отличия надомной и дистанционной работы

С точки зрения закона, с 2014 года это разные виды занятости. Их отличительные черты приведены в таблице.

Сравнение надомного и дистанционного труда

№ОснованиеНадомный сотрудникДистанционный сотрудник

1.	Законодательные нормы	Глава 49 ТК РФ, «Положение об условиях труда надомников» № 275, утвержденное Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981.	Ст. 312.1 ТК РФ
2.	Определение	Лица, заключившие с работодателем договор о надомном труде – работе из материалов работодателя либо компенсируемых им.	Выполнение трудовой функции по договору вне стационарного рабочего места или территории, с коммуникациями, осуществляемыми по Интернету и другим сетям.
3.	Преобладающая деятельность	Производство, сборка, монтаж и т.п.	Интеллектуально-творческий труд
4.	Рабочее время	Сотрудник устанавливает на свое усмотрение. Не применимы нормы об оплате сверхурочных, работе в выходные и праздники и т.п.	Режим может быть прописан в трудовом договоре. Если же это не указано, сотрудник вправе установить его по своему усмотрению.
5.	Рабочее место	Дома, где созданы условия для надомного труда	Где сочтет нужным работник
6.	Оплата труда	Чаще всего сдельная
7.	Контакт с работодателем	Может быть минимальным – только во время подписания трудового договора, а также приема и сдачи работы	Контакт в режиме коммуникационных сетей, контроль работодателя и отчетность со стороны сотрудника, подписание трудового договора с помощью ЭЦП
8.	Трудовая книжка	Запись о приеме на работу и увольнении вносится обычным порядком	Записи могут не вноситься или вноситься по желанию сторон
9.	Трудовой договор	Заключается в обычном порядке, должен содержать пункты относительно особенностей оплаты труда, графика работы, нюансов расторжения и других определяющих моментов.
Вносятся дополнительные условия о снабжении материалами и инструментами либо компенсации их стоимости	Вносятся дополнительные условия о форме контроля и отчетности сотрудника, порядок возмещения расходов на работу (например, на приобретение и использование программ, технических средств и т.п.)

Преимущества и недостатки трудовых отношений с ДР

ДР можно встретить в большинстве современных компаний. Связана такая распространенность нового формата работы с его безусловными достоинствами:

• Отсутствие трат на организацию и содержание рабочего места.
• Плата не за нахождение на работе, а за фактические результаты.
• Сокращение налогооблагаемой базы.
• Возможность не сокращать весь штат в кризисные времена, а перевести работников на дистанционную службу.
• Уменьшение трат на социальный пакет.
• Не требуется приобретать оргтехнику.

Трудовые отношения с ДР – это выгодно и большой, и малой организации. Большая компания получает возможность сократить затраты на содержание отдела. Собственники только образованной организации могут даже не арендовать офис, не тратить средства на приобретение оргтехники. Первые проекты вполне могут быть сделаны дистанционными сотрудниками.

https://www.youtube.com/watch?v=oJU1QrFprOo

Но дистанционная форма взаимодействия не лишена минусов:

• Невозможность полноценного контроля работы сотрудника.
• Трудности в поддержании корпоративного духа. Человек не ощущает сопричастности к делам компании.
• Клиенты «старой школы» могут не доверять организации, весь штат которой выведен за рамки офиса.

Работодателю рекомендуется придерживаться «золотой середины». Не стоит всех сотрудников переводить на дистанционный труд, но и не нужно держать в офисе дизайнеров, копирайтеров, верстальщиков, которые вполне могут работать на дому.

Особенности заключения соглашения с ДР

При составлении трудового соглашения с ДР нужно учитывать следующие нюансы:

• Трудовой договор может быть оформлен в электронном виде. В этом случае работодатель обязуется в течение трех дней с даты заключения направить сотруднику этот документ в бумажной форме. Для этого можно воспользоваться заказным письмом с уведомлением.
• Местом подписания документа является адрес, по которому расположен работодатель.
• Обязательно нужно указывать в трудовом договоре все основания для его расторжения. Необходимость подробного изложения всех оснований связана с особой спецификой дистанционной работы. К примеру, при работе с ДР особое значение приобретает соблюдение сроков. В условиях офиса своевременное исполнение поставленной задачи контролировать проще. В договоре может оговариваться расторжение сотрудничества после неоднократного нарушения сроков.

ВАЖНО! Запись в трудовую книжку может не вноситься на основании части 6 статьи 312.2 ТК, если с этим условием согласны участники трудовых взаимоотношений.

Перевод сотрудника на дистанционную должность

Перевести на дистанционную работу можно штатного сотрудника. Обычно перевод обусловлен следующими причинами:

• Пожелания самого служащего.
• Недостаток финансов организации на содержание рабочего места.
• Выход работника в декрет.

Для перевода служащего на дистанционную работу нужно оформить дополнительное соглашение. Если сотрудник не желает фиксировать факт дистанционной работы в трудовой книжке, им составляется заявление с соответствующими пожеланиями.

Контроль рабочего дня ДР

Как контролировать деятельность сотрудника? Этот вопрос актуален и в отношении офисных работников. Вдвойне он актуален при дистанционных рабочих отношениях. Во-первых, работодатель должен закрепить все нюансы рабочего дня ДР в трудовом договоре.

Деятельность сотрудника можно синхронизировать с работой центрального офиса. По аналогии с офисными работниками, рабочий день ДР начинается, к примеру, в 9 утра и продолжается до 6 вечера с часовым перерывом на обед.

Вся эта информация вносится в трудовой договор.

ВАЖНО! Если в трудовом соглашении ничего не сказано о рабочем дне ДР, сотрудник с чистой совестью может планировать свою деятельность по собственному усмотрению. Работника нельзя уволить за это, так как рекомендуемый распорядок его дня не закреплен в документе.

В процессе всего рабочего дня с сотрудником поддерживается связь посредством различных социальных сетей или скайпа. ДР можно обязать составлять отчеты о проделанной работе. Естественно, сотрудник может приукрасить в документе степень своей занятости, однако отчеты остаются эффективным способом контроля.

ВНИМАНИЕ! Четкое указание времени начала и окончания смены требуется обычно для сотрудников, работающих в команде со штатными служащими. Если фиксированный рабочий день для работодателя непринципиален, можно просто указать примерную продолжительность смены (к примеру, не менее 6 и не более 9 часов), дни работы и отдыха.

Как производится обмен документами при дистанционной работе?

В процессе работы выполняется обмен как бумажными, так и электронными документами. Данное правило оговорено в статье 312.2 ТК.

Согласно положениям той же статьи, при передаче электронных документов обязательно применяется усиленная электронная подпись. Получить ее можно в удостоверяющем центре, у которого имеется аккредитация.

Стоимость услуги составляет примерно 3 тысячи рублей. В стоимость входит изготовление подписи, а также ее обслуживание.

ВАЖНО! В трудовом соглашении рекомендуется указать сроки, в течение которых работник и работодатель должны подтвердить факт получения электронного файла.

Как оформить трудовой договор с дистанционным работником?

Специалисты по подбору персонала в течение последней пары лет отмечают на ранке труда увеличение количества вакансий, предполагающих дистанционный характер работы. Эта тенденция подчеркивает новые направления развития экономики.

Все большую востребованность получают трудовые договора с дистанционными специалистами IT-сферы, маркетинга и PR, бизнес-администрирования, рекрутинга. Конкуренция за качественные кадры рождает предложения кандидатам, в их числе – возможность работать дистанционно. Прогнозы специалистов сходятся во мнении, что эта тенденция со временем будет усиливаться.

Поэтому специалисту по кадровому делопроизводству необходимо знать некоторые тонкости оформления трудового договора с коллегами, работающими дистанционно.

В связи с увеличением потребности в дистанционных работниках законодатель также стал уделять особое внимание трудовым отношениям с такими сотрудниками. Помимо основного Трудового кодекса их регулирует Федеральный закон № 60-ФЗ от 5 апреля 2013 года « О внесении изменений в отдельные законодательные акты».

Глава 49 данного закона устранила двусмысленность некоторых трактовок, разделила понятия «надомный» и «дистанционный» труд.

В помощь кадровику на сайте Роструда в том же году было опубликовано разъяснительное письмо относительно особенностей документооборота, предоставления отпусков, табелирования, охраны труда и хранения персональных данных сотрудника.

Плюсы и минусы

Дистанционные трудовые договора имеют ряд неоспоримых преимуществ, позволяющих значительно оптимизировать многие статьи расходов на персонал:

• Сокращение затрат на аренду или покупку офисных помещений
• Отсутствие необходимости организовывать быт сотрудников: комнаты отдыха, столовые, гардеробные.
• Сокращение расходов на доставку персонала на рабочее место. Особенно актуально данное предложение для мегаполисов
• Конкурентное преимущество в отношении борьбы за квалификацию сотрудников. Экономия на вышеуказанных статьях дает возможность расширить социальный пакет, предложив сотруднику ДМС, страхование и другие бенефиты.
• У крупных компании с высокой численностью нет необходимости нанимать высококлассных специалистов только внутри одного города, перенося часть функционала в регионы. На периферии уровень заработных плат, на которые рассчитывают кандидаты на порядок ниже столичных.
• Возможность широко привлекать на работу дистанционных специалистов с ограниченными возможностями, инвалидов.

Тем не менее, кадровику важно знать об ограничениях и минусах для работодателя в практике оформления дистанционного трудового договора:

• Сложности контроля дисциплины труда, посещаемости рабочего места. Увольнение сотрудника за прогул станет проблемой.
• Условная значимость контроля рабочего времени. Так, например, работник может заявить о переработках и доказать обратное будет достаточно сложно. Оплатить переработки законодатель требует по двойному тарифу. Сотрудник также может настаивать на том, что он работал над заданием в ночные часы, которые оплачиваются с надбавкой минимум в 20% от ставки.
• Трудности обучения и стажировки нового сотрудника, дачи обратной связи по результатам работы, увольнения при неудовлетворительном прохождении испытательного срока.
• Контроль качества работы и нормы выработки.
• Необходимость ведения электронного архива для хранения информации по каждому сотруднику, переписки с ним или уведомления об изменениях в локально-нормативных актах или ПВТР. Поможет в этом профессиональная CRM система.

Для предотвращения возможных проблем, важно перед введением практики дистанционного трудоустройства проработать все нюансы кадрового делопроизводства и внести изменения в ЛНА и ПВТР. В Правила внутреннего трудового распорядка вносят нюансы табелирования, частоту отчетности, переписки, предоставление результатов работы.

Внимание: необходимо знать, что существует категория работников, с которыми законодатель запрещает заключение дистанционного трудового договора. Прежде всего, это лица, не являющиеся гражданами РФ, даже если они имеют разрешение на работу.

К ним относят также граждан нашей страны, которые выполняют работу на территории другого государства. Если у работодателя есть такая необходимость, он оформляет стандартные трудовые отношения и отправляет сотруднику в заграничную командировку.

Причиной этого запрета является невозможность вне пределов страны контролировать соблюдение стандартов охраны труда работника.

Перечень документов для заключения дистанционных трудовых отношений

Для того чтобы оформить дистанционный трудовой договор необходим несколько расширенный пакет документов, что не является нарушением перечня, описанного в Трудовом кодексе:

1. Паспорт дистанционного сотрудника или другие документы, которые удостоверяют его личность.
2. СНИЛС – индивидуальное пенсионное страховое свидетельство для перечисления взносов в ПФР. Если удаленный сотрудник не имеет данного документа и устраивается на свое первое место работы, то обязанность оформить и получить СНИЛС закреплена за ним.
3. Свидетельство ИНН — индивидуальный налоговый номер, он появился в списке обязательных документов с 2021 года. Изменения в законодательство не внесены. Таким образом отказать в трудоустройстве без ИНН работодатель не может. Однако будет нести ответственность, если на конец отчетного периода не оправит сведения по сотруднику в налоговую службу. В этой ситуации рекомендуется занести в 1С номер свидетельства с сайта ИФНС.
4. Военный билет – он обязателен для всех сотрудников мужского пола независимо от их возраста. По дистанционным работникам военно-учетный стол предприятия ведется так же, как и по всем остальным. Альтернативой ему может быть приписное свидетельство.
5. Трудовая книжка – как документ, подтверждающий трудовой и страховой стаж работника. Однако для дистанционных трудовых отношений по соглашению между сторонами ведение трудовой книжки не является обязательным. Но в этом случае рекомендуется сделать соответствующую запись в тексте трудового договора.
6. Диплом или иной документ об образовании.

Медицинская книжка дистанционному работнику не требуется, даже если профессия указана в приложении к Приказу 302-н по контролю за исполнением требований к санитарным нормам на предприятии.

https://www.youtube.com/watch?v=Rc4NSv0i7ek

Работодатель имеет право попросить у сотрудника копии всех упомянутых выше документов, заверенные нотариусом.

Пошаговая инструкция оформления

Алгоритм оформления трудового договора с дистанционным работником выглядит следующим образом:

1. Запрос документов сотрудника из списка, описанного выше и подготовка трудового договора с индивидуальными данными сотрудника.

Важно: нельзя забывать о законе, защищающем персональные данные граждан РФ.

Вместе с запросом высылают на подпись «Согласие на обработку и хранение персональных данных», включив в него подробный список всех ситуаций и подразделений, их использующих: начисление заработной платы, отправка уведомлений, поздравления с днем рождения и т.д.

Пренебрежение этим требованием может стоить работодателю административного или уголовного наказания, штрафа до 200 тысяч рублей, а кадровику – административного штрафа до 25 тысяч рублей.

1. Подписание дистанционного трудового договора и иных документов законодателем упрощена. Для этого нет необходимости приезжать в офис предприятия или пересылать документы почтовой отправкой, хотя законодатель не запрещает и такие варианты. Исключена электронная отправка сканированных документов. Наиболее современным и удобным способом является использование электронной цифровой подписи. ЭЦП – уникальный электронный автограф, который усилен ключами, внесенными в индивидуальный квалификационный сертификат. Это полностью исключает подделку подписи. Получить ее можно по заявлению в любом МФЦ или другом органе, имеющим государственную аккредитацию. Стоимость такой подписи стартует от 3 тысяч рублей.

Обратите внимание: отсутствие ЭЦП у кандидата не может стать причиной отказа в дистанционном трудоустройстве, поскольку данное обстоятельство не имеет отношения к деловым качествам соискателя.

1. Издание на основе трудового договора приказа о приеме. Его высылают на подпись удаленному работнику вместе с должностной инструкцией, договором о материальной ответственности (если сотруднику были высланы ресурсы для работы).
2. Ознакомление работника с внутренними локально-нормативными актами, Правилами внутреннего трудового распорядка, положением о заработной плате и премировании, коммерческой тайне и другими. Заявление на прием не является обязательным с 2006 года.
3. Бумажный вариант трудового договора необходимо отправить работнику не позднее, чем спустя три рабочих дня после заключения. Для безопасности работодателя сделать это лучше заказным письмом с уведомлением, которое вернется отправителю с подписью сотрудника в получении.
4. Ведение личной карточки Т-2 в бумажном виде на дистанционного сотрудника не является обязательным. Поскольку получить его подпись в ней проблематично. Но личное дело на каждого из них заводят в обязательном порядке. Для того чтобы объяснить отсутствие части документов в личное дело вкладывают опись с соответствующими отметками.
5. В завершение процедуры приема записи обязательно вносят в Журнал учета трудовых договоров и Журнал приказов по личному составу.
6. Если сотрудником выслана трудовая книжка, кадровик делает в ней соответствующую запись о приеме и регистрирует ее в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Важно:

Как оформить трудовые отношения с дистанционными сотрудниками — НалогОбзор.Инфо

Существует два способа работы сотрудника вне офиса:

Отличия надомной работы от дистанционной приведены в таблице.

На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).

Вместе с тем, трудовые отношения с такими сотрудниками имеют и свои особенности, которые регулирует:

• глава 49.1 Трудового кодекса РФ;

• Закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, который описывает порядок получения электронной подписи и обмена электронными документами между сотрудником и работодателем.

Предположим, человек проживает (постоянно или временно) за границей либо пребывает за пределами территории России. В таком случае заключить трудовой договор о дистанционной работе нельзя, следует оформлять гражданско-правовой договор. Причем это касается как россиян, так и иностранных граждан (лиц без гражданства).

Причина проста – трудовое законодательство нашей страны не действует за пределами России. Обеспечить безопасные условия труда работодатель не может при всем желании. А раз так, то нарушаются требования статей 312.3 и 13 Трудового кодекса РФ.

https://www.youtube.com/watch?v=iTlHJuqwNw8

Такие разъяснения приведены в письмах Минтруда России от 17 февраля 2021 г. № 14-2/В-125 и Роструда от 26 февраля 2021 г. № ТЗ/437-6-1.

Ситуация: нужно ли дистанционных сотрудников включать в штат организации?

Да, нужно.

Штатное расписание отражает структуру, штатный состав и штатную численность сотрудников организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Каких-либо исключений по включению должностей (профессий) дистанционных сотрудников в штатное расписание трудовое законодательство не устанавливает.

Таким образом, дистанционных сотрудников необходимо включать в штат организации.

Ситуация: возникает ли по месту работы дистанционного сотрудника обособленное подразделение?

Нет, не возникает.

Объясняется это так.

Обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, где оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создано на срок более месяца. Это установлено пунктом 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ.

Рабочим признается место:

• где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой;

• которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Об этом сказано в статье 209 Трудового кодекса РФ.

В свою очередь, дистанционная работа предполагает выполнение трудовой функции вне места нахождения организации, ее филиала, представительства или любого другого обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места, вне территории или объекта, контролируемого работодателем. Это следует из положений статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, в определении дистанционной работы отсутствуют все признаки обособленного подразделения.

Стоит отметить, что условие о месте работы является обязательным для включения в трудовой договор.

Поэтому место, где конкретно дистанционный сотрудник выполняет свои трудовые функции, необходимо указать в трудовом договоре.

Такие выводы следуют из части 1 статьи 57 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 7 октября 2013 г. № ПГ/8960-6-1. Например, в этом качестве можно указать домашний адрес дистанционного сотрудника.

Однако такое место работы не может считаться прямо или косвенно находящимся под контролем работодателя. Поэтому признать рабочее место дистанционного сотрудника обособленным подразделением нельзя.

Вместе с тем, если организация затрудняется самостоятельно определить, приводит ли прием на работу дистанционного сотрудника к возникновению обособленного подразделения, за помощью можно обратиться в налоговую инспекцию (п. 9 ст. 83 НК РФ).

Так, организация может подать в инспекцию письменный запрос, например, с такой формулировкой: «Просим разъяснить, возникает ли обособленное подразделение по трудовому договору о дистанционной работе №___ от____.

Копия трудового договора прилагается».

Соответствующее решение инспекция принимает индивидуально на основании представленных организацией документов (копий конкретных трудовых договоров с дистанционными сотрудниками).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 19 июля 2013 г. № 03-03-06/1/28350, от 4 июля 2013 г. № 03-02-07/1/25829.

Прием на работу

Дистанционный сотрудник должен представить для трудоустройства тот же пакет документов, что и обычный сотрудник. Отличие в том, что эти документы дистанционный сотрудник может представить не только лично, но и в электронной форме (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Если сотрудник представляет документы в электронном виде, организация может дополнительно потребовать прислать нотариально заверенные копии по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.) организации.

Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Это следует из положений части 5 статьи 312.1, части 5 статьи 312.

2 Трудового кодекса РФ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68 Трудового кодекса РФ. А именно:

• оформите трудовой договор;

• издайте приказ о приеме на работу;

• заведите личную карточку;

• внесите запись в трудовую книжку.

Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует трудовой договор (ст. 56, 57 ТК РФ). При его оформлении руководствуйтесь:

• общими правилами заключения договора;

• специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с удаленными сотрудниками (ст. 312.2 ТК РФ).

В частности, в трудовом договоре с дистанционным сотрудником дополнительно можно указать:

• порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;

• сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель. В этом случае в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено использование сотрудником собственных или взятых в аренду средств. В этом случае в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование;

• порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на Интернет, телефонную связь);

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите место нахождения работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=tcQ4CZSAtR8

Трудовой договор о дистанционной работе (а впоследствии – и дополнительные соглашения к нему) можно заключить путем обмена электронных документов с электронными подписями работодателя и сотрудника.

Не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила предусмотрены в статьях 312.2–312.5 Трудового кодекса РФ, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в общем порядке. Ознакомить сотрудника с ним можно в электронной форме (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Заводить трудовую книжку на дистанционного сотрудника необязательно, даже если сотрудник впервые устраивается на работу. Соглашение об отказе оформления и заполнения книжки пропишите в условиях трудового договора.

При отсутствии информации о дистанционной работе в трудовой книжке основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж дистанционного сотрудника, будет его экземпляр трудового договора.

Такие правила установлены частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник все же пожелает, чтобы запись о дистанционной работе была внесена в его трудовую книжку, ему следует:

• либо принести трудовую книжку лично;

• либо направить книжку работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила установлены частью 7 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.

Указывать на дистанционный характер в записи о приеме на работу в трудовой книжке действующее законодательство не требует. Поэтому запись вносите в общем порядке (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

По общему правилу если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан оформить ему страховое пенсионное свидетельство (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Однако при приеме на работу дистанционного сотрудника, трудовой договор с которым заключается путем обмена электронными документами, действует особый порядок. Такой сотрудник обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ и получает свидетельство самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Полученное свидетельство сотрудник передает работодателю в электронном виде, как и остальные документы, которые он предъявил при устройстве на работу (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Режим труда и отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Например, в договоре можно сделать запись: «Сотруднику устанавливается режим работы с 8.00 до 17.00. Продолжительность обеденного перерыва – 1 час. Конкретное время обеденного перерыва устанавливается на усмотрение сотрудника». Такой вывод следует из совокупности положений статей 72, 312.

4 Трудового кодекса РФ.

Ежегодный и иные виды отпусков дистанционным сотрудникам предоставляйте по общим правилам. При этом порядок предоставления отпусков (виды, продолжительность) закрепите в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). Например, запись в договоре может выглядеть так: «Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней согласно графику отпусков».

Электронный обмен документами

Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме (например, по электронной почте), заверив свое обращение электронной подписью.

Для электронного обмена документами и у сотрудника, и у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись. Такие подписи оформляют в специализированных удостоверяющих центрах.

https://www.youtube.com/watch?v=nn5Dg46cxXE

Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Если в заявлении сотрудника прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде, работодателю следует направить их по почте заказным письмом с уведомлением. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.

Такой порядок предусмотрен частью 8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Страховые выплаты

Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: больничное пособие, пособие по беременности и родам и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов (листки нетрудоспособности, справки) по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила установлены частями 6–8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Охрана труда

В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных сотрудников работодатель обязан:

• расследовать несчастные случаи и профзаболевания, происходящие с дистанционными сотрудниками;

• выполнять предписания Государственной инспекции труда;

• знакомить с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами.

Соблюдать другие обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отношении дистанционных сотрудников (например, обеспечивать спецодеждой, обучать безопасным методам и приемам выполнения работ и т. д.) работодатель не обязан, если только иное не предусмотрено трудовым договором.

Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ.

Увольнение дистанционного сотрудника

Дистанционного сотрудника можно уволить по общим основаниям, как и любого другого сотрудника организации (ст. 77 ТК РФ). Кроме этого, в трудовом договоре с таким сотрудником могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения по инициативе работодателя, как и в случае с надомными сотрудниками (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Если документооборот между сотрудником и организацией ведется в электронном виде, то приказ об увольнении направьте сотруднику для ознакомления в электронной форме и получите от него документ обратно, заверенный электронной подписью.

В день увольнения вышлите в адрес сотрудника копию указанного приказа на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. Кроме того, проведите с сотрудником окончательный расчет и внесите необходимые сведения в личную карточку.

Такой порядок следует из совокупности положений части 2 статьи 312.5 и статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.

Если на дистанционного сотрудника оформляли трудовую книжку, то ее также нужно направить в адрес человека в день увольнения по почте заказным письмом с уведомлением. Перед этим получите согласие сотрудника на отправку документов по почте.

Если человек лично присутствует в день увольнения в офисе, трудовую книжку выдайте сотруднику на руки. Такой порядок следует из статьи 84.1, части 6 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Дистанционные работники: что нужно знать бухгалтеру

Дистанционная работа — это удобно и для работника, которому не нужно тратить время, деньги и силы на ежедневные поездки в офис, и для работодателя, который может не только экономить на расходах по организации стационарного рабочего места (аренда, связь, техника, программы, поддержка), но и более гибко подходить к найму персонала. Ведь дистанционный работник может работать не только вне офиса, но и из другого города и даже из другой страны. На эту же чашу весов ложатся и поведенческие стереотипы молодых сотрудников, которые изначально более ориентированы на работу вне офиса.

Все эти факторы, взятые вместе, приводят к возрастающей популярности удаленной работы.

Но законодательство до недавнего времени такое явление, как «дистанционная работа» обходило стороной, и работодатели были вынуждены изобретать различные «схемы». Но вот в прошлом году Федеральным законом от 05.04.

13 № 60-ФЗ Трудовой кодекс, наконец, был дополнен новой главой 49.1, посвященной особенностям регулирования труда дистанционных работников.

В чем отличие от надомной работы

Первое, на что стоит обратить внимание при изучении положений новой главы ТК РФ, — это отличие «дистанционщика» от надомника. Ведь регулирование надомного труда в ТК РФ было изначально, но на практике для оформления отношений с теми, кто не сидит в офисе «с девяти до шести» эти нормы не применялись. И вот почему.

Во-первых, нормы о надомниках устроены таким образом, что регулируют трудовую деятельность производственного характера.

Такой вывод следует уже из определения, данного в статье 310 ТК РФ: надомник — это лицо, заключившее трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Т.е.

речь идет о чем-то материальном, создаваемом руками сотрудника. Применить эту статью к юристу, бухгалтеру, редактору сайта или дизайнеру, согласитесь, непросто.

Во-вторых, надомник, согласно ТК РФ, — полноценный работник, в отношении которого нужно выполнять все предусмотренные Кодексом процедуры (полноценное оформление, оборудование рабочего места, обеспечение его безопасности и выполнения им требований охраны труда и т п.). А это в ситуации с дистанционным работником невозможно. С ним один-то раз встретиться для заключения договора не всегда возможно.

https://www.youtube.com/watch?v=SiBd3xKUsuM

Эти недостатки и попытался устранить законодатель, принимая нормы об удаленной работе. Теперь в Кодексе четко указано, что дистанционный работник выполняет трудовую функцию.

При этом он выполняет ее вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения) и даже вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Взаимодействие между работником и работодателем происходит по телекоммуникационным сетям общего пользования, в том числе посредством интернета (ст. 312.1 ТК РФ). По общему правилу работник самостоятельно обеспечивает себя рабочим местом и техникой.

Дистанционному сотруднику не требуется проходить медицинский осмотр, трудовой договор с ним можно заключить и расторгнуть в электронной форме. Наконец, «дистанционщику» не обязательно делать запись в трудовой книжке, оплачивать сверхурочную работу и обеспечивать безопасность труда в полной мере. В общем, условия куда более реалистичные для выполнения, нежели правила для надомников.

Как правильно составить договор

Перейдем от теории к практике. Первым делом рассмотрим, какие формулировки нужно включить в трудовой договор, если планируется, что работник будет трудиться дистанционно.
Так, в договоре надо обязательно указать на характер работы.

Например, это может быть такая формулировка: «Работник выполняет предусмотренную настоящим трудовым договором трудовую функцию вне места расположения работодателя (дистанционно)». Местом работы указываем адрес сотрудника (или иной адрес по его желанию) — этого требует статья 57 ТК РФ.

Требуется указать и режим работы, так как статья 57 ТК РФ исключений для дистанционного труда не делает.

Тут формулировка будет стандартной: «Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы — 8 часов».

Далее в договоре нужно зафиксировать положения, касающиеся подчинения работника правилам внутреннего трудового распорядка (ст. 15 ТК РФ). Здесь мы рекомендуем такую формулировку: «На работника распространяются Правила внутреннего трудового распорядка в части, не противоречащей сути условия настоящего трудового договора о дистанционной работе».

В договоре нужно установить порядок обеспечения сотрудника различными ресурсами. Так, можно указать, что «работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, телефонной связью и доступом к сети интернет».

А можно возложить подобную обязанность и на работодателя: «Не позднее 5 рабочих дней с даты заключения настоящего трудового договора работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, обеспечить наличие интернет-соединения».

Третий вариант —зафиксировать обязанность работодателя по компенсации затрат сотрудника на технику и (или) оплату телефона и интернета.

Например, так: «Работодатель обязуется не позднее пятого числа каждого месяца компенсировать расходы работника по оплате счетов за интернет и мобильный телефон по фактическим затратам, но не более 10 тыс. рублей в месяц. Компенсация выплачивается в соответствии с Положением о компенсации расходов работникам, занятым вне места расположения работодателя (дистанционно), утвержденным работодателем».

Наконец, в договоре надо зафиксировать сроки и порядок сдачи работы, а также порядок и периодичность коммуникаций с работодателем, указав адреса электронной почты, на которые работник должен отправлять все свои сообщения работодателю.

Что писать в Табеле учета рабочего времени

Обязанность работодателя по учету времени, фактически отработанного каждым работником  (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), в связи с дистанционной работой не отменяется. На наш взгляд, табель на «дистанционщика» можно заполнять так: в будние дни ставить явку (код «Я» или «01»), в выходные и праздники — отдых (код «В» или «26»). Количество отработанных часов ставим в соответствии с трудовым договором.

https://www.youtube.com/watch?v=S-4jQablCh4

Можно пойти и другим путем, зафиксировав в трудовом договоре, что работник распределяет рабочее время и время отдыха по своему усмотрению (вариант, предусмотренный статьей 312.4 ТК РФ в качестве основного), и извещает о режиме работы работодателя письменно.

В таком случае можно заполнять Табель на основании отчетов сотрудников. Но этот вариант законодательно не урегулирован, поэтому мы бы не рекомендовали применять его повсеместно. Тем более что это может повлечь и налоговые проблемы (см.

ниже вопрос про компенсации).

Перевести работника на «дистанционку»

На дистанционную работу можно принимать не только новых сотрудников, но и переводить «действующих». Для этого нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Предмет этого соглашения — изменение характера труда. Соответственно, в соглашение включаете все формулировки, касающиеся нового режима труда, которые мы приводили выше.

Не забудьте указать дату, с которой применяется новый порядок работы.

«Дистанционная» командировка

Следующий интересный момент, с которым может столкнуться бухгалтер — выплата командировочных дистанционному сотруднику.

Например, «дистанционный» юрист может выезжать в другие города для участия в рассмотрении дела, или посещать различные семинары и форумы.

Возникает логичный вопрос: могут ли у сотрудника, работающего дистанционно, быть командировки? И, соответственно, примет ли налоговая такие расходы?

В силу статьи 312.1 НК РФ на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.

Каких-либо исключений для командировки указанная глава не содержит. Таким образом, работодатель может направить дистанционного работника в служебную командировку. И, соответственно, учесть все связанные с этим расходы при налогообложении.

Регистрировать ли обособленное подразделение

Отметим еще один важный для бухгалтера пункт: прием сотрудника на дистанционную работу гарантированно не влечет образования обособленного подразделения.  Ведь в статье 312.

1 Трудового кодекса прямо сказано, что подобная работа выполняется вне обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. А согласно статье 11 Налогового кодекса обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.
Как видим, эти два определения прямо противоречат друг другу. Так что речи о регистрации подразделения в данном случае не идет.

Учет компенсаций

Статья 312.3 Трудового кодекса предусматривает возможность установить для дистанционных работников компенсации, связанные с использованием личного имущества для выполнения работы.

Причем компенсировать можно не только расходы на связь и интернет, но и оплачивать «амортизацию» компьютера, планшета и иного оборудования.

Тут важно, чтобы это условие было зафиксировано именно в трудовом договоре, а не в отдельном документе (служебной записке с визой или приказе), как это допускает статья 188 ТК РФ в отношении обычных работников.

Еще один нюанс связан с распределением компенсируемых расходов на произведенные в связи с выполнением трудовых обязанностей и вне их. Для расходов в виде абонентской платы такое распределение можно проводить на основании соотношения количества рабочих часов и общего количества часов в периоде. Эти данные, понятно, нужно взять из трудового договора и Табеля учета рабочего времени.

По расходам, которые можно четко отнести к тому или иному времени (оплата расходов на связь, например, или по оплате тех или иных программ, доступов и т п.) работодателю также важно знать — в рабочее ли время произведен тот или иной расход.

Но в условиях, когда работник сам определяет режим рабочего времени и времени отдыха, это сделать затруднительно.

Соответственно, нужно либо требовать с работника соответствующий отчет и сохранять его в бухгалтерии, либо установить в трудовом договоре четкую продолжительность рабочего времени.

🌟 Видео