Приказ по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа по личному составу .docСкачать образец приказа по личному составу .doc

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

• при приеме на работу и увольнении сотрудников;
• при наложении дисциплинарных взысканий;
• при награждениях и поощрениях;
• при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.

), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.

В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

• название документа;
• его номер и дата составления;
• наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

• суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
• дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
• обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
• основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

https://www.youtube.com/watch?v=VZpgEoCVjCs

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников.

Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Видео:Мастер-класс Оформление документов по личному составу и формирование их в дело.Скачать

Приказы по личному составу, что это за приказы: правила составления

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Приказы по личному составу, что это за приказы: правила составления

В любой организации для нормального ее функционирования издается множество приказов и распоряжений руководителя. Их принято делить на две категории:

• по основной деятельности компании
• кадровые или по личному составу

Для каждой из них предусмотрены свои стандарты оформления, порядок и сроки хранения. У начинающих делопроизводителей порой возникают затруднения с классификацией распорядительных документов и применения к ним соответствующих правил. Рассмотрим, приказы по личному составу: что это за приказы, стандарты оформления, где и сколько их необходимо хранить.

Классификация кадровых приказов

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами.

Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя.

Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.

Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен. Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками. Предлагаем следующую классификацию:

Кадровая служба

• Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями — прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
• Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.
• Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия — направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
• Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных компенсаций.
• Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.

Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.

Где взять образцы приказов

В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.

https://www.youtube.com/watch?v=lLIyC9MUHZQ

Унифицированные формы всех распорядительных документов объединены в альбомы, найти которые можно в справочных правовых системах.

Они представляют собой готовые таблицы, в которые необходимо лишь подставить ряд данных, относящихся к самой компании-работодателю и к конкретному работнику (или работникам), названным в приказе.

Каждая из форм всегда предполагает одно конкретное распорядительное действие:

Составление приказов

• Т-1 — прием нового сотрудника
• Т-5 — перевод внутри компании
• Т-6 — предоставление отпуска (любого вида)
• Т-8 — увольнение
• Т-9 — направление в командировку
• Т-11 — применение поощрений

Приведенные образцы приказов охватывают только самые основные правоотношения между работником и организацией, где он трудится. Поэтому кадровые службы могут сами разрабатывать необходимые распоряжения, руководствуясь ГОСТом Р6.30-2003. Что же до содержания распоряжений, оно непременно соответствует нормам Трудового Кодекса.

С 2013 года использование в коммерческих компаниях унифицированных форм перестало быть строго обязательным, но для кадровиков их применение весьма удобно. Организация вольна вносить в такие бланки дополнительные необходимые реквизиты, утвержденные внутренними документами. Но реквизиты самих бланков, утвержденные Госкомстатом, должны при этом остаться неизменными.

Как подготовить приказ

Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:

1. Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
2. Подготовка проекта.
3. Получение необходимых согласований.
4. Получение подписи гендиректора.
5. Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
6. Хранение зарегистрированного приказа.

Обсуждение рабочих моментов

Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:

• преставление непосредственного руководителя
• докладная или служебная записка
• акт о допущенном дисциплинарном нарушении
• график отпусков
• судебное решение

Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.

Готовый проект проверяется на соответствие ГОСТ и на правильность внесенных в него сведений. После этого можно начинать согласование.

Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух.

Но список может быть и больше. Согласование — самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.

Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.

Оформление приказов, их регистрация и нумерация

По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом. Непременным правилом является наличие всех необходимых такому документу реквизитов:

Регистрация приказа

• наименование организации полное и сокращенное
• вид документа — приказ
• дата издания и порядковый номер
• заголовок
• собственно приказ — текст распоряжения и основание для его написания
• визы согласований
• подпись руководителя
• подпись ознакомленного сотрудника
• указание об исполнении

Приказы, изданные в течение одного года, нумеруются. Это облегчает учет документа в дальнейшем. Цифровой код дополняется буквенным индексом. Для приказов по личному составу это буква «К». Что позволяет отделить кадровые распоряжения от изданных для регулирования основной деятельности (для них используется иная маркировка, как правило, «А»).

Распоряжения, равно как и документы-основания, необходимо регистрировать. Под этим процессом понимается внесение в специальный журнал записи о создании приказа. Как правило, регистрируются не все кадровые распоряжения, а только те, для которых предусмотрен длительный срок хранения. Журналы регистрации могут вестись как в бумажной, так и в электронной форме.

Внесение в приказ изменений или его отмена

Иногда у руководителя возникает необходимость внести изменения в ранее изданный приказ, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако для такого решения необходимы серьезные правовые основания. Это могут быть:

• изменение действующего законодательства, регулирующего отношения, оформленные приказомОбсуждение изменений
• изменения в персональных данных работника (например, смена фамилии) или в его личных обстоятельствах
• изменение времени или места исполнения трудовых обязанностей обозначенных в приказе
• иные обстоятельства, делающие исполнение приказа в прежнем виде невозможным

Изменение содержания приказа или его отмена оформляются новым распорядительным документом. Для него применяются те же правила, что при оформлении корректируемого приказа. Иным будет содержание документа. В нем необходимо указать:

• в какой именно приказ вносятся изменения (номер, дата, наименование)
• что послужило основанием для внесения изменений или отмены уже изданного приказа
• перечень должностных лиц и действий, которые им предстоит выполнить для реализации текущего распоряжения
• указание конкретных пунктов изменяемого документа, утративших силу с принятием нового приказа
• мерах по контролю за выполнением распоряжения (необязательно)

Изменение или отмена приказов не может быть рутинным мероприятием. Оно производится только в редких случаях, при наступлении обстоятельств, исключающих выполнение распоряжения в неизменном виде.

Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве

Сроки хранения всех распорядительных документов организации определяются в соответствии с Перечнем, который был утвержден Приказом № 558 Минкультуры России в 2010 г. Согласно этому акту все приказы, относящиеся к личному составу, подразделяют на две группы: кратковременного и долговременного хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=xhOY2hlpA-M

Пять лет должны храниться в организации приказы о применении взысканий, предоставлении отпусков и другие, не имеющие важного для работника значения в дальнейшем, для подтверждения его стажа или расчета будущей пенсии. После того, как пройдет пять лет, такие документы могут быть уничтожены, о чем составляется соответствующий акт.

Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении должны сохраняться в течение гораздо более длительного срока. Согласно последним изменениям, он составляет 75 лет для тех приказов, что были изданы до 2003 г.

и 50 лет для тех, что были созданы позднее.

Хранятся такие документы в самой организации, а при ее ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив, где и находятся весь предусмотренный распоряжением Минкультуры срок.

Приказы по личному составу — это такие приказы, которые затрагивают правоотношения между конкретным работником и организацией-работодателем.

Любое действие администрации в отношении сотрудника требует непременного оформления его подобным документом.

Точное выполнение требований законодательства и норм Госстандарта придает приказам юридическую силу и позволяет защитить трудовые права как работника, так и его нанимателя.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Видео:Приказы по кадрам и основной деятельности в компании | Боровкова Елена Алексеевна. РУНОСкачать

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Приказы по личному составу — это какие приказы? Вы узнаете об этом из нашего материала, а также в дополнение к ответу на вопрос «Приказы по личному составу — какие это приказы?» познакомитесь с видами данной категории документов, их нумерацией и порядком регистрации.

Формы и виды приказов по личному составу

Группа организационных приказов: где взять образец?

Дисциплинарные приказы (пример)

Регламентные приказы

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

Итоги

Формы и виды приказов по личному составу

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

• Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
• Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
• Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
• Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
• Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
• Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

• регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
• формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
• решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
• оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
• укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
• иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

• наименование компании;
• номер приказа;
• дату;
• содержание;
• основание (при необходимости);
• подписи руководителя и работников.

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

Группа организационных приказов: где взять образец?

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

https://www.youtube.com/watch?v=XLWAp4WWAlc

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

• о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
• о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
• о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.

Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал «Унифицированная форма № Т-5 ― скачать бланк и образец».

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

• обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
• получение от работника объяснений в письменной форме;
• изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
• объективная оценка полученной информации;
• вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

ПРИКАЗ

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

«12» марта 2021 года                                                                                                        № 267/к

О дисциплинарном взыскании

Видео:Прошивка на 4 прокола дел по личному составу - Елена А. ПономареваСкачать

Приказы по личному составу — это какие?

Распорядительные документы – основа основ для деятельности предприятия, ведь без них наладить и организовать нормальную деятельность практически нереально. Одним из таких документов является приказ по личному составу.

Его составление происходит со стороны директора, а цель создания заключается в регулировании правовых взаимоотношений между сотрудниками и работодателями.

Приказ представляет собой правовой акт, который создается руководителем для решения каких-либо задач предприятия. Что касается приказов по личному составу, они способствуют регламентированию и документированию трудовых отношений между сотрудником и работодателем.

В основном их оформление происходит в рамках унифицированных форм, а утверждение осуществляется силами органов статистики и нормами правительства Российской федерации.

Необходимость использования

Любые мероприятия и меры в отношении сотрудников закон призывает производить на основании соответствующих документов, которые только подкрепляют и регламентируют определенные решения руководства. В настоящее время оформление таких документов осуществляется в ситуациях, когда необходимо:

• принять нового сотрудника;
• перевести работника с одного места на другое;
• осуществить отправку в командировку;
• уволить по статье;
• дать отпуск;
• наградить или взыскать деньги.

На основании этих критериев также осуществляется классификация отдельных приказных документов.

Сбор данных и разработка проекта

Составление этого документа происходит на основании нескольких этапов, которые включают в себя сбор и анализ необходимых данных, а также последующую разработку соответствующего проекта. Рассмотрим каждый из этих пунктов более подробно.

1. Сбор данных. Для того чтобы документ получился всеобъемлющим и полноценным, а также содержал в себе максимальное количество полезной и необходимой информации, важно обеспечить грамотный и рациональный сбор данных. Он осуществляется на основании компетенции старших сотрудников предприятия – генеральных директоров, главных менеджеров, заместителей. В рамках подготовки производится поиск информации по теме, на которую создается приказ, а также отсеиваются неактуальные данные. В итоге в документ попадает только «свежая» и полезная информация, которой может воспользоваться каждый сотрудник и его подчиненный.
2. Разработка проекта. Проект приказного документа разрабатывается на основе информации, которая была собрана в предыдущем пункте. Процесс осуществляется силами генерального директора или другого главного сотрудника предприятия. Если речь идет о составлении масштабного документа, к процессу привлекаются другие сотрудники, например, руководители подразделений и прочие специалисты. Впоследствии, когда проект уже создан, остается только оформить документ в чистовом варианте, подписать его и внедрить в действие.

Именно этот этап формирования приказа является основным, поскольку от него зависит актуальность и целесообразность составления бумаги.

https://www.youtube.com/watch?v=gva71cIyBTQ

Текстовая часть приказа по личному составу включает в себя две основных структурных части – констатирующую и распорядительную.

Констатирующая

Если в качестве инициатора формирования данной бумаги выступает непосредственный руководитель организации, то в рамках данного раздела должна в обязательном порядке содержаться информация о целях и задачах управленческих мероприятий, которые предписываются документом, а также предоставляется объяснение, в соответствии с которым имеется необходимость создания этого документа.

Если приказ издается в целях исполнения распорядительной документации различные правительства РФ и субъектов, а также представители федеральных органов указывают следующие моменты:

• тип составляемой документации;
• организация, которая осуществляет выпуск этой бумаги;
• номер документации;
• дата, в которую она составляется;
• заголовок.

Данная часть является вводной и содержит соответствующую информацию, вводящую читателя/исполнителя приказа в курс дела. Далее следует основная структурная часть.

Распорядительная

Ее начало идет от слова «Приказываю», которое должно быть напечатано большими буквами с новой строчки без отступа абзаца. Наблюдается разделение текста приказа на пункты, который нумеруются посредством арабских цифр. Каждый из пунктов приказного документа может включать в себя действия, различные по составу и не зависящие одно от одного.

Нужное действие в рамках текста формируется с помощью инфинитива – глагола, который имеет неопределенную форму (обеспечить, разработать, внедрить, создать, сделать и т. д.).

Абсолютно каждый пункт, который присутствует в рамках распорядительного звена приказа, должен начинаться с того, кому поручается данное действие, то есть с исполнителя.

Срок исполнения, который дается на решение той или иной задачи, также для каждого пункта оговаривается в отдельности, или же, если он является общим, выписывается в отдельный пункт для всех перечисленных действий. Отдельным пунктом идет перечисление лиц, на которых возложена ответственность за совершение описываемых действий. Так и пишется, что нужно возложить контроль на определенного сотрудника.

На практике нередко встречаются ситуации, в которых приказ, который создается заново, целиком или частично отменяет прежний документ, а также его отдельные пункты. В этой ситуации текст должен содержать в себе следующие элементы: «приказ №… считать утратившим силу с … (указывается время, с которого прежний приказ прекращает свое действие).

Что касается управленческой практики, то в ее рамках принято осуществлять согласование данного документа с определенными звеньями и службами, которые заинтересованы в работе предприятия. Это могут быть определенные структурные подразделения или юридическая служба. Они проверят факт соответствия документа основным законодательным нормам и обеспечат контроль исполнения.

Приказ начинает быть действительным с момента, когда ответственное лицо поставило на нем свою подпись. Регистрация осуществляется в отдельности от других типов документации. Индексы регистрации, присваиваемые бумагам, прикрепляются в рамках определенного календарного периода и традиционно имеют в своем составе порядковые номера.

Формирование всех подлинных экземпляров производится силами делопроизводственной службы. Если говорить о ситуации, сложившейся внутри дела, то их систематизация осуществляется по номерам и хронологии.

Существует несколько основных этапов, в соответствии с которыми составляется данный документ.

1. Подготовка данных. Этот этап уже оговаривался ранее. Его цель – собрать необходимый перечень материалов, на которых будет базироваться составляемая бумага. Например, нужно определить, какие задачи требуют неотложного решения, чтобы зафиксировать их в договоре.
2. Разработка проекта. Создается приблизительная структура документа и его положения, т. е. определяются действия, которые должны быть совершены на основании этого приказа. Эта стадия находится под ответственностью непосредственных авторов приказа.
3. Фактическое создание. Приказ печатается и подписывается. С этого момента он считается действительным и имеет полноценную юридическую силу. Изменить какие-либо пункты уже невозможно, а если и потребуется это сделать, придется формировать новые бумаги.

Таким образом, процесс формирования документа является достаточно простым и понятным, особенно, если следовать всем пунктам.

https://www.youtube.com/watch?v=CT02tckJrjE

Как оформить приказ о приеме на работу, можно узнать из данного видео.

Образец приказа

В каждом пункте этого приказного документа должно содержаться детальное основание, в соответствии с которым осуществляется его издание. Рассмотрим образец классического документа по пунктам.

Нумерация, регистрация и хранение

Каждый документ имеет свои сроки хранения. Если говорить о приказах по личному делу, то они хранятся постоянно, поскольку в связи с их особой важностью могут пригодиться абсолютно в любое время.

Есть градация сроков хранения в зависимости от видов документов. Например, бумаги особой важности хранятся в течение 75 лет, в то время как менее важные документы подлежат хранению лишь на протяжении первых 5 лет с момента их издания.

Право подписи

Право подписи на приказе имеют только уполномоченные лица. Это специализированные сотрудники – представители подразделений, а также генеральный директор и его заместитель.

Перечень лиц, имеющих право подписи в этом документе, устанавливается структурой предприятия и определяется для каждой фирмы в отдельности.

Отмена и внесение изменений

Просто так отменить действие документа или некоторых его пунктов, а также добавить новые положения – невозможно. Чтобы документ начал действовать в другом порядке и был подвержен изменениям, необходимо создать вспомогательный приказ, который отменит или дополнит прежний документ.

Его структура будет такой же, что и основной бумаги, однако после слова «ПРИКАЗЫВАЮ» последуют несколько иные действия, например, «отменить действие прежнего документа», «внедрить новые пункты» и прочее.

Таким образом, документ имеет простую структуру и понятен в исполнении. При необходимости изменения некоторых положений происходит формирование еще одного приказа.

Сроки хранения и учет кадровых приказов представлены на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Видео:Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. ПономареваСкачать

Приказы по личному составу и порядок их оформления

Организовать трудовой процесс в компании невозможно без распорядительных документов. К таким документам относятся приказы по личному составу. Их издает директор компании. Приказы по личному составу регулируют правовые отношения между работодателями и работниками.

Из этой статьи вы узнаете:

• какие бывают виды приказов по личному составу;
• что является основанием для оформления приказов по личному составу;
• для каких видов приказов по личному составу использовать унифицированные формы;
• какой порядок оформления приказов по личному составу для передачи их в архив.

Виды приказов по личному составу в 2021 году

Любые действия в отношении сотрудников закон предписывает производить строго на основании приказов. Приказы по личному составу оформляют в случаях, когда нужно:

• принять сотрудника на работу;
• перевести на другую работу;
• направить в командировку;
• предоставить работнику отпуск;
• поощрить или вынести дисциплинарное взыскание;
• уволить работника и др.

Что является основанием для издания приказа, этапы его подготовки, смотрите на схеме.

Схема. Движениеприказа по личному составу от подготовки до передачи в архив

Основания для оформления приказов по личному составу в 2021 году

В любом приказе по личному составу должна быть ссылка на документ, на основании которого он издан. Примеры документов-оснований смотрите в табл. 1.

Табл. 1. Основания для оформления приказов по личному составу в 2021 году

К приказам по личному составу относится, например, приказ о продлении отпуска, который совпал с декретом. Основанием для его издания является заявление работницы. Как составить такой приказ, смотрите на рис. 1.

Рис. 1. Приказ по личному составу: образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Как подготовить проект приказа по личному составу в 2021 году

Приказы по личному составу оформляйте по одной из форм:

• унифицированной форме, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;
• самостоятельно разработанной форме — на фирменном бланке компании.

Унифицированные бланки разработаны не для всех видов приказов по личному составу. Какие бланки приказов можно использовать, смотрите в табл. 2. 

Табл. 2. Какие унифицированные формы приказов по личному составу применять в 2021 году

Зеленым цветом в табл. 2 отмечены виды приказов по личному составу, которые содержат сведения о нескольких работниках.

https://www.youtube.com/watch?v=HjxoH6YKh34

Если приказы по личному составу оформляете на фирменном бланке компании, в нем обязательно укажите:

• наименование приказа;
• дату его выпуска и порядковый номер;
• место издания;
• заголовок;
• содержание приказа;
• сведения об исполнителе.

Текстовая часть приказа по личному составу излагается в краткой и повелительной форме. Распорядительная часть состоит из нескольких разделов, пронумерованных арабскими цифрами (рис. 2).

В распорядительной части указывается причина и цель выпуска приказа. Она должна содержать конкретные распоряжения и задания с указанием сроков исполнения, ФИО и должностей ответственных исполнителей.

Приказ заверяется подписью директора.

Рис. 2. Приказ по личному составу: пример

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Дату издания приказа и его регистрационный номер в приказах по личному составу проставьте после того, как завершите оформление приказа. Не присваивайте номер и не проставляйте дату до подписания приказа. Если вы будете переделывать проект приказа, за это время будут зарегистрированы другие приказы.

Как согласовать проект приказа по личному составу

Вы подготовили проект приказа по личному составу на основании докладной или служебной  записки руководителя подразделения вашей компании. Представьте его на подпись директору компании или заместителю директора, если он уполномочен подписывать кадровые документы.

Кто бы ни подписывал приказ по личному составу, проверьте, чтобы он указал  свою фактическую должность и ФИО. Если приказ подписывает заместитель директора, проследите, чтобы он не ставил предлог «за» или ставил косую черту перед названием.

Некоторые виды приказов по личному составу должны проходить согласование в заинтересованных структурных подразделениях.

Руководители таких подразделений или лица, которые их замещают, проставляют свои визы на листе согласования (рис. 3). Сколько будет длиться согласование, зависит от порядка, установленного в каждой конкретной компании.

Если на этапе подготовки и в процессе согласования в проект приказа по личному составу вы внесли существенные корректировки, переоформите приказ. А затем повторно согласуйте с заинтересованными структурными подразделениями.

Рис. 3. Лист согласования проекта приказ по личному составу: образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Как и сколько хранить приказы по личному составу в 2021 году

Приказы по личному составу вы оформляете в нескольких экземплярах. Оригинал оставляете в кадровой службе. Одну из копий приказа передаете в бухгалтерию, вторую помещаете в личное дело работника. Оригиналы приказов, которые вы довели до сведения сотрудника под роспись, вы обязаны хранить определенное время.

Приказы по личному составу вы формируете в дела, исходя из сроков их хранения. Чтобы полностью оформить дело:

• вы подшиваете или переплетаете приказы по личному составу;
• нумеруете листы;
• составляете лист-заверитель;
• готовите внутреннюю опись;
• оформляете обложку.

Если вы подшиваете приказы по личному составу, подшивайте на четыре прокола в твердую картонную обложку. Если переплетаете, делайте это так, чтобы можно было свободно прочесть все документы, визы, даты и резолюции.

По закону сроки хранения разных видов приказов по личному составу различны, некоторые могут храниться 5 лет, некоторые 75 лет (табл. 2). Если у вас в компании большой объем документации со сроком хранения 75 лет, вам удобнее формировать их в отдельные дела.

Например,  отдельно хранить приказы по личному составу, которые касаются трудового стажа. Это приказы о приеме на работу, перемещении или увольнении, а также документы по зарплате.

Табл. 2. Сроки хранения приказов по личному составу

Видео:Какие приказы должны быть в организации - Елена А. ПономареваСкачать

Приказы по личному составу — Отличный секретарь

Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице.

Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся. 

Виды приказов

О приказах в целом мы уже говорили. Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Приказы делятся на три категории: по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.

Приказы по личному составу

Определимся, что такое «личный состав».

Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), документы по личному составу это «архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы. Неважно, главное – это всегда документы по труду.

Формы приказов по ЛС

Только часть приказов по личному составу составляется по унифицированным формам. Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д.

Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации.

Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.

Особенности работы с приказами по личному составу

Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных. Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя.

Еще раз: кадровые приказы всегда регистрируются и хранятся отдельно!

Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД. Основная деятельность хранится постоянно. Личный состав в основном – 50 лет, если это документы созданы после 2003 года и 75, если раньше. Часть приказов по личному составу хранится 5 лет, но их не много. Сроки хранения установлены Перечнем типовых документов со сроками хранения от 2010 года в статье 19.

50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:

• о приеме работника на работу;
• о перемещении;
• о совмещении;
• о переводе;
• об увольнении;
• об аттестации;
• о повышении квалификации;
• о присвоении званий (чинов);
• об изменении фамилии;
• о поощрениях и награждениях;
• об оплате труда;
• о премировании;
• о различных выплатах;
• о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• об отпусках по уходу за ребенком;
• об отпусках без сохранения заработной платы;
• о дежурствах по профилю основной деятельности;
• о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
• о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы по личному составу:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Третье: оформление приказов на хранение. Независимо от срока хранения, приказы по личному составу подлежат оформлению в дела по полному варианту: с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и сшиванием в четыре прокола.

Это написано в Правилах работы архивов от 2015 года, пункт 4.19.

Четвертое: при ликвидации организации, если она не была источником комплектования гос. архива, ее приказы по основной деятельности, скорее всего, никому не нужны и будут уничтожены. А вот приказы по личному составу с длительными сроками хранения ликвидационная комиссия ОБЯЗАНА передать в гос. архив.

Вывод напрашивается сам собой: приказы по личному составу – очень ценные документы организации. Обрабатывать и хранить их нужно отдельно от всех остальных документов.

Image by Witthaya Phonsawat // www.freedigitalphotos.net

документы по личному составу, личный состав, приказы, приказы по ЛС

📹 Видео

1. Особенности подготовки и оформления приказовСкачать

Как оформить ознакомление с ЛНА и приказами под роспись - Елена А. ПономареваСкачать

Онлайн Марафон по кадровой работе день 2. Приказы по личному составу.Скачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Новички не смогут выбрать бумажные приказы - Елена ПономареваСкачать

Состав личного дела - Елена ПономареваСкачать

Мастер-класс на тему «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение».Скачать

Семинар: "Кадровые приказы" Дмитрищук С.А.Скачать

Распорядительные документы: приказы, распоряжения - много юридических тонкостей, оформлениеСкачать

Как оформить приказ о приеме на работу - Елена А. ПономареваСкачать

2 часть: Архивное хранение документов - ДЕЛА, в т.ч. ЛИЧНОЕ ДЕЛО (новая запись, октябрь 2022)Скачать

Порядок формирования дел - Елена А. ПономареваСкачать

Как оформить приказ на командировку - Елена А. ПономареваСкачать

Если работник отказывается от ознакомления с приказом - Елена А. ПономареваСкачать

Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать