Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Любое предприятие развивается, возникает необходимость в изменении окладов, введении новых должностей, сокращении старых. Вся информация отражается в штатном расписании (ШР), оно меняется исключительно по решению высшего руководства, закрепленному приказом.

Инициировать перемены могут так же руководители подразделений, представители администрации и даже работники. Унифицированного бланка не существует, поэтому на каждом предприятии разрабатывается своя форма.  

Нормативное регулирование

Согласно Постановлению Госкомстата штатное расписание обязательно содержит перечень подразделений, названия профессий, специальностей, должностей, данные о требуемой квалификации и количестве ставок. Для составления этого документа разработан унифицированный бланк Т-3. Он имеется во всех бухгалтерских программах, хотя для частных предприятий не является обязательным.

• Как часто корректировать штатное расписание, определяет высшее руководство (письмо Роструда № 428-6-1).
• При необходимости внести в ШР новые должности и исключить вакантные достаточно приказа.
• Если требуется сокращение штата, необходимо за 2 месяца известить работников о переменах (ч. 2 ст. 180 ТК) и предложить им свободные места (ст. 82, ч. 3 ст. 81, ст. 179, ст. 180).
• Уменьшить оклады разрешается при технологических или организационных изменениях (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Прежде, чем корректировать ШР, обязательно необходимо за 2 месяца известить сотрудников, которых затронут перемены (п. 2 ст. 74 ТК). Если они не согласны, работодатель письменно предлагает вакантные места (ч. 3 ст. 74 ТК). При отказе от предложения трудовые отношения прекращаются (пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК).
• Корректировки в ШР обязательно отражаются в трудовых соглашениях (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК).
• При замене оклада на тарифную ставку необходимо учесть, что зарплаты не могут уменьшаться. Распоряжение издается только после того, как получено согласие сотрудников.
• При коррекциях названий подразделений и должностей так же необходимо известить работников за 2 месяца до издания приказа в письменной форме. Если их не устраивают новые условия, работодатель предлагает другие места. В случае отказа трудовые отношения прекращаются (ст.74 ТК, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК).
• При корректировке зарплат обязательно учитывается мнение профсоюза (ст.135 ТК). Меняя наименования должностей, соответствие ЕТКС отслеживает юрист.

Как написать приказ о внесении изменений в штатное расписание

• При масштабных переменах создается распоряжение о разработке нового ШР.
• Если нововведений немного, достаточно распоряжения о внесении коррекций, который оформляется как приложение.

Руководитель в устной форме поручает подготовить текст сотруднику бухгалтерии или кадровой службы, юристу. На крупных предприятиях подобные документы разрабатываются в отделе труда или планово-экономическом отделе.

У ИП это работа бухгалтера, кадровика или самого предпринимателя.

Назначение и правила

Штатное расписание создается и утверждается раз в год или полгода. При плановой переработке требуется соответствующее распоряжение. Если необходимо внести небольшие коррекции, приказ служит приложением к существующему ШР.

Он создается, если:

• меняется законодательство (например, вышли поправки к МРОТ);
• оптимизируется работа по управлению;
• устраняются дублирующие функции;
• сокращается или расширяется производство;
• проводятся работы по совершенствованию структуры или реорганизации;
• в бухотчетности наблюдается снижение прибыли.

При разработке этого документа обязательно необходимо соблюдать все требования законодательства.

Форма и структура

Данный документ относится к группе распоряжений по основной деятельности. Печатается он на фирменном бланке, обязательно слово «приказ» с кратким содержанием («об изменении», «о внесении изменений»).

Текст состоит из констатирующего и распорядительного раздела. В первом указываются причины изменений, во втором – перечень изменений. Иногда требуется распоряжение кадровику оформить уведомления, новые варианты трудовых договоров.

Пошаговое заполнение

На практике причиной разработки приказа служит служебная записка, которая отражает причины, вызвавшие необходимость менять ШР. Сотрудник, занимающийся составлением этого документа, должен учесть, что чаще всего после подписания требуется внесение изменений и в другие локальные нормативы и документы.

https://www.youtube.com/watch?v=V9HVmdzuGO4

После рассмотрения служебной записки руководство принимает решение об изменениях и поручает кадровику или другому сотруднику разработать проект, предварительно уведомив о переменах работников (при необходимости).

Документ должен содержать все реквизиты, обязательные для приказов:

• полное наименование предприятия;
• номер, место и число;
• название документа («приказ о переименовании…»);
• текст;
• подписи руководителя (уполномоченного лица) с расшифровкой;
• подписей заинтересованных сотрудников (с расшифровкой).

Если меняются названия должностей, необходимо разработать дополнительные соглашения-приложения к трудовым договорам, внести изменения в личные карточки и провести коррекцию записей в трудовых книжках.

Образец

Правильно оформленный приказ выглядит так.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание (образцы)

Переименование должностиДобавление должностиРеорганизацияУвеличение зарплатыИзменение организационных условий трудаДобавление штатной единицыИзменение МРОТИсключение штатных единиц

В зависимости от основания меняется констатирующая часть текста:

• в связи с проведением организационных мероприятий согласно приказу №…;
• в связи с перераспределением обязанностей;
• в связи с сокращением объема производства;
• в связи с изменениями размера прибыли и др.

Документ может содержать указания об уведомлении работников и ознакомлении их с приказом под роспись.

Полезная информация

За установление зарплат ниже МРОТ и нарушения сроков уведомления предусмотрен штраф до 50-и тыс. рублей (ст.5.27 КоАП). При обнаружении ошибок в служебных записках и приказах ответственность зависит от степени нанесенного работникам вреда.

В этом видео объясняется как создать и редактировать штатное расписание организации в ЗУП 3.0:

Видео:Изменение штатного расписания в ЗУП 3.1Скачать

Внесение изменений в штатное расписание: приказ, порядок, причины и оформление

Штатное расписание не относится к документам, созданным на длительное время. Кадровые перестановки, увеличение или снижение оплаты за труд и другие моменты трудовых отношений требуют корректировки.

Внесение изменений в штатное расписание допустимо, но должно проводиться в соответствии с требованиями закона и правами граждан.

Рассмотрим основные моменты процедуры, чтобы исключить ошибки в кадровой документации.

Причины, требующие корректировки документа, бывают разными. Они определяют последовательность дальнейших действий кадровика или человека, назначенного руководством на ведение таблицы Т-3. Их порядок зависит от масштаба исправлений. Предусмотрены два варианта правок в штатном расписании:

1. Корректируется действующий документ, если изменения незначительны и касаются некоторых граф. Печатается акт-приказ с перечислением позиций, подлежащих изменению или дополнению.
2. Создается новое штатное расписание с присвоением очередного номера форме. Прежний перечень по кадрам теряет свою актуальность и остается на хранение.

Замена происходит из-за серьезных кадровых перестановок, сокращения или расширения трудовых единиц, реорганизации предприятия, перевода сотрудников в другое подразделение, отдел, филиал или других серьезных новшеств, которые должны быть включены в кадровую структуру.

Небольшие правки

Основания для появления в ячейках документа новой информации должны быть оформлены приказом, изданным руководителем до внесения правок. Поводом могут служить кадровые перестановки относительно:

• Переименования подразделений, отделов.
• Сокращения штата (согласно ст. 81 ТК РФ).
• Переименования должности.
• Перерасчета зарплаты у части сотрудников.
• Исключения или введения вакантной должности.
• Реорганизации любого вида.

Этот перечень причин может быть поводом для корректировки действующего штатного расписания.

Основной этап преобразований – приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен содержать пояснение перемен.

Если акт составлен неправильно, то изменения в штатном расписании могут быть признаны недействительными в случае какой-либо проверки или спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

https://www.youtube.com/watch?v=avpa0GPoQdU

Помимо издания приказа и корректировки расписания могут потребоваться дополнительные мероприятия.

Рассмотрим конкретный пример.

Сотрудник отдела продаж, должность которого – продавец-консультант, прошел обучение по направлению «менеджмент». Пошел на повышение по кадровой ветке. Изменился круг обязанностей, должность и оклад.

Директор издал указ о внесении изменений в штатное расписание по причине оптимизации деятельности торгового отдела. Акт-приказ был составлен следующим образом:

ИП Салтыков Д.Г.

Приказ

10 сентября 2021 года № 78 г….

О внесении дополнений в штатное расписание

По причине оптимизации торгового отдела

Приказываю:

Внести в штатное расписание № 4 от 01 февраля 2021 г. следующие дополнения с 15 сентября 2021 г.

1. Дополнить «Торговый отдел» должностью «менеджер по продажам», одна шт. ед., оклад – 17 800 рублей.
2. Перевести Иванову Н.Н. с позиции «продавец-консультант» на позицию «менеджер по продажам».
3. Позицию «продавец-консультант» оставить вакантной, с окладом 11 300 рублей.
4. Ответственным за внесение изменений назначить помощника бухгалтера Васильеву Е. А.

Директор: Салтыков Д.Г.

Сотрудник, переводимый на новую должность, должен дать свое согласие на такие изменения, подписав приказ директора.

Помимо этого вносятся коррективы в трудовой договор и создается должностная инструкция менеджера по продажам. Для этого необходимо правильно оформить соглашение к ТД № … от …, где указываются причины изменений:

• Перевод сотрудника с должности «продавец-консультант» на должность «менеджер по продажам».
• Оклад 17 800 рублей.
• Новые должностные обязанности, которые прописаны в специальной должностной инструкции и даны сотруднику для ознакомления под подпись.

Договор составляется в двух экземплярах и подписывается двумя сторонами. Изменения должны быть внесены в личную карточку Т-2 и трудовую книжку, чтобы не было разногласий в документах. Все данные по сотруднику должны быть идентичны в трудовом договоре и штатном расписании. В противном случае законными считаются условия, прописанные в договоре.

После соблюдения всех этапов можно вносить правки в штатное расписание. Новая редакция вступает в силу с 15 сентября 2021 года, как указано в приказе директора. Это образец приказа о внесении изменений по конкретной причине, но может быть взят за основу для любой ситуации кадровых перестановок.

Сокращение штатных единиц

Часто поводом для внесения правок в форму Т-3 становится сокращение численности или штата сотрудников. Правки в штатное расписание должны быть оформлены правильно, чтобы избежать судебных разбирательств в необоснованности увольнения работников.

До сокращения отдела, подразделения или конкретных должностей люди, являющиеся кандидатами на увольнение по сокращению, должны получить уведомление за два месяца до наступления этого часа (ст. 180 ТК РФ).

Издается приказ, с которым сотрудник должен ознакомиться и который должен подписать.

Есть определенный нюанс при сокращении штата и введении в действие новой редакции расписания – в нем не должно быть вакантных должностей или штатных единиц, на которые могли бы претендовать сокращаемые сотрудники методом перевода. Если работник был уволен по ст. 81, п.

2, ТК РФ, а на его место через некоторое время приняли нового человека с теми же трудовыми функциями, то можно предположить, что увольнение было незаконным. Через суд предприятие или индивидуального предпринимателя обяжут восстановить уволенного и/или выплатить компенсацию.

Новая редакция расписания вступает в силу только через два месяца после его утверждения, если вопрос корректировки относится к сокращению работников. При возникновении спорных вопросов этот документ будет доказательством, что работодатель не нарушил прав бывшего сотрудника.

Реорганизация предприятия всегда влечет за собой перестановку кадров и внесение изменений в штатное расписание. Если процесс масштабный, то лучше издать приказ о формировании нового бланка, а не обновленной редакции прежнего расписания.

Серьезные корректировки

Иногда основания для переоформления штатного расписания имеют большой масштаб. Обычно это касается не одного-двух сотрудников, а всего предприятия в целом.

Тогда приказа о внесении изменений в действующее расписание по штатным единицам, даже в самом подробном изложении, недостаточно. Проще и правильнее оформить новую «штатку», чтобы исключить путаницу.

Делают это, например, при повышении МРОТ на региональном уровне, если оклад сотрудников ориентирован на этот показатель.

https://www.youtube.com/watch?v=CGr3V6rZQuE

Если изменения касаются не отдельных сотрудников, а предприятия в целом, приказа о внесении изменений в действующее расписание недостаточно, нужно подготовить новое штатное расписание.

Изменение условий труда нескольких сотрудников тоже лучше оформить новым штатным расписанием. Это происходит при сокращении занятости, то есть количества часов работы.

Некоторые предприятия вынужденно принимают меры по переоформлению работников на сокращенный рабочий день или неделю, когда возникает экономический кризис, спрос на продукцию уменьшается.

Чтобы не закрывать производство полностью и не оставлять людей без работы, руководители принимают подобное решение, согласовав его с сотрудниками и раздав коллективу уведомления о грядущих переменах.

При этом не забудьте подписать дополнительное соглашение к трудовому договору в двух экземплярах.

Внести исправления по всем штатным единицам в прежнее расписание сложно. Количество сотрудников не меняется, но они будут занимать лишь ½ общей ставки. Количество штатных единиц и фонд заработной платы уменьшатся. По приказу руководителя формируется новая кадровая структура, присваивается следующий номер по порядку и утверждается подписью директора.

Любым исправлениям в локальном документе предприятия предшествуют определенные основания. Директор организации не может просто так взять и изменить содержание кадровой структуры.

Обычно предложения поступают от других представителей администрации или руководителей отделов, подразделений, самих работников. Создается служебная записка, в которой излагается предложение для рассмотрения руководством. Она может быть составлена в произвольной форме. Для первого раза можно найти образец служебной записки в интернете и скорректировать под свою ситуацию.

Издавая приказ по любому поводу, о внесении изменений в штатное расписание или о создании нового документа, нужно быть внимательным в заполнении реквизитов.

В приказе обязательно указывается:

1. Тип документа – «приказ».
2. Две даты – подписания и вступления в силу новой редакции «штатки».
3. Подробное описание (по пунктам) всех изменений.
4. Информация о назначении ответственного по заполнению расписания.
5. Подпись директора.

Если в приказе будут допущены ошибки, он может быть признан недействительным, а соответственно, и новая редакция локального документа.

Подведем итоги

Штатное расписание не является обязательным документом, но любая серьезная организация считает форму Т-3 полезной и удобной. Создается таблица обычно один раз в год, но предусмотреть все ситуации невозможно.

Поэтому допустимы любые исправления, если подписан приказ о внесении изменений или о создании нового расписания штата.

Если возникают сомнения, как внести изменения в действующий бланк, создавайте новую форму, присваивая следующий номер по порядку, и храните бланки в надежном месте.

Видео:Штатное расписание в 1С ЗУП 8 3Скачать

Приказа о внесении изменений в штатное расписание. Образец 2021 года

Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ.

При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата.

Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание .docСкачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание .doc

Порядок внесения изменений

Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.

1. Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
2. После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
3. Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
4. Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.

Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.

https://www.youtube.com/watch?v=W3zDjW_icjw

Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.

Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.

А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.

Период вступления в действие измененного штатного расписания

Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.

В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.

За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.

Кто пишет приказ

Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов.

Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации.

В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.

Основание для приказа

В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии.

Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают служебные записки со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы.

В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:

• дать не неё ссылку,
• указав ее номер,
• дату составления,
• автора (должность и ФИО сотрудника).

Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

• наименование предприятия,
• номер и дату составления приказа,
• основание для него,
• полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании.

Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника.

Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.

Видео:Штатное расписание. Утверждение и изменение штатного расписания. Отчеты по штатному расписаниюСкачать

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Лайк   0   762

Численность, структура и размер оплаты персонала утверждаются штатным расписанием – основополагающим локальным нормативным актом организации. Любые изменения в него на предприятии, учреждении или организации вносятся приказом.

Основание

Изменения вносятся по инициативе:

• представителей административного персонала;
• руководителей подразделений;
• работников предприятия.

Документальным основанием выступают:

• бухгалтерская отчетность;
• служебная записка руководителя подразделения;
• заявление работника компании.

На вышеуказанные документы уполномоченный руководитель накладывает положительную резолюцию.

Суть изменений бывает следующая:

• переименование должности или подразделения компании;
• увеличение или уменьшение тарифной ставки или оклада существующей должностной единицы;
• сокращение штата;
• вывод должности и ликвидация подразделения;
• введение должности и создание подразделения компании;
• существенные изменения условий труда (льгота, разряд, оплата труда).

Причины

В приказе указывают причину изменений, которыми могут выступать:

• требования законодательства;
• реализация программы по оптимизации организационной структуры предприятия;
• совершенствование управления организацией;
• предотвращения дублирования трудовых функций;
• улучшение работы отдельных структурных единиц;
• внедрение инновационных видов деятельности;
• санация компании.

Как часто можно вносить

В законах РФ не содержатся ограничения по периодичности внесения изменений в локальных нормативно-правовых документах организации. Согласно письму №428-6-1 от 22.03.2012, направленному Федеральной службой по труду и занятости, частота изменений в штатное расписание определяется владельцем.

https://www.youtube.com/watch?v=DsmkX7yM5wQ

Единственное требование – обязательность таких изменений. Допускается замена штатного расписания новым с оформлением соответствующего приказа.

Кем оформляется приказ

Функция оформления приказа законодательно не закреплена за определенным подразделением. Исходя из практики, исполнителями по приказу могут быть:

• директор, если компания маленькая и не содержит сотрудников, занимающихся персоналом;
• бухгалтер или плановик, реже юрист – на небольших предприятиях, где отсутствует кадровая служба, а обязанность оформления приказа возложена руководителем на определенного человека;
• отдел труда или лицо, выполняющее его функции – на больших предприятиях.

Как составить

Бланк можно скачать по ссылке.

Приказ печатается на бланке предприятия и имеет следующую структуру:

1. Название, дата и номер документа. Например, приказ №81 от 21 июня 2021 года.
2. Краткое содержание. Об изменении штатного расписания.
3. Причина изменений.
4. Распорядительная часть приказа, которая состоит из слова «приказываю», а также сути и даты изменения.
5. Основание вносимых изменений. Например, план по оптимизации структуры предприятия. Указание основания не является обязательным.
6. Должность, ФИО и подпись руководителя предприятия или другого лица, уполномоченного подписывать приказы от имени компании.
7. Согласующие визы. Должности и подписи руководителей структурных подразделений, имеющих отношение к оформлению приказа. Например, начальника отдела труда и заработной платы, отдела кадров. Их наличие не является обязательным.
8. Подписи лиц, ознакомленных с приказом. Например, главный бухгалтер. Данный элемент может быть заменен списком рассылки, который прикладывается к приказу.
9. Исполнитель и его контактный номер телефона.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание при добавлении должности:

При сокращении:

Изменение оклада

В ст. 74 ТК РФ говорится, что изменение условий труда согласовывается с работником. Это касается и увеличения или уменьшения окладов и тарифных ставок. Причиной может быть как денежная мотивация работников, так и программа экономии средств компании.

В связи с индексацией

В коммерческой организации размер и частота индексации оплаты зависит сугубо от работодателя. Единственное требование – заработная плата должна превышать установленный законом минимальный уровень.

Причиной индексации может быть соблюдение статей 130 и 134 ТК РФ, коллективного договора или внутреннего документа предприятия содержащего требования по индексации заработной платы. Копия приказа передается в бухгалтерию.

Перевод на 0,5 ставки

Перевод на неполный рабочий день может осуществляться по инициативе рядового сотрудника компании, подтвержденной оформленным заявлением, или по указанию владельца. Форма приказа о переводе свободная.

Согласно статьи 74 ТК РФ владелец устанавливает режим неполного рабочего времени на период до 6 месяцев из-за изменений, произошедших в технологических или организационных условиях труда либо чтобы избежать массового сокращения персонала.

Для соблюдения процедуры перевода владелец должен:

• за 2 месяца до вступления в силу изменений рабочего времени уведомить переводимое лицо;
• сообщить службе занятости согласно статье 19.7 КоАП РФ;
• оформить изменения к трудовому соглашению, при наличии согласия работника.

Как хранить документ

Приказ, изменяющий штатное расписание является приказом основной деятельности предприятия и хранится постоянно, как указано в «Перечне…», утвержденном приказом Минкульт РФ от 25 августа 2010 г. №558. На протяжении времени действия приказ должен находиться в папке, отдельно от штатного расписания.

Доступ к нему необходимо строго ограничить. Отмененный приказ передается в архив и подлежит утилизации по истечению 3 лет.

Справки, заключения и предложения по изменению штатного расписания хранятся не менее 5 лет. Переписка касательно изменений — 3 года.

https://www.youtube.com/watch?v=xN_TxwRrmes

Общие нормы хранения документации организации регламентируются Федеральным законом №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ».

Ответственность за неизменение

Законодательство прямо не требует от работодателя оформления данного локального нормативно-правового акта, но на практике при проверке трудовой или налоговой инспекции за отсутствие штатного расписания выписывается штраф размером от 30 000 до 50 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Также указанный документ требует предоставить суд для принятия решения в трудовых спорах.

Из-за невнесения изменений в штатное расписание владельца наказывают в следующих случаях:

1. Несоответствие трудового договора штатному расписанию, что грозит административной ответственностью согласно ч.4 статьи 5.27 КоАП РФ с формулировкой ненадлежащее оформление трудового договора. Среди несоответствий неправильное наименование должности. Наказывается руководитель штрафом от 1000 до 5000 рублей и предприятие от 50000 до 100000 рублей.
2. Дискриминация в заработной плате. Законом предусматривается равная оплата за равный труд, поэтому разница оплат сотрудников компании на одинаковых должностях должна быть обоснована в штатном расписании за счет ее составных частей.
3. Несоответствие нормативного количества работающих на предприятии, которые выполняют определенную работу требованиям законодательства.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание является важным распорядительным документом предприятия, оформление которого защищает права, как работодателя, так и работника.

Не смотря на простые требования предъявляемые законодательством к оформлению данного распорядительного документа, их не соблюдение может привести к административной ответственности и денежному штрафу.

по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Видео:Обязательность, период, форма, заполнение штатного расписания и др. - Елена А. ПономареваСкачать

Приказ об изменении штатного расписания

Крайне важным механизмом в деятельности любого предприятия является штатное расписание. Предоставление этого документа в обязательном порядке требуется при проведении проверок налоговыми органами.

Процессы оптимизации управления учреждением предполагают модификацию штатного расписания, которая производится в рамках законодательства путем подготовки приказа об изменениях штатного расписания.

В каких случаях требуется?

Некоторые позиции, имеющиеся в штатном расписании, могут быть подвергнуты изменениям. Все они требуют тщательного рассмотрения.

Реорганизация

Любой вид реорганизации учреждения влечет за собой модификацию штатного расписания путем исключения некоторых должностей, а также появления новых структурных подразделений, и, как следствие, издание необходимого локального акта:

• при упразднении должностей в приказе указывают их перечень, ФИО работников, дату ожидаемых изменений (при этом сотрудников предприятия уведомляют за 60 дней до предполагаемой даты увольнения);
• приказ об изменениях в имеющемся штатном расписании при исключении должностей вступает в силу спустя 2 месяца с момента издания;
• укрупнение организации за счет введения дополнительных подразделений обычно не касается деятельности уже трудящихся в фирме специалистов, поэтому приказ о преобразованиях начинает работать сразу после подписания.

Добавление новых должностей

Унифицированной модели для издания приказа о внесении изменений в случае введения новых должностей законодательством не разработано.

Главное, чтобы в содержании документа было отражено наименование новой должности, размер оклада и количество единиц штата, а также дата начала работы.

https://www.youtube.com/watch?v=deiBAwTeg94

Обоснованием перемен может стать увеличение имеющегося объема работ, открытие дополнительного объекта или планы по увеличению экономической эффективности.

Сокращение (удаление должности)

Причиной создания локального акта все чаще становится изъятие единиц из штатного расписания (сокращение численности учреждения) или исключение должностей (сокращение штата).

Форма приказа по указанным основаниям разрабатывается организацией самостоятельно.

Основные критерии правильности документа — наличие в нем информации о календарной дате проведения изменений, указания подразделения, должности (и/или число сокращаемых единиц) и ФИО сотрудников предприятия, трудовой договор с которыми планируется расторгнуть, а также прав, гарантируемых законодательством при увольнении.

Работодатель обязан соблюсти все пункты ТК РФ (письменное уведомление, предложение о переводе на вакантную должность (при наличии таковой).

Изменение МРОТ

Разработка приказа о внесении изменений в штатное расписание вследствие изменения МРОТ требуется только в случае прямой зависимости должностного оклада сотрудников предприятия от этой величины.

Если проводимая корректировка коснется большей части работников, то предпочтение лучше отдать созданию нового штатного расписания.

В приказе следует указать:

• перечень должностей;
• величину измененной тарифной ставки;
• дату вступления предполагаемых изменений в силу.

Изменение наименования должности

При преобразовании названия должности работник должен быть предупрежден об изменениях в письменном виде за 2 месяца до внесения поправок.

Если учреждение состоит из нескольких подразделений, то в приказе о корректировке, наряду с перечнем наименований, нужно указать и структурное подразделение; помимо этого, следует прописывать дату предполагаемого вступления поправок в законную силу.

Как правильно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание?

Решение работодателя является основанием, служащим для начала работы по внесению изменений.

После получения его устного распоряжения и определения моментов, которые нуждаются в корректировке, специалисты готовят необходимый локальный акт.

Кто готовит?

Круг лиц, работающих над решением поставленной задачи, законодательными актами не обозначен. Если организация небольшая, то таким должностным лицом является бухгалтер предприятия, секретарь или юрист.

В крупных учреждениях эту работу выполняют специалисты отдела по труду или планово-экономического отдела.

В ИП подготовкой локальных актов предприниматель занимается самостоятельно или перенаправляет кадровику (при наличии его в штате).

Форма и реквизиты

Заголовок документа в обязательном порядке содержит формулировку «Приказ о/об…».

Приказ об изменении штатного расписания формируется из:

• констатирующей части, где приводятся причины вносимых поправок;
• распорядительной части (перечня решений руководителя).

Описываемый документ имеет свои реквизиты (пункты, обязательные для указания): наименование предприятия, город (село), номер приказа, название («Приказ»), даты (составления, введения преобразованного штатного расписания в силу и дату подписания), устанавливаемый размер оплаты.

Последний пункт — определение лиц и сроков исполнения.

Примерный образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в 2021 году будет выглядеть следующим образом:

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Кто визирует?

После завершения работы над документом специалист передает его на рассмотрение руководителю предприятия.

Ознакомившись с локальным актом, работодатель подписывает приказ, после чего подпись заверяется печатью организации.

Ознакомление сотрудников под роспись

Ознакомление под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание должно касаться:

• сотрудников, чьи должности затронуты преобразованиями;
• работников структурных подразделений, занятых оформлением документации и ответственных за внедрение поправок;
• специалистов, несущих ответственность за процедуру сокращения работников фирмы.

Сколько и где хранится?

Приказы об изменениях в штатном расписании являются локальными актами по основной деятельности и хранятся в течение всего времени существования предприятия, а после его ликвидации передаются на хранение в архив.

https://www.youtube.com/watch?v=MoKMIb6gjT8

Копии приказов подшиваются в личные дела сотрудников.

Требуется ли подготовка сопутствующих документов (допсоглашений и др.)?

После внесения большей части изменений потребуется подготовить некоторые дополнительные документы:

Нельзя забывать о соблюдении всех тонкостей законодательства даже в таком внутриорганизационном вопросе, как составление приказа об изменениях в имеющемся штатном расписании.

При отсутствии на предприятии высококвалифицированных кадровиков можно представить документ на проверку юристу.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Видео:Как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации – Елена А. ПономареваСкачать

Как внести в штатное расписание изменения — приказы о внесении изменений

Штатное расписание является основным документом любой организации, который определяет ее структурную составляющую, а также уровень заработка на каждой вакансии. Исправление данного норматива может осуществляться двумя путями:

• издание приказа с коррективами;
• составление новой редакции основного документа.

Последний способ актуален в тех случаях, когда вносимые правки носят масштабный характер. Законодательство при этом не ограничивает сроки, когда можно издавать новый норматив.

Уведомление об изменении штатного расписания

Уведомление о внесении изменений в штатное расписание направляется работникам в следующих случаях:

• при установлении нового размера заработной платы;
• для переименования должности или структурного подразделения, последнее актуально в том случае, если оно прописано в трудовом договоре;
• при переводе на другую вакансию;
• при сокращении штата.

Также возможны и другие случаи, когда коррективы необходимо внести по тем позициям, которые прописаны в трудовом договоре. Уведомление направляется тогда, когда исправления затрагивают сотрудников. Если таких нет, то никого уведомлять о внесении корректировок не требуется.

Образец уведомления о внесении изменений

Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год если нет изменений

Отдельным вопросом является частота внесения исправлений данного документа. Законодательство по этому поводу не предписывает каких-либо ограничений. То есть менять документ о структуре предприятия можно столько раз, сколько в данных действиях возникает необходимость. Главное условие — это соответствие оформления.

Чаще всего порядок составления основного документа предусматривает его утверждение на каждый год. Возникает вопрос, нужно ли его менять, если изменений никаких не имеется. Поскольку ежегодное переоформление документа является рекомендацией, то никаких постановлений об обязательности данной процедуры не имеется. То есть при отсутствии изменений составлять новую редакцию нет необходимости.

Скачать бланк приказа об изменении штатного расписания

Приказ об изменении окладов в связи с изменением штатного расписания

Изменение заработной платы является актуальным вопросом, который имеет свою процедуру решения. Главным аспектом, на который необходимо обратить внимание, является наличие заинтересованных сотрудников. Если вакансия свободна, то для внесения правок необходимо лишь издать соответствующий акт с поправками.

https://www.youtube.com/watch?v=eVJp5kIGYqA

В случае, если имеются занятые сотрудники, нужно согласовать вносимые коррективы с ними.

Статья 74 ТК РФ указывает на то, что уведомление о внесении изменений в оклад необходимо направлять работнику не позднее, чем за два месяца до вступления исправлений в силу.

Особенно если дело касается уменьшения заработка. Если сотрудник согласен с коррективами, составляется также дополнительное соглашение к трудовому договору.

Внесение исправлений в штатное расписание при индексации и увеличении зарплаты осуществляется по аналогичной процедуре. Для введения корректировок в силу после согласования с работниками издается соответствующий приказ. Он указывает на номер документа, а также те положения, которые необходимо изменить.

Приказ об изменении оклада в штатном расписании — скачать бланк

Приказ об изменении штатного расписания — введение новых должностей

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности также сопровождается документальным сопровождением. В зависимости от масштабности вносимых правок, это может быть или отдельный приказ, прилагающийся к основному документу, или новая редакция. Второй вариант актуален в ситуации, когда проводится масштабная реорганизация компании.

Важным моментом, на который нужно обратить внимание при составлении приказа — это обоснование вносимых корректировок. В данной роли может выступать одна из следующих причин:

• расширение компании, привлечение большего количества сотрудников и увеличение объемов деятельности;
• реструктуризация отдельного подразделения, службы или правка должностей;
• мероприятия по перераспределению функциональных обязанностей между вакансиями.

Часто такие коррективы затрагивают не только исправление структуры, но и оформление нового уровня заработной платы.

Образец приказа о введении новой должности

Внесение изменений в штатное расписание — добавление штатной единицы

Многие работодатели задаются вопросом, стоит ли оформлять отдельный акт в том случае, если исправить нужно только количество сотрудников, занятых в указанной должности. В решении данной задачи есть два варианта:

• если происходит уменьшение количества сотрудников, то такие действия являются сокращением штата и оформляются соответственно;
• если добавляются новые единицы, то оформляется данная процедура в соответствии с порядком добавления новой должности.

Второй вариант предполагает издание отдельного приказа с соответствующими правками. Составляется он по тому же образцу, что и аналогичный документ.

Изменение штатного расписания в связи с переименованием должности

Приказ о переименовании должности в штатном расписании составляется в том случае, если сотрудник, работающий в данной вакансии был уведомлен и согласен с внесением коррективов. Уведомление как и в случае с окладом, направляется за два месяца до вступления новой редакции в силу.

Важным моментом является необходимость оформления всей документации. Статья 57 ТК РФ предписывает, что наименование занимаемой должности должно быть обязательно указано в трудовом договоре.

Соответственно смена названия должна сопровождаться составлением дополнительного соглашения к нему. Также в порядок должны быть приведены внутренние нормативы — личные карточки сотрудников, инструкции, положения.

Скачать образец приказа о переименовании должности

Перевод на другую должность в связи с изменениями штатного расписания

Приказ об изменении должности в штатном расписании может повлечь за собой кадровые перестановки. К примеру создание нового отдела требует перевода части работников на новые вакансии. В данной ситуации процедура оформления будет схожей с переименованием.

Работнику направляется уведомление, в случае его согласия подготавливаются все необходимые документы. Основным является дополнительное соглашение к трудовому договору. Также необходимо внести сведения о переводе в личную карточку сотрудника, а также его трудовую книжку.

Приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением штата

Сокращение штата и внесение соответствующих сведений в штатное расписание осуществляется через отдельный приказ. Если в сокращаемой вакансии числятся сотрудники, то по статье 180 ТК РФ они должны быть уведомлены о таких действиях за два месяца.

https://www.youtube.com/watch?v=Nb5R4jNshbQ

Приказ о сокращении штата должен содержать в себе следующую информацию:

• в обязательном порядке указывается основание, из-за которого возникла необходимость в сокращении рабочих мест;
• указание вакансий, количества мест и структурных отделов, которые упраздняются;
• указываются даты, когда документ вступает в силу;
• предписывается приведение внутренней документации в соответствие с новыми положениями.

Такой документ должен быть подписан всеми лицами, которых он затрагивает. Отдельным приложением может быть составлен перечень сотрудников, которые сокращаются, с указанием на их ознакомление и согласие с проводимыми мерами.

Образец приказа о сокращении должностей в штатном расписании

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

📸 Видео

Штатное расписание: основные вопросы и спорные моментыСкачать

Перечень изменений в штатном расписанииСкачать

Штатное расписание от "А" до "Я"Скачать

Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУПСкачать

Штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия — где найти, как составитьСкачать

Штатное расписание 2022: нюансы составленияСкачать

Строки штатного расписанияСкачать

Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0Скачать

Как составить штатное расписание на 2021 год?Скачать

Как сформировать штатное расписание в 1С.ЗУП I Боровкова Елена Алексеевна. РУНОСкачать

Что такое штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3? Пошаговая инструкцияСкачать

Штатное расписаниеСкачать

Вебинар: "Штатное расписание"Скачать

Надо ли проводить спецоценку, если изменилось штатное расписание (наименование рабочих мест)?Скачать

Штатное расписание - как составлять, как с ним работать, как заполнятьСкачать