Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных

Видео:Изменения в обработке персональных данных с 01 марта 2023 годаСкачать

Назначение ответственного за персональные данные | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Каждая компания, осуществляющая трудовую деятельность, оперирует определенным количеством персональных данных граждан нашей страны. Соответственно, за них кто-то должен нести ответственность, помимо директора учреждения. Именно о назначении таких сотрудников и пойдет речь в представленной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

• какой установлен порядок назначения ответственного за персональные данные;
• как выглядит приказ о назначении ответственного за персональные данные;
• как происходит ознакомление с приказом о назначении ответственных за персональные данные.

Порядок назначения ответственного за персональные данные

Потенциальный ответственный за персональные данные работник фирмы должен обладать необходимыми навыками и умениями, дабы своевременно нивелировать риски получения доступа к важной информации со стороны третьих лиц.

Трудоустроенный гражданин так же должен обладать определенной долей ответственности, так как от качества исполнения им прямых обязанностей зависит не только успех всего предприятия, но и отсутствие рисков стать одним из участников судебных разбирательств.

Для того чтобы документально грамотно оформить ответственного за персональные данные сотрудника, необходимо позаботиться о наличии нормативных локальных актов, регламентирующих границы данной ответственности.

Все нюансы, касающиеся вопросов обеспечения безопасности хранения информации, прописываются в должностных инструкциях, но руководитель организации может назначать ответственным и другого работника, который изначально не подразумевал, что в его ведомстве будет находиться определенное количество важной документации.

Первым делом необходимо составить положение о персональных данных, где будет сказано, каким образом данная информация собирается, как используется и где храниться.

Данное положение будет применяться ко всем видам носителей – и бумажным, и электронным.

Если в организации присутствует профсоюзный орган, то утверждение данного положения должно происходить при получении от представителей профсоюза согласия.

Утверждается положение путем составления приказа, подписываемого руководителем. В данном приказе может идти речь, как об отдельном виде персональных данных, так и обо всех его категориях.

О персональных данных: образце согласия на обработку персональных данных, читайте далее

Приказ о назначении ответственного за персональные данные

Как было сказано выше, приказ, выпускаемый с согласия профсоюза и непосредственного руководителя организации, регламентирует порядок обращения и хранения персональных данных клиентов, сотрудников и партнеров компании. В документе так же указываются ответственные за сбор и хранение лица, которыми, чаще всего, выступают работники кадровой службы, бухгалтера, юристы и секретари.

Законодательством не установлены четкие рамки составления данного приказа, так что документ можно создавать в произвольной форме. Чаще всего, в качестве основы используется фирменный бланк организации, но можно заимствовать и чистый лист формата А4, где будет присутствовать, в обязательном порядке, вся необходимая информация о фирме.

Приказ должен содержать порядковый номер, который выписывается после его подписания руководителем и занесения в журнал регистрации распоряжений.

Составляется краткое содержание документа, где будут прописаны пункты распоряжения.

Далее следует прописать сам порядок получения и хранения персональных данных, указать ответственных лиц (фамилии, имена, отчества, должности) и уточнить, какая полагается ответственность за несоблюдение указанных пунктов.

Как происходит ознакомление с приказом о назначении ответственных за персональные данные?

Все сотрудники, которых руководитель предприятия выбрал в качестве ответственных за хранение персональной информации, должны своевременно ознакомиться с приказом.

Если у работников не возникает вопросов, то они просто проставляют свои подписи внизу документа.

Но в случае возникновения спорных ситуаций все вопросы необходимо решать как можно скорее, ведь всем известно, что за отсутствие документа о защите важной информации на компанию могут возлагаться штрафные санкции после визита проверяющих органов.

https://www.youtube.com/watch?v=FHOqBo_gyyQ

Получение положительного ответа от ответственных сотрудников работодатель должен обязательно закрепить подписью. Если в приказе нет специальных граф, где подчиненные могут поставить визу, кадровой службой выпускается дополнение к приказу, где уточняются личные данные сотрудников и проставляется их роспись.

Если соблюдать все порядки при выпуске локальных нормативных актов, регламентирующих порядок ведения и хранения важной информации, никаких проблем компания испытывать не будет. За его неверное составление или отсутствие полагается материальная ответственность в виде штрафа или уголовная – в формате лишения свободы.

Рекомендуем материалы по теме:

Видео:Ответственность за разглашение персональных данныхСкачать

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных. Образец и бланк 2021 года

Создание приказа о назначении ответственного лица за обработку персональных данных происходит для регуляции работы кадровиков и руководящего состава предприятия с персональными сведениями о сотрудниках.

Обязателен ли документ, его значение

Для компаний, осуществляющих свою деятельность в коммерческом секторе, данный документ не является строго обязательным (в отличие, например, от государственных учреждений), собственно как и организация самой системы действий с персональными данными. Тем не менее, многие фирмы предпочитают назначать ответственных сотрудников за работу с личными сведениями персонала, что позволяет избегать в дальнейшем нарушений при обороте документации, а также предотвращать различные злоупотребления.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных .docСкачать образец приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных .doc

В перечень обязанностей ответственного за обработку персональных данных сотрудника входит контроль за защитой личной информации работников организации, доведение до них соответствующих нормативно-правовых актов компании, сбор нужных подписей и проч.

Что относится к персональным данным

Персональными данными считается любая информация о работнике предприятия, касающаяся его лично и задокументированная в каких-либо бумагах. В том числе это сведения из паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой книжки, диплома об образовании и других подобного рода аттестатах и свидетельствах, больничных карт и т.п.

Также сюда относится то, что касается семейного положения работника, его родственных связей, судимостей, финансовых дел и все прочее, что может прямо или косвенно идентифицировать человека.

Распоряжаться всеми этими данными любой гражданин может только лично, но поскольку в современных условиях это возможно далеко не всегда, он передает согласие на обработку персональных сведений другим лицам, в том числе представителю работодателя, который в свою очередь несет полную ответственность за сохранность этой конфиденциальной информации и недоступность к ней посторонних.

На кого чаще всего возлагается ответственность за обработку персональных данных

Наиболее часто ответственность за решение этого вопроса возлагается на работника отдела кадров (специалиста или руководителя), юриста и, реже, секретаря организации, — в зависимости от того, в чьем ведении находятся личные дела сотрудников с их личными документами, копиями документов и другими характеризующими их бумагами.

В каком виде написать приказ

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица можно писать в свободном виде, поскольку на сегодня унифицированная его форма не предусмотрена.

Правда, эта норма не касается государственных учреждений, где обычно применяются стандартные формуляры, а также тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило собственный единый шаблон для распорядительных актов.

Информация о формате приказов обязательно должна быть указана в учетной политике компании.

Каким сделать оформление

Оформление приказа также полностью отдается на откуп его составителей. Документ допускается писать вручную, но все же предпочтительнее печатать на компьютере, используя для распечатки бланк с фирменными реквизитами и логотипом или же обычный лист бумаги.

Чьи подписи должны стоять под приказом

Приказы всегда пишутся от имени главного лица компании – директора, а, значит, первая подпись в документе должна быть его. В отсутствие руководителя на рабочем месте расписаться в распоряжении может сотрудник, временно исполняющий его обязанности.

https://www.youtube.com/watch?v=uYwIP5zceWA

Также в распорядительном акте должны быть автографы работников предприятия, в отношении которых он выпущен и те, на кого возложен контроль за его исполнением.

Как проводить учет

Все исходящие от руководства организации распоряжения должны быть учтены. Для этого используется специальный журнал, в который вносится наименование приказа, его номер и дата выпуска.

Журнал обычно находится у юриста, начальника отдела кадров, секретаря или другого работника, близкого к руководящему составу предприятия.

Журнал позволяет не только зарегистрировать сам факт создания документа, но и при какой-либо надобности легко его найти.

Как организовать хранение

По хранению документа никаких особенностей нет. Как любые другие подобные бумаги, готовый, подписанный и завизированный приказ подшивается в отдельную папку, в которой и лежит весь период своего действия.

Когда актуальность его утрачивается, документ отправляется в архив, где хранится период, установленный в локально-нормативной документации фирмы или же указанный в законодательных актах, после чего утилизируется (также с соблюдением условий, указанных для этой процедуры).

Образец приказа о назначении ответственного

Если перед вами стоит задача по формированию приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных работника, а вы раньше таких документов не делали, вам поможет представленный ниже образец и комментарии к нему.

1. В самом начале приказа все стандартно: первым делом напишите тут название компании, наименование распоряжения, его номер и дату составления. Затем переходите к основной части.
2. Обязательно укажите тут, в связи с какими обстоятельствами создается приказ (это будет его обоснование) и поставьте ссылку на норму закона или внутренний документ компании, имеющий непосредственное отношение к формированию распоряжения (это будет основание).
3. Потом внесите собственно указание о назначении ответственного лица, обозначив его должность и ФИО.
4. Коротко отметьте его основные функции и обязанности (полный их перечень лучше привести в соответствующей должностной инструкции), а также впишите сведения о работнике (также должность и ФИО), который будет замещать ответственного сотрудника в период его отсутствия на работе по уважительным причинам.
5. В завершение не забудьте возложить контроль за исполнение данного распоряжение на кого-либо из руководящего состава предприятия (следует отметить, что контролировать выполнение приказа может и сам директор), а также собрать все необходимые подписи.

Видео:Закон 152-ФЗ "О персональных данных": как подготовить документы и сайты к проверке Роскомнадзора.Скачать

Приказ о назначении ответственного за персональные данные: образец 2021 | как оформить

Каждая компания, имеющая в штате хотя бы одного сотрудника, становится оператором персональных данных. Читайте о том, как составить приказ о назначении ответственного за персданные, скачайте образец.

Как составить приказ о назначении ответственного за персональные данные

Каждая компания, имеющая в штате хотя бы одного сотрудника, становится оператором персональных данных. ПД нуждаются в защите и могут использоваться только с согласия их субъекта – это законодательно определено.

И стало быть, кто-то должен следить за тем, чтобы на предприятии не происходило случайной или преднамеренной утечки личных сведений и нести ответственность за их сохранность.

Для этого руководитель издает приказ о назначении ответственного за персональные данные.

Унифицированной формы нет, распоряжение оформляется в вольном формате, с учетом всех правил делопроизводства.

Плохая новость: появятся два новых штрафа за нарушения в работе с персональными данными. Хорошая новость — в этой статье мы собрали все способы, как организовать работу с персданными так, чтобы было удобно вам и безопасно для компании. Как облегчить себе работу узнаете из статьи журнала “Справвочник кадровика”.

Нижеприведенная инструкция поможет правильно составить приказ о назначении ответственного за персональные данные в 2021 году:

Шаг 1. Если есть фирменный бланк – оформляется приказ на нем, если таковой отсутствует – в шапке указывается полное название компании.

https://www.youtube.com/watch?v=PSuU1uAXFlU

Шаг 2. Указывается исходящий номер и дата составления.

Шаг 3. Пишется название документа – приказ о назначении ответственного за персональные данные.

Шаг 4. Поясняется с какой целью издается распоряжение (в целях обеспечения защиты ПД) и на основании чего (ст. 22.1 ФЗ №152 от 27.07.2006 «О персональных данных», ЛНА Положение от ПД).

Шаг 5. Пишется основная часть приказа, отражающая его суть – указание назначить сотрудника (ФИО, должность) ответственным за ПД.

Шаг 6. Хотя это не оговаривается законодательно, но, само собой разумеется, что такому работнику нужен заместитель, способный заменить его во время отсутствия. Следующим пунктом директор назначает его, по аналогии с основным ответственным.

Шаг 7. В общих чертах описываются функции ответственного, полностью расписывать их в приказе не нужно, они уже есть в соответствующей должностной инструкции.

Скачать бланк >>>
Скачать образец >>>

Шаг 8. Далее дается указание ознакомить обоих назначенных с распоряжением.

Шаг 9. Определяется, кто контролирует исполнение приказа (чаще всего это сам директор либо кто-то из руководящего состава).

► 5 документов, с которыми избежите новых штрафов за нарушения в персданных

Шаг 10. Ставится подпись директора, при наличии печати – заверить документ ею.

Шаг 11. Приводится полный список работников, упомянутых в приказе, каждый из них расписывается в ознакомлении с проставлением даты.

Шаг 12. Приказ регистрируется в журнале учета.

Справочник кадровика в подарок!

Скачать журнал в PDF

Обязателен ли приказ

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных в 2021 году является обязательным для всех компаний. Его отсутствие может расцениться проверяющими органами как нарушение закона о ПД, за что ст. 13.11 КоАП предусматривает вынесение предупреждения, либо штраф:

• для граждан – 1-3 тыс.руб;
• для должностных лиц – 5-10 тыс.руб;
• для юридических лиц – 30-50 тыс.руб.

Как видно, взыскания весьма существенны. Кроме того, если при отсутствии ответственного за хранение ПД сотрудника произошло несанкционированное их использование, для руководства предприятия может последовать уголовная ответственность.

Субъект личной информации вправе обратиться в суд, отстаивая свое право на ее защиту, и он это дело выиграет, поскольку нарушения в процедуре обработки ПД будут налицо. При возникновении подобных инцидентов часто доходит до увольнения ответственного за ПД за грубое нарушение должностных обязанностей (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Как и зачем назначают ответственного за персональные данные

Трудоустраиваясь на предприятие, человек доверяет ему свою личную информацию, а оно, в свою очередь, обязуется сохранять ее, не допуская разглашения. При этом руководитель компании несет личную ответственность за сохранность персональных данных.

► Составляем Политику обработки персданных по новым требованиям Роскомнадзора

Однако, как это принято в организациях, директор часть своих обязанностей делегирует доверенным сотрудникам. Это касается и работы с ПД – посредством издания соответствующего распоряжения назначается ответственный работник. Он собирает сведения о персонале, получая с каждого согласие на их обработку, обеспечивает их надежное хранение и работу с ними в рамках законодательства.

В идеале доверить работу с ПД надо штатному юристу, но они есть далеко не во всех компаниях, поэтому чаще всего ответственность возлагается на кадровика или секретаря.

Никаких особенных требований к назначаемому лицу не предъявляется, но, разумеется, он должен быть осведомлен с Положением о защите персональных данных и осознавать всю меру своей ответственности и серьезность порученной ему задачи.

Как ознакомить с приказом

Чаще всего достаточно после основного текста приказа на том же листе ниже подписи руководителя составить список лиц, упомянутых в документе, и предложить им поставить автограф напротив своей фамилии.

Иногда удобно сделать это в виде таблички: номер п/п, ФИО, должность, дата, место для подписи.

Когда приказ касается многих работников, целесообразно сформировать отдельный лист ознакомления с приказом в форме такой же таблицы.

► Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу

Крайне важно, чтобы работник действительно прочел распоряжение и понял, что ему поручено, а не просто расписался для галочки. Проставляя свою роспись, он соглашается с текстом приказа, принимает на себя ответственность и должен быть готов отвечать по закону, если нарушит указания руководства.

Видео:Отказ принять запрет на обработку персональных данных Еламед Рязань. Нарушен152-ФЗ "О персон. данн."Скачать

Приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными

В любой организации, работа которой хоть как-то связана с обработкой персональной информации, должен присутствовать человек, который будет нести ответственность за эту деятельность.

При этом нельзя просто предоставить ответственность определенному лицу, так как это делается путем оформления специализированного приказа о назначении, который должен соответствовать установленным нормам и содержать в себе подпись руководителя.

В свою очередь, приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными должен быть составлен в полном соответствии с действующим законодательством, чтобы впоследствии эту ответственность действительно можно было реализовать.

Обзор понятия

Федеральный закон №152-ФЗ, принятый 27 июля 2006 года, устанавливает понятие «персональные данные» как любые сведения, которые прямым или косвенным путем относятся к физическим лицам. В частности, об этом говорится в пункте 1 статьи 3 Федерального закона №152-ФЗ.

В соответствии с Трудовым кодексом персональная информация сотрудника включает в себя перечень данных, имеющих отношение к конкретному работнику и необходимые работодателю для ведения трудовых отношений.

В частности, это касается:

• ФИО;
• даты и места рождения;
• адреса проживания или регистрации;
• пола;
• должности;
• семейного положения;
• заработной платы и других видов прибыли;
• возможного наличия какой-либо недвижимости или банковских вкладов и других материальных активов;
• квалификации, образования, профессиональной подготовки и аналогичных сведений;
• увлечений и привычек;
• факты биографии и ведения предыдущей трудовой деятельности;
• личные или деловые качества;
• уникальные физиологические особенности;
• другие данные.

Главные требования

Хранение персональной информации должно осуществляться в специализированных папках с обязательной описью документов и их нумерацией по страницам. Личные дела всегда присутствуют в отделе кадров и находятся в специально отведенном шкафу, который позволяет обеспечить защиту от несанкционированного доступа, и все эти данные находятся там в алфавитном порядке.

Все принятые личные дела нужно обязательно регистрировать в специализированном журнале, который ведется как на бумажном, так и на электронном носителе. После того, как сотрудник будет уволен, в его личное дело должны быть внесены соответствующие документы с проведением окончательной описи и передачи личного дела в архив компании в целях хранения.

Помимо этого, персональная информация сотрудников должна храниться в электронном виде, и к ней доступ должен быть только в пределах определенной компьютерной сети. Доступ к электронным базам, которые содержат в себя персональную информацию о сотрудниках компании, должен обеспечиваться с помощью специальной двухступенчатой системы паролей.

Их должен устанавливать системный администратор организации, после чего сообщить их индивидуально каждому сотруднику, полномочия которого предусматривают наличие доступа к персональной информации сотрудников. Пароли должны меняться как минимум один раз в два месяца.

Центральные условия

Как уже говорилось, действующее законодательство предусматривает обязательное назначение лица, несущего ответственность за сохранность и конфиденциальность персональной информации о сотрудниках, и достигается это путем определения нескольких важных условий.

Нюансы подготовки

В соответствии с нормами статьи 22.1 Федерального закона №152-ФЗ каждый работодатель несет обязанность о назначении определенного лица, несущего ответственность за организацию обработки личной информации, причем оформляется приказ о его назначении в свободной форме.

В трудовом договоре работника, который будет нести ответственность за организацию обработки личной информации, должны присутствовать соответствующие изменения в связи с его новыми обязанностями. Эти изменения нужно оформить в виде дополнительного договора, который обязательно оформляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.

Федеральный закон №152-ФЗ

Лица, имеющие доступ к личной информации в связи с необходимостью выполнения возложенных на них служебных обязанностей, получают его на основании списка, утвержденного руководителем организации, и для определения этого перечня издается соответствующий приказ. Другими словами, получить доступ к персональным данным могут только те работники, которым они требуются для выполнения их непосредственных служебных обязанностей.

Образец приказа о назначении ответственного по работе с персональными данными

Как правильно применять

Изначально в организации должно применяться специализированное положение о персональных данных, в котором указывается точный порядок сбора такой информации (что может осуществляться в электронном или бумажном виде), а также методы ее обработки, хранения и обеспечения защиты.

Если в пределах компании работает собственный профсоюзный орган, то в таком случае после оформления этого документа его нужно будет обязательно согласовать с его уполномоченными лицами. Только после устранения или просто при наличии отсутствия каких-либо разногласий можно оформить приказ на протяжении трех дней с момента ответа от уполномоченных лиц профсоюза.

Основываясь на данном положении, должны работать все лица, несущие ответственность за сбор персональной информации, причем все работники компании должны быть ознакомлены с текстом этого документа под роспись, а те лица, которые принимаются вновь, должны ознакомиться с документом до того, как подпишут трудовой договор. При этом стоит отметить тот факт, что все сотрудники, взаимодействующие с персональной информацией, в свою очередь обязательно подписывают договор о неразглашении данных.

Детали организации

Любая крупная компания должна иметь собственное положение, в соответствии с которым уполномоченные лица должны работать с персональными данными. При этом стоит отметить тот факт, что этим положением нужно охватывать все требования, связанные с получением, хранением, объединением и последующей передачей личных данных любому подразделению, а также обеспечение гарантий их защиты.

Текст такого положения может подразделяться на несколько разделов или включать в себя несколько стандартных пунктов. Все положения обязательно должны начинаться с общих норм, в которых, в первую очередь, указывается задача и назначение данного положения.

После этого в обязательном порядке в положении должна присутствовать соответствующая ссылка на нормативно-правовые и законодательные акты, в соответствии с которыми осуществлялась разработка данного положения.

Ознакомление с приказом о назначении ответственного по работе с персональными данными

Каждый сотрудник, который был выбран руководителем компании как лицо, несущее ответственность за хранение персональных данных, должен быть своевременно ознакомлен с оформленным приказом.

Если работники не имеют никаких вопросов или возражений к тексту этого документа, то в таком случае им достаточно просто оставить свои подписи в его нижней части, но если же возникают какие-либо спорные или конфликтные ситуации, лучше всего решить их в максимально короткие сроки, так как в случае отсутствия документа, регулирующего порядок обеспечения защиты важной информации, компания может получить всевозможные штрафные санкции в процессе проведения очередной проверки контролирующими органами.

После того, как ответственные сотрудники вынесут положительное решение о готовности принять на себя данную обязанность, этот факт в обязательном порядке должен закрепляться подписью.

При этом стоит отметить тот факт, что если приказ не включает в себя каких-то отдельных пунктов, в которых подчиненные сотрудники могут оставить свою роспись, кадровая служба должна вынести отдельное дополнение к приказу, в котором будут уточняться личные данные всех этих работников с указанием их росписи.

Если полностью соблюдать порядки, установленные на случай выпуска локальных нормативных актов, устанавливающих правила ведения и хранения важных данных, компания не будет испытывать никаких проблем в процессе проведения проверок различными контролирующими органами. Именно поэтому нужно ответственно отнестись к оформлению такого приказа, так как его отсутствие или некорректное оформление в конечном итоге приведет к наложению материальной ответственности.

Пример распоряжения

Список сотрудников, несущих ответственность за обработку личных данных в информационных системах «Средне-образовательной школы имени Т.Г. Медведева»:

Ответственность сторон

Меры административной ответственность для компании и ее должностных лиц непосредственно зависит от занимаемой ими должности и других особенностей работы компании.

Таким образом, нарушение порядка сбора, хранения, применения или распространения личных данных о работниках компании, предусмотренного действующим законодательством, в соответствии со статьей 13.11 КоАП наказывается штрафом в размере 500-1000 рублей для должностных, и 5000-10000 рублей для юридических лиц.

Статья 13.11. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах

Помимо этого, штраф также предусматривается в случае разглашения данных, доступ к которым ограничивается, теми лицами, которые получили к ней доступ с целью исполнения своих служебных обязанностей. В данном случае статья 13.14 КоАП предусматривает ответственность в размере 4000-5000 рублей для должностных лиц.

📺 Видео

Защита персональных данных на предприятии Что нужно знать ответственному за ПДнСкачать

Почему нужно отозвать согласие на обработку персональных данныхСкачать

152-фз что делать для защиты персональных данных и что такое обработка персональных данных на сайтеСкачать

Спорные вопросы обработки персональных данных работниковСкачать

Вопросы и ответы Роскомнадзора по обработке персональных данных 2022Скачать

Зачем нужно согласие на обработку персональных данных?Скачать

Отзыв согласия на обработку персональных данных // как избавиться от спама и мошенников?Скачать

Персональные данные работников: что меняется в обработке в 2023 годуСкачать

519-ФЗ: новые правила обработки персональных данныхСкачать

Советы ответственным за организацию обработки персональных данныхСкачать

Новые требования к обработке персональных данныхСкачать

Широков Е.В. Федеральный закон № 152 «О персональных данных» (Практическое задание)Скачать

Дать или не дать? – о согласии на обработку персональных данных // «Право на защиту» 11.06.2021Скачать

Грустная правда про отзыв персональных данныхСкачать

Изменения с 01.07.2017 и форма согласия на обработку персональных данных- Елена А. ПономареваСкачать

Персональные данные. Кто и как ответит за их разглашение?Скачать