+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Особенности хранения документов в электронном архиве

Содержание

Хранение документов в электронном архиве

Особенности хранения документов в электронном архиве

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

  • Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
  • Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
  • Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
  • Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

  1. Организация ежегодной экспертизы ценностей.
  2. По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
  3. Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

  • Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
  • Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
  • Опись оформляется в двух экземплярах.
  • Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
  • В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
  • Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
  • Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
  • Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
  • Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
  • Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

  1. Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
  2. ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
  3. ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
  4. Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
  5. Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
  6. Каждый из файлов проверяется на читабельность.
  7. В опись включается запись о приеме-передаче.
  8. Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

  • При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
  • Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
  • Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
  • Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
  • Учитываться должны все электронные документы.
  • В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

  • В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
  • В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
  • Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

  • Дата предоставления документа.
  • Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
  • Наименование структурного подразделения.
  • Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки.

В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем.

К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

  • С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
  • Поиск нужного документа не требует много времени.
  • Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
  • Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

  • Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
  • Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
  • Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/hraneniye-dokumentov-v-elektronnom-arhive/

Электронный документ: особенности хранения и использования

Особенности хранения документов в электронном архиве

Электронный документ: особенности хранения и использования

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Ежегодно в организациях всё более актуально поднимаются вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. При этом данный вопрос ещё более обострили ФЦП «Электронная Россия» и подобные им программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»).

Поэтому скорее всего в ближайшее время архивы электронных документов станут важнейшими источниками информации для принятия решений на всех управленческих уровнях.

Исходя из этого, основное значение в методологии организации электронных архивов приобретают проблемы эффективного хранения электронных информационных ресурсов.

Для разных организаций не являются одинаковыми проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов. Они находятся в зависимости от организационно-правовой формы предприятий и от типового состава документов, подлежащих хранению в архиве, а также от задач, которые ставятся перед архивом.

Однако наиболее главным является то, эти различия определяются установленными хранения электронных документов сроками. Организации должны обеспечить сохранность документов в течение сроков, определённых в законах и нормативных актах Российской Федерации.

При этом перемещение информации на сменные носители наиболее актуальным является в организациях с большим объёмом документооборота.

Целью моей работы является рассмотрение особенностей хранения и использования электронных документов.

1.1 Понятие электронного документа

Электронный документ в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» является документом, где информация представлена в электронно-цифровой форме1. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документа как информации, зафиксированной на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют её идентифицировать2.

Следовательно, понятие электронного документа нужно рассматривать как зафиксированную в виде файлов информации, содержащую определённые реквизиты и размещённую на материальном носителе. Реквизиты электронного документа при этом могут зафиксироваться как в электронном виде, например, посредством электронно-цифровой подписи, так и в документе на бумажной основе.

Но необходимо учитывать то обстоятельство, что электронный документ без использования определённых технологий так и останется файлом на носителе.

Такой электронный документ можно сопоставить с бумажным документом, текст которого исчез: документ вроде бы есть, но в сущности его нет.

Поэтому электронный документ лишь тогда можно назвать «документом», когда есть возможность воспроизвести файл и воспринять информацию визуально.

Указанные особенности электронных документов: взаимосвязь их элементов и использование соответствующих информационных технологий для их воспроизведения и прочтения, каждый раз необходимо учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учёт, описание или обеспечение сохранности.

Электронный документ должен3:

    • создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься посредством программных и аппаратных средств;
    • иметь реквизиты, которые дают возможность подтвердить его подлинность и целостность;
    • воспроизводиться в виде, понятном для восприятия.

Электронной цифровой подписью называется реквизит электронного документа, который необходим для его защиты от подделки, который получен путём криптографического преобразования информации с применением закрытого ключа электронной цифровой подписи и который позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также гарантирует отсутствие изменения или потери информации в электронном документе.

При этом электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом электронного документа.

1.2 Особенности использования электронных документов

В службе делопроизводства работа с электронными документами осуществляется аналогично работе с традиционными (бумажными) документами.

Если документ рассылается по электронной почте, то почти сразу после его отправки адресат получает документ.

Далее электронный документ возможно воспроизводить в любых требуемых виде и форме: открыть на экране монитора, распечатать на бумажном носителе, переместить или скопировать на другие материальные носители4.

Применение электронной почты даёт пользователям следующие возможности:

    • быстрая пересылка электронных документов адресатам;
    • одновременная рассылка хоть какому числу адресатов;
    • подтверждение о доставке документов по назначению;
    • редактирование полученных документов, хранение и пересылка;
    • печать полученных документов.

После получения электронные документы регистрируются и устанавливается их подлинность. Установка подлинности электронного документа производится с применением средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа подтверждается, когда в ходе проверки электронной цифровой подписи устанавливается, что все реквизиты неизменны.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Руководитель организации проставляет на документах резолюцию, и после этого они пересылаются на рабочие места сотрудников по внутренней сети организации. Процесс исполнения электронных документов является аналогичным процессу исполнения бумажных документов.

2.1 Понятие архива электронных документов

Архив электронных документов представляет собой не просто выделенный сервер, компьютер или место для хранения материальных носителей информации. Это понятие не ограничивается также поисковой системой, которая способна отыскать любую информацию пользователю.

Электронный архив, прежде всего, является совокупностью технологий и производственных процессов, которые обеспечивают полный цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, посредством учёта, описания, обеспечения сохранности и развития научно-справочного аппарата.

Другими словами, электронный архив – это система технических и программных средств, предназначенная для хранения, систематизации, учёта, поиска и извлечения архивных документов5.

Электронные архивы позволяют:

    • уменьшить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена посредством электронных образов документов, благодаря этому для эффективной работы архива уменьшаются требования к помещениям, персоналу и иным ресурсам;
    • за счёт уменьшения потребности в подлинниках существенно уменьшить потери и повреждения архивных документов;
    • благодаря доступу к электронным образам документов уменьшить объём копировальных работ;
    • существенно облегчить перемещение документов из оперативного хранения в архивное;
    • осуществлять контроль цепочки запросов и получения информации, ограничивая несанкционированный доступ и копирование документов.

Главными задачами и соответственно проблемами, которые возникают при создании программного обеспечения, являются хранение и обработка чрезвычайно больших информационных массивов, хранение документов, их реквизитов и удостоверений в определённых форматах, разграничение прав доступа и защита баз данных. Таким образом, основным условием формирования электронных архивов является возможность существования документа в электронном виде.

Надо сказать, что структурированный набор документов в электронном виде может быть назван электронным архивом. Но совокупность файлов на жёстком диске компьютера, несмотря на то, что она может представлять определённую структуру, не является архивом.

Для различных организаций проблемы организации архивного хранения электронных документов в общем не одинаковы. Они определяются организационно-правовыми формами предприятий и видовым составом документов, которые подлежат хранению в архиве, задачами, стоящими перед архивом. Но самое главное, эти различия определяются установленных сроками хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами в организациях, который накоплен при оперативном или кратковременном хранении, нельзя применить при долговременном хранении электронных документов в государственных архивах.

И наоборот, требования к учету, описанию и обеспечению сохранности электронных документов, которые предъявляются при долговременном хранении, обычно для хранения и применения большей части таких документов в организациях являются чрезмерными.

Исходя из этого, имея в виду данную проблему архивного хранения электронных документов, необходимо чётко устанавливать сроки их хранения, находятся ли они:

– в оперативном использовании; 

– в архивах при обеспечении кратковременного хранения сроком до 5-7 лет; 

– в ведомственном архиве, архиве организации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения.

2.2 Обеспечение сохранности электронных документов

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.

Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet)6.

Деятельность по обеспечению сохранности электронных документов разделяется на три основных типа:

1) деятельность по обеспечению физической сохранности и целостности файлов электронных документов;

2) деятельность по созданию условий для считывания данных в долговременной перспективе;

3) деятельность по созданию условий для воспроизведения электронных документов в виде, понятном человеку.

Первый вид деятельности – обеспечение сохранности электронных документов – является практически решённой задачей, при этом имеются в виду все виды хранения. Решение этой проблемы связано не столько с обеспечением оптимальных условий хранения носителей электронной информации, сколько с физическим размещением электронных документов.

Во избежание потери компьютерных файлов, их следует сохранять в двух или более экземплярах, которые размещаются на отдельных электронных носителях, то есть делать резервное копирование. В этом случае при потере одного из носителей, используется копия файла с другого носителя.

Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных. И так как долговременное хранение большою количества документов (работа с которыми, к тому же не ведётся) в памяти персонального компьютера составляет некоторую сложность, целесообразно формировать специальные архивы электронных документов на специальных материальных носителях7.

Важным обстоятельством является выбор типа носителя и его надёжность. Данный выбор зависит от типа электронного документа и срока его хранения. Самым распространённым способом хранения электронных массивов в организациях является хранение файлов на жёстких дисках компьютеров или серверах.

В некоторых случаях (по разным причинам) появляется необходимость перемещения электронных документов на другие внешние носители.

Для хранения больших и сложных по структуре баз данных и иных электронных ресурсов (например, научно-технических или издательских), с целью обеспечения целостности данных, применяются ёмкие материальные носители: оптические DVD диски, съёмные жёсткие диски, RAID-массивы и т.п.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях и при архивном хранении электронных документов в течение 5 лет наиболее рационально применение именно магнитных (жёстких) и оптических (CD и DVD) дисков.

Они вполне надёжны в течение 15-20 лет и непритязательны в хранении.

Конечно, когда этот срок выйдет, возникнет необходимость переноса файлов на другой тип носителя (при невозможности считать данные с CD), преобразования электронных документов в другие форматы и последующего переноса файлов на более современные и ёмкие носители.

Второй и третий аспекты обеспечения сохранности являются более сложными. Они обусловлены быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного обеспечения.

Устройства, посредством которых считывается информация с внешних носителей, со временем изнашиваются и морально устаревают. Примерный жизненный цикл таких носителей – 10-15 лет.

Необходимо учитывать данные технологические особенности при организации долговременного хранения электронных документов.

Для хранения документов в электронном архиве чаще всего используется два типа формата – TIFF или PDF: TIFF – для хранения и высококачественной печати; PDF – для постоянного использования офисными работниками8.

Воспроизведение электронных документов, прежде всего, зависит от используемого программного обеспечения: операционной системы, СУБД, браузеров, иных прикладных программ.

Источник: http://student.zoomru.ru/delo/jelektronnyj-dokument-osobennosti-hraneniya-i/244545.1930992.s1.html

Хранение электронных документов

Особенности хранения документов в электронном архиве

Проблема архивирования и надежного хранения электронной документации на сегодняшний день стала более чем насущной.

Связано это с появлением несколько десятилетий назад систем электронного документооборота, которые стали основой существующего делопроизводства по всему миру.

В последние годы наше государство вплотную подошло к вопросу, как организовать хранение электронных документов не только отдельных физических лиц, но и государственных структур и учреждений.

Большинство государственных и муниципальных архивов на данный момент рассматривают пути решения проблемы хранения информации в электронном виде. В подобной ситуации важнейшую роль играет не только материально-техническая, но и нормативно-правовая база, так как в первую очередь нужно разработать специальные правила и нормы, связанные со спецификой работы СЭДО и хранением цифровой информации.

Безопасное хранение электронной документации

Сохранность всей имеющейся информации в специально созданных архивах – самая главная задача любого архивиста. Чтобы преуспеть в данной области, такому специалисту необходимо выбрать грамотную стратегию работы с доверенными ему данными. От того, насколько правильным будет выбор, зависит не только физическая сохранность файлов и папок, но и возможность их использования в далеком будущем.

Особенности хранения любых электронных документов напрямую зависят от множества важнейших факторов. Процедуры, связанные с обеспечением архивирования данных, можно условно разделить на несколько глобальных групп:

  • проведение мероприятий по обеспечению физической сохранности данных на носителях;
  • создание всех условий для вывода и считывания информации по истечении долгосрочного периода с момента ее записи на носитель;
  • создание универсальных устройств для полноценного воспроизведения любых данных в многолетней перспективе.

Рассмотрим более подробно каждую из групп.

Обеспечение физической сохранности

В последнее время можно с уверенностью заявить, что данный вопрос практически полностью решен для всех типов файлов. А связано это не только с удачным выбором правильных носителей для конкретного типа документов, но и с условиями корректного размещения сведений в реальных физических условиях.

Одно из важнейших правил хранения любой информации: во избежание утери или порчи компьютерных файлов хранить их нужно на двух и более носителях.

Например, определить рабочий носитель, на котором будут находиться файлы, которые находятся в постоянном движении в СЭД организации, и резервный носитель, на который сбрасывается вся готовая информация.

Если по каким-то причинам первый выйдет из строя, то для восстановления работы последний сослужит важнейшую службу (создание дубликатов).

Современная практика хранения электронной информации показывает, что наиболее часто рабочую информацию владельцы хранят на винчестерах или серверах своих компаний. Резервные экземпляры зачастую переносят на такие носители, как:

  • стримеры;
  • магнитные ленты;
  • резервные сервера;
  • оптические или магнитооптические диски.

Хотя в последнее время стали появляться и более совершенные носители, способные хранить терабайты информации.

Большинство владельцев информационных ресурсов, понимая, что темпы уменьшения цен на жесткие диски значительно опережают темпы роста объемов хранимой информации, содержат вверенную им резервную информацию только на внешних носителях.

Хранение документов в электронной форме на определенном носителе напрямую зависит от его типа и долговечности. Выбор правильного носителя зависит от нескольких важнейших факторов, а именно:

  • вида электронной документации и совокупного объема файлов;
  • срока предполагаемого хранения данных и степени доступа к ним в этот период;
  • качества изготовления носителей и условий их сохранности;
  • требований относительно обеспечения условий аутентичности электронных документов.

Пример: хранить сложно структурированные или очень объемные файлы (конструкторская и проектная, техническая документация, интегрированные базы данных и др.) рекомендуется на носителях, имеющих большой объем памяти. Таким образом, сохранится необходимая целостность всех файлов и папок.

Документы, срок хранения которых составляет около пяти лет, можно держать на самых простых цифровых носителях, например, некоторые пользуются дискетами. Рекомендуется при выборе необходимого носителя в первую очередь обращать внимание на его стоимость.

В данном случае цена действительно полностью отождествляется с уровнем качества изготовления товара, предназначенного для долгосрочного хранения электронных данных.

Если вы планируете резервные данные перенести на оптический диск, то стоимость его должна быть не ниже 30 рублей.

Сроки хранения электронных документов на оптических компакт-дисках достигают от 5 до 15 лет. Подобные внешние носители считаются одними из самых неприхотливых в плане эксплуатации и хранения, а также одними из наиболее долговечных по сравнению с другими устройствами.

Необходимо запомнить, что после окончания указанного срока хранения, файлы, размещенные на диске, необходимо переписать на новый носитель в текущем состоянии или предварительно изменив его на современный (конвертировать), чтобы в будущем их можно было расшифровать и прочитать на предусмотренной для этих целей аппаратуре.

Как уже было сказано, оптические CD-диски признаны одними из наиболее долговечных. Некоторые производители приписывают своим продуктам сроки службы практически в 200 с лишним лет.

Правда это или нет, может показать только реальная практика, а она в различных условиях бывает весьма противоречивой.

Так, в некоторых случаях обиженные пользователи говорят о том, что возникают трудности со считыванием отдельных файлов с оптических дисков. Причиной подобных сбоев может быть что угодно. Например:

  • несоблюдение условий качественного изготовления и предпродажного хранения продукции;
  • нарушение технологии сборки;
  • несовместимость аппаратуры записи и считывания данных и прочие.

При выборе надлежащего типа носителя для хранения определенной информации необходимо очень тщательно подойти к этой проблеме. От качества выбранного продукта может зависеть целостность очень важной информации, например, финансовой отчетности предприятия, результатов медицинских анализов или исследований, доказательств, способных повлиять на решение суда.

Важно: у вас нет возможности придать юридическую силу хранимым документам при помощи электронной цифровой подписи, то для исправления ситуации следует просто скопировать необходимые сведения на оптический CD-диск с возможностью однократной записи. Хранение электронных документов в архиве зависимо от условий, в которых находится сам носитель. Для них обычно предусмотрены специальные средства защиты: упаковки, чехлы, конверты.

Неразумно полагать, что копирование информации на большое количество «болванок» полностью обеспечит ее сохранность.

Для сокращения расходов на все копии, нужно создать правильные условия для сохранности информационного носителя.

Например, хранить магнитные диски рекомендуется в специально оборудованных помещениях, которые защищают от пагубного воздействия внешней среды на электронные хранилища.

Проблемы устаревания считывающей аппаратуры и ПО

Как видим, проблемы, связанные с физической сохранностью информации, постепенно исчезают. Однако стоит напомнить, что форматы хранения электронных документов, а также записывающая аппаратура и программное обеспечение прямо влияют на степень сохранности записанной информации.

При записи данных необходимо помнить, что каждый год появляется новое поколение компьютерной техники и программного обеспечения для нее. Ведь можно с благими намерениями сбережения ценной информации попасть в неловкое положение, когда записать ее на носитель получилось, а вот воспроизвести через некоторое время с помощью инновационных технологий не удалось.

Больше всего на воспроизведение электронной документации влияет выбор необходимых программных продуктов, при помощи которых ее можно будет скопировать или считать с носителя. Перечислим некоторые:

  • установленная на компьютере операционная система;
  • система управления базами данных;
  • текстовый редактор или процессор;
  • графический редактор;
  • специализированные проекты и т.д.

Если вы хотите утвердить порядок хранения важных документов в электронном виде в долгосрочном периоде, то необходимо помнить, что регулярное обновлении ПО на считывающем устройстве может привести к частичной или полной утрате всей информации из-за невозможности ее воспроизведения в новых условиях.

Решить данную проблему можно несколькими способами:

  • Посредством миграции. Это своевременное переведение ЭД на современные технологические платформы (пользовательские форматы, используемые внутри организации). Подобный подход весьма дорогостоящ, но, как правило, эффективен. Здесь применением простых конвертеров не обойтись. Особенно, если речь идет о сложных конструкциях, к примеру, базах данных.

Миграция применима только к наиболее важным документам, с которыми ведется постоянная работа и без которых полноценное функционирование компании невозможно.

Очень важным моментом является также предварительный перевод архивируемых документов в «открытые» или «страховые» форматы, которые лучше всего подходят для дальнейшего конвертирования.

В некоторых случаях миграция из-за некорректно выбранной программной платформы просто невозможна.

  • Метод инкапсуляции представляет собой включение электронной документации в состав файлов, которые относятся к межплатформенным форматам (XML и другие). Метод хорош, но он не решит всех проблем в данной области. Американскими специалистами этот способ рассматривается как самый оптимальный, позволяющий обмениваться и хранить электронные документы в долгосрочной перспективе.

В области применения инкапсуляции электронных документов в долгосрочном периоде было проведено слишком малое количество научных исследований, которые точно подтвердили бы необходимость повсеместного применения данных методик. Именно поэтому наиболее надежным и проверенным способом хранения электронных данных на ближайшие годы так и останется миграция.

Условия обеспечения сохранности (аутентичности) документов

Наряду с обеспечением условий для удобного обмена и хранения электронной документации имеют место проблемы, связанные с обеспечением аутентичности документов. В случае с хранением реальных бумаг все просто. Юридическую силу им дает подпись и печать.

С электронными данными дела обстоят сложнее. Чтобы заверить электронный документ, к нему необходимо прикрепить специальную цифровую подпись, подделать которую практически нереально. Цифровая подпись не только делает из обычного файла с данными настоящий документ, но и должным образом его защищает.

Современные и перспективные способы хранения – на страже сохранности информации

Таким образом, для долгосрочного хранения ценной информации необходимо создать все необходимые условия. Среди них нужно выделить следующие:

  • позаботиться о своевременном конвертировании данных в архивные форматы;
  • выбрать качественные носители (дискеты, магнитные ленты, оптические и другие современные диски, сервера и пр.);
  • выполнить миграцию программных платформ;
  • сохранить аутентичность всей электронной документации при помощи цифровой подписи.

Учитывая все эти рекомендации, можно добиться полной сохранности данных в течение практически ничем не ограниченного срока.

Долговременное хранение электронных документов. Проблемы и решения

Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов. Вебинар Synerdocs

Создание системы хранения электронных документов в Банке России

Хранение электронных документов, госзакупки по 223-ФЗ, налоговые резиденты

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/hranenie-elektronnyx-dokumentov.html

Архивное хранение электронных документов

Особенности хранения документов в электронном архиве

Тип документа :  ГОСТ  |  Статус :  действует  | 

После автоматизации документооборота, неизменно возникает вопрос о хранении документов.

Неужели автоматизация прошла даром и на последнем этапе документ придется распечатывать, чтобы обеспечить его архивное хранение? Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международной практик в этой области. Однако существуют документы, в которых описаны требования и рекомендации по хранению электронных документов.

Требования к хранению электронных документов

Обратимся к требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ, созданный много лет назад, будет невозможно прочитать из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.

Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей. Например, уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенными носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.

Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать. Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтобы, не открывая каждый документ, пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.

Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров. Не зря, на сегодняшний день, все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.

Согласно другому документу – Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций-, организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.

Прием документов в архив организации и информационные системы

В рекомендациях говорится о том, что «технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации», а так же, что «архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов».

Также определено, что в архив организации должны передаваться документы со сроком хранения более 10 лет.

Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы.

«При этом они должны быть систематизированы в соответствии с существующей на предприятии номенклатурой дел и проиндексированы в соответствии с правилами для дел бумажных документов».

Требования к документам, передаваемым в электронный архив

Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:

  • При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат – PDF/A-1.
  • Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП.
  • Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело.
  • Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий.
  • Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.
  • Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа
  • Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.

Требования к сохранности электронных документов

Описаны процедуры для обеспечения сохранности ЭД и требования для хранения боксов с обособленными носителями информации: «Должна проводиться проверка наличия и состояния документа при сдаче в архив, раз в три года и при перемещении архива в другое место, при смене руководителя архива, при переносе документов на другие носители и перед передачей документов в государственный архив. В документе описаны правила и цели проведения проверки».

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.