Как проводится аудит персонала компании

Аудит персонала – это процедура консультационного характера, которая позволяет с помощью экспертизы оценить эффективность управления кадровым потенциалом предприятия, а также способность к регулированию социально-трудовых отношений.

Аудит персонала должен:

• Определить соответствует ли кадровый потенциал предприятия его главной цели
• Проверить правильность использования нормативной базы кадрами предприятия
• Оценить насколько система управления кадрами может оперативно решать задания, стоящие перед ней
• Обнаружить негативные факторы, влияющие на кадровый потенциал, а так же пути решения данных проблем.

Объектом аудита персонала является весь трудовой коллектив предприятия, система управления кадрами, ее принципы и методы.

Основной целью аудита кадров есть оценка фактора, который обеспечивает получение прибыли, то есть эффективность деятельности персонала.

Предмет аудита персонала – это все элементы, из которых состоит система управления кадрами.

С точки зрения менеджмента аудит персонала можно рассматривать как:

• Способ наблюдения
• Инструмент, с помощью которого решаются проблемы трудового характера.

Принципы аудита кадров:

• Профессионализм
• Независимость – аудиторы не должны иметь имущественных интересов в проверяемой компании
• Достоверность – внимательность в выполнении своих прямых обязанностей, ответственность в выполнении работы
• Честность
• Объективность – самостоятельность в рассмотрении различных вопросов, а также принятии решений и осуществлении выводов

При оценке персонала необходимо осуществить:

• Анализ рабочего состава компании по различным признакам
• Оценку кадрового потенциала по обеспечению производства персоналом
• Оценку квалификационного уровня кадров, соответствия его требованиям профессии и производства
• Анализ структуры персонала согласно классификатору должностей
• Анализ использования рабочего времени
• Оценку и анализ текучести кадров, а также обнаружение причин динамики количества персонала
• Выявление сотрудников занятых тяжелым трудом и неквалифицированным
• Проверка обеспечения персонала социальными аспектами
• Анализ состояния рабочих мест в компании
• Проведение диагностики управленческого и инновационного кадрового потенциала компании.

Задачи аудита кадрового потенциала:

• Соответствие долгосрочной стратегии управления кадрами целям компании
• Нахождение путей совершенствования системы управления кадрами
• Обнаружение и ликвидация проблем, возникающих в области управления персоналом
• Усовершенствование технологий управления кадрами
• Проверка насколько управление персоналом соответствует законодательной базе
• Повышение авторитета службы управления кадрами в компании.

Важное значение при аудите персонала имеет информация, полученная для обеспечения выводов по результатам данного аудита. Она должна иметь такие показатели:

— информация должна содержать как термины и понятия, так и точные данные количественного характера;

— информация должна быть классифицирована по иерархии выполнения задач аудитором;

— необходимо, чтобы информация была за такой период времени, который позволяет объективно оценить данные о проблеме;

— информация может быть использована как полностью вся, в масштабах компании или же, только отдельные ее части, которые имеют отношение к проблеме.

Информацию для аудита можно получать в трёх формах:

1) Записи – та информация, которую можно свободно изучить или же изменить ее структуру (документы, таблицы, рисунки и т.д.).

2) События – те, действия, которые можно наблюдать, и факторы им сопутствующие

3) Память – информация, которая может быть получена лишь от других людей (догадки, опыт, впечатления и т.д.).

При проведении аудита персонала в ход идут те же инструменты, что и в случае управленческого аудита. С помощью каждого инструмента можно понять, как действует аппарат управления персоналом. Если же все эти инструменты использовать в правильном предназначении, то аудитор спокойно сможет увидеть всю систему управления кадрами в компании.

https://www.youtube.com/watch?v=W51CaTwMGio

Проведение аудита персонала проходит с использованием следующих методов:

• Организационно-аналитических – проверяются документы, проводится анализ показателей эффективности деятельности персонала.
• Социально-психологических – осуществление опросов, бесед, анкетирования персонала. Используются для оценки отношения кадров к работе, мотивации и т.д.
• Экономических – проведение оценки деятельности персонала с помощью экономических показателей и их сравнения с социальными.

Классификация типов аудита кадрового потенциала

1) За периодом проведения

• Текущий – проводят через установленные периоды времени
• Оперативный – проводится лишь по приказу вышестоящего руководства
• Регулярный – проводится в установленные даты, с неизменными объектами, методами аудита, а также инструментами
• Панельный – проводят за некоторый промежуток времени, по ранее зафиксированному времени.

2) По полноте охвата объектов аудита

• Полный – включает всю полноту объектов
• Локальный – отдельная группа или же один объект аудита
• Тематический – использование объектов лишь по определенной теме или проблеме

3) Согласно методике анализа

• Комплексный – включает все методы
• Выборочный – проводится выборка работников из всех

4) По уровню проведения

• Стратегический – Оценивают высший аппарат управления
• Управленческий – оценивают руководителей структурных подразделений
• Тактический – оценку производят на уровне службы управления кадровым потенциалом

5) По способу проведения проверки

• Внешний – с помощью специалистов посторонних организаций
• Внутренний – проводят штатные работники

Аудит персонала осуществляется в 4 этапа:

1) Подготовительный этап – производится формулировка цели проведения аудита; подбор кадров для выполнения аудита, возможная их подготовка; оформление документа, который определяет сроки, задачи, исполнителей аудита; подготовка порядка получения информации.

2) Этап сбора информации – происходит проверка документации, собирается интервью, проводят беседы, анкетирование, предварительное изучение полученной информации.

3) Этап обработки и анализа информации – информации преобразовывается в удобную для использованием аудиторами, также проводится сравнение деятельности компании с нормативами, с помощью методов экспертной оценки.

4) Заключительный этап – предоставление результатов, выводов и внесения рекомендаций в виде отчета руководителям.

Проведение оценки персонала

Целями оценки кадрового потенциала являются:

— донесение информации до всех сотрудников компании;

— возможность карьерного роста в компании;

— определение необходимости повышения квалификации кадров;

— обнаружение весомых оснований для принятия решений по персоналу;

— нахождение путей улучшения коммуникационных связей с персоналом и руководителями;

— соответствие выполняемого труда уровню зарплаты.

Функции оценки персонала:

• Конструктивная – необходимость оснований, которые лежат в принятии решений по кадровому персоналу
• Координационная – эффективность работы достигается лишь при правильном информационном обеспечении управленческого персонала
• Контрольная – контроль за наличием необходимых характеристик у кадров
• Аналитическая – на основании оценки проводится последующий анализ
• Коммуникационная – с помощью оценки сотрудники узнают мнения о результатах своей деятельности
• Мотивационная – оценка позволяет выявить положительные или отрицательные формы отношения к труду, и служит основным средством мотивации рабочих.

При аудите оцениваться могут:

— Результаты выполненных индивидуальных заданий;

— Поведение работника;

— Особенности характера.

При выполнении индивидуальных заданий, если результат этого задания будет значительнее чем то, каким образом был достигнут такой результат – оцениваться будут показатели результативности.

К примеру, количество вырабатываемой продукции, трудоемкость.

Если взять менеджера по продажам, то оценка его деятельности будет происходить либо по общему количеству объема продаж либо количеству привлеченных клиентов.

https://www.youtube.com/watch?v=zwFPfwJmOpU

Оценку деятельности кадров используют для:

• Получения оснований на повышение зарплаты или же выдачу премии;
• Необходимости в повышении квалификации;
• Определение сотрудников на последующее повышение по карьерной лестнице;
• Применение дисциплинарных наказаний, или же увольнения;

Поведение работников – если же задания выполняются в группах, то оценить результативность работы каждого довольно сложно, поэтому в данном случае проводится предварительный анализ производимой работы и определение поведенческих стандартов, при отклонении от которых можно существенно повлиять на эффективность работы.

Индивидуальность рабочего персонала – оцениваются особенности психологии личности кадров, данная оценка осуществляется в специальных центрах.

Критерии для оценки деятельности кадров

1) Критерии общие, для компании (требования ко всем сотрудникам без исключения)

• Качество
• Своевременность выполнения обязанностей
• Пунктуальность и т.д.

2) Специализированные критерии (соответствуют обозначенной деятельности) – оформляются документально для каждой отведенной должности.

3) Количественные показатели – оцениваются результаты произведенной деятельности. На примере руководителей – это показатели производительности труда его сотрудников, а также выполнение заданий в установленный срок.

4) Качество выполненных работ.

5) Индивидуальные особенности человека (оценка происходит с помощью опросов, анкет, бесед). Все качества человека построены в градации от наиболее важных в достижении результатов до незначительных.

6) Оценка поведения на работе (конфликтность, поведение в трудных ситуациях) – сможет ли работник поддерживать позитивный дух в коллективе для выполнения работы и достижении результатов.

7) Объективные критерии – установленные нормы и стандарты принятые для работы любого рода.

8) Субъективные критерии – информация и мнения, полученные от других людей. Объективность в данном случае будет относительной.

9) Интегральные критерии – степени выраженности определенных характеристик в человеке с помощью мнения экспертов, то есть используются информация, полученная вследствие оценки разных характеристик работ или же его поведения.

10) Простые критерии – когда оценивание проводится только по одной из характеристик работы или рабочего поведения.

Видео:Что такое аудит?Скачать

Какие кадровые проблемы может выявить аудит персонала?

Аудит персонала поможет выявить неочевидные проблемы кадровой политики предприятия. Основной акцент стоит делать на опрос сотрудников, но не только.

Аудит персонала позволяет оценить эффективность управления кадровым потенциалом предприятия, а также способность руководства к регулированию социально-трудовых отношений.

В задачи кадрового аудита персонала входит:

определение соответствия кадрового потенциала предприятия его главной цели;

проверка правильности использования нормативной базы сотрудниками компании;

анализ эффективности системы управления кадрами в целях оперативного решения стоящих перед ней задач;

обнаружение негативных факторов, влияющих на кадровый потенциал, а также решение возникающих в этой связи проблем.

Аудит отдела по управлению персоналом

В проведении кадрового аудита служб по управлению персоналом главное – не оценивать эффективность работы сотрудников отдела, а выявить недостатки в самой системе. Начать кадровый аудит персонала лучше с опроса работников. Это поможет выявить слабые и сильные стороны в работе служб по управлению персоналом.

Для проведения опроса составьте перечень вопросов, связанных с корпоративной культурой предприятия. Благодаря ответам на такие вопросы можно проверить, сумел ли кадровый отдел донести до работников смысл ценностей и правил организации, добиться понимания ее стратегии.

https://www.youtube.com/watch?v=GYcObe6OiYc

Помимо этого, нужно выяснить, насколько хорошо в компании работают коммуникации между отделами, между руководителями и подчиненными. Удовлетворены ли работники системой поощрения (премии, бонусы), социальным пакетом?

Вопросы для этого можно использовать и общие, например «Знаете ли Вы, в чем предназначение вашей компании?», и конкретные – «Какие Ваши действия, когда Вы видите ошибку в работе Вашего коллеги из соседнего отдела?»

Кроме того, отдельно следует провести собеседования с линейными менеджерами или руководителями подразделений. Это позволит выявить существующие проблемы в управлении кадрами. Одновременно используйте метод бенчмаркинга, то есть сравнивайте корпоративные правила и условия работы в конкурирующих компаниях с теми, что есть в аналогичных подразделениях вашего предприятия.

Систематизируйте и обработайте данные, полученные в ходе бенчмаркинга, собеседований с менеджерами и опроса сотрудников. Соотнесите результаты с тем, что предусмотрено корпоративным кодексом. Пробелы и расхождения сразу будут очевидны. После этого останется выбрать способ для устранения недостатков. Подробнее о данной проблеме читайте в статье электронного журнала.

Аудит работы отдела кадров

Чтобы организовать процесс аудита кадрового делопроизводства, сначала издайте приказ о проверке работы кадровой службы. В приказе указываются лица, выполняющие проверку. Желательно создать для этого комиссию и включить в ее состав юриста компании.

Справка

Подготовьте к проверке обязательные документы:

1. трудовые книжки,
2. личные дела,
3. трудовые договоры,
4. табель учета рабочего времени,
5. штатное расписание,
6. личные карточки,
7. график отпусков,
8. приказы по личному составу.

На следующем этапе проведите анализ системы регистрации документов, проверьте, как на предприятии организована система хранения документов, имеются ли книги и журналы учета. Ряд журналов обязательны, например журнал учета проверок и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Проверьте правильность оформления документов. Журналы должны быть прошнурованы, все листы пронумерованы, скреплены сургучной печатью, заверены руководителем организации. Убедитесь, что в журналах регистрации отсутствуют исправления.

Проверьте наличие следующих локальных нормативных актов:

положение об оплате труда,

правила внутреннего трудового распорядка,

положение о коммерческой тайне.

Посмотрите, подписаны ли они должным образом сотрудниками и руководителем компании. Проверьте содержание локальных нормативных актов: не противоречит ли оно законодательству, не ухудшает ли положение сотрудников по сравнению с тем, что установлено в Трудовом кодексе. При наличии противоречий потребуйте, чтобы кадровики их немедленно устранили.

Поднимите все акты аудита, составленные трудовыми инспекторами по результатам последних проверок. Посмотрите, на какие ошибки они указывали. Комиссия должна выяснить, не допускали ли специалисты отдела кадров аналогичные ошибки снова. Потребуйте исправить ошибки, если это не было сделано.

Видео:Независимый HR аудит компании. Аудит персонала организации.Скачать

Аудит персонала организации — часть 3

Сложность объекта аудита персонала предполагает использование многообразных методов проведения проверки и анализа, который можно разделить на три основные группы методов:

Организационно- аналитические методы – проверка документов и отчетности.

Анализ трудовых показателей о результативности деятельности организации и ее персонала (показатели использования рабочей силы, рабочего времени, качества и производительности труда, оплаты труда).

Источники информации: баланс трудовых ресурсов, описание работы и специфики, должностные инструкции, данные об издержках найма, увольнения, обучения и переподготовки кадров, анкеты и тесты кандидатов, уровень профессионального травматизма и общей заболеваемости;

Социально-психологические методы — проведение социологических опросов, анкетирование, индивидуальные и коллективные беседы, интервьюирования рабочих различного уровня. Данные методы используются для оценки удовлетворения трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждения;

Экономические методы – через сравнение экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами, нормативами, или со средними и лучшими в отрасли (группе аналогичных организации) показателями оценить: конкурентоспособность предприятия на рынке труда, эффективность функционирования служб управления персоналом , эффективность самого аудита персонала.

Ниже, в таблице 1, приведена классификация типов аудита персонала.

https://www.youtube.com/watch?v=pBf6KflnKVw

Таблица 1

Классификация типов аудита персонала.

Этапы аудиторской проверки персонала:

Подготовительный этап – определение целей проверки, предполагаемой эффективности для организации, подбор персонала (внутри или вне организации) для организации проверки, его обучение, разработка внутрифирменного документа (приказ, распоряжение), сроков, задач, инструктаж исполнителей, разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализов информации.

Сбор информации – проверка документации и отчетности, беседы с сотрудниками, предварительная обработка данных статистики.

Обработка и анализ информации – информация оформляется в виде таблиц, схем, диаграмм, вводится в ЭВМ. Анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающей организацией, научно-обоснованными нормативами, путем применения методов экспертной оценки и т.д.

Обобщение и представление оценочных результатов, выводов и рекомендаций – итоговый материал, включая отчет об аудите персонала.

Указываются пути усовершенствования управления персоналом (внедрение новых технологий – коммуникационной, офисной, информационной), предложения по модификации управления персоналом, уточнение документации.

Здесь же оценка результативности аудита персонала , заключаются в предложенных рационализаторских мероприятиях в области труда, кадровой службы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Результатом проведения аудита персонала является большой объем достоверной информации, позволяющей сформировать ясное представление о состоянии кадров в организации, а именно, информация по восприятию сотрудниками работы своих коллег, внутригрупповые процессы коллектива, проблемы, возникающие у персонала в процессе выполнения своей работы.

На основе этих данных может быть сформирована как система коррекционных мероприятий, так и построена стратегия развития кадрового потенциала компании.

Кроме того, проведение самой процедуры опроса, особенно в части, касающейся предложения своего перечня изменений в организации работы организации, повышает, как показывает опыт, мотивацию персонала к работе, повышая вовлеченность сотрудников в процессы управления компанией.

Список используемой литературы

1. Карташова Л.В. Оделог Ю.Г. Управление персоналом. Оценка эффективности : М. — 2004. 490с.

2. Базарова Т.Ю., Еремина Б.Л. Управление персоналом.: М – 2003. 375с.

3. Крылова А.А. Прушинский Ю.В. Управление персоналом предприятия.: М — 2002. 228с.

4. Музыченко В.А. Управление персоналом. : М. — 2006. 298с.

5. Травин В.В. Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия. : М. — 2000. 340с.

6. Р. Уэйн Монди, Р.М. Ноу, Р. Шейн. Управление персоналом. : С.-П.. — 2004. 569с.

7. Михайлова Е.В. Управление компанией, № 10 (29), 2003. 38с.

8. Петровский А.В. Ярошевский М.Г. Психология. Словарь. 2-е изд.: М.1990.590с.

9. Соколов А.В. Введение в теорию социальной коммуникации. : С-Пб. — 2006. 378с.

10. Щербина В.В. Социология организаций . : М. — 2003.420с.

Видео:📐HR Аудит работы компанииСкачать

Кадровый аудит

Основой любого вида аудита является контроль.

Кадровый аудит  – комплексная независимая проверка оценка состояния человеческих ресурсов, а также систем работы с персоналом Вашего предприятия. Кадровый аудит можно проводить в любое время и в тех объемах, которые будут Вами установлены.

и процедуры кадрового аудита не регламентируются законодательно, а значит, Вы можете при заключении договора с нашей компанией составить программу аудита, исходя из первоочередных целей Вашего предприятия и специфики его деятельности.

Цель проведения кадрового аудита —  диагностика настоящего состояния человеческих ресурсов  и эффективности функционирования системы управления персоналом на предмет соответствия стратегии, целям и задачам, стоящим перед Вашим предприятием, выявление зон риска и зон развития.

Когда необходимо провести кадровый аудит?   

• если Ваше предприятие формирует систему кадрового резерва и Вам необходимо знать уровень кадрового потенциала Вашего предприятия.
• если Ваше предприятие стремительно развивается и штат сотрудников бесконтрольно растёт и Вам необходимо оптимизировать штатную численность, штатную структуру и функциональные связи.
• если на Вашем предприятии наблюдается сбой системы принятия управленческих решений и Вам необходимо повысить управляемость предприятия.
• если Ваше предприятие находится в «режиме конфликтных ситуаций» и Вам необходимо диагностировать формальные и неформальные взаимодействия между сотрудниками, выявить источники возникновения проблемных, конфликтных ситуаций на предприятии и определить точки развития сопротивления изменениям.
• если показатели текучести персонала на Вашем предприятии приближаются к 30-35% и Вам следует оценить динамику и причины движения персонала, выявить состояние дисциплины труда, определить ключевые потоки перемещения персонала внутри предприятия.
• если системы управления персоналом Вашего предприятия устарели и Вам необходимо привести их в соответствие с целями и задачами развития предприятия.
• если решается вопрос и приобретении Вашего предприятия или его целевого инвестирования и Вам необходима комплексная и независимая оценка ресурсов предприятия.
• если Вы недовольны темпами роста бизнеса или снижением показателей и Вам требуется проанализировать производительность труда.
• если на Ваше предприятие приходит новая команда топ- менеджеров с новым видением развития бизнеса и Вам необходимо зафиксировать настоящее, текущее положение дел на предприятии.

Какие направления кадрового аудита есть?

Аудит персонала предприятия – это оценка кадрового потенциала, возможности его воспроизводства и использования. Оценка соответствия уровня стратегических компетенций предприятия кадровому потенциалу. Оптимизация кадрового состава предприятия. Анализ результативности труда.

Правовой аудит трудовых отношений – характеристика документационного обеспечения трудовых отношений на предприятии. Анализ соблюдения трудового законодательства РФ.

Аудит системы управления персоналом —   анализ эффективности организационной и функциональной структур и определение их соответствия стратегии развития предприятия.

Аудит финансово-экономического аспекта трудовых отношений – анализ расходов на систему управления персоналом предприятия, в том числе, на оплату и стимулирование персонала, а также проверка соблюдения норм налогового законодательства в сфере трудовых отношений.

Аудит социально-трудовых отношений – анализ мотивационной сферы, социально-психологического климата, степени удовлетворённости персонала предприятия.

Аудит кадровых процессов — определение эффективности каждого из направлений деятельности по управлению персоналом.

Какие кадровые процессы могут быть на предприятии?

• Формирование кадровой политики – анализ текущей кадровой политики на соответствие стратегии развития предприятия, анализ эффективности подходов, используемых для достижения целевых задач предприятия.

• Планирование потребности в человеческих ресурсах – анализ целевых задач будущих периодов, условий и перспектив развития направлений бизнеса предприятия.

• Поиск персонала – анализ источников, форм, видов поиска трудовых ресурсов, анализ затрат на привлечение персонала на вакантные должности.

• Отбор и наём персонала – анализ технологий, инструментов, методов оценки кандидатов, анализ должностных профилей.

• Адаптация персонала и контроль прохождения испытательного срока – анализ технологий, инструментов, методов оценки сотрудника, находящегося на испытательном сроке, оценка эффективности процедур адаптации. Анализ затрат на адаптацию персонала.

• Обучение и развитие персонала – анализ целей, планов, форм обучения. Анализ системы оценки эффективности обучения. Анализ затрат.

• Оплата и стимулирования труда – анализ структуры оплаты труда, структуры льгот, надбавок и компенсаций на соответствие производительности и прибыльности предприятия.

• Оценка эффективности деятельности персонала — анализ подходов, методик и инструментов оценки, результатов и решений, принятых по итогам оценки.  Анализ затрат.

• Кадровый резерв – анализ целей, задач, подходов к формированию кадрового резерва. Анализ затрат.

• Удовлетворённость персонала, мониторинг психологического климата – анализ метода оценки удовлетворенности, социальной напряжённости, корпоративной культуры

Аудит структур  — анализ эффективности функционирования системы в целом и взаимодействия её частей.

Какие параметры структуры аудируем?

• Жизненный цикл предприятия – анализ целей и задач на соответствие стадии развития предприятия. Анализ видения  необходимых преобразований, последовательности и целенаправленности изменений.

• Иерархия подчинения – анализ порядка подчиненности, принятого на предприятии, организации подразделений в иерархической структуре, системы делегирования полномочий.

• Схема принятия управленческих решений – анализ структуры управления, анализ управленческих решений по различным основаниям (сроки, контроль, вариативность, стиль, детерминация и т.п.). Оценка правомочности различных субъектов, их возможности участия в разработке и реализации управленческих решений.

• Корпоративная культура предприятия – анализ элементов корпоративной культуры, таких как: система коммуникаций, модели поведения, принятые на предприятии; приятая символика, ритуалы, организационные табу.

Вы наверняка обратили внимание, что отдельные направления кадрового аудита присутствуют в виде элементов при проведении аудита финансовой отчетности, управленческого аудита и аудита системы менеджмента качества предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=nyGCaUPWBNc

Кадровый аудит может быть как внешним, так и внутренним — в зависимости от того, кто его осуществляет. Внешний аудит выполняют эксперты  компании A-Range Solutions, внутренний проводится аудиторами Вашего предприятия – сотрудниками, обладающими уровнем экспертной компетентности и имеющие соответствующие полномочия для проведения проверки.

В большинстве случаев при проведении кадрового аудита по комплексной, «расширенной»  программе, мы рекомендуем Вам привлекать внешних экспертов — консультантов для объективной оценки системы управления персоналом Вашего предприятия, которая также позволит отойти от устоявшихся взглядов и привычек, сформировавшихся на предприятии.

Что в результате проведения кадрового аудита?

По итогам кадрового аудита у Вас будет чёткое понимание:

• комплексной ситуации, стратегических ошибок, зон риска и зон развития системы управления человеческими ресурсами
• эффективности структуры управления предприятия
• уровня кадрового потенциала и соответствия его целевым задачам Вашего предприятия
• потребности в персонале, потребности в обучении и развитии персонала
• степени соответствия существующей штатной численности и структуры стоящим перед предприятием задачам
• эффективности распределения функциональной нагрузки в структурных подразделениях
• источников и причин социальных проблем, возникающих на Вашем предприятии, лояльности сотрудников к предстоящим переменам
• уровня компетентности управляющего состава предприятия
• уровня производительности труда и зарплатоёмкости продукции

Вы получите список выявленных ошибок, заключение по оценке рисков и рекомендации по их устранению.

Отчёт по результатам кадрового аудита представляет собой не только описательную часть, но, что важно, результаты выражаются и в цифрах.  Использование количественных показателей обеспечит Вам объективность и непредвзятость оказанной нашей компанией услуги.

Как проходит кадровый аудит?

Стандартный список работ, которые проводят наши эксперты-консультанты в ходе проведения кадрового аудита:

• установочная встреча с заказчиком кадрового аудита;
• предварительная оценка условий проведения кадрового аудита: определение цели и задач аудита, сроков, трудоемкость выполнения аудита, а также бюджет и состав команды экспертов — консультантов. При определении стоимости аудита сумма проекта сопоставляется с ожидаемым эффектом от внедрения мероприятий по совершенствованию системы управления персоналом;
• разработка программы и плана проведения кадрового аудита;
• получение от заказчика аудита разрешение на сбор и обработку информации, проведение собеседований с персоналом предприятия;
• сбор, систематизация информации. Данный пункт работ осуществляется после определения основных источников получения информации от заказчика аудита. При необходимости, по предварительному согласованию с заказчиком аудита, экспертами нашей компании разрабатываются анкеты, опросные листы и отчётные формы;
• анализ полученной информации и предварительная её оценка. Для реализации данных работ важно, чтобы заказчик кадрового аудита предоставил проверенную, отражающую проблему исследования, достоверную информацию, обеспечив сопоставимость данных. На данном этапе работ полученные аналитические данные обрабатываются с использованием различных статистических и математических методов;
• разработка рекомендаций по результатам проведенной проверки. Обобщаются все аналитические результаты проверки, формируется предварительный проект отчёта для обсуждения с заказчиком;
• формирование итогового отчёта. Описывается весь ход работ по проведению кадрового аудита,  полученные результаты, а также выводы и рекомендации.

Видео:HR аудит в компании от А до Я. Процессы, структура, команда, метрики. Как провести.Скачать

Аудит персонала организации. Цель, функции, эффективность

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании.

Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области.

В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность.

Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

• эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
• правильности применения законодательной базы;
• оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
• изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
• выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

• смена руководства в организации;
• передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
• освобождение от должности руководителя отдела кадров;
• подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
• формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
• инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
• непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

1. Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
   • планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
   • система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
   • вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
   • аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
   • система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
   • социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
2. Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
3. Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

1. Частота проведения:
   • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
   • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
   • постоянный – устраивается регулярно;
   • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
2. Охват объектов аудита:
   • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
   • локализованный – анализ выбранного объекта.
3. Способ анализа:
   • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
   • системный – используется весь комплекс доступных методов;
   • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
4. Уровень исследования:
   • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
   • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
   • тактический – проводится кадровыми службами.
5. По отношению к компании:
   • внутренний – организовывается собственными силами;
   • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

• аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
• социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
• экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

• кадровой обеспеченности организации;
• качества управления персоналом на фирме;
• преобладающего руководящего стиля;
• внутреннего климата в коллективе;
• возможностей внедрения новшеств;
• потребности в улучшении квалификации персонала;
• потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
• причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.

Видео:Как проводить аудит системы продаж компанииСкачать

Как провести кадровый аудит персонала предприятия своими руками?

В ходе проверок налоговые инспекции, сотрудники органов по охране труда и прочие проверяющие находят в организациях массу нарушений, устранение которых зачастую обходится очень дорого.

Чтобы выявить и исправить все недочёты до начала подобных мероприятий, предприятия проводят кадровые аудиты, о сути и методике проведения которых и пойдёт речь в данной статье.

Что это такое?

Кадровый аудит представляет собой всестороннюю проверку ведущейся в фирме документации на предмет её соответствия положениям нормативных документов, а также проверку организации процесса взаимодействия руководства и владельца фирмы с наёмными работниками.

Экспертизы процессов взаимодействия с персоналом проводятся только в компаниях, имеющих наёмных сотрудников: если руководитель является по совместительству и единственным рабочим фирмы, проверка не осуществляется.

Стоит отметить, что проведение такого аудита по законодательству РФ не требуется: решение каждой организации по поводу его проведения сугубо добровольно и принимается руководителем, советом директоров или владельцем.

Что проверяют?

Осуществляющие проверку кадрового документооборота специалисты в первую очередь обращают внимание на следующее:

• Организация процессов документооборота в фирме и соответствие содержания и оформления каждого акта нормативам, прописанным в российском законодательстве.
• Наличие оформления решений по кадрам в форме, доступной для работников, доведение до персонала сведений об изменениях в работе с трудящимися.
• Правильное оформление документов работников (трудовых книжек, соглашений и заявлений).
• Наличие и оформление бумаг по учёту кадров: приказы о приёме на работу и об увольнении, распоряжения о предоставлении отпусков и командировок, личные карточки рабочих, табели учёта времени, должностные инструкции.
• Наличие локальных актов о взаимодействии с работниками (коллективный договор, положение о порядке обработки персональных данных, правила поведения на рабочем месте, правила внутреннего распорядка) и осуществление их ознакомления с основными положениями этих документов.

Когда необходима проверка?

Аудит необходим при приближающихся проверках со стороны государственных надзорных организаций: трудовой и налоговой инспекций. Кроме того, экспертиза деятельности предприятия на предмет действий в отношении работников может применяться в случаях, когда руководство недовольно процессом взаимодействия с персоналом, хочет понять, где допущены ошибки и как их можно исправить.

https://www.youtube.com/watch?v=BdOXwP91ogM

Поскольку это необязательная процедура, законодательные акты не оговаривают, кто должен ее проводить.

Некоторые предприятия проводят ее собственными силами, однако большинство организаций ввиду низкой эффективности проверок, осуществляемых своими сотрудниками, отказались от такого метода и начали заказывать подобные услуги у сторонних специалистов.

Эффективность проведения мероприятия сторонними специалистами очевидна: работники, не занятые в компании, гораздо быстрее смогут найти все недочёты и указать на пути их исправления, да и уровень знаний в кадровой сфере у профессионалов этого дела всегда выше, чем у бухгалтеров, которым за дополнительную плату может быть поручено проведение данной процедуры.

Методики

Специалисты используют в своей профессиональной деятельности следующие методы:

• Анализ документов, распоряжений, приказов и прочих нормативных документов предприятия, относящихся к личному составу. Поскольку надзорные организации в ходе своих экспертиз обращают внимание в первую очередь на оформление документов в области взаимодействия с персоналом и на наличие в них всех необходимых данных, любой аудитор начинает работу с проверки всех актов и поиска в них фактических ошибок и недочётов в оформлении.
• Анкетирование руководящих кадров. С помощью анкетирования аудиторская комиссия сможет понять, каким образом осуществляется взаимодействие руководителей с персоналом, и выявить недочёты в подходе каждого руководителя подразделения.
• Интервью с руководителями по вопросам руководства персоналом. Если у аудитора после ознакомления с результатами анкетирования остаются какие-либо вопросы, он может лично поговорить с начальниками всех подразделений.
• Проектирование, групповые дискуссии. Группы аудиторов зачастую собирают руководителей подразделений и проводят с ними дискуссии по вопросам управления персоналом, в результате которых у руководящего состава улучшается понимание того, как нужно действовать с работниками для повышения эффективности деятельности и приведения ее в полное соответствие с законодательством.
• Экстраполяция. При проведении аудитов проверяющие комиссии зачастую переносят ситуацию, сложившуюся в данный момент на предприятии, в будущее и определяют последствия использования такой политики в области взаимодействия с кадрами. В зависимости от того, будут ли последствия позитивными или негативными, выносится решение о правильности политики или её несоответствии компании, желающей развиваться и выстраивать хорошие отношения с сотрудниками.

Порядок проведения процедуры

В ходе проведения мероприятия должны быть проведены следующие работы:

1. Интервью с руководством, выяснение целей проверки. Перед началом работ аудиторы должны получить общее представление об организации работы на предприятии и стандартах, которыми руководствуется компания в сфере взаимодействия с персоналом. На беседы с руководством уходит, как правило, 1-2 рабочих дня, после чего аудиторы ещё столько же времени тратят на обработку результатов.
2. Формирование плана-графика. Заказчик оповещает комиссию о сроках, в течение которых должны быть выполнены все работы, а проверяющие, ознакомившись со списком, уточняют, что нужно сделать заказчику, чтобы задачи были выполнены в срок.
3. Формирование списка проверяемых документов, их анализ. Комиссия определяет отделы, работа с личными делами сотрудников которого будет проведена особенно тщательно, а заказчик осуществляет подбор общих документов, подтверждающих правомочность деятельности предприятия в сфере взаимодействия с сотрудниками. Аудитор ознакомляется с предоставленными актами и выносит вердикт о их соответствии законодательству, а также принимает к рассмотрению личные дела рабочих и приказы, вынесенные в их отношении.
4. Анализ кадровых документов по категориям сотрудников. Комиссия проверяет документы, регламентирующие отношения предприятия с работниками особых категорий: гражданами иных государств, сменными рабочими, сотрудниками с ненормированным рабочим днём.
5. Проверка личных дел. Аудиторы собирают личные дела работников компании (все, если проводится сплошная проверка, и выборочно – в случае, если заказчик выдаёт не все документы) и проверяют их содержание на предмет соответствия трудовому законодательству. Для обеспечения соответствия результатов реальному положению дел должно быть проверено не менее 20% от всех личных дел.
6. Обработка данных, оформление отчётов. После завершения проверки отчёт по проделанной работе вместе с рекомендациями по исправлению недочётов передаются руководству компании.

Подробную инструкцию по проведению мероприятия вы можете посмотреть на следующем видео:

Отчётность по результатам

Основным документом, в котором оформляются все результаты проверки, является отчёт по аудиту. В нем приводятся результаты проверки деятельности руководителей всех подразделений, оценка этой деятельности (отличная, хорошая, удовлетворительная, неудовлетворительная) и план действий, которого следует придерживаться компании, чтобы к моменту настоящих проверок исправить все недочёты.

При необходимости комиссия может провести с руководством дополнительную встречу и обсудить с ним нюансы осуществления правильной политики в области взаимодействия с кадрами.

📽️ Видео

Аудит основных производственных рабочихСкачать

Как провести кадровый аудит и аудит системы управления персоналомСкачать

5 способов контролировать сотрудников / Управление персоналом 16+Скачать

Сущность, задачи и направления аудита персоналаСкачать

Аудит персоналаСкачать

Работа с персоналом в эпоху перемен: как сохранить эффективность в современных условияхСкачать

Как провести HR аудит для разработки HR стратегии? Чек-лист аудита для всех HR бесплатно!Скачать

Этапы и процесс аудиторской проверкиСкачать

Кадровый аудит. Пошаговый алгоритм действий.Скачать

Что Такое АУДИТ и Зачем Проводить АУДИТ БИЗНЕСА? Какие виды аудитов (audit) существуют? || ЮСТИКОМСкачать

Простая методика внутреннего аудита за 7 шагов 🎀Скачать

Как самостоятельно провести бухгалтерский аудит бизнеса? 6 советов для предпринимателейСкачать

«Технологический аудит» - зачем он нужен, и как его проводить?Скачать

Массовый подбор персонала: как правильно сделать?Скачать

АУДИТ: процесс проверкиСкачать