Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам

Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию. В статье расскажем о правилах заверения трудовой книжки, которые начали действовать с 1 июля 2021 года. Разберемся, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам. Образец заверенной копии мы покажем в статье.

Основные правила заверения трудовых книжек

Посмотрим основные правила, по которым заверяют копии трудовых книжек.

1. Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.

2. Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (как заверять трудовые книжки с 1 июля 2021 года и образец смотрите ниже), должна быть вручена не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.

Посмотрите, когда отсутствие печати в трудовой книжке не ошибка, в статье 

«Новая справка, без которой ФСС не подтвердит страховой страж»

Процедура заверения копии трудовой книжки следующая:

1. Снимите ксерокопию всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.
2. На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу впишите фразу «Копия верна» или просто «Верно», рядом укажите должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дату заверения и ставится печать организации (при ее наличии).

1. Если учреждение или организация, куда предоставляют копию трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.
2. Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.

До 1 июля 2021 года компаниям и ИП рекомендовано самим выбирать способ заверения трудовых книжек: по старому или по новому порядку. Нужно сказать, что второе предпочтительней.

* Заверить можно только последний лист копии трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. С приходом нового ГОСТа это правило не изменилось.

С 1 июля 2021 года новый ГОСТ Р 7.0.97-2021 вступает в силу. Заверение трудовых книжек по новым правилам с этого момента обязательным для всех.

Главное новшество, которое придет к нам с новым ГОСТом, это запись в копии трудовой книжки о месте хранения оригинала. Местом хранения может быть:

• личное дело, находящее в отделе кадров;
• дело, хранящееся в кабинете руководителя;
• папка с личными делами у бухгалтера и т.д.

Важно! Запись о хранении оригинала трудовой книжки вы делаете только тогда, когда копия требуется для сторонней организации (например, для банка, УФМС и прочее).

Таким образом, решающую роль в оформлении документа будет иметь его назначение. Если вы делаете копию документа для потребностей своей фирмы, то запись о местонахождении оригинала не нужна. Если для иных организаций, то запись с 1 июля 2021 года о месте хранения оригинала документа обязательна.

Итак, если вам нужно заверить копию трудовой книжки для сторонней компании, поступайте следующим образом:

1. На последнем листе трудовой книжки, имеющем запись, впишите фразу «Верно» или «Копия верна».
2. Укажите должность работника, заверяющего копию, его ФИО.
3. Работник, заверяющий документ, должен расписаться.
4. Впишите дату заверения трудовой книжки.
5. Ниже всех предыдущих записей сделайте надпись «Подлинник хранится (укажите где, допустим у директора в л/д №23).
6. Поставьте печать компании так, чтобы ее верхний край касался копии документа, а нижний затрагивал бумагу.

Образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2021 года по ГОСТу Р 7.0.97-2021

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой дан выше, мы рассказали. Теперь поговорим о сроке действия копии. Заверенная работодателем копия трудовой книжки, как правило, действительна в течение одного месяца.

Если в течение этого времени в трудовую книжку вносились новые записи, копия становится недействительной. Обратите внимание: нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, до внесения новых записей в нее.

Видео:Как правильно заверить копию - Елена ПономареваСкачать

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

Как правильно заверять трудовую

Здравствуйте, дорогие друзья!

Взяла на работе отгул, чтобы поехать в отдел соцзащиты населения. Мне как маме положены некоторые выплаты, но я не о том. В кабинете инспектора наблюдала неприятнейшую ситуацию. Девушка за соседним столом обратилась за получением субсидии на жилье, были собраны документы, все предоставлено, декларации заполнены.

https://www.youtube.com/watch?v=XBRwGUSu0UY

Дело дошло до копии трудовой книжки и выяснилось, что она неправильно заверена. Девушка плакала и просила принять документ, но инспектор был непреклонен. Теперь, если бедняжка не успеет получить правильно заверенную копию, ей придется проходить «ад» очередей снова.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-64-11. Это быстро и бесплатно!

Трудовая книга хранится на предприятии в течение срока работы и не выдается на руки – это факт.

Если человеку необходим кредит, субсидия или оформление документов где фигурирует стаж, нужна правильно заверенная копия.

По опыту работы скажу, процедуру заверения на нашей фирме поручают либо мне, либо менеджеру компании. Давайте разберемся, как правильно запретить документ, чтобы у вас, будущих бухгалтеров, не горели ушки.

От слов, к делу – приступим!

Как заверить трудовую книжку — образец

Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах.

Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего.

Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.

1. Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления.
2. Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
3. Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом. На каждую страницу наносится надпись «Копия верна», которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой «Работает по настоящее время» и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной.

Образец заверения заполненных листов трудовой книжки

4. Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.

Образец заполнения последнего листа копии трудовой

5. Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Следует очень внимательно отнестись к оформлению дубликата или выписки из трудовой книжки, так как неправильно заверенная копия может быть признана недействительной.

kak-zaverit-trudovuyu-knizhku-obrazec

Заверение копии трудовой книжки

Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.

https://www.youtube.com/watch?v=nfNtEfkAklQ

Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?

Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

Как правильно заверить?

Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.

На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:

1. номер записи;
2. текст «работает по настоящее время»;
3. дату заверения копии трудовой книжки;
4. должность заверяющего;
5. фамилию, инициалы заверяющего;
6. печать.

Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:

1. «копия верна»;
2. кто заверил (фамилия, инициалы);
3. должность заверяющего (например: главный бухгалтер);
4. когда заверил;
5. подпись заверяющего.

Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:

Как правильно ставить печать на копии трудовой

Образец заверения трудовой книжки

Образец заверенной трудовой

Выше — образец правильного заверения копии трудовой книжки для предоставления в составе комплекта документов на предоставление кредита.

Обратите внимание, что:

• заверяющая надпись такая как снизу должна быть на каждой странице копии трудовой книжки;
• печати и заверяющие надписи «живые», делаются на ксерокопии;
• печати захватывают ксерокопию.

%D0%BA%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B8%D1%82%D1%8B/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%BA%D0%BE%D0%BF%D0%B8%D1%8E-%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%BA%D0%B8/

Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита?

Заверяем трудовую книжку

Иногда банку для одобрения кредита, оформления ссуды или ипотеки, наряду с остальными документами, требуется заверенная копия трудовой книжки. Когда она у человека на руках, это затруднений не вызывает. Но что делать работнику для получения заверенной копии этой книжки, если она лежит у работодателя?

Если книжка на руках, надо только обратиться в нотариальное бюро, чтобы там заверили ее копию. Требуется приготовить для процедуры нотариального заверения паспорт или другой документ, который подтверждает вашу личность. Когда таких документов нет, вы можете использовать доверенность.

Когда все правила соблюдены (установлена личность, соблюдены требования, выдвигаемые законом к заверяемой документации), нотариус ксерокопирует трудовую книжку и заверяет ее в соответствии с установленным образцом. В среднем вся эта процедура занимает полчаса.

При наличии трудовых отношений, которые оформлены согласно ТКРФ, трудовая книжка обязана храниться в организации-работодателе. Потому для получения копии надо обратиться к кадровикам или непосредственно руководителю.

Следует написать заявление на имя директора по поводу получения заверенной копии книжки для предоставления ее в банк. Надо учитывать, что на осуществление процедуры у кадровика есть 3 рабочих дня.

Отдел кадров выдаст вам заверенную копию книжки. Удостоверьтесь, что в копии содержатся все обязательные реквизиты. Внизу страницы на каждом листе должны наличествовать:

1. фраза «Копия верна»;
2. печать организации-работодателя;
3. ФИО, должность и подпись лица, которое уполномочено заверять копию книжки;
4. дата заверения.

Последняя страница, помимо вышеперечисленных записей, должна обязательно содержать следующее:

• запись «Работает по настоящий момент в должности…»;
• ФИО заверителя, его должность, подпись, дата, печать.

Такая копия действует месяц со дня заверения. Если работник увольняется или в трудовой книжке появляются дополнительные записи, документ утрачивает силу.

publikacii/view.php?id=39

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 653-64-11 (Москва)

Это быстро и бесплатно!

Видео:Как заверить копию трудовой книжки? | Sova.liveСкачать

Как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2021 году

В 2021 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.

Для чего нужно заверять трудовую книжку

Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:

• Подтверждение источника дохода заемщика.
• Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
• Взыскание долга с зарплаты заемщика.
• Подтверждение информации, изложенной в анкете.
• Установление, часто ли человек меняет места работы.
• Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.

Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2021 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними.

Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ.

В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

https://www.youtube.com/watch?v=YdFXtvSBYVo

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

• Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
• Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
• Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
• На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Законодательное обоснование новых правил

До 1 июля 2021 года действовало Постановление Госстандарта №65 от 3 марта 2003 года. Но с 1 июля юридическую силу получает ГОСТ Р 7.0.97-2021, установленный Приказом Росстандарта №2004-ст. Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ.

Практически все нормы остались прежними. Но возникло одно изменение. В частности, теперь нужно прописывать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Нововведение нужно для того, чтобы получатель ксерокопии знал о месте нахождения оригинала.

Особенности внесения дополнительной записи

С 1 июля 2021 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2021. В нормативном акте есть важное разъяснение.

В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя.

Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Этапы заверения копии трудовой книжки

Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

1. На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
2. Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
3. Подпись лица, заверяющего документ.
4. Указание даты заверения.
5. Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
6. Проставление печати фирмы.

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

Распространенные ошибки при заверении

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

• Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
• На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
• На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
• Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
• Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
• Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
• Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Заверение книжки для банковского учреждения

В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

• Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
• Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
• Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
• Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
• Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

Дополнительные особенности

Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.

https://www.youtube.com/watch?v=8vb8KrS42Ik

К примеру, запись может быть выглядеть этим образом:

Верно.
Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».
Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2021.

В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется. Это одна из функций отметки, введенной в 2021 году.

Видео:Вкладыш в трудовую книжку по новым правилам - Елена А. ПономареваСкачать

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2021 года и как это было раньше

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая.

Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии.

Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2021 году.

Основные правила заверения трудовой книжки

При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2021 года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2021. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2021 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

https://www.youtube.com/watch?v=LVBzx_m84mM

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2021 года:

Видео:Обзор новой инструкции ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Копия трудовой книжки: образец в соответствии с требованиями ГОСТ

За ежегодным внесением изменений в законодательство порой не успевают даже самые опытные кадровики. Узнайте, как заверить копию трудовой книжки в соответствии с новыми требованиями.

Как заверить копию трудовой книжки: образец в соответствии с новым ГОСТом

Как заверить копию трудовой книжки образец — нужно уточнять ежегодно, так как в действующие законы вносятся поправки.

Подробнее о том, как заверить копию трудовой книжки, читайте в статьях:

На копиях трудовых с первого июля 2021 года требуется писать, где хранится подлинник. Данное правило касается всех остальных кадровых документов. Но эти изменения вступят в силу лишь в 2021 году, когда начнет действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2021. Росстандарт перенес дату введения ГОСТ Р 7.0.97-2021 с 2021 года на 2021 год приказом от 25 мая 2021 г. под № 435-ст.

Скачать документы по теме:

Сегодня действуют следующие документы, в которых написано, как заверять копии:

• ГОСТ Р 6.30-2003 (пункт 3.26);  
• Указ Президиума Верховного Совета СССР от четвертого августа 1983 г. под № 9779-x «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (четвертый абзац первого пункта).

Если вы уже начали оформлять имеющиеся кадровые документы по обновленным правилам — это не считается ошибкой. ГОСТ Р 7.0.97-2021 можно использовать сейчас, особенно это касается отметки о заверении копии трудовой и оттиска печати. Опираясь на образец заверения копии трудовой книжки, можно понять, как именно выполнять процедуру.

https://www.youtube.com/watch?v=oyUWlUrmdDU

Если к вам обратился сотрудник с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки, он должен написать заявление. Оно составляется в произвольной форме на имя директора организации с указанием Ф.И.О. и должности работника. Кадровик обязан уточнить, как правильно заверить копию трудовой книжки. Обычно это делается следующим образом:

документ делается в течение трех рабочих дней — отчет ведется с момента получения заявления;

всегда делайте копии всех листов, на которых есть любые записи;

на последнем листе вносите все необходимые сведения, поставьте подпись, число и печать.

Как заверяется копия трудовой книжки: образец печати

Отметка о заверении копии ставится под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписи. Новый ГОСТ вводит два возможных варианта отметок в зависимости от того, для каких целей нужна копия трудовой книжки, заверенная работодателем.

Два способа заверить копию трудовой книжки (образец):

На копии для внутреннего пользования в организации следует написать слово «Верно», должность лица, заверившего бумагу, его подпись, расшифровку подписи, актуальную дату заверения (пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2021).

На копии для другой компании с первого июля 2021 года дополнительно указывают место хранения оригинального документа: «Подлинник находится в (наименование организации) в деле под номером за такой-то год». После чего нужно поставить печать, если компания ее использует.

Как правильно оформить копию трудовой книжки: образец 

Трудовая книжка (фрагмент).

Если фирма не включила в номенклатуру дел трудовые работников как одно дело, то в отметке о месте их текущего хранения можно указать, что подлинник находится в отделе кадров предприятия «Рассвет».

Так можно правильно заверить копию трудовой книжки: образец 

Для удобства лучше изготовить штамп с постоянной информацией. Такой порядок требуется применять с первого июля 2021 года совершенно для всех копий кадровых документов, в том числе и трудовых. В отметке о заверении по ГОСТу должна стоять печать организации. В этом реквизите есть изменения.

Как заверяется копия трудовой книжки 

Печать проставляйте так, чтобы она не захватывала подпись лица, подписавшего копию, или в месте, которое обозначено «МП (пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2021).

Стандарт не уточняет, захватывает оттиск печати фрагмент должности или нет.

Но лучше, чтобы печать заходила на название должности уполномоченного лица, так как она призвана заверять подпись, поэтому нужно показать, что ее поставили только после того, как документ был создан. 

Как правильно заверить копию трудовой или иного документа: какие реквизиты указать

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2021 заменит еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003, регулирующий, как заверить копию трудовой книжки или иного значимого документа. В них одинаковое количество зафиксированных реквизитов — 30, отличающихся по своему составу. ГОСТ Р 7.0.97-2021 включает целых четыре новых пункта. Получается, что придется обновить имеющийся регламент по кадровому делопроизводству.

Гриф ограничения доступа к документу ставят на документах с информацией, доступ к которой полностью или частично ограничен. Проставляют его в верхнем правом углу первого листа проекта на границе верхнего поля.

Виды грифов ограничения требуется закрепить в локальных актах. В Положении о персональных данных предусмотрите специальную отметку, например, можно написать «Содержит персональные данные», «ПД» или другой вариант. Помимо персональных данных бумаги ограниченного доступа можно отмечать наиболее часто применяемым грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и т. д.

Наименование структурного подразделения размещают под наименованием предприятия в бланках писем и документов подразделений: отделения, представительства, филиала, коллегиального органа и др.

(пункт 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2021). Стандарт рекомендует оформлять реквизит исключительно прописными буквами (приложение В.5 к ГОСТ Р 7.0.97-2021). Например, пишите «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ», а никак иначе.

Наименование должности лица, являющегося автором документа, всегда размещают под наименованием компании (территории, края, области) в бланках должностных лиц, а также руководителей органа власти субъекта (пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2021). Например, «ДИРЕКТОР».

Отметка об электронной подписи помогает визуализировать документ. Ее ставят на том месте, где должна стоять живая подпись на аналогичном бумажном носителе информации.

https://www.youtube.com/watch?v=dgMmM33mgdU

Реквизит включает:

1. фразу «Документ подписан электронной подписью»;
2. актуальный номер сертификата ключа полученной электронной подписи;
3. Ф.И.О. владельца сертификата;
4. актуальный срок действия сертификата.

Реквизит может включать эмблему организации, органа власти, товарный знак или знак обслуживания. Главное, чтобы элементы были видимы и легко читаемы. Если не соблюдать правила заверения копии трудовой книжки, документ потеряет свою значимость. Важно внимательно относится к поправкам, придерживаться их.

Что еще учитывать при заверении копий документов в соответствии с ГОСТом

Если в комплект с копией трудовой нужно добавить и другие документы, учитывайте, что часть прежних реквизитов новый стандарт уточнил, включил в состав других или кардинально изменил. Нужно уточнять, что нового в оформлении реквизитов, важных для кадрового специалиста.

Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» и «Подпись» теперь можно выделять полужирным шрифтом, как и отдельные фрагменты текста (пункт 3.6 ГОСТ Р 7.0.97-2021). Главное — нужно закрепить данное правило в локальном акте по делопроизводству.

В реквизите «Адресат» добавили адрес электронной почты фирмы или руководителя. Если направляется письмо по е-mail/факсу, допустимо написать только номер факса или же электронную почту получателя. Если адресат — должностное лицо, перед его фамилией указывайте «г-ну» или «г-же» (пункт 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2021).

Если месяц в дате указан словом, день от 1 до 9 нужно писать без нуля (пункт 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2021).

В новом ГОСТе отражено, каким шрифтом печатать документы и какой межстрочный интервал устанавливать (пункт 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2021). Желательно оформлять реквизиты шрифтами: Times New Roman 13-14, Verdana 12-13, Arial 12-13, Calibri 14. Печатайте текст через один-полтора интервала с отступом 1,25 см (пункт 3.4 ГОСТ Р 7.0.97-2021).

Отметка об исполнителе включает полное указание фамилии, имени, отчества, номера телефона (пункт 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2021). В качестве дополнительной информации следует отражать наименование должности, структурного подразделения. Ранее реквизит включал лишь фамилию, инициалы и номер телефона.

Закрепите в Положении о документообороте или ином локальном акте текущие правила оформления реквизитов для всех документов по ГОСТ Р 7.0.97-2021, включая тип шрифта, его размер. Учитывайте, что в этом случае положения ГОСТа станут для вас обязательными.

Если кадровик неверно заверит копию трудовой книжки (образец) сотруднику или иному заинтересованному лицу штрафов не последует.

Но ошибка может привести к тому, что у работника не примут копию в банке, пенсионном фонде или иной организации, а это чревато претензиями с его стороны.

 Нужно помнить, что выдавать работнику оригинал трудовой, если он не увольняется, нельзя! Он хранится в отделе кадров компании.

Когда копия трудовой книжки имеет юридическую силу

Заверение копии трудовой книжки может выполнить любое уполномоченное лицо: начальник отдела кадров; специалист, совмещающий должность кадровики и бухгалтера; глава организации; главный бухгалтер. Но если будут допущены ошибки, документ потеряет свою юридическую силу.

Что делать, чтобы заверенная копия трудовой имела юридическую силу:

1. сделайте качественную копию, на которой хорошо видна вся информация;
2. на каждый лист нанесите пометку «Копия верна»;
3. все внесенные данные заверьте печатью;
4. печати дополните оригиналами подписи руководителя или же уполномоченного на такие действия лица.

Если человеку нужна полная копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец), допускается проставлять заверяющие реквизиты только на последний листок. Для этого:

• сшейте все странички;
• выведите нитку на последнюю страницу и приклейте к внутренней стороне обложки полоской бумаги;
• укажите, сколько всего листов в заверенном документе;
• поставьте подпись ответственного лица;
• нанесите оттиск печати непосредственно на рукописный текст и частично на сам бланк.

Ксерокопия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец), оформленная таким образом, имеет юридическую силу, поэтому нет необходимости проштамповать каждый листок. Но помните, что как и любая справка, копия имеет срок действия. В большинстве случаев период определяется принимаемым документ учреждением.

Редко срок превышает два месяца, но чаще период составляет всего две недели. Отметим, что срок действия касается в основном записи о последнем месте работы. Что касается данных о предыдущих местах работы, поскольку они неизменны, срок действия не ограничен.

Соответственно, однажды заверенная копия трудовой книжки (образец) может быть использована для подтверждения стажа на протяжении всей жизни.

Видео:КАК ЗАВЕРЯТЬ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМСкачать

Как заверить трудовую книжку с 1 июля 2021 по новым правилам

Заверение трудовой книжки в 2021 году может потребоваться во многих ситуациях. Работники организации обращаются в отдел кадров для этих целей в случае, если копию трудовой книжки необходимо предоставить банку для получения кредита или передать ее в различные организации социальной направленности (например, в Центр занятости населения).

Заверенная копия трудовой книжки используется для подтверждения уровня дохода человека и того факта, что он имеет постоянный заработок. Отдел кадров обязан выдать ее работнику спустя не более 3 дней после получения от него соответствующего заявления (или после устной просьбы). С 1 июля 2021 года в правила заверения трудовых книжек внесено одно существенное изменение.

Правила получения копии трудовой книжки

Трудовая книжка является собственностью работника, но на время трудовой деятельности она хранится у работодателя, в отделе кадров.

Для получения оригинала этого документа, его копии или выписки необходимо передать ответственному специалисту отдела кадров соответствующее заявление.

Заверенная копия трудовой книжки выдается работнику в течение последующих трех дней (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Заявление о получении заверенной копии трудовой книжки пишется от руки или печатается на компьютере на имя начальника предприятия, в свободной форме. Важно лишь соблюдать общие правила, которые используются для написания любых заявлений (кому и от кого оно написано, причины написания заявления и сопутствующие обстоятельства, дата написания документа и подпись заявителя).

В нашем случае основной текст заявления может быть следующим: «Прошу на основании статьи 62 Трудового кодекса РФ предоставить мне заверенную копию трудовой книжки для ее предоставления по месту требования».

В некоторых организациях для подобных заявлений создаются специальные бланки. В иных же компаниях вместо заявления ограничиваются устной просьбой. Хотя устное обращение для получения заверенной копии трудовой книжки и дозволяется в организациях малого бизнеса, все же лучше использовать именно письменную форму.

Как заверить трудовую книжку?

Заверение трудовой книжки, в том числе с пометкой «работает по настоящее время», происходит либо через организацию, в которой на данный момент трудится заявитель, или через нотариуса. Обращение к нотариусу требуется только в том случае, если владелец трудовой книжки нигде временно не работает.

Каким именно образом специалисты отдела кадров заверяют этот документ?

1. Первым делом копируются все основные листы трудовой книжки (на которых имеются какие-либо записи). Начиная титульным листом документа и заканчивая последней записью о трудоустройстве на текущее место работы;
2. Раздел, в котором описываются полученные работником вознаграждения, копируется при необходимости и только по просьбе заявителя. Это может потребоваться в случае предоставления копии в социальные органы. Например, для получения различных почетных званий;
3. Все скопированные листы трудовой тщательно брошюруются, а на специальной наклейке (с задней стороны сброшюрованных листов) указывается общее их количество.

На крайнем скопированном листе, после последней записи указывается ряд важной информации:

• слово «Верно»;
• наименование должности сотрудника, который заверяет трудовую книжку, а также его инициалы с фамилией и личная подпись;
• дата создания заверенной копии трудовой;
• печать или штамп организации (если в организации нет собственной круглой печати, то разрешается обойтись и без нее).

Сам текст должен быть очень четким, а право заверения имеется только у лиц, которым это доверено на основании локальных нормативных актов или специально составленной для этих целей доверенности. Если таких актов в организации нет, то сотрудник отдела кадров вправе отнести бумаги для заверения руководителю предприятия.

Бывает, что листы трудовой книжки не сшиваются, а выдаются работнику отдельно. Но в этом случае заверительные записи должны располагаться в конце каждого листа. Это может быть достаточно трудоемким процессом, если трудовая содержит очень много листов.

https://www.youtube.com/watch?v=zTjgn3qPkIA

Некоторые банки или государственные органы требуют, чтобы помимо основной информации на последнем листе трудовой была сделана запись «работает по настоящее время». Однако нигде в законе такого требования не содержится.

Заверение трудовой книжки по новым правилам

🎦 Видео

Как делать записи о работе в трудовой книжке?Скачать

Как заполнить трудовую книжку, или О чем молчит Инструкция, Валентина АндрееваСкачать

Как заверять копию трудовой книжкиСкачать

Как заверять копию трудовой книжкиСкачать

КАК ПОСМОТРЕТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ? СМОТРИМ СВОЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУСкачать

Новые правила ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021 годаСкачать

Трудовая книжка. Не выдали трудовую книжку при увольнении? Как ее вернуть? Пошаговая инструкция!Скачать

Трудовые книжки: новые правила в 2023 годуСкачать

Электронные трудовые книжки. Как перейти на новый формат сведений о трудовой деятельностиСкачать

Как по новым правилам работать с трудовыми книжками. Марафон бесплатных кадровых вебинаров.Скачать

Правила работы с трудовыми книжками с учетом новых требованийСкачать

Находим ответ. Как внести изменения в трудовую книжкуСкачать

Бланки трудовой и вкладыша по новым правилам - Елена ПономареваСкачать

Как поступить, если сотрудник заявляет о потере трудовой книжки - Елена ПономареваСкачать

КАК ЗАВОДИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ НА НОВОГО РАБОТНИКА в 2021 году ?Скачать