+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

Содержание

Приказ о выдаче трудовой книжки — Ваше право

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

Приказ
о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

[ число, месяц, год ]

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них [ должность, Ф. И. О. ] с [ число, месяц, год ].

2. На период отсутствия [ должность, Ф. И. О. ответственного ] обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на [ должность, Ф. И. О. ].

3. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]

С приказом ознакомлен:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Примерная форма приказа о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

Разработана: Компания «Гарант», август 2017 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

base.garant.ru

Статьи по теме

Как и все остальные кадровые процедуры, процесс выдачи трудовой книжки на руки увольняющемуся работнику строго регламентирован. Выдача трудовой книжки при увольнении осуществляется только на основании приказа, подписанного руководителем предприятия-работодателя. Учет выдаваемых трудовых книжек ведется по специальному реестру, в котором фиксируется факт выдачи каждого такого документа.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек «под ключ» от Системы Кадры.

Из статьи вы узнаете:

  • Как оформить приказ о выдаче трудовой книжки
  • Что является датой выдачи трудовой книжки
  • Как ведется реестр выдачи трудовых книжек
  • Как оформить приказ о выдаче трудовой книжки

    Трудовое законодательство РФ (статья 140) указывает, что в последний день трудовых отношений между работодателем и работником, руководитель обязан при увольнении выдать трудовую книжку на руки. Разделом IV Постановления правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.

    «О трудовых книжках» предусматривается порядок выдачи этих документов в случае увольнения работников.

    Согласно пункту 35 Постановления, перед тем, как выдать книжку на руки работнику, все записи, внесенные за период работы у данного руководителя, необходимо заверить подписью руководителя или сотрудника оформлявшего трудовую (как правило, это работник кадрового подразделения), поставить печать организации.

    Если локальными нормативными актами организации предусмотрено, что трудовая книжка работнику при увольнении может быть выдана только на основании приказа руководителя, такой приказ необходимо будет составить. Работнику кадровой службы необходимо грамотно, ссылаясь на действующее законодательство РФ составить приказ о выдаче трудовой, который в последующем завизирует руководитель.

    Типовой формы такого приказа не существует, поэтому работодатель может разработать и утвердить ее самостоятельно.

    Но всегда необходимо помнить, что приказ должен содержать, обязательные для такого вида документов реквизиты, а также соответствовать обычаям кадрового оборота.

    Так, в приказе о выдаче трудовой книжки в 2017 году должно быть указано: название приказа, порядковый номер, дата издания, название организации и, конечно же, основание приказа.

    Алгоритм составления приказа следующий:

  • После написания надписи: «Приказываю», прописываем содержание приказа (например: «Выдать Феоклистову Г.Е. трудовую книжку).
  • Далее пишем данные о сотруднике, на которого возлагается контроль за исполнением этого приказа. (например: «Поручить специалисту отдела кадров Байдаевой Х.Б. выдать Феоклистову Г.Е. трудовую книжку»).
  • Конечно же не забыть указать в приказе, данные о сотруднике, на которого это возлагается (например: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»).
  • После чего нужно указать должность лица, издавшего приказ, проставить дату и подпись.
  • Обратите внимание: Лицо, которому выдается трудовая книжка, должно быть ознакомлено с текстом приказа под подпись.

    О том, как заполнить трудовую книжку, читайте далее

    Приказ о выдаче трудовой книжки в 2017 году, образец представлен ниже.

    В соответствии с установленными подзаконными актами правилами ведения трудовых книжек, их бланки работодатель приобретает централизованно, через диллерскую сеть.

    Но сотрудник, для которого данное место работы было первым и которому трудовая была открыта на этом предприятии, должен возместить стоимость бланка этого документа.

    Поэтому, если ранее он этого не сделал, удержать стоимость бланка трудовой необходимо с него при увольнении.

    Пункт 47 Правил, утвержденных Правительством РФ № 225 от 16.04.2003 года устанавливает, что сотрудник, увольняющийся из организации обязан, возместить стоимость бланка. Сделать это можно следующими способами:

  • Отдать наличные деньги в кассу организации
  • Перечислить на расчетный счет
  • Обратиться с заявлением, указав на уменьшение причитающейся ему сумму к выплате.
  • Дата выдачи трудовой книжки

    Согласно статье 84.1. ТК РФ, общим порядком оформления прекращения трудового договора предусматривается, что в день прекращения договора работодатель обязан выдать работнику трудовую, произвести с ним окончательный расчет (на основании ст. 140 ТК РФ).

    Вместе с тем, как указывается в ст. 140 ТК РФ «Сроки расчета при увольнении», выплата всех причитающихся работнику сумм производится в день увольнения. К сожалению, в последнее время сложилась неблагоприятная практика, когда уволенного работника заставляют приходить из дня в день за положенными ему выплатами.

    Обратите внимание: в соответствии с законодательством РФ книжка может выдаваться на руки работнику лишь в случае увольнения или для предъявления в Пенсионный фонд для сверки и начисления пенсии.

    При установлении дня увольнения, применяются правила определения сроков, (статья 14 ТК РФ). В таком случае, если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания является ближайший за ним рабочий день. В этот день работодатель должен произвести с работником окончательный расчет и выплатить ему всю причитающуюся заработную плату, доплаты и компенсации.

    Несомненно, уважающая себя организация, которая не хочет иметь «запятнанную репутацию» отдает увольняющемуся работнику трудовую книжку. Но так происходит не всегда, к основным причинам, по которым предприятие может задержать выдачу этого документа, относятся:

    • утеря книги;
    • отсутствие работника в связи с болезнью;
    • задержка выдачи по вине работодателя.

    Для того, чтобы снять с себя ответственность работодателю нужно направить уведомление работнику о необходимости явиться за книжкой (пункт 36 Постановления № 225 от 16.04.2003г.).

    В том случае, когда работодателем нарушены сроки выдачи трудовой книжки при увольнении в 2017 году, на него может быть возложена как административная, так и материальная ответственность. Штрафные санкции в таком случае для должностного лица организации могут составить сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

    Лицо, назначенное приказом ответственным за выдачу трудовой книжки также может быть оштрафовано на сумму от 1 до 5 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

    Задержка трудовой книжки работника чревата для работодателя и тем, что бывший сотрудник может потребовать от него возмещения материального ущерба. Статьей 234 ТК РФ определено, что работодатель обязан возместить работнику не полученный заработок, в случае лишения (незаконного) возможности трудиться.

    В случае, если в день увольнения работнику не выдана книжка, работодатель должен выплатить ему заработок за каждый день до дня получения книги. Ведь, как известно, ни одна организация или предприятие не заключит трудовой договор без наличия книжки.

    Таким образом, при несвоевременной выдаче книжки при увольнении (статья 237 ТК РФ) будет положена компенсация морального вреда за счет средств работодателя.

    В случае задержки, сотруднику кадрового подразделения нужно подготовить приказ о прекращении действия договора с сотрудником и внести запись в трудовую об изменении даты увольнения на день выдачи. При этом, ранее внесенная запись будет считаться недействительной.

    В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов.

    Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.

    Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.

    Обратите внимание: Факт не сдачи каких-либо материальных ценностей не будет служить основанием для задержки выдачи трудовой.

    Реестр выдачи трудовых книжек

    Завершающим этапом при увольнении является внесение сотрудником кадрового подразделения соответствующей записи в журнал выдачи трудовых книжек. Законодательство РФ обязует работодателя вести такого рода журнал в организации, предприятии, учреждении.

    Записи в журнале или реестре являются, пусть косвенным, но подтверждением факта подлинности книжки. Ответственным за ведение и хранение книжек является работодатель, он же назначает своим приказом то лицо, которому эти полномочия передаются.

    Поэтому в случае отсутствия журнала, на работодателя, в случае проверки трудинспекции, может быть наложен штраф, что приведет к материальным затратам.

    Трудовая книжка – это документ с определенным количеством листов. У работников, ведущих активную трудовую деятельность может возникнуть ситуация, когда в трудовой заканчиваются листы, поэтому в нее необходимо оформить и вшить вкладыш. Но для этого необходимо провести определенную процедуру. Итак, первым делом кадровик принимает от работника заявление.

    После чего составляется приказ о выдаче вкладыша в трудовую книжку, который подписывается директором или иным лицом его замещающим. При увольнении на руки работнику трудовая книжка выдается со вшитым вкладышем и пометкой в правом верхнем углу титульного листа о его выдаче.

    На титульном листе вкладыша также есть пометка о том, к какому именно документу он является приложением.

    На заметку: Бланк вкладыша соответствует образцу, который по настоящее время утверждён и не имеет значения, какого года выпуска книжка.

    www.kdelo.ru

    Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки — образец

    Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки — образец данного документа можно разработать самостоятельно, приняв во внимание разъяснения, содержащиеся в настоящей статье. В ней мы расскажем, что такое дубликат трудовой книжки и в каких случаях он выдается, а также рассмотрим, каким образом заполняется и издается приказ о его выдаче.

    Что такое дубликат трудовой книжки

    Трудовая деятельность каждого конкретного работника любой организации либо ИП подтверждается трудовой книжкой.

    В ней отражается различная информация о работнике, в частности о его предыдущей и настоящей трудовой деятельности, наградах, поощрениях по службе, увольнениях с прежних мест работы, переводах на новые места службы и т. д.

    Основная роль трудовой книжки — подтверждение стажа работника, предоставление исчерпывающей информации о трудовой деятельности. Ведение данного документа — обязанность работодателя (ст. 66 ТК РФ).

    Источник: http://lubnitsa.ru/prikaz-o-vydache-trudovoj-knizhki/

    Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2018 года

    Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

    Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2018 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

    Как получить дубликат трудовой книжки при утере

    Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

    При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.

    Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

    Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:

    1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
    2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
    3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

    Также см. «Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно: последствия и ответственность».

    В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

    Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

    Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

    Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.

    Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

    Также см. «Как восстановить трудовую книжку, если вы ее потеряли».

    Как сделать дубликат трудовой книжки

    Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки.

    При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.

    Образец может быть выполнен в произвольной форме.

    Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников.

    А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого.

    В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

    Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

    Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей. Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.

    В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам, могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.

    По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.

    При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке.

    Порядок оформления дубликата трудовой книжки

    Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий:

    1Указывают общий стаж работы, который есть у сотрудника до поступления к работодателю, ответственному за выдачу дубликата.
    2В первой графе проставляют порядковый номер записи. Как правило, это – № 1.
    3Графа 2 содержит сведения о дате события.
    4В графу 3 заносят информацию о занимаемой должности. Данные о работодателях в дубликате трудовой книжки приводят после указания даты (в отличие от оригинала). Затем действует общий порядок: наименование места работы предшествует данным графы 2.
    5Перечисляют документы, сведения которых позволили внести запись о работе, стаже.

    Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях. Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму.

    Также см. «Запись в трудовой книжке об увольнении в 2018 году».

    После внесения в продублированный документ данных о местах работы и отражении продолжительности стажа наниматель, согласно требованиям законодательства, снимает копии со всех предоставленных справок, приказов и прочих документов, возвращая оригиналы владельцу книжки. Те же действия проводят и при необходимости оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку.

    Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

    Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

    Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

    На нашем сайте бланк этой книги можно скачать здесь.

    Теперь вы знаете, как оформить дубликат трудовой книжки по образцу 2018-го года. Процедура особой сложности не представляет. Достаточно иметь заявление сотрудника и внести требуемые сведения в новый бланк с пометкой «дубликат».

    Также см. «Дубликат трудовой книжки: как с ним работать».

    , пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/dublikat-tk-2.html

    Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2017

    Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

    В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

    Дубликат трудовой книжки при утере

    Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

    Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку.

    К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

    Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв.

    Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен.

    Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

    Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

    Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

    Порядок оформления дубликата трудовой книжки

    Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

    Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (образец) 

    В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

    Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он.

    Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

    Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

    На новом бланке трудовой книжки:

    • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
    • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

    В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

    Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

    Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

    Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

    Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

    Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

    В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

    А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников.

    Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки.

    То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

    Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

    Также читайте:

    Источник: http://GlavKniga.ru/situations/k501793

    Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2018 | как оформить

    Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

    Утрата трудовой книжки возможна по самым разным причинам. Отчаиваться не стоит, утраченные данные возможно внести в дубликат трудовой. Читайте о том, как его оформить, скачайте образец документа

    Как оформить дубликат трудовой книжки после ее утери

    Оформление дубликата трудовой книжки в 2018 году – процедура непростая и трудоемкая, требующая особой внимательности. Общие ее правила прописаны в Постановлении Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г. Алгоритм действий таков:

    Шаг 1. Обнаружив, что трудовая книжка пропала или пришла в негодность, ее владелец подает своему работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой.

    Шаг 2. Наниматель обязан принять прошение, если заявитель является его действующим сотрудником или уволенным, но пока не трудоустроившимся. Заявление регистрируется в книге учета.

    Шаг 3. Если это прописано в ЛНА, руководитель в ответ на заявление издает приказ о выдаче дубликата. Если нет, этот шаг можно пропустить и начать процедуру восстановления сразу вслед за заявкой.

    Шаг 4. Необходимо собрать документальные подтверждения стажа. Эта обязанность, как уже упоминалось, возлагается на виновника утери/порчи формуляра. Тем не менее, даже если владелец книжки сам ее потерял или испортил, предприятие обязано ему помочь, предоставив перечень нужных документов и подготовив все имеющиеся подтверждения, касающиеся его работы на данном конкретном предприятии:

    • личное дело;
    • трудовые договора;
    • заверенные копии приказов или выписок из них;
    • копии трудовой;
    • справки, доказывающие факты и периоды трудоустройства;
    • документы о награждении.

    Подойдут и сохранившиеся остатки испорченной книжки, а идеальным вариантом станет заверенная копия документа, сделанная заранее.

    Компания обязана хранить кадровые документы. Если работник, ГИТ или суд потребуют документы, а вы не сможете их предоставить, компанию оштрафуют, а процедуру отменят. Чтобы этого не произошло, разберем, какие документы можно дублировать и как поступить, если восстановить их нельзя.

    Шаг 5. Помимо подтверждений с текущего места работы, нужно собрать такие же бумаги со всех прежних мест трудоустройства.

    Шаг 6. Если по каким-то причинам не представляется возможным получить нужные подтверждения со всех или некоторых мест работы, можно попытаться восстановить их через ПФ или через архив (выдают в качестве основания справки). В особо сложных случаях сведения о трудовом стаже приходится подтверждать в суде (выдает в качестве основания решение суда).

    ► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

    Шаг 7. Когда вся документация, подтверждающая стаж, собрана, заявитель передает ее в отдел кадров своего действующего (или последнего) нанимателя. На основании представленных сведений ответственный сотрудник заполняет бланк дубликата.

    Шаг 8. Законом на восстановление формуляра положено 15 рабочих дней с момента подачи прошения.

    Шаг 9. В книге движения ТК отмечается выдача под роспись получателя.

    Плата за выдачу

    Все затраты, связанные с покупкой нового бланка трудовой книжки, ложатся на работодателя, если утрата произошла по его вине, в противном случае, за приобретение бланка должен будет платить сотрудник. Сама процедура оформления является полностью бесплатной.

    Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

    Распоряжение о выдаче дубликата не предусмотрено законодательством, также как и приказ о выдаче трудовой при приеме на работу. Оно оформляется только в случае регулирующего его наличие ЛНА работодателя.

    Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки составляется в свободной форме. В качестве основания указывается заявление сотрудника и назначаются ответственные за выполнение.

    ► С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах

    Как заполнить дубликат

    Первое и главное правило заполнения дубликата трудовой книжки в 2018 году: в него заносится только официально подтвержденная информация! Если какие-то сведения не имеют документальных доказательств, вносить их в формуляр нельзя, даже если они кажутся правдоподобными. В идеале копия должна полностью соответствовать утраченному оригиналу. Оформляется документ на обычном бланке трудовой книжки. Правила заполнения дубликата аналогичны оформлению трудовой, но есть некоторые нюансы. Порядок следующий:

    Шаг 1. На новом бланке чуть выше оглавления документа от руки вносится надпись «дубликат».

    Шаг 2. Заполняется титульный лист, проставляются соответствующие подписи и печать. Если в старом формуляре было исправление фамилии при официальной ее смене, то в восстановленном документе прописывается новая (на основании соответствующего свидетельства).

    Шаг 3. Основная часть. На первых строках, без проставления порядковой нумерации, указывается полный подтвержденный стаж сотрудника до

    Шаг 4. Далее начинается нумерация событий, которые записываются в хронологическом порядке. Здесь нужно обратить внимание на отличие от порядка внесения записей в оригинал.

    Если в исходном документе названия организаций выносятся в шапку, а нумерация касается только событий (прием, перевод, увольнение), то в дубликате фиксируются только сами факты в формате «принят на должность электромонтера в ПАО МОЭСК», «переведен на должность инженера по наладке оборудования» и т.п.

    ► Когда «отменят» бумажные трудовые книжки и что делать, пока это не произошло

    Шаг 5. Напротив каждого события проставляются реквизиты документа-основания.

    Шаг 6. Каждая запись, даже о тех событиях, которые происходили с работником на других местах работы, заверяется печатью организации, занимающейся восстановлением документа и подписью ее руководителя.

    Шаг 7. Если в свое время сотруднику был выдан вкладыш, то, скорее всего, он также был утерян вместе с основным документом. Поэтому по вкладышу тоже оформляется дубликат на тех же основания, что и по трудовой.

    Шаг 8.Если в процессе заполнения была допущена ошибка, целесообразно списать бланк, составив соответствующий акт, и начать новый.

    В каких случаях требуется дубликат

    При утере в первую очередь надо выяснить, чья это вина, но в любом случае восстановить потерянную трудовую книжку можно. Если виноват в инциденте владелец книжки, то ему следует обратиться за дубликатом к своему действующему или, если человек безработный, к последнему работодателю.

    Мероприятиями по сбору документов он занимается самостоятельно, а также оплачивает из своих средств покупку нового бланка, на предприятии лишь проводят процедуру заполнения формуляра и заверяют его. Доказать, что обладатель книжки сам потерял ее, несложно. Документ выдается на руки только при увольнении или при подаче его в ПФ, причем исключительно под расписку владельца книжки.

    ► Зачем нужна комиссия по восстановлению документов и как организовать ее работу

    Утеря книжек по вине работодателя происходит редко, поскольку руководитель несет личную ответственность за их сохранность, и подходит к этому вопросу максимально серьезно. Если все же документ утерян, всю процедуру оформления дубликата компания берет на себя – от сбора документов до закупки нового бланка.

    Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

    Может трудовая и прийти в негодность – порваться, обгореть, намокнуть, вследствие чего данные, содержащиеся в ней, теряются или становятся нечитаемыми.

    Если хотя бы часть их сохранилась, желательно сделать копию документа, это облегчит оформление дубликата.

    Также к понятию «негодность» можно отнести случаи внесения ошибочных или недействительных данных, неправильный формат исправлений, в результате которых записи в документе стали путаными и непонятными.

    ► К чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет, а план по штрафам сделать надо

    Массовая утрата предприятием трудовых книжек может произойти в результате ЧП – пожара, стихийного бедствия и т.п.

    Численность персонала может быть достаточно большой, поэтому для массового восстановления документов требуется создание специальной комиссии, которая определяет стаж каждого сотрудника, лишившегося книжки.

    По результатам работы комиссии составляется акт, на основании которого инициируется процесс оформления дубликатов. На компанию возлагаются и расходы, связанные с покупкой бланков.

    Что делать, если утерян дубликат

    Алгоритм повторного оформления полностью идентичен получению первого дубликата.

    Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098035-18-m8-dublikat-trudovoy-knijki-obrazets-zapolneniya-2018

    Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

    Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

    Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

    Определение

    Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

    Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

    1. Личные данные.
    2. Данные о выполняемой работе.
    3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
    4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

    Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

    Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

    Когда выдается

    Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

    • утерю сотрудником;
    • утерю работодателем;
    • порчу документа;
    • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

    Каждый из пунктов имеет свои особенности.

    Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

    В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу.

    Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой.

    Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

    Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа.

    На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка.

    В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

    При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

    Оформление

    Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

    Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

    Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

    Стоимость

    Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

    По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

    Плата не берется только в следующих случаях:

    • при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
    • при неверном заполнении титульного листа;
    • при порче, случившейся не по вине сотрудника.

    Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

    Алгоритм

    Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

    1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
    2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
    3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
    4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
    5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
    6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

    Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

    Документы

    Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

    В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

    Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

    • причина утраты;
    • просьба о выдаче повторного документа;
    • дата составления, подпись гражданина.

    Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

    Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

    После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

    Приказ должен:

    • содержать номер;
    • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
    • издаваться только в печатном виде;
    • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
    • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

    Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

    Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

    1. Личное дело.
    2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
    3. Удостоверения гражданина.
    4. Трудовые договора.
    5. Расчетная книжка.

    Какие сведения вносятся в дубликат

    Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

    • фамилия, имя и отчество гражданина;
    • дата рождения;
    • наличие и вид образования;
    • профессия.

    Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

    На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

    Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

    Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

    Следом заполняются все графы по порядку:

    • дата поступления на работу;
    • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
    • сведения о документе, на основании которого данные занесены.

    В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

    Сроки выдачи

    Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

    Некоторые нюансы

    Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа.

    В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат.

    Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

    Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

    • данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
    • после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

    Недействительная запись

    Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

    Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

    Если сотрудник уволился

    Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

    Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

    Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

    Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

    Книга учета

    После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

    Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений.

    И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой.

    Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

    Источник: http://fb.ru/article/307854/kak-oformit-dublikat-trudovoy-knijki-poshagovaya-instruktsiya-dokumentyi-i-rekomendatsii

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.