+7(499)495-49-41

Письмо-согласие

Содержание

Как правильно составить письмо-согласие? | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Письмо-согласие

Письмо-согласие представляет собой разновидность письма-ответа и составляется в качестве положительной реакции на инициативное письмо. При его составлении необходимо учитывать определенные нюансы и придерживаться правил делопроизводства: общих для всей корреспонденции и конкретных для такого вида документации.

В данном материале вы узнаете:

  • что такое письмо-согласие,
  • каковы нормы составления письма-согласия,
  • какие части включает в себя письмо-согласие.

Для начала определим общие требования к составлению писем-ответов. Они составляются в качестве реакции на получение письма-запроса, просьбы, приглашения или предложения. Аналогично любой другой деловой корреспонденции, для оформления таких писем необходим фирменный бланк компании, а также строгое соблюдение норм делопроизводства. Непременно нужно придерживаться правил делового этикета.

В письме-согласии, как и в каждом ответном сообщении, в обязательном порядке должна присутствовать ссылка на номер и дату корреспонденции-запроса. Подобный подход существенно упрощает обработку почты адресату.

В противном случае в крупных компаниях ответ может попасть вовсе не тому специалисту, которому он предназначался, а в ряде случаев даже в другой отдел. Письмо может потом затеряться, и даже если этого не произойдет, сроки  рассмотрения документации значительно увеличатся.

Добавим, что по требованиям делопроизводства в письме-ответе не должно быть фраз типа «На ваш запрос от 00.00.2017 № …». Однако на практике подобные примеры можно увидеть нередко.

В процессе написания корреспонденции с согласием исполнитель должен указать сведения о номере и дате письма-запроса в четко определенном месте. А именно, данная ссылка находится прямо под номером и датой регистрации собственного письма. Примеры таких отметок можно найти в образцах деловой документации.

Как составить письмо-согласие?

Переходим собственно к письмам, в которых содержится положительный ответ на просьбу либо запрос. На них распространяются все вышеназванные правила, характерные для ответной корреспонденции.

Составляя такие письма, следует четко придерживаться принципа языкового параллелизма. Это значит, что в тексте применимы те же языковые обороты и лексика, которые были использованы в инициативном сообщении.

Ошибок, допущенных автором документа с просьбой, быть при этом не должно.

В том случае, когда в письме-просьбе присутствует обоснование, именно с него нужно начать сообщение с согласием. А при отсутствии обоснования письмо-ответ сразу будет начинаться с изложения сообщаемых сведений. Приведем несколько примеров используемых шаблонных фраз:

  • «Готовы принять ваши условия на …»;
  • «Доводим до Вашего сведения, что…»;
  • «Извещаем Вас о…»;
  • «Согласны рассмотреть (предоставить, оказать и т.п.) …» ;
  • «Сообщаем Вам, что…».

Из каких частей состоит письмо-согласие?

Обобщим представленную выше информацию и перечислим, какие составляющие должны быть в деловой корреспонденции с положительным ответом на запрос. Вот элементы и их примерный порядок:

  • номер и дата регистрации письма,
  • ссылка на номер и дату сообщения-запроса,
  • обоснование при наличии,
  • информационный текст ответа на запрос,
  • подпись.

При строгом соответствии правилам и использованию всех требуемых делопроизводством составляющих можно быть уверенным в том, что письмо-согласие будет доставлено определенному адресату, а его содержание будет трактовано максимально четко и грамотно.

Примеры писем-согласий различного типа

В заключение материала приведем несколько примеров ответной корреспонденции, дающей согласие на запрос. Начнем мы с примера текста письма-согласия с обоснованием.

С учетом физической изношенности и морального устаревания оборудования, применяемого в цехах регионального филиала фабрики, а также возросший объем заказов на пошив швейных изделий даем согласие на покупку 15 новых швейных машин за счет средств, предусмотренных бюджетом предприятия на совершенствование производства в пределах суммы, выделенной региональному отделению на I квартал 2017 года.

Как можно увидеть, в самом начале данного сообщения приводится обоснование согласия, а затем уже следует ответ на полученный ранее запрос. Еще один пример письма-согласия без обоснования причин.

Сообщаем о готовности предоставить вашей организации в аренду 10 квадратных метров выставочной площади в павильоне К выставочного центра «ХХХ» для организации экспозиции на выставке «Информационные технологии-2017» с 13 по 20 мая текущего года.

Напомним, что в любом из вышеназванных писем, помимо упомянутого текста, в начале должна присутствовать дата и номер письма, а также дата и номер сообщения-запроса.

Новые статьи

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210798-qqq-17-m2-17-02-2017-kak-pravilno-sostavit-pismo-soglasie

Как получать согласие на рассылку, чтобы не улетать в спам

Письмо-согласие

Закон гласит: массовые email-рассылки — реклама. А ФЗ «О рекламе» требует, чтобы адресат добровольно согласился получать рассылку. Не давал согласия — рассылать нельзя.

Рассказываем, как получить согласие на рассылку, чтобы это было просто, законно и без урона для бизнеса.

Пользователь, получивший рекламное письмо без согласия, может пожаловаться в ФАС. Для этого надо лишь отправить сообщение со скриншотом письма. ФАС проверит, было ли получено согласие. Если нет — спамер получит штраф:

  • для компаний — от 100 до 500 тыс. руб.;
  • для руководителей компаний — от 4 до 20 тыс. руб.;
  • для граждан — от 2 до 2,5 тыс. руб.

Если спамер — юридическое лицо, штраф могут получить и компания, и её руководитель.

Как получить согласие на рассылку

Есть 2 способа получить согласие на рассылку:

  1. через страницу оформления заказа (обычно используют интернет-магазины);
  2. через форму подписки (используют все, кто ведет регулярную рассылку с полезным контентом).

Согласие на странице оформления заказа

Тут тоже 2 способа:

Первый способ. Отдельный чекбокс (галочка) для подписки. Если пользователь ставит галочку, он становится подписчиком. Не ставит — получает только услугу или делает заказ. И даже если подписчик забудет, что когда-то ставил галочку, запись о ней останется в специальном лог-файле.

Так делает Lamoda, например.

Оставлять чекбокс предзаполненным — ставить галочку автоматически — не желательно. Пользователь может ее не заметить, а потом пожаловаться на спам.

Предзаполненный чекбокс не нарушает закон, но может привести к расследованию со стороны ФАС и штрафам, как случилось, например, с компанией Travelata. Поэтому правильнее оставить чекбокс пустым, чтобы пользователь сам, осознанно, поставил галочку.

Второй способ. Согласие по умолчанию. В форме заказа чекбокса для согласия на рассылку нет. Но в пользовательском соглашении есть пункт о том, что клиент соглашается на получение рассылок. Когда пользователь заказывает услугу или товар на сайте, он автоматом становится подписчиком.

В этом случае человек не дает осознанного согласия на подписку. В случае проверки со стороны ФАС, нужно будет доказать, что у пользователя была альтернатива, и он осознанно согласился получать рекламные письма. Если альтернативы не было, ФАС и суд воспримут это как отсутствие согласия.

Правильнее со стороны закона и честнее по отношению к клиентам использовать первый подход — отдельный чекбокс для подписки на рассылку.

Согласие в форме подписки

При подписке через форму согласие можно получить путём одинарного (single opt-in) или двойного (double opt-in) подтверждения.

Одинарное подтверждение. Пользователь указывает электронный адрес в форме подписки и нажимает на «Подписаться». Всё, он подписчик.

Плюс: адрес электронной почты не надо подтверждать. Значит, человек совершит меньше действий для подписки. Чем проще процесс подписки — тем больше подписчиков.

Но есть минусы:

  • снижается качество базы из-за некорректных и случайных адресов;
  • выше риск жалобы на спам. Пользователь может подписаться случайно или только ради бонуса за подписку, а затем забудет, что подписался;
  • трудно доказать, что подписчик согласился получать сообщения рассылки.

Одинарным подтверждением пользуется, например, издательство «ЭКСМО»:

Форма подписки на сайте издательства ЭКСМО Приветственное письмо от ЭКСМО

Двойное подтверждение. Пользователь вводит email-адрес в форме подписки, а затем получает на почту письмо со ссылкой-подтверждением. Он станет подписчиком, только если перейдёт по этой ссылке.

Плюсы:

  • повышается качество базы, так как случайные и некорректные адреса отпадают;
  • риск жалобы на спам ниже, так как пользователи осознанно переходят по ссылке подтверждения;
  • в случае проверки, шанс доказать ФАС согласие подписчика выше, так как он даёт согласие дважды: когда нажимает на кнопку «Подписаться», и когда переходит по ссылке из письма.

Минус: количество подписчиков, вероятно, будет меньше, чем при одинарном подтверждении. Но качество базы будет выше.

Пример двойного подтверждения — рассылка интернет-магазина «Семена почтой».

Форма подписки на сайте «Семена почтой» Письмо со ссылкой подтверждения подписки

Одинарное подтверждение подходит только в том случае, если для вас важнее количество подписчиков. Но если вам важно повысить качество базы и снизить риск проблем с законом, используйте двойное подтверждение.

Первое. В форме оформления заказа ставим пустой чекбокс с подписью, например, «Согласен получать рекламные письма».

Второе. Используем двойное подтверждение при оформлении подписки через специальную форму.

Теперь в деталях о том, как правильно собирать контакты подписчиков.

Как собирать контакты и не быть спамерами

Дадим несколько советов. В идеале, их все надо соблюдать. Тогда не будет проблем ни с законом, ни с почтовыми провайдерами.

Совет 1. «Белая» база. Правильная база должна быть «белой» — собранной с добровольного согласия пользователей. Не покупайте и не скачивайте email-адреса, не собирайте их с сайтов и мессенджеров. Иначе рассылку либо отклонят, либо примут за спам. Подробнее о том, почему сервис может отклонить вашу рассылку.

Совет 2. Отдельный пустой чекбокс для подписки. Дайте клиенту возможность пользоваться услугами без привязки к подписке. Пусть сам решает, получать рассылку или нет. Подписчиков меньше, но они надёжнее, так как дают добровольное согласие.

Совет 3. Чёткие определения. Ясно указывайте, что адресат подписывается на рекламные сообщения. Вместо: «Мне интересны гаджеты, и я хочу получать о них информацию», лучше написать: «Согласен получать информационно-рекламные письма». Если ФАС будет проверять вашу рассылку, расплывчатая формулировка не докажет согласие пользователя.

Совет 4. Уведомление. Как только пользователь согласился на рассылку при оформлении заказа, отправьте ему приветственное сообщение без рекламы. Обратитесь к адресату по имени, и сообщите, что он согласился на получение рекламных писем. Укажите, что можно отписаться в любой момент и дайте ссылку для отписки. Это письмо станет дополнительным доказательством в случае проверки на спам.

Совет 5. Double Opt-In. Применяйте двойное подтверждение. Оно доказывает согласие подписчика на рассылку и повышает качество базы.

Совет 6. Пользовательское соглашение. Это документ, который определяет ваши отношения с пользователем. Разместите его на сайте. Включите в него следующие пункты:

  • о рассылке рекламных сообщений;
  • условия подписки и отписки;
  • о хранении и обработке персональных данных.

Добавляйте ссылку на пользовательское соглашение в каждом письме. Пример из соглашения Яндекса:

Пункт о рассылке из пользовательского соглашения Яндекса

Выделите отдельную страницу на сайте для «Политики конфиденциальности».

Этот документ подтверждает ваше право собирать и хранить личную информацию пользователей: имя, адрес проживания, реквизиты банковской карты. Включите пункты о том, почему вы собираете данные, где и как они хранятся.

Объясните, что вы ответственны в случае попадания личных данных пользователя третьим лицам по вашей вине. Документ гарантирует сохранность личной информации пользователей.

Те, кто оставляет на сайте информацию о себе, должны принять его условия.

Пример с сайта Яндекса:

Политика конфиденциальности Яндекса

Совет 7. Согласие на обработку персональных данных. И в форме подписки, и на странице оформления заказа добавьте чекбокс с текстом: «Согласен на обработку персональных данных».

Текст сделайте прямой ссылкой на политику конфиденциальности. А кнопки «Подписаться» или «Оформить заказ» должны работать только после того, как пользователь поставит галочку в чекбокс.

О штрафах за неправильную форму подписки.

Совет 8. Лог-файлы. Храните историю действий пользователей и переписку с ними. Лог-файл (журнал регистрации) — это текстовый документ, в котором остаются записи обо всех действиях на сайте.

Там же хранятся IP-адреса, с которых пользователи подписались на рассылку и перешли по ссылке подтверждения.

Чтобы найти лог-файл, нужно либо зайти в панель управления хостингом (например, cPanel), либо открыть сайт при помощи FTP-клиента (например, FileZilla), и перейти в директорию logs. Для удобства просмотра файлы журнала можно скачать к себе на компьютер.

Совет 9. Напоминание. В конце или начале письма объясните подписчику, где и как он согласился получать рассылку. Пример:

Напоминаем подписчику, почему он получает рассылку

Совет 10. Лёгкая отписка. В каждом письме давайте ссылку на отписку. Отписывайте подписчика сразу, как только от него поступит запрос. Подробнее об отписке от рассылки.

Совет 11. Стоп-лист. Ведите список адресов пользователей, которые отказались от рассылки. Не отправляйте пользователю сообщения после того, как он отписался, даже если он будет делать заказы на сайте. Исключение — если пользователь, который раньше отписался, чётко выразил желание подписаться снова.

Совет 12. Открытость. Указывайте в письмах полную информацию о себе: название и адрес компании, контакты, адрес сайта. Так пользователю будет легче с вами связаться. Кроме того, человек видит, что письма приходят от реально существующей компании, и больше вам доверяет. А значит, и риск жалобы с его стороны снижается. Так делает, например, ЕШКО:

Информация об отправителе “>

Источник: https://www.unisender.com/ru/blog/sovety/ne-spam-kak-poluchit-soglasie-na-rassylku

Письмо о согласии принять участие в мероприятии – kodeks-alania.ru

Письмо-согласие

Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом. Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить.

Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации: Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению… Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество… Спасибо за предоставленную возможность принять участие в… К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с… Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи.

Ключевая фраза письма-подтверждения должна включать слова, производные глагола «подтверждать». Заканчиваться письмо может просьбой, пожеланием или предложением и т. д. В подобных письмах принято использовать выражения:

  • Мы получили ваши письма …
  • Сообщаем вам, что получили ваше письмо от …
  • Подтверждаем получение
  • С благодарностью подтверждаем получение вашего заказа и приступаем к выполнению…

При подтверждении согласия с датой переговоров, ценой, условиями поставки и т.
п., при удостоверении какого-либо факта, в письмах традиционно употребляются формулировки:

  • Подтверждаем…
  • Посылаем вам подтверждение…
  • С удовлетворением подтверждаем…
  • Предприятие (название) рассмотрело письмо директора предприятия… от…

Письмо согласие на участии в заседании

Впишите исходящий регистрационный номер, дату письма-подтверждения, а также входящий регистрационный номер и дату документа, ответ на который составляется вашей организацией. 5 Напишите тему служебного письма. Название письма-подтверждения не указывается.

6 В правом верхнем углу письма-подтверждения укажите наименование предприятия, фамилию, имя, отчество руководителя компании, являющейся партнером, занимаемую им должность в дательном падеже. 7 Посередине листа обратитесь к руководителю компании-адресата по имени и отчеству. К примеру, «Уважаемый Иван Иванович!».

8 В содержании письма-подтверждения укажите, какую информацию или документацию вы получили.
Впишите, что вы подтверждаете данный факт. Если вам на руки поступили документы, напишите их названия.

Письмо-подтверждение

Добавляем перечень нашей новой продукции 5. Высылаем. Вам страховые бланки, необходимые для того, чтобы подать заявление о страховом случае 6. Высылаем. Вам страховой сертификат 7. На. Вашу просьбу надсипаемо перечень страховых тарифов на воздушные перевозки грузов 8.

Добавляем также информационный бюллетень, в котором. Вы сможете прочитать об условиях лизинга 9. Брошюра, которую мы добавляем к письму, содержит информацию о суммах надбавок и снижений.

В приложении описаны также преимущества заключения долгосрочного контракта 10.
На. Вашу просьбу высылаем список референтов, которые могут предоставить.

Вам нужную (подробную) информацию о качестве наших товаров 14.

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Например, если в письме содержится просьба предоставить какие-либо документы, а в ответном письме говорится о высылке этих документов, оба письма будут иметь одинаковый заголовок: «О предоставлении документов». Читайте о письме — ответе на претензию еще больше по ссылке.

Исключение составляют письма — ответы на обращения граждан: независимо от того, положительный или отрицательный ответ дается на обращение гражданина, в письме-ответе следует кратко пересказать содержание заявления, предложения или жалобы, с которой обратился гражданин.
При подготовке ответного письма желательно соблюдать принцип языкового параллелизма.

Это означает, что в тексте письма-ответа нужно использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в письме-просьбе.

Образец письма-ответа

Сложности при написании писем-отказов Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов.

Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.
Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики.

К ним относятся следующие ситуации:

  • Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества.

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей.

Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения.

Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой.

Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны. Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление.

Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями.

Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.

Письмо о согласии принять участие в мероприятии

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Ирина ir10@bk.

ru Россия, Дзержинск #1[497364] 10 сентября 2016, 20:06 Оценок нет Здравствуйте!Подскажите как написать письмо-согласие на участие в заседании Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Mira [e-mail скрыт] Россия, Владивосток #2[497386] 13 сентября 2016, 7:59 в ответ на письмо № сообщаем о готовности принять участие в заседании » таком-то таком-то» просим сообщить в рабочем порядке место проведения и время.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… « Первая ← Пред.1 След.

Важно

Письмом также можно подтвердить бронирование номера в гостинице, ответить на приглашение, сообщить о получении товаров или услуг, дать согласие на встречу, принять условия участия в каком-либо мероприятии.

При написании письма-подтверждения рекомендуем придерживаться следующей схемы.

Если вы составляете деловое письмо-подтверждение, желательно использовать бланк или употребить официальную форму написания вашего имени и адреса.

Можно использовать этикетки-наклейки с этой информацией. При личной переписке вполне подойдет простая бумага. Можно отправить письмо-подтверждение и по электронной почте, соблюдя при этом все формальности.

Начинать следует с приветствия, соответствующего содержанию письма. Иногда в деловой переписке необходимо употреблять форму приветствия «Уважаемые господа» или подобное обращение.

Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных.

Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ.

Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк: В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что… Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание.

Источник: http://kodeks-alania.ru/pismo-o-soglasii-prinyat-uchastie-v-meropriyatii/

Письмо-согласие. Образец и бланк 2018 года

Письмо-согласие

Письмо-согласие о сотрудничестве составляется в тех случаях, когда одна организация дает предварительное «добро» другой компании на формирование долгосрочных партнерских отношений или заключение договора по какой-либо сделке.

Необходимо ли писать письмо-согласие

Сегодня, когда существует огромное количество разнообразных средств коммуникаций, представители некоторых предприятий считают формирование таких писем нецелесообразным. Однако, это ошибочное мнение.

Дело в том, что деловой этикет подразумевает при получении письма-предложения о сотрудничестве составление ответа также в письменном виде.

Таким образом, компания выражает свое уважительное отношение к потенциальному партнеру, клиенту, заказчику.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-согласия сотрудничать .docСкачать образец письма-согласия сотрудничать .doc

На кого возложить формирование письма-согласия

Обычно подобные письма пишутся в секретариате, по поручению директора организации. Также взять на себя их составление может руководитель какого-либо структурного подразделения или юрист.

Но вне зависимости от того, кто именно занят в создании письма-согласия о сотрудничестве, этот человек должен обладать навыками деловой переписки, хорошо владеть правилами русского языка по части лексики, грамматики, орфографии, стилистики и культуры речи.

При этом к составлению письма следует относиться щепетильно и крайне внимательно, не нарушая не только своих интересов, но и интересов потенциального контрагента.

На имя кого писать

Письмо следует писать на имя того человека, который подписался под письмом-предложением.

Обратиться к нему нужно по имени-отчеству (если в предложении были указаны инициалы, можно уточнить их расшифровку по телефону или другим доступным коммуникационным каналам).

В каком формате писать

Письмо формируется в произвольном виде, за исключением тех случаев, когда руководством организации разработан шаблон документа, обязательный к применению именно внутри данной конкретной компании. Такой стандартный бланк удобен тем, что сотрудникам не нужно думать над формулировками, достаточно поставить лишь необходимые реквизиты организаций и подписи.

Оформление письма

Письмо можно писать на простом обычном листе бумаге или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами.

Второй вариант является более предпочтительным, поскольку он придает посланию солидность и значимость. Кроме того, письмо можно написать от руки или напечатать (с обязательной дальнейшей распечаткой).

Рукописное послание будет свидетельствовать о более теплом, дружеском отношении отправителя к адресату.

Письмо пишется в одном оригинальном экземпляре, информация о нем обязательно должна быть занесена в отдельный журнал учета исходящей корреспонденции (здесь следует поставить отметку о дате и номере послания).

Кто должен подписать письмо-согласие

Письмо должно быть подписано представителем компании-отправителя. Лучше всего, конечно, если свой автограф в нем поставит директор фирмы (как единственный уполномоченный исполнительный орган предприятия) или лицо, временно, исполняющее его функции.

Однако, в тех случаях, если это невозможно (например, в организациях с большим количеством структурных подразделений и численностью персонала) допускается простановка подписей под исходящей корреспонденцией начальников или специалистов отделов, в которых она формируется (при условии, конечно, что те наделены правом подписи). Печать под письмом ставить не требуется (если только на то не выражает своей воли директор предприятия).

Основные правила составления письма-согласия и образец

Нормы по формированию письма-согласия о сотрудничестве практически ничем не отличаются от правил, касающихся всех прочих корпоративных писем. В частности, при составлении такого послания требуется соблюдать деловой стиль, то есть сдержанную интонацию, вежливое приветствие и обращение, лаконичную, акцентированную суть. Все должно быть по делу, предельно корректно, четко и понятно.

В письме-согласии совершенно недопустима фамильярность и панибратство, а тем более грубость и ненормативная лексика. Следует избегать чрезмерно «нагруженных» длинных фраз, сложной терминологии. Важно, чтобы ответ был не слишком объемным (достаточно, если в нем будет всего несколько строк или предложений), поскольку читать многостраничное послание вряд ли кто-то захочет.

При составлении письма обязательно должны быть указаны наименование компании-отправителя и ее реквизиты, ссылка на письмо-предложение, а также подпись представителя предприятия.

Следует отметить, что, несмотря на официальный стиль послания, данный вид письма не является стопроцентной гарантией того, что договор о сотрудничестве будет заключен, а служит оно не более чем предварительно оформленным согласием на возможность дальнейших деловых отношений или заключения сделки.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить несколькими разными путями.

  1. Наиболее простой и доступный, хоть и затратный по времени: через обычную почту России – здесь нужно выбрать заказное с уведомлением о вручении (такой способ гарантирует то, что послание дойдет до адресата). Также можно отослать письмо через представителя или курьера.
  2. Если по каким-либо причинам эти способы не подходят, то допустимо отправление письма через электронные средства связи (официальную электронную почту), а также факс.
  3. В крайнем случае, можно воспользоваться мессенджером или социальной сетью, но лучше все же предварительно удостовериться в том, что потенциальный партнер приемлет такой путь делового общения.

Письмо-согласие на заключение договора

Письмо, содержащее ответ на предложение о сотрудничестве, называется акцептом. Так обычно именуют положительный ответ, отрицательный иллюстрирует письмо-отказ.

Его главная характерная черта – в том, что оно не пишется само по себе, а всегда является следствием ранее направленного письма-запроса. Отсюда вытекает непременная особенность письма-согласия: наличие в нем ссылки на документ, который стал причиной его написания (номер и дата оферты, письма-запроса).

ВАЖНО! Если для вас имеет значение соблюдение правил делопроизводства, не стоит писать «В ответ на ваш запрос от такого-то числа № такой-то», хотя эта фраза весьма часта в подобных документах. Ссылка на источник по правилам должна быть размещена под датой и номером составляемого письма-согласия.

Первая же фраза должна содержать ожидаемое адресатом письма согласие. Ее принято начинать со слов: «Извещаем», «Сообщаем», «Доводим до сведения» и т.п.

Как большинство исходящей документации, письмо-согласие на заключение договора (акцепт) нужно размещать на фирменном бланке или подробно указывать все реквизиты организации.

Завершает письмо-согласие подпись руководителя фирмы. Если организация применяет печать, ее также нужно проставить.

Скачать пример письма-согласия на заключение договора .doc

Источник: https://assistentus.ru/forma/pismo-soglasie/

Как правильно написать письмо на согласование важного вопроса

Письмо-согласие

В тело письма не следует вставлять картинки и таблицы: такие материалы оформляются приложениями со своим номером и названием.

В конце письма приводится перечень всех приложений с указанием их порядкового номера, названия, количества страниц и количества экземпляров. Современные средства проверки орфографии (в том числе, встроенные в MS Word) позволяют готовить абсолютно грамотные документы.

Любые орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки в деловой переписке не допустимы.

Несколько моментов, на которые следует обратить внимание проектировщику, для того, чтобы правильно написать письмо заказчику Еще Ямамото Цунетомо в 17 веке, в своем собрании кодексов поведения самураев, сказал, что писать письмо нужно так, чтобы адресат захотел повесить его на стену, как произведение искусства.

Письмо-согласие

Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.

Как написать официальное письмо с просьбой — образец

Письмо-ответ (образец) Реквизиты ответного письма Справка Данная категория писем содержит те же реквизиты, что и любые другие служебные письма. К основным реквизитам относятся:

  1. наименование организации;
  2. справочные данные об организации;
  3. код организации;
  4. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  5. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
  6. дата;
  7. регистрационный номер;
  8. ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
  9. адресат;
  10. заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
  11. подпись.

Важно понимать, что любое ответное письмо должно содержать номер документа, в котором был отправлен запрос и его дату.
При этом письмо-ответ подписывается сотрудником, на имя которого был отправлен запрос.

Как проектировщику правильно написать письмо заказчику?

Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос.

Из статьи вы узнаете:

  • в каких случаях требуется письмо-ответ;
  • каким может быть письмо-ответ;
  • реквизиты ответного письма.

В каких случаях требуется письмо-ответ Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений.

При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ.
Важно Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение.

Письмо-просьба Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату.

Письма-ответы

Внимание Начинать письмо следует со стандартного обращения, например – «Уважаемый Игорь Петрович!» Обращение к заказчику по имени и отчеству – это важно.

Если вы готовите ответ на письмо, и не располагаете данными лице, к которому обращаетесь, их необходимо выяснить (позвонить в приемную или непосредственному исполнителю письма).

В письме указывается наименование организации и лицо, которому письмо адресуется.

Обращаться к адресату следует по имени и отчеству В конце письма, под подписью обязательно указывается исполнитель и его контактные данные.

Например, если материал письма, подписанного ГИПом или главным инженером, приготовлен инженером-конструктором, представитель заказчика должен иметь возможность связаться с ним напрямую, для уточнения технических деталей.

Как оформить письмо-ответ

Вам понадобится

  • — отпечатанный текст договора;
  • — компьютер с принтером;
  • — печать.

Инструкция 1 Начните письмо с «шапки», которая располагается в верхнем левом углу бланка. Здесь укажите должность, фамилию и инициалы лица, которому направляется договор, название организации, в которой он работает, юридический адрес организации. Если договор направляется индивидуальному предпринимателю, в «шапке» укажите его статус (ИП), фамилию, инициалы, адрес.

2 Предварите основной текст письма приветствием. Его можно начать со слова «уважаемый», после которого следует обращение по имени и отчеству.
Например, «Уважаемый Иван Иванович!». Приветствие пишется ниже шапки посередине листа и обычно выделяется жирным шрифтом. 3 Далее переходите к основному тексту сопроводительного письма.

Самое главное, что требуется отразить, – это факт направления договора.

Используйте фразы типа: «Направляем для рассмотрения и подписания проект Договора оказания услуг». Если речь идет об уже заключенном договоре, укажите его номер и дату.

4 Затем, когда в этом есть необходимость, напишите, на что вы хотите обратить внимание адресата, изложите свои предложение или просьбу, связанные с направляемым договором. Избегайте упоминать о вещах, не относящихся к направляемому договору.

5 После основного текста напишите слово «Приложение:» и назовите договор, который направляется, укажите количество листов и экземпляров. 6 Сопроводительному письму присвойте дату и номер и зарегистрируйте его в журнале учета исходящей корреспонденции.

Соответственно, оно должно быть подписано руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, а подпись — удостоверена печатью.

Никому, а в особенности заказчику, не понравится, если письмо будет начинаться со слов «Ставим вас в известность…», «В очередной раз уведомляем…», даже если целью письма и является информирование или напоминание. Такие фразы следует по возможности смягчать и переносить во второй-третий абзацы. Пример расположения смысловых блоков Начинать письмо, в зависимости от его содержания, можно с таких вступительных фраз:

  • Благодарим за приглашение к сотрудничеству…
  • Настоящим свидетельствуем Вам свое почтение…
  • В продолжение телефонного разговора…
  • Согласно договоренности, сообщаю Вам…
  • Благодарим Вас за своевременную реакцию на наше письмо №…

Основное тело письма, содержащее вопросы, описание проблем, свое видение их решения,следует излагать в четкой и лаконичной форме, без лишней информации.

Источник: http://02zakon.ru/kak-pravilno-napisat-pismo-na-soglasovanie-vazhnogo-voprosa/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.