Приказ об утверждении номенклатуры дел

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел на 2021 год

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры. ФАЙЛЫСкачать бланк приказа об утверждении номенклатуры дел .

docСкачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел .doc Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях.

Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

1. Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
2. Составление заголовков.

Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.

Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:

• первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
• затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т.

Внимание

Комиссия уполномочена:

• на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
• утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
• составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.

• Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.
• В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством.

Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения.

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г., в номенклатуре следует указать:

1. Индекс дела.
2. Наименование дела – это название вносимого дела.
3. Количество единиц хранения – измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
4. Срок хранения и № статей по перечню – указание на то, сколько времени следует хранить дело, с ссылкой на нормативный акт, которым этот самый срок установлен.
5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Определение сроков хранения Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Образец приказа В начале документа указывают:

• наименование организации, по которой создается приказ;
• номер приказа по внутреннему документообороту;
• дата составления;
• населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания.

Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо.

При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

• наименования дел;
• дата начала их ведения;
• срок хранения;
• количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели. Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий.

https://www.youtube.com/watch?v=5PSSRIzEXfE

Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Важно

После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.

Номенклатура дел в ДОУ на 2021-2021 годы Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

Порядок заполнения аналогичен общему порядку. Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

• порядковый номер дела;
• полное наименование дела;
• срок его хранения.

Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

Приказ об утверждении номенклатуры дел. Образец 2021 года

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк приказа об утверждении номенклатуры дел .docСкачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел .doc

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

• наименования дел;
• дата начала их ведения;
• срок хранения;
• количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=KwD-z74mPfw

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

• номер и дату создания приказа;
• наименование организации;
• сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
• список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2021 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

• наименование организации, по которой создается приказ;
• номер приказа по внутреннему документообороту;
• дата составления;
• населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания.

Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо.

При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен. Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

• наименования дел;
• дата начала их ведения;
• срок хранения;
• количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели. Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2021)

В избранноеОтправить на почту Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.

Для чего нужен приказ о номенклатуре дел Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел Итоги Для чего нужен приказ о номенклатуре дел В соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков.

https://www.youtube.com/watch?v=xHFW6dycuzs

Существует два варианта формулировки приказа:

• «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
• «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА» ЗАО «Летящая стрела» ПРИКАЗ «11» ноября 2014 г.

№ 91 г.
Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура утверждается на календарный год. Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается.

Составление приказа об утверждении номенклатуры дел Скачать форму приказа Приказ, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса. Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа.

Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2021 год». Следующий шаг — составление преамбулы приказа.

Внимание Образец приказа В начале документа указывают:

• наименование организации, по которой создается приказ;
• номер приказа по внутреннему документообороту;
• дата составления;
• населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо.

При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

Трудовое право и кдп

Важно Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Для того чтобы выполнить это требование законодателя, организации должны прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, назначить ответственных лиц, уточнить классификацию документов в соответствии со сроками их хранения и т. д.

Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал Начинать организацию системы номенклатуры дел лучше всего с издания приказа руководителя предприятия.

Приказ, которому присваивается номер в соответствии с разработанной в организации системой нумерации приказов по общей деятельности, должен быть заверен подписью уполномоченного лица и гербовой печатью.

Хранится документ, как правило, на предприятии. ДЛЯ СПРАВКИ: в соответствии с п.

Помещено в тему: Образцы приказов и распоряжений Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе.

Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п.

Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Как упорядочить текущее делопроизводство

Конев Еще один вариант формулировки: в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести ее в действие с 01.01.2015.
2. Руководителям отделов обеспечить процесс формирования и оформления дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.

Генеральный директор Д.Л. Конев Кроме того, вы можете при желании скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе. 3. Начальникам отделов оформить обложки дел и обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. 4.

Признать утратившим силу приказ общества от 25.12.2013 № 163 «Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год». 5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.К.

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно.

Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года.

Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

1. Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах,которые подлежат исключению из номенклатуры.

2. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

3. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

4. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

5. Согласование проекта номенклатуры с отделами.

6. Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

7. Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки.

Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации.

В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2021 г.

https://www.youtube.com/watch?v=bJg-QYCAqEM

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Подробнее об экспертизе ценности документов>>

Итоговая запись о категориях и количестве дел,заведенных в 2021 году в организации

По срокам храненияВсегоПереходящих С отметкой «ЭПК»

Постоянного	44	5	2
Временного (свыше 10 лет)	50	2	2
Временного (до 10 лет включительно)	90	4	3
ИТОГО:	196	14	3

Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.

С уважением, Инна

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2021-01-03T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://2.bp.blogspot.com/-dAg3cCNI37U/WBiYQqwrZhI/AAAAAAAAD2g/d86QMGwMOTkIBJEEoob7GX004bU9Qr0hgCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BA%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2582%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25B0%2B%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BB.jpg»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2021/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐšÐ°Ðº правильно в конце года закрыть старую номенклатуру дел? Как утвердить номенклатуру дел на следующий год? Этапы утверждения номенклатуры дел, примеры итоговой записи на docdelo.ru.»,»word_count»:434,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

Работа каждого предприятия подразумевает большое количество разнообразных бумаг, которые со временем требуют классификации для оптимизации поиска и использования или архивного хранения.

Схемы упорядочивания документации могут быть как примитивными (хранение документов в подписанных вручную сегрегаторах), так и многоуровневые (оборудование архивов и разработка специальной кодировки). В любом случае, принятый порядок должен быть утвержден в приказе руководителя о номенклатуре дел в организации.

Номенклатура для современного делопроизводства — это реестр дел, создаваемый в организации в определенном порядке. Он содержит полную картину ведения документооборота подразделениями, отделами предприятия, сроки хранения деловых бумаг.

Реестр систематизирует документальный фонд, определяет порядок классификации документов в дела, их название. Организует систему учета, способствует быстрому поиску локальных актов и иных деловых бумаг, обеспечивает их сохранность.

Для предприятия перечень документации является основным классификационным справочником, с помощью которого, создается схема распределения бумаг, согласно присвоенным индексам.

На основе индексов формируются номера для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, локальных, распорядительных, кадровых и прочих внутренних актов.

Номенклатура является базой для разработки других классификаторов.

https://www.youtube.com/watch?v=B4RCwluQbAc

Перечень дел — плановый, локальный документ создается и утверждается ежегодно.

В практике делопроизводства реестр играет роль учетного документа. Куда по итогам года вносится число папок, заведенных по конкретному направлению деятельности фирмы в текущем году. Это облегчает подготовку материалов к сдаче в архив.

Таким образом, разработка номенклатурного регламента способствует:

• учету дел на предприятии в целом и в подразделениях в частности;
• систематизации деловых бумаг разного уровня;
• процессу индексации отдельных документов и папок;
• составлению описей для архивов разного уровня.

Виды номенклатуры

Правила Госархива (пункты 3.4.4 и 3.4.5) выделяют следующие номенклатуры:

• типовую — нормативный документ, включает реестр дел и документальное оснащение организаций одного типа;
• примерную — носит рекомендательный характер, разработана для однотипных предприятий. Включает приблизительный состав дел и их индексов;
• индивидуальную – самостоятельный локальный акт организации. Документ этого типа формирует сама организация, но сроки хранения, вносятся согласно примерной или типовой номенклатур. Наименование разделов, редактируются с учетом специфики предприятия.

Порядок утверждения

Порядок ведения номенклатурного перечня в новом году формируется в октябре текущего года. В этот период руководители отделов пересматривают списки дел подразделений. Проекты реестров для подразделений, согласовываются с ответственным работником архива предприятия, подписываются руководителями отделов и непосредственными исполнителями.

Служба делопроизводства на основании составленных подразделениями реестров, составляет сводный перечень и оформляет в проект распоряжения согласно установленной форме. Для вступления в силу бумаге необходимо пройти процедуру утверждения, содержание которой зависит от типа организации.

В бюджетных учреждениях

В бюджетных учреждениях реестр дел составляется на основании нормативных актов (типовой номенклатуры), рекомендованной министерствами и ведомствами.

По окончании делопроизводственного года проводится утверждение нового реестра. В учебных заведениях (школах, ДОУ т.п.) это период завершения занятий и сдачи экзаменов.

Пунктам 3.2.5.3 и 3.2.5.5 приказа Главархива № 33 от 25.05.1988 г. определяется процедура утверждения номенклатурного регламента.

Согласно ему, перечень, составленный в учреждении, обязательно согласуется в экспертной комиссии муниципального архива один раз в 5 лет.

Если в учреждении в течение пятилетнего срока не происходит глобальных изменений, реорганизаций, изменений статуса т.п., ежегодное согласование не обязательно.

На основании писем Минобразования РФ в организациях данного уровня для утверждения номенклатуры издается приказ за подписью директора.

В госструктурах

Утверждение номенклатуры документооборота осуществляется следующим образом:

• оформление документа на бланке организации;
• получение визы сотрудника, ответственного за ведение архива;
• рассмотрение экспертной комиссией предприятия, с последующим составлением протокола;
• получение визы экспертно-проверочной комиссии архива;
• утверждение руководством предприятия.

В государственных структурах перечень дел утверждается руководителем посредством подписания стандартизированной формы. Иногда пользуются ведомственными шаблонами, обязательными к использованию всеми структурными подразделениями.

В частных компаниях

В частных компаниях порядок оформления перечня документов и их индексации сохраняет ту же последовательность, что и в госструктурах. За исключением этапа рассмотрения в экспертной комиссии предприятия. Регламент утверждается распоряжением руководителя.

Процедура по утверждению номенклатуры в частных фирмах и коммерческих предприятиях значительно упрощается, если:

• компания не сдает документы на длительное хранение в архивные организации;
• доля государственного капитала в компании составляет менее 50%.

В этом случае номенклатурный регламент не требует согласования с экспертной комиссией фирмы и экспертно-проверочной комиссией муниципального архива. Разработанный порядок классификации утверждается простым приказом руководителя.

Как составить приказ?

Распоряжение об утверждении номенклатуры дел, разработанное и подписанное по всем требованиям, придает ей статус действующего документа, локального нормативного акта компании.

https://www.youtube.com/watch?v=lLIyC9MUHZQ

Ввиду отсутствия стандартизированной формы приказа, организациям разрешается составлять его произвольно, но придерживаться рекомендаций инструкции по делопроизводству.

В соответствии с рекомендациями по оформлению документов предприятия, в качестве бланка приказа допустимо использовать любой из предлагаемых вариантов:

• продольный – с центрованным расположением реквизитов;
• угловой с расположением реквизитов по центру;
• угловой с фланговым расположением.

В распоряжение утверждающего типа включатся следующие реквизиты:

1. Название (наименование) организации.
2. Далее располагается слово «ПРИКАЗ».
3. Слева выставляется дата составления. В этой же строке справа проставляется номер приказа.
4. Место издания (название города).
5. На следующем этапе формулируется констатирующая часть, которая указывает причины, цели, задачи издания приказа.
6. Ниже констатирующей части слева находится слово «ПРИКАЗЫВАЮ», под ним идет распорядительная часть приказа, где прописываются необходимые действия, сроки исполнения, ответственные.
7. Первым располагается пункт об утверждении номенклатуры дел. Второй пункт вменяет в обязанность руководителям для работы отделов использовать новый утвержденный реестр и способ индексации.
8. Третий определяет, кто должен передать выписки из разделов номенклатуры, и куда.
9. В последнем пункте назначается ответственный за исполнение приказа.
10. В конце печатаются реквизиты подписи руководителя, список лиц для ознакомления с приказом.
11. Приказ заверяется собственноручной подписью руководителя, круглая печать ставится только на копиях.

Обязательность утверждения и ответственность за ее отсутствие или неправильное применение

Утверждение номенклатуры дел вводит ее в ранг действующих, способствует обеспечению соответствующего хранения, содержания актуальных и архивных документов.

Без официального приказа использовать ее нецелесообразно, а в некоторых случаях может привести к путанице и недействительности документов.

Отсутствие реестра дел или ее не правильное применение влечет за собой несоблюдение норм хранения и уничтожения документов.

Статья 27 закона об архивном деле №125-ФЗ предусматривает следующие виды ответственности: гражданско-правовую, административную, уголовную.

При наступлении гражданско-правовой ответственности, лицо, нарушившее порядок архивного хранения, может быть наказано штрафом или выплатой неустойки.

По административному кодексу, ст.13.20, лицо, нарушившее установленный порядок хранения и уничтожения документов подвергается штрафу. За нарушения средней тяжести – от 300 до 500 рублей, за серьезные нарушения — от 2000 до 3000 рублей.

За непредставление, утрату первичной налоговой документации юридические и физические лица несут ответственность в соответствии с главой 16 НК РФ:

• за непредоставление документов в течение одного налогового периода штраф — 10 тыс. рублей, свыше одного периода — 30 тыс. рублей;
• за их утрату, повлекшую уменьшение базы налогов штраф — 20% суммы неоплаченных налогов, но не меньше 40 тыс. рублей.

За уничтоженные, поврежденные, сокрытые (ст. 325 УК РФ), не представленные в налоговую инспекцию (ст. 199 УК РФ) официальные документы наступает уголовная ответственность. Мера наказания определяется тяжестью содеянного. Виновные несут следующие наказания:

• штрафы от 100 тыс. рублей;
• исправительные, принудительные работы;
• лишение свободы до 2-х лет.

Ответственности за нарушения правил хранения документов подлежат юридические и должностные лица.

О правилах делопроизводства в коммерческих и муниципальных организациях рассказывает автор сюжета ниже.

Рекомендуем другие статьи по теме

📺 Видео