Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .docСкачать образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .doc

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности.

Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке.

Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение документа.
3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=l5BFCWrZZgU

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

«Шапка» документа должна включать в себя:

• название документа(с обозначением сути);
• его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
• наименование предприятия;
• дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

• дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
• назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Видео:Выпуск № 1 от 01.02.2021. Новые правила ведения трудовых книжекСкачать

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек срок давности

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек срок давности

Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту. Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
4. Проверить запас бланков}
5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
6. Для розыска пропавших документов создается комиссия.

Важно

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов.

Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .docСкачать образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .doc Зачем нужен приказ Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности.
Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке.

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем. Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек.

Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения. Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Приказ об ответственном лице за ведение трудовых книжек

Внимание

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

https://www.youtube.com/watch?v=GGy1dSs4D4M

Следует подчеркнуть, что издание такого приказа обязательно, даже если обязанности по работе с трудовыми книжками включены в трудовой договор и/или в должностную инструкцию работника.В приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек необходимо указать следующие данные:

• основание издания приказа;
• ФИО и должность назначаемого лица;
• дату начала выполнения обязанностей по работе с трудовыми книжками;
• ФИО и должность лица, на которого возлагается ответственность за работу с трудовыми книжками в случае отсутствия на работе назначаемого работника;
• лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Приказ действует столько времени, сколько продолжается работа этого работника в организации. Издавать документ заново необходимо при передаче обязанностей другому должностному лицу.

• Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.
• Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политикефирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов. Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров. В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия» ООО «Мелодия» Приказ 10 марта 2014 года №35 (краткое содержание) В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 Приказываю:

1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин Отсутствие на рабочем месте кадровика На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

• командировки}
• отпуска}
• временной нетрудоспособности}
• увольнения}
• иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику.

• название документа(с обозначением сути);
• его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
• наименование предприятия;
• дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

• дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
• назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

https://www.youtube.com/watch?v=Y9aj3E7gap4

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
2. В бланк также вносится и основание – т.е.

Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче.

В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г. № 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Надлежащая организация работы По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя.

Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник.

Правила ведения трудовых книжек являются актом трудового законодательства и устанавливают комплекс обязанностей работодателя по ведению трудовых книжек. Так, в соответствии с ч. 1 п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Частью 2 п. 45 Правил установлено, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Считаем, что хотя должностная инструкция работника, фактически ведущего трудовые книжки, подтверждает его полномочия, приказ о назначении его ответственным за ведение трудовых книжек все равно нужен.

Может быть, в отделе кадров применяется должностная инструкция инспектора по кадрам, а работников, занимающих такую должность, несколько.

Видео:Изменены правила ведения и заполнения трудовых книжекСкачать

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек — образец

» Приказы » Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Согласно законодательству, устраиваясь на работу, работник должен предоставить работодателю трудовую книжку, которая остается у него на хранении до конца трудовых отношений.

На работодателя в соответствии с законом возлагаются обязанности по хранению данного документа. В связи с этим он должен назначить ответственное лицо за хранение и заполнение книжки.

Для этого издается приказ о назначении ответственного за трудовые книжки, образец которого можно скачать ниже.

Важно: трудовая книжка – это один из важных документов, свидетельствующих о стаже человека.

Даже при наличии на предприятии кадрового отдела, занимающегося всеми документальными делами сотрудников, работодатель обязан назначить ответственного за трудовые книжки.

В его обязанности входит:

• Контроль над хранением трудовых книжек;
• Обеспечение для этого всех условий, чтобы не было доступа третьим лицам;
• Он не имеет право их выдавать, только заверенная копия или оригинал под расписку в одном случае — для ПФР (образец заявления о выдаче трудовой книжки );
• Заполнение учетной документации;
• Выполнение прочих функций, связанных с передвижением трудовых книжек.

О правильном составлении приказа о назначении ответственного лица за трудовые книжки можно прочитать на blankived.ru .

Оформление приказа о назначении ответственного

Так как работодатель несет полную ответственность за надлежащие хранение и ведение трудовых книжек, он создает указ в произвольной форме с учетом положений компании – унифицированной формы для данного случая нет.

Однако в бланке приказа должны присутствовать юридически обоснованные данные:

• В шапке приказа идет информация о предприятии, месте составления;
• Указывается номер и дата приказа;
• После слова «Приказ» указывается информация, о чем документ;
• Обоснование – п.45 Правил ведения трудовых книжек;
• Далее идет само распоряжение руководителя в отношении определенного лица – ФИО, должность;
• Этим же приказом назначается замещающее лицо на момент отсутствия основного сотрудника;
• Размер вознаграждения;
• Ответственное лицо за исполнение приказа;
• Подпись руководителя с полным указанием инициалов;
• Подпись всех сотрудников, касательно которых он издан.

Важно: приказ о назначении можно составить на обычной бумаге или на фирменном бланке компании.

На время отсутствия основного работника

Если появляется необходимость передать полномочия ответственного за ведение трудовых книжек другому сотруднику, издается новый приказ о назначении, при этом новый сотрудник обязан принять все дела по акту.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) Это быстро и бесплатно!

Получив новые обязанности, сотрудник должен:

• Принять все хранимые документы работников по акту;
• Проверить состояние и правильность заполнения книги учета трудовых книжек. движения документов и вкладышей к ним;
• Удостоверится в наличие и сохранности всех книжек;
• Проверить запас бланков;
• При отсутствии некоторых документов выявить причину их отсутствия;
• При отсутствии вменяемых объяснений инициировать создание комиссии, мероприятия и выводы которой фиксируются в специальном акте.

Согласно законодательству именно на руководителя возлагается вся обязанность по организации мероприятий, связанных с надлежащим хранением трудовых книжек, а уже назначенный указом сотрудник должен обеспечить хранение, ведение и учет движения трудовой документации.

Образец оформления назначающего приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец — скачать .

Видео:Обзор новой инструкции ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Ответственный за ведение трудовой книжки | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Согласно установленному Законодательству, любой работодатель обязан вести на своих сотрудников трудовые книжки, которые выступают физическим доказательством полученного гражданином стажа.

В данном документе отображается вся важная информация, касающаяся срока поступления на работу, увольнения, учитываются поощрительные награды и взыскания, которые служат ярким свидетельством компетентности или недостатка квалификации потенциального соискателя для будущих нанимателей.

Из данной статьи вы узнаете:

• какова ответственность за неправильное хранение, учет, выдачу или ведение трудовых книжек;
• назначение ответственного за ведение трудовых книжек;
• примеры приказов о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

За ведение и учет трудовых книжек на любом предприятии принято назначать ответственного сотрудника, в роли которого могут выступать кадровые специалисты, бухгалтера или сами директора учреждений, если на предприятии трудится небольшое количество граждан. Соответственно, при возникновении неточностей и ошибок в трудовых книжках вся ответственность падает на определенное лицо, по вине которого и была допущена оплошность.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек «под ключ» от Системы Кадры.

Узнать все ответы

Ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции

Ответственность за неправильное хранение, учет, выдачу или ведение трудовых книжек

Согласно ст.192 Трудового Кодекса Российской Федерации, за неправильный учет, ведение или выдачу трудовых книжек на ответственное лицо возлагается дисциплинарное наказание. В качестве дисциплинарных взысканий на практике применяются следующие наказания:

• устное замечание, если нарушение несущественное и не привело к плачевным для сотрудника-владельца трудовой книжки последствиям;
• выговор с занесение в личное дело;
• увольнение с предприятия с возможной материальной компенсацией ущерба, нанесенного предприятию или сотруднику-владельцу документа.

Выдача трудовой книжки работнику на время

При вынесении дисциплинарного взыскания непосредственный руководитель должен учитывать как тяжесть оплошности, так и поведение провинившегося подчиненного. Применять сразу же категоричные решения (увольнение), если нарушение несущественное, запрещается, а сам факт совершенной ошибки должен быть подкреплен соответствующими доказательствами.

Подробнее об ответственном за ведение трудовой книжки читайте здесь:

При совершении ошибки незначительного характера работодатель имеет право убрать с сотрудника ответственность за ведение и учет трудовых книжек, и переложить ее на другого. Увольнение же может применяться лишь в том случае, когда человек неоднократно в течение одного года нарушал Законодательство и порядки, прописанные в локальных актах предприятия, без уважительных причин.

Дисциплинарное взыскание, как и назначение ответственного за ведение и учет трудовых книжек работника, оформляется посредством подписания определенного приказа, составляемого руководителем предприятия на отдельно взятого подчиненного.

Как указать Ф.И.О. лица, ответственного за ведение трудовых книжек, при заверении записей в трудовой книжке увольняющегося сотрудника 

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник назначается приказом руководителя предприятия, в котором указываются его фамилия, имя, отчество и должность. В приказе так же уточняется, какая именно ответственность возлагается на человека за допущение определенной ошибки в процессе обслуживания трудовых книжек коллег.

Сам сотрудник, на которого упала ответственность за ведение трудовых книжек, обязан четко следовать порядкам, прописанным в Законодательстве, и хранить трудовые книги в соответствующих условиях.

Если же он не согласен с тем фактом, что работодатель выбрал именно данного сотрудника на роль ответственного за документы лица, то все уточнения необходимо обговаривать заранее и до составления приказа.

Обязан ли сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, возмещать стоимость бланка трудовой книжки, испорченного им при заполнении

Примеры приказов о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек сотрудника должен содержать следующую информацию:

• в шапке документа указывается цель написания бланка (назначение ответственного за учет и хранение книжек);
• в содержании, ссылаясь на порядки, прописанные в Трудовом Кодексе РФ, указать непосредственного ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек работника;
• далее, прописать того, кто сможет выполнять обязанности ответственного за трудовые книжки лица, если тот отправился в отпуск, временно утратил трудоспособность или отсутствует на рабочем месте по другим уважительным причинам;
• назначить ответственного за контроль соблюдения приказа.

Дубликат трудовой книжки: восстанавливаем утраченные сведения

В нижней части документа необходимо указать инициалы непосредственного директора, напротив которых руководитель ставит подпись.

Так же, в обязательном порядке, с приказом должен быть ознакомлен сам сотрудник, который становится ответственным за содержание трудовых книжек.

Если он, по каким-либо причинам, имеет возражения по поводу назначения, то их необходимо обсуждать заранее, так как сам приказ руководителя является важным бланком, и его соблюдать обязаны все работники организации без исключения.

Какая ответственность предусмотрена за отсутствие книг учета трудовых книжек

/ Хозяйственное право / Приказ назначении лица ответственного за ведение хранение и учета трудовых книжек

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия» ООО «Мелодия» Приказ 10 марта 2014 года №35 (краткое содержание) В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 Приказываю:

1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин Отсутствие на рабочем месте кадровика На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

• командировки}
• отпуска}
• временной нетрудоспособности}
• увольнения}
• иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику.

Поэтому хотелось бы еще раз напомнить, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником данным порядком не предусмотрено и является его прямым нарушением.

Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.
Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник.

При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Важно

Законодательство не требует ставить на пломбе или сургучной печати оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно скрепить прошитую книгу или же обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучом прошитую книгу.

Хотя практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным. Обратите внимание, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в книгу бланков и вкладышей в бухгалтерии организации.
Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах.

Not found

Заводим и учитываем трудовые книжки правильно Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями — они не вправе вести трудовые книжки на своих работников.

Поэтому у работодателя должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение документов.

Работодатель оплачивает бланк и/или трудовую книжку сотрудника: — в случае массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки) (п.

Трудовая книжка — ведение, хранение, учет

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

Внимание

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись и на государственном языке этой республики. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 26 марта 2012 года, в трудовой книжке делается запись: «26.03.2012».

Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту. Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
4. Проверить запас бланков}
5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
6. Для розыска пропавших документов создается комиссия.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров. В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Правил ведения и хранения трудовых книжек); — в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

Несмотря на то что порядок оформления трудовых книжек и вкладышей в них без взимания платы с сотрудников Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225 не предусмотрен, его можно практиковать, если создать такую возможность правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Учет и хранение трудовых книжек Ответственность перед государством и работником за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя*(6). В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.

Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица.

Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное. Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде и об охране труда установлены ст. 5.27

КоАП РФ: — для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.; — для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ст.

5.27 КоАП РФ).За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.

Оформление трудовой книжки впервые Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.

До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

Бухгалтерия организации должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книга бланков и вкладышей), куда ответственное лицо должно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка. Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета, а также книга бланков и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Заверение необходимо для исключения фальсификаций в записях, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении книг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа. Для начала общая информация.

На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Видео:Как делать записи о работе в трудовой книжке?Скачать

Приказ об ответственном за учет и хранение трудовых книжек

• Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.
• Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политикефирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов. Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
2. В бланк также вносится и основание – т.е.

Приказ о назначении ответственного за учет и хранение трудовых книжек

Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту. Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
4. Проверить запас бланков}
5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
6. Для розыска пропавших документов создается комиссия.

Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем. Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек.

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба.

Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников.

Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения. Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа. Для начала общая информация.

На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия» ООО «Мелодия» Приказ 10 марта 2014 года №35 (краткое содержание) В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 Приказываю:

1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин Отсутствие на рабочем месте кадровика На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

• командировки}
• отпуска}
• временной нетрудоспособности}
• увольнения}
• иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику.

Основание: . 2. В случае отсутствия на работе ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, возлагается на . 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

🔍 Видео

Новый Порядок ведения трудовых книжекСкачать

Ведение трудовых книжек работниковСкачать

Учет электронных трудовых книжекСкачать

Как заполнить награждение в трудовой книжке - Елена ПономареваСкачать

8. Ведение трудовых книжек работниковСкачать

Вебинар "Заполнение трудовых книжек: от титульного листа до записи об увольнении" 11.11.2015Скачать

Новые правила ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021 годаСкачать

Разбор проекта правил ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Правила ведения трудовых книжекСкачать

ТОП-7 трудовых прав, о которых вы НЕ ЗНАЕТЕСкачать

Как поступить, если сотрудник заявляет о потере трудовой книжки - Елена ПономареваСкачать

Как хранить и вести трудовую книжку? Как делать записи о приеме и переводе на работу?Скачать

Новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжекСкачать

Ведение трудовых книжекСкачать

Когда наступает материальная ответственность работника? Трудовое право.Скачать

Как заполнять трудовые книжки (2023)Скачать